MANUAL DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO FONDO MIVIVIENDA S.A.

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1 Página 1 de 44 MANUAL DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO FONDO MIVIVIENDA S.A. LIMA, DICIEMBRE

2 Página 2 de 44 FONDO MIVIVIENDA S.A. MANUAL DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (Manual del SPLAFT) INTRODUCCIÓN El lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimación de capitales, constituye uno de los fenómenos ilícitos más graves que puede afectar al sistema financiero; sin dejar de mencionar a la economía y a la seguridad nacional. Tradicionalmente, el lavado de dinero ha sido abordado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico, considerándolo como el mecanismo a través del cual las ganancias ilícitas de dicha actividad son invertidas en negocios lícitos, para darles apariencia de legalidad. Sin embargo, en la actualidad se conoce que el lavado de activos puede provenir de diferentes fuentes ilícitas, denominadas delitos precedentes, tales como la trata de personas, el tráfico de armas, el contrabando, la defraudación tributaria, la corrupción de funcionarios, la minería ilegal, entre otros. En términos generales, el lavado de dinero es aquel procedimiento conformado por sucesivos actos realizados con el fin de introducir o insertar en el circuito económico fondos obtenidos ilícitamente, revistiéndolos de una apariencia de legitimidad que permita a los agentes del delito disfrutar tranquilamente del producto o fruto de sus actividades ilícitas. Se considera que estas conductas generan diversos efectos negativos que pueden afectar la solidez del sector financiero de un país, así como la estabilidad de aquellas instituciones financieras que estén involucradas con operaciones de lavado de dinero. Entre estos efectos negativos se encuentran el riesgo de reputación y el riesgo legal. El riesgo de reputación se refiere a las consecuencias negativas que generan en una determinada empresa del sector financiero las sospechas o acusaciones que la vinculen con operaciones de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. Evidentemente, tanto clientes como prestatarios e inversionistas optarán por dejar de mantener relaciones comerciales con una institución vinculada a este tipo de actividades ilícitas, lo cual incide directamente en la reducción de sus fuentes de financiamiento e ingresos. El riesgo legal está relacionado a la posibilidad de que una empresa del sector financiero que se sospeche vinculada a operaciones de lavado de dinero, se vea inmersa en procesos judiciales y/o administrativos, los que podrían generar la imposición de multas pecuniarias, la obligación de pago de una reparación civil, e incluso la disolución y liquidación de la persona jurídica. 2

3 Página 3 de 44 Por otro lado, el terrorismo constituye hoy en día una de las amenazas para la seguridad nacional encaminada a destruir el orden constitucional democrático, pudiendo definirse como el acto destinado a causar muerte o lesiones corporales a un civil o a cualquiera que no participe directamente en las hostilidades, o a causar daños a la infraestructura pública o privada, siendo el propósito de dicho acto, intimidar a una población u obligar a un gobierno o a una organización internacional a realizar un acto o abstenerse de hacerlo. Por su parte el financiamiento del terrorismo consiste en proporcionar o reunir Fondos con la intención que se utilicen o a sabiendas que serán utilizados para cometer un acto terrorista. Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos en la lucha contra el delito, frente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo; el sistema financiero en su conjunto juega un importante papel al lado del que les corresponde a las autoridades de supervisión, en la valoración idónea y apropiada de los mecanismos que permiten a las entidades del sector prevenir y detectar mecanismos utilizados para estos fines. Con miras a perfeccionar los sistemas jurídicos contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, y fortalecer la cooperación internacional, las entidades que conforman el sector financiero deben apuntar hacia los siguientes aspectos sustanciales: - Conocimiento del Cliente. - Conocimiento del Colaborador. - Control de operaciones. - Identificación de operaciones inusuales y la detección de operaciones sospechosas. - Capacitación permanente a sus colaboradores. En ese sentido, el presente documento tiene por objeto brindar el marco general de los procedimientos y actividades que debe desarrollar el Fondo MIVIVIENDA con relación al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre el Sistema de Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo. El Manual para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (Manual del SPLAFT) constituye una guía para el desarrollo normal de las actividades de todos los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA Se encuentra sustentado en las 3

4 Página 4 de 44 disposiciones legales vigentes cuyo objetivo es prevenir y detectar el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. El Manual debe convertirse en un medio de consulta permanente para los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA, por consiguiente se debe dar a conocer desde el mismo momento en que éstos se vinculan con la empresa. 4

5 Página 5 de 44 ÍNDICE CAPÍTULO I... 9 GENERALIDADES Finalidad Alcance Base Legal Vigencia Glosario de términos CAPÍTULO II ELEMENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL Políticas Obligaciones generales Procedimientos Mecanismos Comunicación y mecanismos de consulta interna del SPLAFT Atención de requerimientos de información Metodología para la determinación del riesgo del LA/FT CAPÍTULO III CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Finalidad del conocimiento del cliente Clientes Obtención de información del cliente Solicitud de documentos Registro de la información Indagación sobre la condición de PEP Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Indagación sobre la condición de Sujeto Obligado Identificación del beneficiario final Determinación del perfil de riesgo de LA/FT

6 Página 6 de Archivo Verificación de la información del cliente Actualización de la información Regímenes de Conocimiento del Cliente y Debida Diligencia Régimen General de Conocimiento del Cliente Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Prohibiciones para la aceptación o mantenimiento de la relación de los clientes con el Fondo MIVIVIENDA Prohibiciones relativas a la aceptación de un cliente Prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el cliente CAPÍTULO IV CONOCIMIENTO DEL MERCADO Conocimiento del mercado CAPÍTULO V CONOCIMIENTO DEL COLABORADOR Identificación y alto nivel de integridad Identificación y alto nivel de integridad durante el proceso de selección, contratación o designación Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA Evaluación del alto nivel de integridad de los colaboradores CAPÍTULO VI PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Programa anual de capacitación Niveles de capacitación Capacitación inductiva Capacitación general Capacitación especializada Capacitación del Oficial de Cumplimiento CAPÍTULO VII REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT Del registro de operaciones

7 Página 7 de En atención a la naturaleza de la operación En atención a la cuantía de la operación Forma y Responsabilidad Registro de Operaciones en Efectivo Remisión del Registro de Operaciones del SPLAFT y del ROPE SUB CAPÍTULO I EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT Causal de exclusión responsables Registro de clientes excluidos CAPÍTULO VIII IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Identificación de operaciones inusuales Comunicación de Operaciones Inusuales Seguimiento de las operaciones inusuales Identificación y comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA CAPÍTULO IX REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Operación Sospechosa Evaluación y comunicación de operaciones sospechosas CAPÍTULO X CONSERVACIÓN y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN del splaft Conservación de la información Finalidad del SEPLAFT CAPÍTULO XI SUPERVISIÓN DEL sistema para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo SUB CAPÍTULO I OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Designación Requisitos

8 Página 8 de Confidencialidad y reserva de la identidad del Oficial de Cumplimiento Responsabilidades Programa Anual de Trabajo Informes Trimestrales Informes Semestrales SUB CAPÍTULO II AUDITORÍA Auditoría Interna Auditoria Externa DISPOSICIONES FINALES

9 Página 9 de 44 CAPÍTULO I GENERALIDADES 1. FINALIDAD El Manual del Sistema para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo tiene como finalidad que los directores, gerentes y colaboradores que integran el Fondo MIVIVIENDA, dispongan de las políticas y procedimientos que deben ser observados para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. 2. ALCANCE El presente Manual es de observancia obligatoria por todas las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA. Los directores, el Gerente General y el Oficial de Cumplimiento son responsables de su difusión y cumplimiento. 3. BASE LEGAL a) Ley N 28579, Ley de conversión del Fondo Hipotecario de la Vivienda Fondo MIVIVIENDA a Fondo MIVIVIENDA S.A. b) Decreto Ley N 25475, establece penalidades para los delitos de terrorismo y los procedimientos para la investigación, la instrucción y el juicio. c) Ley N 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros. d) Ley N 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus modificatorias. e) Decreto Legislativo N 1106 Decreto Legislativo de Lucha Eficaz contra el Lavado de Activos y otros delitos relacionados a la Minería Ilegal y Crimen Organizado f) Decreto Ley N 25475, modificada por la Ley N Decreto Ley que establece la penalidad para los delitos de terrorismo y los procedimientos para la investigación, la instrucción y el juicio, con la finalidad de sancionar el delito de financiamiento del terrorismo. g) Decreto Supremo N JUS, Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú. h) Decreto Supremo N TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral. i) Resolución SBS N , Reglamento de Sanciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, y sus modificatorias. j) Resolución SBS N , Normas Complementarias para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y sus modificatorias. 9

10 Página 10 de 44 k) Resolución SBS N , Reglamento de Auditoria Interna. l) Resolución SBS N , Reglamento de Auditoria Externa. m) Resolución SBS N , aprueban Lineamientos para la Difusión de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de la Organización de las Naciones Unidades relativas a la prevención y supresión del financierito del terrorismo. n) Reglamento Interno de Trabajo del Fondo MIVIVIENDA. 4. VIGENCIA El presente Manual entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el intranet de la institución. 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Alto nivel de integridad: Está referido al concepto de idoneidad moral, el cual incluye el conocimiento de la inexistencia de antecedentes negativos de carácter personal, laboral, patrimonial e historial crediticio de los colaboradores, con la finalidad de garantizar el adecuado funcionamiento del sistema para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. El alto nivel de integridad se evalúa sobre la base de los parámetros establecidos en el artículo 81 de la Ley N Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin tener la condición de cliente necesariamente, es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de éstos. Buen criterio de la empresa: Es el criterio formado que existe entre los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA, a partir de su conocimiento del cliente, del mercado, la experiencia, la capacitación y su compromiso institucional, para participar positivamente en la prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Cliente: Son todas las personas naturales y/o jurídicas con las que se establece o mantiene de manera ocasional o habitual relaciones de naturaleza civil, comercial o financiera para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de la actividad del Fondo MIVIVIENDA, o para la adquisición de algún bien o servicio vinculado al desarrollo de su objeto social. La definición excluye a las entidades o empresas del sector público que celebren operaciones con el Fondo MIVIVIENDA. Debida diligencia: Es el cumplimiento responsable y suficiente de la ejecución de los procedimientos y controles para el conocimiento del cliente. 10

11 Página 11 de 44 Código de Conducta: Conjunto de principios, valores y normas que rigen el comportamiento de los colaboradores destinado a asegurar el adecuado funcionamiento del SPLAFT en el Fondo MIVIVIENDA. Colaborador 1 : Todo aquel que, independientemente del régimen laboral o contractual en que se encuentre, desarrolla actividades permanentes en el Fondo MIVIVIENDA. Incluye al personal del Cuadro de Asignación de Personal (CAP), personal con contrato de trabajo sujeto a modalidad, practicantes, locadores de servicios, así como a los directores, representantes legales, apoderados especiales y, en general, a todo aquél que desempeñe actividades o funciones a nombre del Fondo MIVIVIENDA, independientemente del régimen laboral o de contratación al que se encuentre sujeto. Días: Días calendario. Días hábiles: Días laborables. Financiamiento del Terrorismo: Es la infracción penal descrita en el artículo 4-A del Decreto Ley N 25475, modificada por la Ley N Fondo MIVIVIENDA: Fondo MIVIVIENDA S.A., creado por Ley N GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional. Intervinientes: Son las personas que están involucradas en las operaciones significativas o múltiples sujetas a registro. Se clasifican en las siguientes categorías: Ejecutante o solicitante: persona que físicamente realiza la operación. Ordenante: persona en cuyo nombre se realiza la operación. Beneficiario: persona a favor de quien se realiza la operación. LA/FT: Lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Lavado de Activos: Son las diferentes infracciones penales descritas en el Decreto Legislativo N Ley: Ley N Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú UIF- Perú y sus modificatorias. 1 Artículo 2, incisos 2.1 y 2.2 y artículo 4, inciso 4.1. del Código Marco de Ética de los Trabajadores de las Empresas del Estado, aprobado por Acuerdo de Directorio N /004-FONAFE. Recomendación N 6 del Reporte de Observaciones y Recomendaciones al Sistema de Prevención del Lavado de Activos, formulado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, mediante Memorándum N VI-FM-SBS del 10 de agosto de

12 Página 12 de 44 Ley General: Ley N Ley General de Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros y sus modificatorias. Lineamientos: Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado aprobados por el Directorio del Fondo MIVIVIENDA. Lista OFAC: Lista emitida por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de Norteamérica (Office of Foreign Assets Control OFAC), en la que se incluyen países, personas y entidades que, a criterio de ese país, colaboran con el terrorismo y el narcotráfico. Manual del SPLAFT: Manual del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. Manual de Procedimientos del SPLAFT: Manual de Procedimientos del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. Normas internas o Normas internas del SPLAFT: Conjunto de normas aprobadas por el Fondo MIVIVIENDA con la finalidad de regular los mecanismos, procedimientos y controles del Sistema para prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Normas Complementarias para la PLAFT: Normas Complementarias para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, aprobadas por Resolución SBS N y sus modificatorias. Oficial de Cumplimiento: Funcionario de nivel gerencial, designado por el Directorio del Fondo MIVIVIENDA, encargado de dirigir la Oficialía de Cumplimiento y responsable de vigilar el cumplimiento del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. Oficialía de Cumplimiento: Unidad orgánica de control y supervisión, responsable, junto con el Directorio y la Gerencia General, de vigilar el cumplimiento del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. Operaciones inusuales: Operaciones realizadas o que se pretenden realizar cuya cuantía, características y/o periodicidad no guardan relación con la actividad económica del cliente, salen de los parámetros de normalidades vigentes en el mercado o no tienen fundamento legal evidente. Operaciones múltiples mensuales: Operaciones efectuadas por un mismo cliente durante un mes calendario que, en su conjunto, igualen o superen los umbrales 12

13 Página 13 de 44 establecidos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT para el registro de operaciones. Operaciones significativas: Son aquellas operaciones individuales que realiza el cliente de la empresa por importes iguales o superiores a los umbrales establecidos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. Operaciones sospechosas: Son aquellas operaciones inusuales realizadas o que se pretenden realizar de naturaleza civil, comercial o financiera que tengan una magnitud o velocidad de rotación inusual, o condiciones de complejidad inusitada o injustificada, que en base a la información recopilada, de conformidad con las normas y políticas de conocimiento del cliente, se presuma procedan de alguna actividad ilícita, o que, por cualquier motivo, no tengan un fundamento económico o lícito aparente; y que podrían estar vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo. Patrón transaccional: Conjunto de características de las operaciones realizadas por el cliente en el ejercicio de su profesión, oficio, actividad o giro de negocio, antes o durante la relación comercial con el Fondo MIVIVIENDA, considerando información sobre el tipo de operaciones, montos, monedas, lugares de realización, periodicidad u otra que se considere relevante. Perfil de actividad: Conjunto de características del cliente, definidas a partir de su naturaleza jurídica (persona natural o persona jurídica), actividad comercial, edad o tiempo en la actividad, importe y frecuencia de las operaciones realizadas con el Fondo MIVIVIENDA, condición de PEP o no residente y nacionalidad, entre otras, en tanto resulten pertinentes dependiendo del tipo de cliente del que se trate. Perfil de Riesgo de LA/FT: Perfil de riesgo de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo. Nivel de exposición del cliente al riesgo de lavado de activos o del financiamiento del terrorismo que se determina a partir de la aplicación de la metodología para la determinación del riesgo de LA/FT diseñada por el Fondo MIVIVIENDA, la cual comprende el perfil de actividad. Persona Expuesta Políticamente (PEP): Aquellas personas naturales que cumplen o hayan cumplido funciones públicas destacadas en los últimos dos (2) años, sea en el territorio nacional o extranjero, y cuyas circunstancias financieras puedan ser objeto de un interés público. Reglamento: Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú, aprobado por Decreto Supremo N JUS y sus normas modificatorias. Señales de alerta: Cualquier tipo de información, conducta o actividad que permita detectar la realización de operaciones inusuales o sospechosas que puedan estar vinculadas a operaciones de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo. Son 13

14 Página 14 de 44 también los diferentes indicadores que muestren comportamientos inusuales en la actividad económica del cliente, la magnitud de sus operaciones, el entorno del negocio y forma cómo realiza sus gestiones para atender el cobro o pago de los compromisos derivados del mismo. SEPLAFT: El Sistema Electrónico para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA, que permite registrar, almacenar, procesar, calificar y reportar la información relativa a la gestión del conocimiento del cliente y del colaborador, registro de operaciones significativas y operaciones inusuales que realicen los clientes, así como otros registros y listas de carácter relevante para efectos del SPLAFT. Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT): Conjunto de políticas y procedimientos establecidos por el Fondo MIVIVIENDA para prevenir y evitar que los productos y servicios que se ofrecen a los clientes sean utilizados con fines ilícitos, vinculados con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo, de conformidad con la Ley, el Reglamento, la Ley General en lo que corresponda, las Normas Complementarias y demás disposiciones sobre la materia. Sujetos obligados: Personas naturales y jurídicas obligadas a informar a la UIF-Perú de acuerdo a lo establecido en el 3º de la Ley 29038, Ley que incorpora a Unidad de Inteligencia Financiera (UIF-Perú) a la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. Superintendencia: Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. UIF-Perú: Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, unidad especializada de la Superintendencia. Vinculación y grupo económico: Los conceptos definidos en las Normas Especiales sobre Vinculación y Grupo Económico dictadas por la Superintendencia. 14

15 Página 15 de 44 CAPÍTULO II ELEMENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A. 1. POLÍTICAS 1.1. El Fondo MIVIVIENDA establece como política general prevenir que sus productos, servicios y operaciones sean utilizados para el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo. Esta política está orientada a proteger la buena imagen y reputación del Fondo MIVIVIENDA, así como la relación con sus clientes El Fondo MIVIVIENDA establece como política la designación de un Oficial de Cumplimiento a dedicación exclusiva, quien vigilará que las políticas y procedimientos internos del SPLAFT sean cumplidos por cada una de las unidades orgánicas de la empresa El Fondo MIVIVIENDA y sus colaboradores orientan su conducta hacia el cumplimiento diligente de las disposiciones legales, las normas internas del SPLAFT y los principios éticos establecidos en el Código de Conducta. Es responsabilidad del Directorio, del Gerente General y del Oficial de Cumplimiento asegurar la adecuada difusión de las normas internas del SPLAFT y asegurar su pleno cumplimiento El Fondo MIVIVIENDA desarrolla y aplica la política de Conocimiento del Cliente, la cual constituye una herramienta importante y efectiva para conocer en mayor detalle a sus clientes y detectar cualquier acción que suponga y eventualmente conduzca a identificar operaciones vinculadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo. Para tal efecto, se debe procurar identificar plenamente a todos los clientes desde el momento de su vinculación y verificar la información que proporcionan desde el primer contacto de forma continua y permanente El Fondo MIVIVIENDA desarrolla y aplica la política de Conocimiento del Mercado para identificar las características del mercado donde opera, establecer las categorías de clientes y determinar los rangos de operaciones usuales por cada una de dichas categorías El Fondo MIVIVIENDA desarrolla y aplica la política de Conocimiento del Colaborador con el objeto de detectar comportamientos inusuales o sospechosos no acordes con los principios del Código de Conducta, incluidos los supuestos de falta de integridad; en consecuencia el Fondo MIVIVIENDA no admite que sus 15

16 Página 16 de 44 colaboradores registren calificación crediticia de pérdida, tengan créditos castigados o se encuentren comprendidos en el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) del Poder Judicial El Fondo MIVIVIENDA desarrolla y aplica la política de capacitación permanente y obligatoria en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, que se ejecutará a partir del Programa de Capacitación Anual El Fondo MIVIVIENDA desarrolla y aplica la política de colaboración con la UIF- Perú y otras autoridades competentes en el suministro de información que lleve identificar operaciones relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo o cualquier delito precedente del lavado de activos, para lo cual se diseña el procedimiento de atención de requerimientos de información. 2. OBLIGACIONES GENERALES En el ámbito de sus funciones, todos los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA tienen las siguientes obligaciones: a) Ser diligente en el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos del SPLAFT. b) Mantener en reserva toda la información a la que tengan acceso que esté vinculada con el SPLAFT. c) Mantener una actitud vigilante frente a los clientes y a las operaciones que realizan a fin de identificar operaciones que podrían estar vinculadas con el LA/FT. d) Comunicar al Oficial de Cumplimiento las señales de alerta y/o las operaciones inusuales detectadas en el desarrollo de sus funciones y/o actividades. e) Atender los requerimientos de información del Oficial de Cumplimiento, bajo responsabilidad. f) Registrar las operaciones significativas -individuales y/o múltiples- en el Registro de Operaciones del SPLAFT a través del SEPLAFT en forma precisa, completa y cronológica. g) Ser diligente en el conocimiento del cliente. 3. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA son los siguientes: a) Procedimiento para el conocimiento del cliente. b) Procedimiento para el conocimiento del mercado. c) Procedimiento para el conocimiento del colaborador. d) Procedimiento para el registro de operaciones en el Registro de Operaciones del SPLAFT. e) Procedimiento para la exclusión de clientes del Registro de Operaciones del SPLAFT. 16

17 Página 17 de 44 f) Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales. g) Procedimiento para la conservación y seguridad de la información del SPLAFT 4. MECANISMOS a) Metodología para la determinación del riesgo de LA/FT. b) Registro de Operaciones del SPLAFT. c) Registro de operaciones inusuales. d) Registro de operaciones sospechosas. e) Reporte de operaciones sospechosas (ROS). f) Señales de alerta para la identificación de operaciones inusuales. g) Señales de alerta para determinar conductas inusuales o sospechosas por parte de los colaboradores. h) Programa Anual de Capacitación. 5. COMUNICACIÓN Y MECANISMOS DE CONSULTA INTERNA DEL SPLAFT La comunicación entre la Oficialía de Cumplimiento y los colabores del Fondo MIVIVIENDA para los fines de la operatividad del SPLAFT o la absolución de consultas respecto de cualquier elemento del SPLAFT serán planteadas directamente a través del correo electrónico institucional, comunicaciones escritas o comunicaciones telefónicas. Las comunicaciones de la Oficialía de Cumplimiento dirigidas a los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA tienen carácter confidencial. Las consultas de los clientes del Fondo MIVIVIENDA respecto del SPLAFT serán absueltas por el colaborador que tenga trato directo con el cliente que efectúa la consulta, cuidando de no revelar información confidencial ni la identidad del Oficial de Cumplimiento. 6. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN La atención de los requerimientos de información de las autoridades competentes referidos a cualquier elemento del SPLAFT serán atendidos por la Oficialía de Cumplimiento y presentados por el Gerente General a fin de salvaguardar la reserva de la identidad del Oficial de Cumplimiento, salvo que se haya establecido un procedimiento particular en una norma vigente. El Oficial de Cumplimiento analizará el requerimiento de información y recabará internamente toda la documentación que fuera necesaria a fin de atender en el plazo reglamentario el requerimiento con la mayor diligencia. Las unidades orgánicas tendrán la obligación de atender los requerimientos de información del Oficial de Cumplimiento en el plazo estipulado por él. El incumplimiento de la obligación de 17

18 Página 18 de 44 entregar la información en el plazo y la forma solicitada por el Oficial de Cumplimiento constituye infracción sancionable al Código de Conducta. 7. METODOLOGÍA PARA LA DETERMINACIÓN DEL RIESGO DEL LA/FT La metodología para la determinación del riesgo del LA/FT tiene por finalidad establecer el nivel de riesgo de LA/FT asociado a la naturaleza de los clientes (perfil de riesgo del cliente), los productos y servicios que ofrece el Fondo MIVIVIENDA. La determinación del nivel de riesgo de LA/FT permitirá la adopción de controles idóneos para aminorar el riesgo de LA/FT al que se encuentra expuesto el Fondo MIVIVIENDA. La metodología para la determinación del riesgo de LA/FT del Fondo MIVIVIENDA será diseñada y actualizada cada dos (02) por la Oficialía de Cumplimiento. La Oficina de Tecnologías de la Información será responsable de implementar las herramientas y módulos aplicativos en el SEPLAFT a fin de automatizar la determinación del nivel de riesgo de LA/FT asociado a los productos y servicios y a los clientes del Fondo MIVIVIENDA. Todas las unidades orgánicas que mantienen trato directo con el cliente tienen la obligación de definir el perfil de riesgo de LA/FT de los clientes a su cargo con ocasión del inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA y actualizarlo en los plazos y condiciones establecidos en las normas internas del SPLAFT. Para la determinación del nivel de riesgo de LA/FT asociado a los productos, servicios y a los clientes del Fondo MIVIVIENDA, la metodología implementada tomará en cuenta los siguientes factores de riesgo: a) Factor de riesgo cliente. b) Factor de riesgo producto. c) Factor de riesgo zona geográfica. El perfil de riesgo de LA/FT de los clientes comprende al perfil de actividad del cliente, el cual se establecerá a partir de las variables e indicadores definidos dentro del proceso de segmentación de las categorías del factor de riesgo cliente; en tal sentido, el perfil de actividad del cliente estará conformado por el conjunto de características particulares del cliente, tales como su naturaleza jurídica (persona natural o persona jurídica), actividad comercial, edad o tiempo en la actividad, importe y frecuencia de las operaciones realizadas con el Fondo MIVIVIENDA, condición de PEP o no residente y nacionalidad, entre otras, en tanto resulten pertinentes dependiendo del tipo de cliente del que se trate. 18

19 Página 19 de 44 Factor de riesgo Elementos del perfil de riesgo de LA/FT Elementos del perfil de actividad del cliente Variables Indicadores Tipo de riesgo Resultado Indicador 1 Alto 5 Variable 1 Indicador 2 Medio 3 Alto Indicador 3 Bajo 1 Indicador 1 Alto 5 Variable 2 Indicador 2 Medio 3 Medio Indicador 3 Bajo 1 Indicador 1 Alto 5 Variable 3 Indicador 2 Medio 3 Bajo Indicador 3 Bajo 1 Perfil de riesgo del LA/FT 19

20 Página 20 de 44 CAPÍTULO III CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 1. FINALIDAD DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE El conocimiento del cliente tiene como finalidad establecer de manera fehaciente la identidad del cliente, definir su perfil de riesgo de LA/FT y determinar el propósito y la naturaleza de la relación comercial iniciada con el Fondo MIVIVIENDA, para así facilitar la identificación de operaciones inusuales que podrían estar vinculadas al LA/FT. El conocimiento del cliente se logra a partir de la obtención, verificación y actualización de la información proporcionada por el cliente. 2. CLIENTES En atención a la definición de cliente y el objeto para el cual fue creado el Fondo MIVIVIENDA, para efectos del SPLAFT son considerados clientes: a) Empresas del Sistema Financiero comprendidas en los artículos 16 y 17 de la Ley General y las Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público a las que en lo sucesivo se denominará Instituciones Financieras (IFIS). b) Promotores que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para la modalidad de Adquisición de Vivienda Nueva. c) Entidades Técnicas que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para las modalidades de Construcción en Sitio Propio y Mejoramiento de Vivienda del Programa Techo Propio, tanto en el ámbito urbano como rural. d) Postores y adjudicatarios que participen en procesos de concursos públicos para la adjudicación de terrenos. e) Postores y adjudicatarios que participen en subastas públicas y/o venta directa de bienes inmuebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. f) Postores y adjudicatarios que participen en subastas públicas y/o venta directa de bienes muebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. g) Fideicomitentes y Fideicomisarios que participen en Fideicomisos, diferentes al que administra COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tiene la condición de Fiduciario. 20

21 Página 21 de 44 h) Deudores de las carteras de créditos provenientes de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. i) Compradores de cartera de las carteras de créditos provenientes de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. j) Proveedores de bienes y servicios. 3. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE Es requisito para iniciar el vínculo con el Fondo MIVIVIENDA la determinación de forma fehaciente de la identidad del cliente, de sus representantes y del beneficiario final de la operación, de ser el caso. La obtención de información se realizará de acuerdo al procedimiento siguiente: 3.1 Solicitud de documentos Es responsabilidad de la unidad orgánica que tenga contacto directo con el cliente: a) Solicitar la presentación de los documentos públicos o privados que, de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA, para cada producto o servicio ofertado, deban ser requeridos. b) Verificar que los documentos presentados contengan la información necesaria para la correcta identificación del cliente. c) Confrontar los documentos originales con sus respectivas copias y dejar constancia de su verificación a fin de otorgar certeza y deslindar responsabilidad administrativa. Los documentos presentados por el cliente deben servir para tener el conocimiento adecuado de la actividad económica que desarrolla, sus ingresos promedio mensuales, la magnitud y las características básicas de sus operaciones habituales, así como conocer el origen de los fondos con los que opera. Las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente tienen la obligación de solicitar documentos adicionales en caso que de los presentados no se logré con total certeza la identidad. 3.2 Registro de la información 21

22 Página 22 de 44 La información mínima requerida a los clientes es la consignada en el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural, en el Formulario Nº 002-SPLAFMV- Cliente persona jurídica y/o en el Formulario Nº 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes que se hallan descritos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. El cliente o su representante deben firmar los formularios después de ser informados que tiene carácter de Declaración Jurada. 3.3 Indagación sobre la condición de PEP La obtención de información del cliente supone la indagación razonable para determinar si el cliente persona natural es PEP, en cuyo caso se le requerirá que revele la identidad de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y del cónyuge o concubino, así como, la relación de personas jurídicas donde tenga el 5% o más de participación en el capital social, aporte o participación. La información será registrada en el Formulario Nº 001-SPLAFMV- Cliente persona natural o en el Formulario N 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes, según corresponda. En el caso de clientes PEP se dará inicio al procedimiento para la aceptación del cliente de acuerdo a los plazos y condiciones establecidos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado. 3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado La obtención de información del cliente, supone la indagación razonable para determinar si por su naturaleza o características particulares el cliente persona natural o persona jurídica debe ser sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, en cuyo caso se dará inicio al procedimiento para la aceptación del cliente de acuerdo a los plazos y condiciones establecidos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado. 3.5 Indagación sobre la condición de Sujeto Obligado La unidad orgánica que tiene trato directo con el cliente debe identificar a los clientes que tengan la condición de sujetos obligados de acuerdo a lo establecido en la Ley, en cuyo caso se solicitará al cliente la firma del Formulario Nº 007- SPLAFMV-Sujeto obligado persona natural o el Formulario Nº 008-SPLAFMV- Sujeto obligado persona jurídica, según sea el caso. 3.6 Identificación del beneficiario final La unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente debe adoptar medidas razonables para comprobar la identidad del beneficiario final de la operación, 22

23 Página 23 de 44 cuando corresponda. En el caso de clientes personas jurídicas u otras estructuras jurídicas, la identificación del beneficiario final supone el entendimiento de su estructura de propiedad y control. 3.7 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT La unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente será responsable de definir el perfil de riesgo de LA/FT del cliente a fin de establecer el régimen de conocimiento que le será aplicado en concordancia con la cuantía de la operación que pretenda realizar. 3.8 Archivo Se archivarán en el expediente del cliente una copia legible de los documentos de identidad y/o representación, los documentos de vinculación, los formularios y cualquier otro documento presentado por el cliente a solicitud del Fondo MIVIVIENDA. Cada unidad orgánica es responsable por la custodia, conservación y reserva de la información que se halla en el expediente de los clientes a su cargo. 4. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CLIENTE La verificación de la información tiene por finalidad corroborar la veracidad de la identidad y de la información declarada y proporcionada por el cliente. La verificación de la información se realiza a través de alguna de las actividades siguientes: a) Corroboración a partir de registros públicos o privados. b) Solicitud de documentos públicos o privados adicionales a los solicitados en la etapa de identificación del cliente. c) Visitas a los domicilios u oficinas de los clientes domiciliados en el Perú. d) Entrevistas personales. e) Llamadas telefónicas. La verificación de la información está a cargo de las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente, las que deberán dejar constancia documentada del medio, el lugar, la fecha y la hora en la que se llevaron a cabo las actividades de verificación. La identificación de omisiones, discrepancias o falsedad en la información o la imposibilidad de comprobar la información proporcionada dará lugar al análisis a fin de determinar si corresponde calificar la operación como inusual. La verificación de la información mediante visitas a los domicilios u oficinas de los clientes, o, a través de entrevistas personales, no es obligatoria respecto de aquellos clientes cuyas operaciones involucren importes que se encuentran por debajo de los 23

24 Página 24 de 44 umbrales requeridos para el Registro de Operaciones. En estos casos, el procedimiento de verificación podrá ser determinado según el riesgo para la realización de operaciones de lavado de activos y/o de financiamiento del terrorismo y a las características de la relación esperada con el cliente. La verificación de la información del cliente podrá realizarse a través de intermediarios o terceros sujetándose a las normas generales de subcontratación definidas en la regulación vigente; no obstante, las unidades orgánicas que mantienen trato directo con el cliente no se eximen de la responsabilidad de su cumplimiento. Dichos intermediarios o terceros deberán cumplir con las normas de debida diligencia y de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, obligación que estará estipulada en forma expresa en el contrato de servicios respectivo. En estos casos, el Fondo MIVIVIENDA deberá adoptar las medidas adecuadas para obtener de manera oportuna la información relativa a los datos de identificación y toda documentación pertinente relacionada con el conocimiento del cliente, así como obtener constancia de que el intermediario o tercero ha tomado medidas necesarias para cumplir con la debida diligencia del cliente. 5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN La actualización de la información estará a cargo de la unidad orgánica que tenga contacto directo con el cliente y tiene por finalidad asegurar que las operaciones que realizan los clientes sean compatibles con su perfil de actividad y verificar la veracidad de la información proporcionada por el cliente durante el vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Las actividades para la actualización de la información, las condiciones y plazos de su ejecución se encuentran descritos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. 6. REGÍMENES DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Y DEBIDA DILIGENCIA El Fondo MIVIVIENDA ha establecido diferentes niveles de debida diligencia en el conocimiento del cliente en atención al perfil de riesgo de LA/FT del cliente y en atención a la cuantía de las operaciones que realiza. El perfil de actividad se establece en función de la segmentación de los factores de riesgo (cliente, producto y zona geográfica), en tanto que el perfil de riesgo se establece de la evaluación del riesgo derivado del perfil de actividad del cliente. Al efecto se han establecido los siguientes regímenes de conocimiento del cliente: a) Régimen General de Conocimiento del Cliente 24

25 Página 25 de 44 b) Régimen Especial de Conocimiento Reforzado 6.1. Régimen General de Conocimiento del Cliente El Régimen General de Conocimiento del Cliente se aplica a todos los clientes del Fondo MIVIVIENDA sometidos al SPLAFT que por su naturaleza no sean considerados clientes altamente expuestos al riesgo de LA/FT. Dentro del Régimen General de Conocimiento del Cliente se han identificado tres niveles de debida diligencia: a) Debida diligencia reducida b) Debida diligencia general c) Debida diligencia ampliada El Fondo MIVIVIENDA ha establecido como criterios para determinar el nivel de debida diligencia aplicable a los clientes sometidos al Régimen General de Conocimiento del Cliente, el importe de las operaciones que realizan y el perfil de riesgo de LA/FT del cliente. El importe de las operaciones en el caso de clientes que inician el vínculo con el Fondo MIVIVIENDA será establecido sobre la base del valor de la operación que pretenden realizar Debida diligencia reducida.- Se aplica a los clientes cuyas operaciones involucren importes por debajo de los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones y presenten un perfil de riesgo de LA/FT medio o bajo, en cuyo caso se requerirá únicamente completar el proceso de obtención de información del cliente a partir de la solicitud de información mínima de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. En el caso de la debida diligencia reducida la actualización de la información se realizará en la medida que el cliente realice operaciones o solicite servicios del Fondo MIVIVIENDA Debida diligencia general.- Se aplica a los clientes: a) Cuyas operaciones involucren importes por debajo de los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones y presenten un perfil de riesgo alto; o, b) Cuyas operaciones involucren importes iguales o superiores a los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones y que presenten un perfil de riesgo bajo o medio. En el caso de debida diligencia general se completarán las actividades de conocimiento del cliente de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. 25

26 Página 26 de Debida diligencia ampliada.- Se aplica a los clientes cuyas operaciones involucren importes iguales o superiores a los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones y que presenten un perfil de riesgo de LA/FT alto; en cuyo caso se aplicarán los procedimientos de diligencia ampliada descritos en el Manual de Procedimientos del SPLAFT. 6.2 Régimen Especial de Conocimiento Reforzado El Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplica, independientemente de la cuantía de la operación que realice o de su perfil de riesgo de LA/FT, a los clientes siguientes: a) Clientes nacionales o extranjeros, no residentes; b) Fideicomisos; c) Sociedades no domiciliadas; d) Personas Expuestas Políticamente (PEP) o que administren recursos públicos. e) Personas Jurídicas en las que un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación y que, según el buen criterio de la empresa, poseen un alto riesgo de LA/FT; f) Los socios, accionistas o asociados y administradores de personas jurídicas donde un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación; g) Clientes respecto de los cuales se tenga conocimiento que están siendo investigados por lavado de activos, delitos precedentes y/o financiamiento del terrorismo por las autoridades competentes; h) Clientes vinculados con personas naturales o jurídicas sujetas a investigación o procesos judiciales relacionados con el lavado de activos, delitos precedentes y/o el financiamiento del terrorismo; i) Personas jurídicas cuyos accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser el caso, sean personas naturales o jurídicas extranjeras. El Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplica también a clientes que, luego de haber iniciado relaciones comerciales con el Fondo MIVIVIENDA: a) Adquieran alguna de las condiciones descritas en el párrafo anterior. b) Cuyo nivel de riesgo de LA/FT se incremente como consecuencia de la variación de su patrón transaccional La decisión de aceptación y/o de mantenimiento de la relación con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado estará a cargo de la Gerencia General del Fondo MIVIVIENDA, quien a su vez podrá delegar esta función a otro puesto gerencial o a un comité establecido al efecto, reteniendo la responsabilidad de la aceptación o mantenimiento o no del cliente. 26

27 Página 27 de 44 Los niveles de responsabilidad y el procedimiento para la aceptación y mantenimiento del vínculo con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se encuentran descritos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado. 7. PROHIBICIONES PARA LA ACEPTACIÓN O MANTENIMIENTO DE LA RELACIÓN DE LOS CLIENTES CON EL FONDO MIVIVIENDA 7.1 Prohibiciones relativas a la aceptación de un cliente El Fondo MIVIVIENDA no aceptará como clientes a personas respecto de las cuales se observe alguna de las siguientes situaciones: a) Los condenados por el delito de lavado de activos, delitos precedentes o el delito de financiamiento del terrorismo. b) Proporcionen información incompleta u omitan entregar los documentos que se le requieran para su debida identificación o corroboración de la información declarada. c) Proporcionen información falsa, lo que deberá ser debidamente comprobado a través de documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable. d) No sea posible identificar ni verificar la información proporcionada por el cliente a través de documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable. e) No se pueda identificar ni verificar la identidad del beneficiario final de la operación. f) No se pueda establecer u obtener información sobre el propósito y naturaleza de la relación comercial. 7.2 Prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el cliente El Fondo MIVIVIENDA no mantendrá vínculo con clientes respecto de los cuales se observe alguna de las siguientes situaciones: 27

28 Página 28 de 44 a) El cliente en caso de personas jurídicas, o alguno de sus directores, gerentes o accionistas sean condenados por el delito de lavado de activos, delitos precedentes o el delito de financiamiento del terrorismo. b) Se niega a brindar la información que le sea solicitada en el marco del proceso de actualización de información. c) No cuenta con domicilio real o fiscal ubicable o tenga paradero desconocido. d) De la evaluación realizada a la información proporcionada por el cliente se desprende que dicha información es inexacta, incompleta, falsa o contradictoria. e) Repercute negativamente en el riesgo de reputación o legal que enfrenta el Fondo MIVIVIENDA. CAPÍTULO IV CONOCIMIENTO DEL MERCADO 1. CONOCIMIENTO DEL MERCADO El conocimiento del mercado es un complemento del conocimiento del cliente que permite estimar los rangos dentro de los cuales se ubicarían las operaciones usuales que realizan los clientes del Fondo MIVIVIENDA, según las características del mercado en el que actúan, de tal forma que, a partir de la comparación de las operaciones realizadas por clientes con perfiles de actividad similares, sea posible identificar operaciones inusuales que salen de los perfiles de actividad de los clientes o de los segmentos del mercado al que corresponden. El conocimiento del mercado se logra a partir de la identificación de información relevante del mercado. Las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente deberán elaborar un Informe del Conocimiento del Mercado cuya finalidad es describir las características del sector donde operan, las categorías de clientes en función de los productos y servicios a su cargo y en función de las zonas geográficas donde se colocan o destinan, así como determinar los rangos de operaciones usuales de cada categoría de cliente tomando en consideración la información de las operaciones realizadas el año anterior. El Informe de Conocimiento del Mercado deberá convertirse en una herramienta de control aplicada por todos los colaborares del Fondo MIVIVIENDA en cada una de las operaciones a su cargo y deberá actualizarse por lo menos cada dos (02) años, dentro del primer trimestre del año subsiguiente. 28