Asamblea General Estambul, Turquía 05 de mayo de 2015

Transcripción

1 SPE del Reino Unido (DWP) / SPE de China Auditoría de la Asociación Mundial de los Servicios Públicos de Empleo (AMSPE) Informe final Cliente: Comité Ejecutivo de la AMSPE Autores: SPE del Reino Unido (DWP): Martin Fitches y Surjit Matharu SPE de China: Li Feixia Fecha de emisión: 13 de abril de 2015 Referencia de auditoría: ESF/14025 Este documento ha sido preparado para el Comité ejecutivo y los miembros de la AMSPE y está destinado únicamente a ellos. Queda estrictamente prohibida la divulgación, copia y distribución noautorizadas u otra acción basada en la información contenida en este documento. El informe no está destinado a ningún otro público o propósito y no aceptamos ni asumimos ninguna responsabilidad directa o indirecta ni el deber de cuidado ante otra persona a quien le fuera entregado o mostrado este informe, excepto cuando lo hubiéramos acordado expresamente por escrito ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 1 de 13

2 Índice de los contenidos Secciones Párrafos Introducción 1-2 Reconocimientos 3 Contexto 4-8 Resumen ejecutivo 9-17 Resultados detallados: Dirección estratégica Gobernanza 21 Estructura de organización 22 Rendimiento financiero y contabilidad ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 2 de 13

3 Introducción 1. Este análisis fue realizado para cumplir con el Artículo 25 del estatuto que rige a la Asociación Mundial de los Servicios Públicos de Empleo (AMSPE). El Artículo 25 requiere que los auditores presenten un informe sobre la gestión financiera de los asuntos de la AMSPE. 2. La AMSPE es una Organización Internacional Sin Fines de Lucro (INPA, por sus siglas en inglés) inscripta en Bruselas, que opera bajo la jurisdicción de las leyes de Bélgica. Reconocimientos 3. Quisiéramos agradecer a la Secretaría de la AMSPE, la Secretaria Ejecutiva y el Tesorero por su apoyo y cooperación durante el transcurso de esta revisión. Contexto 4. Cada tres años, la AMSPE nomina a dos de sus miembros para la función de auditoría interna de su actividad durante tres años calendario. Para los años calendario 2012 a 2014, los miembros nominados fueron: Los Servicios Públicos de Empleo (SPE) del Reino Unido representados por Martin Fitches, con el apoyo de Auditoría Interna del DWP (Surjit Matharu, Dan Pollard y Andy Galbraith) en los aspectos financieros; y Los SPE de China - representados por Li Feixia. 5. Los tres años calendario auditados fueron: 1º de enero de 2012 al 31 de diciembre de º de enero de 2013 al 31 de diciembre de º de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014 Los auditores mencionaron que la designación actual del Consejo Directivo comprendió el período que se extendió desde julio de 2012 hasta mayo de La auditoría comprendió las siguientes áreas: Dirección estratégica (Martin Fitches con Li Feixia); Gobernanza (Martin Fitches con Li Feixia); Estructura de organización (Martin Fitches con Li Feixia); y Operaciones financieras y contabilidad (Auditoría interna del DWP) ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 3 de 13

4 7. Los resultados están sintetizados en un Resumen Ejecutivo, y los detalles y las recomendaciones relacionadas se presentan a continuación. Los resultados no constituyen: Una opinión acerca de la gestión de riesgos, gobernanza y control interno de la AMSPE en los períodos evaluados; o Una opinión respecto de si las transacciones analizadas representan un panorama fiel y razonable de las transacciones financieras de la AMSPE durante el período analizado. 8. La AMSPE genera cuentas abreviadas que comprenden un estado de Ingresos y Gastos y un Balance, utilizando SAGE Bob 50. Las cuentas son elaboradas utilizando con frecuencia anual los conocimientos de profesionales contables externos y para casos específicos. No existe el requisito de que las cuentas sean auditadas externamente debido a la dimensión de las operaciones financieras (facturación y balance) y de la dotación de personal. Las cuentas deben ser presentadas cada año ante el Secretario del tribunal Comercial en Bruselas y la AMSPE ha cumplido con esta obligación reglamentaria respecto de los años 2012 y Al momento de realizarse la visita de auditoría, las cuentas 2014 estaban siendo preparadas y esta tarea finalizará en junio de 2015, después de haber obtenido todas las aprobaciones necesarias ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 4 de 13

5 Resumen ejecutivo Dirección estratégica 9. La AMSPE ha sido instruida acerca de cómo ha ejecutado su estrategia , pero la estrategia actual está muy enfocada en las actividades (es decir, número de talleres organizados, etc.), en contraposición con un enfoque orientado a los resultados (impacto como resultado de la actividad de la AMSPE). 10. La designación reciente de un especialista en comunicaciones ofrece una excelente oportunidad para plantear el objetivo de la AMSPE respecto de cómo se comunica con sus miembros y, ciertamente, el mundo. Gobernabilidad 11. El Consejo Directivo, como órgano de toma de decisiones y fijación del rumbo, es fundamental para el éxito de la AMSPE, pero podría responsabilizarse más por la estrategia y debería actuar con más ímpetu en su implementación. Organización de la estructura 12. La agilización de la organización, la eliminación de la estructura de voluntarios y profesionalización de la secretaría han sido hechos muy positivos. Sin embargo, la sostenibilidad financiera de la secretaría debe ser analizada con seriedad a la luz del modelo actual, por el cual los miembros del personal son provistos en comisión por un selecto número de servicios públicos de empleo. Este modelo presenta un riesgo significativo que debería mitigarse, no sólo respecto de la incertidumbre del financiamiento sino también de la continuidad del personal. Operaciones financieras y contabilidad 13. La AMSPE ha incurrido en déficits operativos de 35% (2012), 3,9% (2013) y 3,5% (2014) del volumen de negocios en cada uno de los últimos 3 años. El Tesorero informó que se estaba aplicando una política de sobregasto para reducir las reservas en efectivo y, por lo tanto, cabía esperar que se registren déficits. 14. Es necesario hacer un seguimiento más intenso de las suscripciones de miembros que están impagas. 15. La AMSPE posee sustanciales reservas monetarias pero debe considerar a futuro si debería conservar este nivel de reservas o devolverlas en parte a los miembros. Se requiere la implementación de una Política de Gestión de Tesorería en relación con las reservas monetarias, según corresponda para la INPA. 16. El proceso de fijación y control de presupuesto debería incluir la identificación de actividades contingentes que podrían financiarse cuando la actividad planeada no se lleve a cabo, y la generación de cuentas de gestión trimestral junto con la actualización de los presupuestos ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 5 de 13

6 Implementación de recomendaciones anteriores 17. Respecto de las recomendaciones anteriores aceptadas por el Consejo Directivo, se han logrado avances en la implementación de cambios apropiados en las políticas y los sistemas de la AMSPE en la mayor medida que fue posible y factible, considerando el plazo y los recursos disponibles. Resultados detallados y recomendaciones Dirección estratégica 18. La AMSPE ha sido instruida acerca de cómo ha ejecutado su estrategia y ha organizado exitosos eventos y talleres de aprendizaje recíproco sobre los temas establecidos en su estrategia, que son muy bien recibidos por sus miembros. Sin embargo, la estrategia actual está muy enfocada en las actividades (es decir, número de talleres organizados, etc.), en contraposición con un enfoque orientado a los resultados (impacto como resultado de la actividad de la AMSPE). Recomendación 1. Las estrategias futuras deberían estar mucho más orientadas a los resultados, concentrarse en indicadores clave de rendimiento fundados en el valor que ofrecen en relación con su costo y el impacto tangible de la actividad de la AMSPE en el campo. Podría realizarse una revisión de la actividad pasada y también deberían identificarse las líneas de base, de modo que la organización y sus miembros puedan medir fácilmente el éxito y la distancia recorrida. Deberían incorporarse evaluaciones de las 'lecciones aprendidas' a todas las actividades, en apoyo de esta función de evaluación. 19. La AMSPE también ha realizado avances en términos de trabajar con otros actores globales, tales como la OIT y la OCDE, lo cual ha aportado credibilidad y visibilidad a la AMSPE en el ámbito mundial. Desde la última auditoría, se ha desarrollado la estructura de Vicepresidentes y, en algunos casos, ha tenido éxito. Sin embargo, esto no es uniforme en todas las regiones y existe alcance para más actividades interregionales. Asimismo, en algunos casos no es muy clara la diferencia entre las funciones y responsabilidades de los consultores de la secretaría y los Vicepresidentes. Recomendación 2. La AMSPE debería: Llevar a cabo un análisis del impacto del fondo de cooperación técnica y, basándose en este análisis, considerar cómo es posible usar el fondo de manera más inteligente y razonable para sustentar la estrategia general en cada una de las distintas regiones, mediante abordajes diferenciados que respondan a los diversos desafíos de cada región; y Desarrollar una estrategia de asociación específica para el modo en que la AMSPE trabaja y colabora con otras organizaciones internacionales, y cómo esta colaboración agrega valor, cuando corresponda, cómo puede formalizarse y cómo estas asociaciones pueden atraer financiamiento adicional para la AMSPE ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 6 de 13

7 Analizar la relación entre los consultores regionales y los Vicepresidentes regionales con interés en definir funciones y responsabilidades, y establecer un método que ofrezca referencias para el rendimiento regional, lo que incluye la disparidad de actividades en las distintas regiones. 20. El foco en una estrategia de comunicaciones como prioridad para una organización tal como la AMSPE es correcto y ha sido muy positivo, en especial si se considera la visión de la AMSPE de ser un centro de información. La designación reciente de un especialista en comunicaciones ofrece una excelente oportunidad para plantear el objetivo de la AMSPE respecto de cómo se comunica con sus miembros y, ciertamente, el mundo. Recomendación 3. Debería consultarse exhaustivamente a los miembros respecto de cómo el sitio web de la AMSPE puede convertirse en una herramienta relevante y útil que se adapte a sus prioridades, y deberían aprovecharse al máximo las redes sociales y otros canales digitales, incluido el uso de webinarios. Gobernabilidad 21. Los miembros son un elemento fundamental del éxito de la AMSPE. Esto presenta desafíos y también oportunidades, ya que difieren los niveles de participación de los miembros en la organización; algunos realizan aportes mucho más importantes que otros; otros cuestionan su afiliación; y con algunos simplemente se ha perdido el contacto. Cabe mencionar que, como parte del proceso de auditoría, nos comunicamos con los miembros para conocer su opinión y no hemos recibido respuesta, lo cual podría indicar falta de compromiso. El Consejo Directivo, como órgano de toma de decisiones y fijación del rumbo, es fundamental para el éxito de la AMSPE, pero podría responsabilizarse más por la estrategia y debería actuar con más ímpetu en su implementación. Recomendación 4. La AMSPE debería Desarrollar una estrategia permanente de conocimiento de las percepciones de los clientes para garantizar que las ideas, opiniones e inquietudes de los miembros sean parte central del desarrollo y la implementación de la estrategia; y Considerar de qué modo lograr un mayor compromiso permanente de todos los miembros del Consejo y si un Consejo anual es suficiente para impulsar con eficacia la implementación de la estrategia. Estructura de organización 22. La agilización de la organización, la eliminación de la estructura de voluntarios y profesionalización de la secretaría han sido hechos muy positivos. Sin embargo, la sostenibilidad financiera de la secretaría debe ser analizada con seriedad a la luz del modelo actual, por el cual los miembros del personal son provistos en comisión por un selecto número de servicios públicos de empleo. Este modelo presenta un riesgo 2015 ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 7 de 13

8 significativo que debería mitigarse, no sólo respecto de la incertidumbre del financiamiento sino también de la continuidad del personal. Recomendación 5. La AMSPE debería Evaluar distintos modelos de financiamiento para el personal de la secretaría con el fin de reducir la dependencia de un pequeño número de países miembros y explorar modelos de financiamiento innovadores; e Implementar una estrategia de planificación de capacidades y sucesión del personal de la secretaría, para asegurar profesionalismo permanente, continuidad y una organización más sostenible. Operaciones financieras y contabilidad Rendimiento operativo financiero La AMSPE ha funcionado con un déficit operativo en cada uno de los tres años analizados en esta auditoría, según se indica en la Tabla 1 a continuación. No hemos podido comparar plenamente el rendimiento real con el presupuestado, ya que no dispusimos de un análisis detallado que comparara el gasto real con el proyectado. Sin embargo, observamos que el Tesorero supervisa e informa periódicamente el rendimiento de los presupuestos. Es posible mejorar el proceso con la generación de cuentas de gestión periódicas y un análisis contable detallado. Los ingresos y gastos se han mantenido estables durante los últimos dos años, luego de un aumento significativo en ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 8 de 13

9 Tabla 1 - Rendimiento financiero Ingresos Gastos Beneficio (pérdida) ( ) (18.267) (16.792) Activo corriente Pasivo corriente Activo (pasivo) corriente neto Reservas ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 9 de 13

10 Ingresos 23. Los ingresos de la AMSPE consisten exclusivamente en las cuotas de los socios y algunos intereses bancarios. En nuestra muestra de 29 cuotas en ingresos devengados evaluados en el período de tres años, 9 de ellas (31%) no se habían recibido y principalmente se referían a suscripciones de Observamos que la situación ha mejorado a lo largo del período de tres años. El estatuto de la AMSPE indica que si un miembro de pleno derecho no ha pagado las cuotas durante un período de tres años, la Asamblea General puede declarar su exclusión. Se requiere la implementación de acciones más rigurosas de seguimiento de cuotas impagas de afiliados. Recomendación 6. La AMSPE debería analizar la política actual respecto de las cuotas impagas e incluir la suspensión y exclusión de la afiliación en caso de falta de pago dentro de un plazo determinado. 24. Los registros financieros de 2012 incluyeron un ingreso extraordinario de ,07. Se nos informó que esto estaba relacionado con cuotas de afiliación pagadas en 2012 pero referidas a ejercicios financieros anteriores, y se registró como una partida extraordinaria por consejo del experto de KPMG. La AMSPE no ha podido confirmar a qué años corresponden las cuotas pagadas y si la contabilidad basada en valores devengados operó en los años para los cuales se pagaron las cuotas. Por lo tanto, no estamos en condiciones de confirmar que esta partida haya sido contabilizada correctamente como un ingreso extraordinario y no como dinero en efectivo respecto de ingresos devengados previamente. Gastos 25. Los costos de personal están registrados en las cuentas de la AMSPE por primera vez en Hemos podido confirmar que ,93 (86,6%) del costo total de personal está imputado a las cuentas a los registros de la agencia de nómina (Easypay). Los costos restantes de personal por 9.669, relacionados con dos códigos del sistema contable, y , no pudieron cargarse a los registros de nómina. Sin embargo, se nos informó que la diferencia se produjo debido a un adelanto registrado que no apareció en el registro de Easypay que nos fuera mostrado. Recomendación 7. La AMSPE deberá mantener una huella de auditoría clara del gasto de personal por un total de registrado con los códigos de cuenta y En la muestra de 22 rubros de gastos en costos no relacionados con el personal, evaluados para el período de tres años, 6 de ellos (27%) no presentaban la documentación de respaldo para auditoría. Los rubros comprendían: Dos importes relacionados con gastos de viaje por un valor de 200,92 Dos importes relacionados con cargos bancarios por un valor de 22,02 Dos importes relacionados con el costo operativo de la Secretaría por un valor de 264, ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 10 de 13

11 27. Además, un cargo en las cuentas aparentemente fue sobre-expresado en 10,56 según los justificantes suministrados. Sabemos que la Secretaría está tratando de mejorar las rutinas contables y esto debería incluir la verificación de la huella de auditoría de rubros de gastos, al menos con frecuencia trimestral. Recomendación 8. La AMSPE debería establecer rutinas contables trimestrales que incluyan la verificación de la huella de auditoría de rubros de gastos y la generación de un balance de sumas y saldos y de cuentas de gestión trimestrales. 28. Incluido en el gasto de 2014 se encuentra el costo de obsequios para el personal por 237,25 y obsequios para miembros por 4.430,49. Se nos informa que es habitual en la AMSPE realizar estos obsequios. Sugeriríamos que, dado que la AMSPE es financiada por fondos públicos, esos pagos deberían aprobarse de manera transparente. Recomendación 9. El Consejo Directivo debería aprobar todas las compras de obsequios para el personal o los miembros al menos una vez al año. Activos fijos 29. La AMSPE posee pocos activos fijos con valor neto contable en 2014 de 152,66, y se aplica un método de depreciación apropiado. Para una base de activos de este tamaño, no es necesario contar con un registro formal de activos, pero sí debería mantenerse un registro del valor de compra de los activos y los importes cargados a depreciación cada año. Recomendación 10. Debería mantenerse un registro de activos comprados para confirmar los valores de compra y los importes cargados a depreciación. 30. Nuestro análisis de presupuestos indicó que algunos gastos de hardware pueden haber sido tratados como ingresos y no como capital. Al momento la AMSPE no tiene una política contable de capitalización de compras, lo cual daría un fundamento uniforme al tratamiento de las compras como ingresos o capital. Se nos informó que el método de depreciación de activos para rubros de capital es aplicado conforme a los requisitos de las leyes locales. Recomendación 11. La AMSPE adoptará una política contable para la capitalización de compras. Caja en bancos 31. La AMSPE tenía un total de 11 cuentas operativas en 4 bancos, además de un saldo de caja chica y un saldo de vales de comida para las comidas del personal. Se verificaron todos los saldos de cuentas al final del período, excepto una cuenta con un saldo negativo de 35,7. Se nos informó que esto se debió a cargos bancarios incorrectos que fueron corregidos, y que la cuenta luego se cerró. La AMSPE no disponía del estado de cuenta correspondiente a esta cuenta, ya que ésta fue cerrada y no es posible generarlo. La AMSPE debería analizar el número de cuentas bancarias operadas, ya que su 2015 ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 11 de 13

12 racionalización ayudaría a realizar las rutinas contables trimestrales, tales como conciliaciones bancarias. Recomendación 12. La AMSPE analizará el número de cuentas bancarias utilizadas para sus operaciones y las racionalizará cuando sea posible. 32. El total de caja al final del período fue de Si bien parte de este dinero puede haberse acumulado al no haberse realizado gastos planeados, la AMSPE debería considerar: Si es apropiado mantener saldos de esta envergadura al tiempo que se siguen recibiendo suscripciones de miembros, sin perspectivas inmediatas de reducción significativa; y La necesidad de asegurar que estas reservas en efectivo sean aprovechadas en forma adecuada mediante la aplicación de una Política de Gestión de Tesorería, que equilibre consideraciones referidas a retornos, riesgo e inversión ética. Recomendación 13. La AMSPE debería: Analizar su abordaje de mantener niveles apropiados de reservas en efectivo; y Adoptar una Política de Gestión de Tesorería que establezca cómo deben invertirse los fondos excedentes, conforme a los requisitos aplicables para una INPA. Otros rubros del balance 33. Las consultas realizadas respecto de otros rubros del balance identificaron la falta de descripciones en el sistema contable en la forma de libros de asientos, para explicar la corrección de errores de registro. Si bien el personal presente en el lugar brindó explicaciones verbales, existe el peligro de que si tales personas abandonan la organización, se pierdan los conocimientos. Las consultas se refirieron a: Una previsión de para un Congreso Mundial de la AMSPE de próxima realización; Cuentas de saldo deudor de miembros del personal de la AMSPE; y Saldos acreedores negativos. Recomendación 14. El Tesorero de la AMSPE debería asegurar que se ingrese una descripción suficiente en los libros de asientos para explicar el tratamiento contable de registros inusuales ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 12 de 13

13 Empresa de hecho de la AMSPE 34. Identificamos la existencia de una empresa de hecho de la AMSPE cerrada en 2012, respecto de la cual no se han preparado estados contables al momento de su cierre. Por lo tanto, no hemos podido confirmar si existe algún pasivo neto surgido de las operaciones de esta empresa que podría atribuirse a la AMSPE como empresa controlante. Presupuestario 35. No hemos podido examinar el proceso de control de presupuesto en ningún nivel de detalle, dado que las cuentas de gestión no estaban disponibles. Sin embargo, el nivel mantenido de reservas de efectivo sugiere que no se presta suficiente atención dentro del proceso de fijación y control de presupuesto a responder en caso que los proyectos planeados no se realicen, y el recurso planeado sea liberado para poder ser utilizado en otra actividad. Sería sensato aprobar el gasto en proyectos con un criterio de contingencia, en caso que se disponga de recursos por actividades planeadas que no se llevan a cabo. Recomendación 15. La AMSPE incluirá dentro del proceso de fijación de presupuesto actividades aprobadas de manera contingente, que serán financiadas si los recursos son liberados por actividades planeadas que no se realizan. Conocimientos y experiencia en mantenimiento de libros contables / contabilidad 36. Las cuestiones identificadas más arriba y las recomendaciones efectuadas indican que la AMSPE actualmente no posee suficiente experiencia y conocimientos contables para asumir rutinas contables trimestrales y anuales, que permitan la sólida generación de: Presupuestos; Cuentas de gestión; y Estados financieros. Recomendación 16. La AMSPE debería invertir en el perfeccionamiento de su personal o la contratación de expertos en finanzas, no sólo para garantizar sólidas prácticas de mantenimiento de libros contables, sino también para dar cierta dirección financiera estratégica a las operaciones de la AMSPE. Los miembros deben considerar esto para presupuestar adecuadamente los recursos de la secretaría, e incluir el gasto requerido para esta necesidad ES 2.4 Informe de auditoría por RU y China Página 13 de 13