El ámbito de la comunicación oral

Transcripción

1 unidad 7 El ámbito de la comunicación oral Objetivos Al finalizar la unidad, el alumno: identificará las diferencias entre la comunicación oral cara a cara (formal e informal) y la comunicación al frente de un grupo (exposición), identificará las modalidades de comunicación oral que surgen en el ambiente laboral (la función de un moderador), distinguirá las características de una conferencia, un panel, un taller y un simposio, como herramientas básicas del orador, pondrá en práctica las habilidades de comunicación frente a un grupo por medio de una conferencia.

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3 introducción Desde que el ser humano nace, comienza a buscar formas de comunicación para interrelacionarse; primero con su madre y poco después con las demás personas que conforman su núcleo familiar. El bebé recién llegado a este mundo aprende a comunicarse mediante el llanto, para manifestar distintas sensaciones frío, sueño, hambre, dolor, molestia, etc., y pocas semanas después, emite sonidos para llamar a mamá o expresar que algo ha llamado su atención. Esto es el inicio de la comunicación oral. Con el paso de los meses, el pequeño aprende a articular sonidos y formar sílabas que empezarán a unirse para pronunciar sus primeras palabras. El proceso de asimilación y repetición parece ser muy lento, pero, de manera sorprendente, el niño empieza a hablar con un vocabulario conformado por varias palabras, que hacía algunos días, todavía no podía pronunciar y más asombroso aún, le escuchamos decir enunciados perfectamente coherentes en su estructura y contenido. A partir de ahí la evolución del lenguaje continúa hasta llegar a su etapa de madurez, lo cual implica desarrollar la capacidad de incorporar, cada día, palabras nuevas a nuestro vocabulario e intentar diferentes combinaciones de éstas para mejorar, de manera general, nuestra expresión verbal. Elementos tales como el volumen, la dicción y la modulación de la voz son fundamentales para expresarnos en forma oral. Es por ello que a lo largo de esta unidad encontrarás una serie de herramientas para enriquecer tu expresión oral y para que las apliques en tu vida personal y profesional, lo cual contribuirá a la apertura de oportunidades de desarrollo y a convivir mejor diariamente con quienes te rodean. Trabajaremos, entonces, desde la comunicación cara a cara hasta la comunicación oral en un auditorio. 7.1 Relación cara a cara La lectura es la fuente más rica de adquisición de vocabulario, ortografía y estilo de expresión. Es nuestro principal aliado para mejorar las formas de comunicación oral y escrita. El primer encuentro que se tiene con la expresión oral es cara a cara. La palabra hablada nos permite decir quiénes somos, qué pensamos, qué sentimos y qué percibimos. Tener a otra persona frente a nosotros representa la oportunidad de convivir, conocernos y comprendernos; sin embargo, la mayor parte de los conflictos entre los seres humanos tienen origen en la falta de conocimiento, comprensión y aceptación. Esto quiere decir que no nos estamos comunicando adecuadamente, que no le damos la debida importancia porque aprendimos a hablar desde muy temprana edad y suponemos que el hecho de comunicarnos verbalmente consiste únicamente en emitir mensajes. No siempre aprovechamos el enorme caudal de beneficios que nos proporciona el lenguaje oral. Es necesario recordar que tener un léxico amplio nos permite expresarnos de mejor manera frente a nuestro interlocutor y que no hay mejor manera de adquirirlo que por medio de la lectura.

4 17 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Conversación informal La jerga es el lenguaje especial que hablan entre sí los individuos de ciertas profesiones o grupos. 2 una de las maneras más frecuentes de establecer comunicación oral cara a cara es la conversación o charla informal que sostenemos a diario con nuestros padres, hermanos, pareja, jefe o profesor. Esta forma de expresión varía en cuanto al uso de las palabras, al considerar las características individuales y el rol social del interlocutor; por ello es que no se usa el mismo lenguaje con un amigo (el cual, tal vez esté plagado de palabras altisonantes) que con nuestro padre, cuando comentamos los resultados del último evento deportivo. Existen palabras que se ponen de moda, principalmente entre los jóvenes, y en torno a éstas se arman las conversaciones coloquiales. 1 En esto ejercen una influencia enorme los medios de comunicación masiva, los cuales, por medio de algún personaje popular o líder de opinión, deciden la jerga que habrá de adoptar un grupo social. Ejercicio 1. La jerga seguramente alguna vez has escuchado o pronunciado frases como: La película estuvo de pelos. mis cuates se fueron al antro en donde hubo un reve. Clara tiene un novio x.... y entonces mi jefe me echó un choro. me dejaron un buen de tarea. Nos vemos el lunes... que tengas un buen fin. Por qué lo corriste? Te pasaste. Lo que dijiste es la neta del planeta. En las siguientes líneas, anota los enunciados anteriores sustituyendo las palabras que aparecen en cursivas por el significado que tienen en el contexto del ejemplo. 1 Dícese del lenguaje usado corrientemente en la conversación. Diccionario enciclopédico Larousse, 6a. ed., Idem.

5 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 17 Reflexiona sobre ventajas y desventajas en las que tiene que basarse exclusivamente este tipo de lenguaje, para practicar tu expresión oral de manera informal. solicita la opinión de las personas más allegadas a ti. sin embargo, independientemente de tu lenguaje, es importante generar empatía con el receptor de tu mensaje que, de acuerdo con stephen R. Covey, constituye uno de los siete hábitos de la gente altamente efectiva. La palabra más importante para dominar el hábito de comprender y ser comprendido es escuchar, pero no con la intención de manipular o convencer, sino para conocer y aplicar la empatía. Cinco consejos para establecer empatía, según la revista Entrepeneur, son: 4 Empatía quiere decir escuchar con los oídos y el corazón para entender y comprender a quien nos está hablando. 3 Coloquialmente se dice que la empatía es ponerse en los zapatos del otro, esto es, entender los motivos por los que la persona que está frente a nosotros piensa, dice y actúa como lo hace. 1. Emplee lenguaje corporal para mostrar que usted está escuchando. 2. Refleje interés con su expresión facial. 3. Afirme verbalmente que usted comprende. 4. Pida aclaraciones. 5. Diga nosotros en vez de yo y usted, siempre que sea posible. Ejercicio 2. La empatía Recuerda alguna anécdota en la que hayas identificado la generación de empatía de parte de tu interlocutor, anótala en el siguiente espacio y coméntala con algún amigo. _ Además de la empatía, Robert K. Cooper considera que ser real contribuye a conocer con mayor profundidad a quienes nos rodean; por tanto, debemos rescatar el diálogo como un libre flujo de indagación y creación de significados entre personas. 5 Eso es algo que hoy en día nos está faltando para ser capaces, no sólo de comunicar palabras, sino emociones. Cuando establezcamos un diálogo con cualquier persona que forme parte de nuestro entorno, busquemos, más allá de la charla vacía, llevarnos algo valioso de esa persona entendiendo lo que piensa y siente. De nada sirve escuchar sin prestar atención, esperando el momento en el que el individuo que nos habla, haga una pausa, para entonces interrumpirle porque sólo lo que nosotros tenemos que decir resulta interesante. 3 mario borghino, Los siete hábitos de la gente eficaz (conferencia), síntesis publicada en Proyección Humana, año 9, núm. 102, 5a. época, enero de 1997, p bob, Nelson, 1001 formas de motivar a los empleados, Norma, Colombia, 1997, p Robert Cooper K. y Ayman sawaf, La inteligencia emocional, p. 74.

6 176 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Ejercicio 3. Los significados Acércate a un amigo y conversa durante unos cinco minutos con él. Después, resume en el siguiente cuadro lo que tú comunicaste y lo que aprendiste de él. Porque la vida se caracteriza por interacciones abiertas, recíprocas, el diálogo es lo que más acerca al ser humano a la fuerza vital. Robert Grudin Fuente: Robert Cooper K. y Ayman Sawaf, La inteligencia emocional, p Conversación formal Cuando conversamos con alguna persona, sin mayor objetivo que el placer de charlar, el encuentro se percibe cordial y libre de tensiones, pero si se trata de encontrarnos con alguien a quien pretendemos dar una imagen determinada de nuestra persona, o quien puede decidir parte de nuestro destino (como lo es el hecho de darnos empleo, otorgarnos una beca o ascendernos profesionalmente), entonces el enfrentamiento se torna complejo y saltan a la luz la inseguridad y la falta de elementos para salir exitosos de ese reto. La conversación formal, a diferencia de la casual, debe ser planeada para que tengamos los ases en la mano en el momento de requerirlo. No podemos dejar al azar los resultados; sostenemos una conversación formal con propósitos específicos y hay que lograrlos.

7 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 177 En el momento en que te encuentres en una situación así, recuerda aplicar algunos consejos, tanto en la fase de planeación como de ejecución. Fase de planeación Lo más importante es establecer un objetivo, es decir, tener muy claro lo que pretendes obtener de la plática. Considera el tipo de charla que vas a entablar para que, dependiendo de ello, decidas tu arreglo personal. Investiga previamente algunos aspectos elementales de la personalidad del individuo con quien sostendrás la conversación. Tal vez en una entrevista de selección de personal no sea posible, pero en una charla con tu director de carrera o tu jefe inmediato, sería de gran ayuda conocer el tipo de música que escucha, su equipo favorito, las películas que prefiere o los temas que le apasionan, para facilitarte la iniciativa en los temas a tratar. Haz una lista de tópicos relevantes o temas a tratar que sean imprescindibles para alcanzar tu meta. Anota también las preguntas básicas para la obtención de información importante. si debes acompañarte con algún documento que refuerce tu entrevista, prepáralo con suficiente anticipación para que tengas oportunidad de revisarlo o actualizarlo (por ejemplo, el currículo). Planea cuidadosamente tus tiempos de translado; sería fatal llegar tarde. Fase de ejecución El saludo es, sin duda, el punto número uno. sé cortés sin caer en lo ceremonioso; la naturalidad siempre es aceptada, no así la notoria intención de quedar bien. si tu interlocutor no hace nada por romper el hielo, hazlo tú abordando, inicialmente, temas de interés general, tales como el clima, el tráfico o el último partido del equipo mexicano de fútbol. No pretendas ser el protagonista del encuentro. Responde a lo que se te pide con precisión pero no llegues al extremo de caer en actitudes cortantes; hay que buscar el justo medio. Piensa que tus respuestas pueden ser la parte medular de la decisión sobre el área en donde te ubicarán; en el caso de una entrevista para conseguir empleo jamás será bien visto que respondas: No sé en qué área me gustaría trabajar, ni qué actividad específica me agradaría realizar. Tampoco sé cuánto quiero ganar. Conversa sobre los temas que consideres que a la otra persona agradan y, de acuerdo con el tiempo de que disponga tu interlocutor, decide el momento preciso para expresar tus dudas o solicitar información. Hay entrevistas que no dan mucho lugar a conversaciones ajenas al asunto a tratar. Evalúa la situación específica en la que te encuentres. No pierdas la amabilidad aunque las preguntas que te hagan te parezcan poco vinculadas con el propósito de la entrevista. Piensa bien tus respuestas

8 178 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA antes de decirlas. En una entrevista de trabajo tal vez te preguntarán el motivo específico que te orilló a dejar tus empleos anteriores; en tal caso, ten mucho cuidado de no atacar a las empresas, ni a los jefes con los que conviviste, podrías dar la impresión de ser una persona conflictiva, es mejor enfocar tus respuestas al deseo de desarrollo individual o profesional. No te despidas lleno de dudas o sin saber cuándo se llevará a cabo el siguiente contacto. si el interlocutor te responde: Nosotros te llamamos, pregunta el periodo aproximado dentro del cual podrían hacerlo, o si te piden comunicarte después, aclara el tiempo exacto en que tu llamada resulte oportuna. Por último, cuida el factor psicológico. mientras más ansioso o desesperado te muestres por conseguir algo, la otra persona se sentirá con la confianza de darte largas, de reducir la oferta o de cambiar las circunstancias originales en que se había pensado tu contratación, tu ascenso, tu asignación de proyecto, etc. Hay que demostrar interés pero dejando abierta la posibilidad de continuar como hasta ahora, sin que ello sea sinónimo de fracaso. Ejercicio. La experiencia de la ingeniera Fernández A continuación aparece un caso de encuentro formal cara a cara. Realiza la lectura detenidamente y responde a lo que se te pide. maría Fernández es una ingeniera mecánica brillante, popular y bien informada, que se graduó en ingeniería por la universidad Estatal en junio de Durante la primavera anterior a su graduación asistió a diferentes entrevistas de trabajo, de las cuales pensó que la mayoría fue cortés y razonablemente útil para darle a ella y a su posible empleador una buena impresión de dónde se encontraba cada uno de ellos en los asuntos de importancia para ambos. Por tanto, con gran anticipación se preparó para una entrevista con una empresa en la que siempre quiso trabajar, la Apex Environmental. Ella siempre tuvo gran interés en la limpieza del ambiente y creyó firmemente que el mejor uso de su capacitación y aptitudes sería trabajando para una empresa como Apex, donde podría tener una carrera exitosa mientras hacía del mundo un sitio mejor. sin embargo, la entrevista fue un desastre. Entró puntualmente al despacho del señor Rodríguez, vestida en un traje sastre color gris, con gran aplomo y con una expresión de alegría. El señor Rodríguez, director de mercadotecnia, la miró con frialdad, y sin dirigirle ninguna palabra le hizo un ademán para que tomara asiento. Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: usted es... maría... maría Fernández, para servirle. sí, gracias. Por qué trajo personalmente su currículo ayer, en lugar de enviarlo por internet? Acaso está peleada con la tecnología? (un poco desconcertada por la agresividad del comentario) No, por supuesto. sin embargo, el envío por correo no es

9 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 179 Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: Rodríguez: maría: 100% seguro aún, y además quise aprovechar para conocer sus instalaciones, a su secretaria, y calcular el tiempo de traslado desde mi domicilio. bien, según veo en su currículo, usted tomó un puesto como camarera de un hotel mientras estudiaba la licenciatura. Por qué siendo una mujer tan inteligente y con tan buenas calificaciones se rebajó de esa manera? Gracias por considerarme inteligente, pero definitivamente difiero del enfoque que usted le da al hecho. Cualquier trabajo es digno y yo no me había graduado. Ese empleo me permitió tener apoyo económico y el horario requerido para estudiar. También me sirvió como experiencia de lo que es un empleo formal con responsabilidades y entrega. usted sabe que este tipo de empleos requiere de esa entrega de la que usted habla. me imagino que tiene absoluta disponibilidad de horario. sí, así es. Es usted soltera? sí señor. Pero tal vez ha pensado en casarse y tener hijos. Cómo le va a hacer en un trabajo tan absorbente como éste? Ó sólo quiere trabajar por mientras? señor Rodríguez, no he venido aquí para hablar sobre los planes que tengo en mi vida privada. si he acudido a esta entrevista es porque estoy consciente de la responsabilidad que adquiero con el puesto al que aspiro. Le aseguro que, independientemente de lo que haga con mi vida, sabré responder perfectamente a las exigencias del cargo. Cuento con los conocimientos y el compromiso para ello. sé muy bien que tiene el conocimiento, por ello la llamamos, pero también deseamos saber si tiene el temperamento para dirigir un área. Es usted muy joven. No se preocupe señor Rodríguez, sabré aprovechar la experiencia de mis subordinados y los consejos que gente como usted, con tanto arraigo en la empresa, pueda darme. Espere entonces mi llamada, le haré saber mi decisión. Para cuando, aproximadamente, recibiré su respuesta? Aún no lo sé. Espero que no sea mucho tiempo, me agradaría muchísimo quedarme a trabajar con ustedes (en tono de broma) y no con la competencia. Con permiso, señor Rodríguez, fue un placer charlar con usted. Fuente: Gary Dessler, Administración de personal, p. 227 (caso modificado). basándote en el caso que acabas de leer, anota en el siguiente cuadro lo que se te solicita.

10 180 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Aciertos que consideras que tuvo María en la planeación de la entrevista Errores en los que crees que incurrió María en la planeación de la entrevista Aciertos que consideras que tuvo María en la ejecución de la entrevista Errores en los que crees que incurrió María en la planeación de la entrevista Comenta con tus compañeros el contenido del cuadro y piensa qué hubieras hecho en el lugar de ella. si tú fueras el entrevistador, llamarías a maría para contratarla? sí No

11 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 181 Justifica tu respuesta _ Ejercicio. La entrevista Las palabras exactas que se digan son menos importantes que la energía, la intensidad y la convicción con que se dicen. Jules Rose Vicepresidente de Sloan s Supermarkets Fuente: Bob Nelson, op. cit., p. 37. Ahora reúnete con algún compañero para que simulen un encuentro cara a cara, en el cual uno fungirá como entrevistador y otro como entrevistado. Elabora un bosquejo general que contenga el objetivo de la entrevista, los temas a tratar y las posibles preguntas (no más de cinco). Preséntate al frente del grupo con tu compañero y lleven a cabo la entrevista. solicita la retroalimentación del facilitador y de los compañeros. La información del cuadro anterior puede servir como referencia para efectuar las observaciones. 7.2 Relación con un grupo Has sentido alguna vez que, al pasar al frente de tu grupo, te sudan las manos, se te hace un nudo en el estómago, las piernas te tiemblan y la voz se te quiebra? Pues esto es más común de lo que te imaginas. sucede por efecto de la adrenalina que recorre el cuerpo cuando los nervios se apoderan de nosotros. Éste es el principal problema que enfrenta cualquier persona al hablar en público, así que para combatirlo habrá que hacer uso de algunos elementos que nos auxilien en esta tarea. Hablar frente a un grupo de personas implica desarrollar habilidades que no se ponen en práctica cuando se habla cara a cara. Tales habilidades se aplicarán dependiendo del tipo de contacto que se establezca con la gente y de la situación específica. En este punto abordaremos algunas de las circunstancias más comunes en las que nos vemos en la necesidad de emplear el lenguaje oral para dirigirnos a un grupo de personas: la exposición de una clase, la junta de trabajo y la presentación formal en un auditorio Exposición de una clase Exponer un tema frente a los compañeros no es una forma de liberar al profesor del cumplimiento de lo que consideramos su obligación ; es una dinámica que permite al alumno poner en práctica, desde la metodología de investigación hasta el control de un grupo. y para qué?, te preguntarás, sobre todo si no piensas dedicarte a la docencia. Pues para más cosas de las que tal vez supones. Aquí tienes algunos ejemplos de las habilidades que se ponen en práctica al preparar una exposición y llevarla al aula, y de algunas circunstancias que tendrás que rescatar en tu vida profesional.

12 182 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Las habilidades que aparecen en el cuadro anterior constituyen las etapas que deberás cumplir cuando se te encomiende realizar una presentación frente a un grupo. Veámoslas con más detenimiento: investigación del tema Hay ocasiones en las que el profesor te proporciona las fuentes de donde tendrás que recabar la información del tema asignado; en tal caso, te habrás ahorrado la mayor parte del esfuerzo que implica esta etapa. si no se te proporcionó bibliografía específica para el tema, revisa la bibliografía general de la materia que se dio a conocer al inicio del curso y busca el tema en cuestión

13 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 183 Investigar es, entonces, acudir a todas las instancias de las cuales puedas obtener datos útiles para presentar de manera efectiva el tema a tus compañeros. hasta encontrarlo en tres fuentes por lo menos. Pregunta al profesor si es un tema de actualidad y, si es así, checa en revistas del ramo para ver si puedes enriquecer la información con entrevistas, artículos o reportajes de los expertos en la materia. Dependiendo del tema a investigar, recuerda que también existen museos, hemerotecas, videotecas, etc. Internet es una excelente opción para añadir datos a tu exposición, pero ten cuidado al seleccionar la página de donde tomarás información, ya que no todas son confiables. Es importante que tus fuentes sean personas o instituciones reconocidas en la materia. Organización de la información Aunque la exposición se vaya a realizar en equipo, cada uno de sus miembros deberá haber estudiado el tema en su totalidad, para que la presentación no se perciba fragmentada. La información debe jerarquizarse y vaciarse en un resumen, cuadro sinóptico, mapa conceptual, o en cualquier otro formato que te facilite la comprensión del tema y la explicación del mismo a tus compañeros. El tema debe estar perfectamente estudiado antes de pasar al frente (lo que te dará seguridad), aunque es válido anotar los rubros principales en pequeñas tarjetas que irás revisando, a manera de guía, en tu exposición. más adelante hablaremos con mayor amplitud de la preparación de tu discurso. diseño del material de apoyo El material de apoyo debe ser precisamente eso: un auxilio visual que enriquezca tu presentación, no una sustitución de ella. El material de apoyo no debe presentarse con excesos; no debe contener demasiada información escrita que genere apatía al leerla y no logre penetrar en la mente del auditorio; tampoco debe presentarse un número elevado de diapositivas, acetatos o un video con una duración excesiva, esto provoca cansancio y pérdida de atención. Cuida que los apoyos contengan información escrita, que sea la primordial en el tema a tratar y que genere impacto positivo en el grupo. y, si son imágenes, tales como dibujos o fotografías, cuida que representen la idea que se pretende reforzar. Tu material de apoyo debe tener uniformidad, aun tratándose de exposiciones de equipo. Es recomendable que cada integrante decida la información escrita y las imágenes que le servirán como apoyo, pero que sea uno solo de los integrantes quien uniforme el material de apoyo. Debe ser preciso y perfectamente legible, incluso para los alumnos que se encuentren en la última fila dentro del salón de clase. No sacrifiques la agilidad que debe tener tu exposición por la sofisticación en el uso del material de apoyo. si no cuentas con tiempo suficiente para instalar y probar, y si no dominas perfectamente el uso del cañón o la videocasetera, es mejor acudir a la presentación en acetatos u hojas de rotafolio. Exposición frente a un grupo Te recomendamos consultar la unidad 9 de este libro para obtener información detallada sobre los puntos básicos que deberás considerar para tu exposición. Aquí te presentamos los principales de manera sintetizada.

14 18 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Recomendaciones para exponer un tema al frente del grupo 1. Lleva el tema perfectamente estudiado: esto te dará seguridad y control de grupo. 2. No olvides tu material de apoyo: te sirve como una guía a lo largo de la exposición y le da versatilidad a tu presentación. 3. Prepara algunas preguntas para plantearlas a tus compañeros al final de la exposición: le darán dinamismo a tu presentación y servirán como retroalimentación para el grupo. 4. Cuida tu volumen, entonación y dicción: de nada sirve preparar cuidadosamente un tema si nadie en el grupo es capaz de escucharlo o entenderlo. 5. Cuida tu presentación personal: si en esa ocasión vistes más formal de lo acostumbrado, causarás buena impresión al profesor y a los compañeros. 6. No pierdas el contacto visual con el grupo: recuerda que la exposición fue preparada para ellos y no sólo para el profesor. 7. Proporciona una memoria de tu exposición al grupo: elabora una síntesis con los puntos más relevantes de tu exposición y fotocópiala para el profesor y para el grupo. Si no te es posible llevar copias para todos y se está trabajando en equipo, al menos proporciona un ejemplar a cada uno de los integrantes. Ejercicio 6. ahora es tu turno! Elige un tema que sea de tu agrado (de preferencia vinculado con tu carrera) y sigue cada una de las etapas anteriores. Preséntalo a tus compañeros y, al final, solicítales que llenen el formato de evaluación que aquí se incluye, para que detectes tus fortalezas y debilidades. Las siguientes preguntas te serán de utilidad para corroborar que has cumplido con las etapas mencionadas. Investigación del tema Qué tema voy a exponer? Cuál es el objetivo de mi exposición? De dónde voy a obtener la información? En cuántas fuentes es conveniente apoyarme? Es factible realizar alguna entrevista o encuesta para enriquecer mi investigación? A quién o quiénes debo entrevistar? Qué preguntas acordes con el objetivo de mi exposición debo hacerles? Existe alguna página de Internet que me proporcione más datos y que sea confiable? Hay artículos o reportajes en revistas referentes al tema? Con qué preguntas, dirigidas al grupo, seré capaz de evaluar su nivel de atención y comprensión del tema? Organización de la información La exposición es por equipo? si es así, Cómo distribuir el trabajo de investigación, organización, diseño de material de apoyo y subtemas de exposición?

15 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 18 Qué orden va a tener mi exposición? Cuáles son los temas principales y los subtemas? Necesito elaborar cuadros sinópticos o mapas conceptuales que me permitan comprender con mayor facilidad lo que voy a exponer? será conveniente elaborar pequeñas tarjetas de información, a partir del cuadro sinóptico elaborado, para que me sirvan como guía de exposición? Qué información es la más relevante para realizar la síntesis de la exposición que proporcionaré al profesor y a mis compañeros? Qué información es la que posteriormente vaciaré al material de apoyo? Cuánto debo estudiar diariamente para dominar los temas que expondré? Diseño del material de apoyo Qué tipo de material requiero como apoyo a mi exposición (acetatos, videos, grabaciones, diapositivas, hojas de rotafolios, etcétera)? Qué equipo puedo llevar desde mi casa y cuál puede facilitarme la universidad (DVD, monitor, pantalla, proyector de acetatos, proyector de diapositivas, grabadora, cañón, computadora, etcétera)? Conozco perfectamente el manejo del equipo que elegí para mi exposición? Hay sobriedad en la selección del equipo? Resulta proporcional el número y tipo de equipo a utilizar con respecto a la cantidad de información contenida en la exposición? Qué tipo y tamaño de letra debo usar para la información escrita en las herramientas de apoyo? Es recomendable manejar gráficas o esquemas? Qué colores son los más adecuados para que puedan apreciarse a cualquier distancia dentro del aula? Cuántos acetatos, diapositivas, etc., son realmente necesarios para apoyar la exposición? Cuánto debe durar un video para no perder la atención de mis compañeros? El video está editado, de tal forma que sólo presente las partes que apoyan la exposición? Es uniforme mi material de apoyo? Cuento con el tiempo suficiente para la instalación previa del equipo y la realización de la prueba correspondiente? Exposición frente a un grupo me he presentado con la ropa adecuada a la ocasión? Comencé a tiempo mi exposición? me sentí seguro al exponer mi tema? Preparé las preguntas de evaluación para el grupo? Elaboré una memoria de mi exposición y la proporcioné a los compañeros? Lo que resta por evaluar estará en manos del grupo receptor, ya que existen aspectos muy difíciles para ser autoevaluados.

16 186 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Evaluación de la exposición Elige la respuesta que consideres que evalúa la exposición que tu compañero acaba de efectuar. Comenzó la exposición a la hora señalada. Se percibió una exposición bien organizada. Me quedó claro el objetivo de la exposición. Se notó que el tema fue preparado. Procuraba mirar a todos los miembros del grupo al momento de hablar. Su volumen y pronunciación permitió escuchar con claridad lo que decía. Se presentó vestido de acuerdo con la ocasión. Utilizó oportunamente su material de apoyo. Se nos proporcionó una síntesis de su exposición. Se nos permitió externar las dudas. Se nos plantearon preguntas al final de la exposición que sirvieron como retroalimentación. Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No Sí No La retroinformación es el desayuno de los campeones. Rick Tate Asesor de negocios Fuente: Bob Nelson, op. cit., p Recomendaciones para mi compañero expositor Junta de trabajo Las juntas de trabajo son una alternativa tradicionalmente elegida para abrir los canales de comunicación y externar, de viva voz, la información que a todos conviene. Son fuente de administración y solución de conlictos, así como de oportunidades para la organización. si trasladamos las habilidades desarrolladas en los puntos anteriores al campo profesional, nos encontraremos dentro de una sala de juntas, reunidos con 5 u 8 personas, tal vez, tratando asuntos relativos al área en la que estemos trabajando, o incluso asuntos de gran trascendencia para el negocio de nuestra propiedad. Cualquiera que sea la función que se desempeñe en una junta de trabajo, las habilidades como orador constituyen el elemento del éxito individual en ellas. Nuestras

17 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 187 propuestas, informes o comentarios adquirirán valor para los oyentes, en función de la claridad, concisión y nivel de persuasión que contenga el discurso y la manera de presentarlo. La efectividad de la presentación oral puede transformar el rumbo de un área, de una empresa, y hasta de una nación. A diferencia de una clase frente a un grupo, la participación en una junta de trabajo tiene carácter privado y las participaciones se van turnando. Lo más importante es contar con el apoyo del orden del día, que es el documento que introduce a los presentes a la reunión, en él se anotan brevemente los puntos esenciales a tratar, con el fin de cubrir los objetivos en el tiempo previsto y evitar excesivas desviaciones hacia otros asuntos. Los acuerdos que de la junta emanen, así como los compromisos adquiridos por los asistentes, quedarán registrados en una minuta, que no es otra cosa más que el reporte de lo más relevante que haya ocurrido y se haya dicho. En muchas empresas se manejan las minutas en un libro foliado para darles seguimiento. Cada minuta deberá llevar la firma de todos los presentes. Con esta breve reseña de la forma de llevar a cabo una junta, te habrás percatado de la importancia que éstas tienen para la buena marcha de la organización. Ahora bien, si regresamos al momento de realización de la reunión de trabajo, es posible que estemos ahí cumpliendo una tarea específica: la de moderador, que en muchos casos es conocido como el coordinador de la reunión; o bien, como participante, a quien le corresponde presentar informes, proyectos o propuestas. En virtud de que la preparación del discurso y su presentación difiere de un caso a otro, revisaremos con detenimiento cada una de estas funciones. Coordinar es disponer las cosas en una forma metódica, y moderar es encargarse de templar, ajustar o arreglar una cosa, evitando el exceso; 6 por tanto, en una reunión de trabajo, el coordinador o moderador es responsable del ritmo y secuencia de la reunión. La función del coordinador o moderador Para que tengas un acercamiento a esta figura es conveniente que escuches en la radio o mires en televisión algún programa de mesa de debates (en muchas ocasiones son de carácter noticioso), para que observes detenidamente el papel del conductor, quien funge como coordinador o moderador y tiene las siguientes funciones: Conoce perfectamente y con antelación el tema o los temas a tratar. sabe el orden con que dichos temas deberán tratarse (orden del día). Refleja actitudes de líder e inspira respeto en los participantes. No lleva una propuesta o informe, pero tiene el derecho de dar la palabra a cada uno de los participantes para que presenten su material de trabajo, o para que realicen comentarios o preguntas, en torno al material de otro de los presentes. Tiene la autoridad para interrumpir una discusión que se vuelva desgastante o infructuosa para el objetivo que la reunión persigue. Controla los tiempos de participación de cada uno de los asistentes. Plantea preguntas cuyas respuestas puedan enriquecer el resultado de la junta. Elabora las conclusiones y enfatiza los compromisos adquiridos al final de la sesión. 6 Durvan, Diccionario Durvan de la Lengua Española, España, 1988.

18 188 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA La minuta es el registro cuidadoso y sistemático de lo ocurrido en la sesión o junta de trabajo. Es el documento que contiene la lista de los asistentes, los puntos tratados en la reunión y las decisiones tomadas conforme a lo establecido en el orden del día. En cuanto al último punto del cuadro anterior, es preciso señalar que dichas conclusiones y compromisos no pueden quedar establecidos sólo de manera verbal, es imprescindible que se tenga un libro en el que se registren los acuerdos tomados en cada reunión de trabajo. A este documento se le llama minuta. A continuación te presentamos un ejemplo de minuta: Minuta de la reunión bimestral interdepartamental, celebrada el 10 de noviembre de 2008 Asistentes: Lic. Carlos García Alemán, gerente general Lic. Rodrigo Arévalo, jefe de compras Lic. maría Luisa beltrán, jefa de recursos humanos Lic. beatriz Almanza, jefa de ventas Lic. Gregorio Coltz, jefe de finanzas Acuerdos: 1. se revisó el porcentaje de alcance de los objetivos de cada departamento y se resolvió llevar a cabo una política de alta eficiencia y bajo costo, de tal modo que se avance 12% conforme a las metas fijadas en un plazo de tres meses. Cada departamento se comprometió a presentar sus estrategias específicas en la reunión del próximo bimestre. 2. se acordó la contratación y la capacitación de diez vendedores eventuales para la temporada navideña. Esto en coordinación entre recursos humanos y ventas. 3. se decidió solicitar tres cotizaciones para la modernización del equipo de cómputo que se hará en febrero de Esto estará a cargo del área de compras en coordinación con finanzas. La fecha de la próxima reunión es el 10 de enero de Firman al calce los asistentes Con la información del cuadro anterior es fácil deducir la importancia de este personaje dentro de una reunión de trabajo. Lo importante, ahora, es reconocer aquellas cualidades que debes proyectar en tu expresión oral, cuando te corresponda desempeñar este papel. Ejercicio 7. Perfil del moderador Antes de que leas las recomendaciones que aquí te damos, diseña una lista de cualidades de expresión oral que el moderador debe desarrollar, apoyándote en los temas que has leído hasta este momento dentro de la unidad. Puedes ocupar el siguiente cuadro para hacer tus anotaciones. una vez que lo hayas concluido, coteja tu información con la de tus compañeros de clase y, finalmente, con las sugerencias del siguiente cuadro, agrega al tuyo lo que haga falta.

19 unidad 7 EL ámbito DE LA ComuNICACIÓN oral 189 Cualidades de expresión oral que el moderador debe desarrollar Cualidades de expresión oral que el moderador debe desarrollar 1. Tu voz debe reflejar energía y seguridad. 2. Debes proyectar veracidad y confianza. 3. Debes tener capacidad para estimular la participación sin forzarla. 4. Antes de iniciar la reunión, debes tener preparada la frase con que efectuarás la apertura y poner en claro el objetivo de la reunión. 5. si, por algún motivo, los participantes no se conocieran entre sí, preséntalos de manera rápida, enfatizando el motivo de la presencia de dichas personas en la reunión. 6. Lee el orden del día con agilidad, modulación correcta y buena dicción para que todos escuchen, sin ser escandaloso o dramático. 7. siempre que debas leer información, alterna las miradas hacia el documento y los rostros de las personas, para no perder el control. 8. Cuando estés leyendo información y pierdas la última línea, haz una breve pausa y, al retomar el texto, repite la última frase para que parezca algo previamente preparado para enfatizar un punto que consideres de interés. 9. Para tus apoyos escritos, utiliza letra grande y perfectamente legible. 10. Tu tono de voz debe transmitir, en todo momento, una postura de neutralidad. 11. Al dar la palabra a los participantes o al interrumpir una discusión, tu voz debe ser firme pero no agresiva. 12. Desarrolla tu capacidad de observación y concentración para intervenir cuando sea necesario. 13. Para recordar a un participante que su tiempo se agota, haz alguna indicación con tu rostro o brazo, que sea discreta pero contundente. 14. Dirige la mirada al participante en turno, pero no pierdas los detalles a tu alrededor. 15. Ten contigo hojas blancas para hacer las anotaciones pertinentes que te den oportunidad, posteriormente, de realizar preguntas fundamentadas o de preparar las conclusiones. 16. Las preguntas deben estar redactadas con claridad y sencillez. 17. Al término de la reunión, mira con seriedad y amabilidad a los presentes, agradezca su asistencia y recuérdeles los compromisos generados en la reunión. El éxito de una reunión, depende fundamentalmente de la capacidad del coordinador.

20 190 ComuNICACIÓN oral y EsCRITA Ejercicio 8. Juguemos al moderador Prueba tu capacidad como coordinador o moderador de una reunión. Convoca en casa a los miembros de la familia a una reunión en una fecha y hora específica, en la que sepas que todos pueden asistir (tal vez un domingo después de comer). Diseña con anticipación tu agenda de asuntos a tratar u orden del día. Consulta las funciones del moderador que aparecen en el cuadro con dicho nombre y lleva a cabo tu reunión. Pide a tu familia su opinión sobre la reunión realizada y solicita que te evalúen como coordinador. Para facilitarles la tarea, puedes leer en voz alta el cuadro de cualidades (no olvides que esto es al finalizar; si lo lees al inicio se concentrarán más en la crítica a tu persona que en desarrollar la reunión de manera espontánea y natural). Recibe la crítica como retroalimentación. Anota tus principales fallas en el siguiente cuadro y esmérate en superarlas. Crítica Es posible que, además de practicar tu expresión oral y tu rol de moderador, hayas abierto a tu familia nuevos canales de comunicación. La naturaleza de la reunión si tu función en la junta de trabajo no es la de moderar, el objetivo de tu presencia puede obedecer a la decisión tuya, o de tu jefe directo, de difundir un proyecto o propuestas, o tal vez, a la de presentar tu informe de actividades. El tono de una reunión cambia dependiendo del propósito específico que tenga su realización. Algunos de los tipos de reuniones de trabajo más comunes son: informativo consultivo y de consenso persuasivo Es importante saber esto último porque del carácter que tenga la junta dependerá el estilo de expresión oral que se tenga a lo largo de ella. Revisemos sus peculiaridades.