PROCEDIMIENTO: PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

Transcripción

1 Página 1 de 15 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Nallely Alejandra Carmona Aguilar Jefe de Departamento L.C.C. Jorge Edgar Hernández Serra C.P. Diana Fernández Díaz Contralora Municipal Este documento es propiedad del Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 15 CONTENIDO 1.-OBJETIVO: ALCANCE: DEFINICIONES: REQUISITOS: DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: FLUJOGRAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS... 12

3 Página 3 de OBJETIVO: Facilitar la coordinación entre la planeación de corto plazo, con el Plan Municipal de Desarrollo, mediano y largo plazo. 2.-ALCANCE: Las Secretarías y Unidades Administrativas del R. Ayuntamiento de Ciudad Madero. 3.-DEFINICIONES: Plan Operativo Anual: Es un instrumento de planeación a corto plazo, que contiene los proyectos de las Secretarías o Unidades Administrativas. Justificación del Plan Operativo Anual: Es una redacción explicando de manera general los problemas que se pretenden resolver con el (los) proyecto(s) y cómo se van a resolver. O bien, una descripción de las principales acciones de las funciones sustantivas de la Secretaría o Unidad Administrativa que se van a realizar. Proyecto: Conjunto de acciones afines cuya finalidad es configurar la realización concreta de un determinado propósito, el cual debe de someterse a una evaluación, para poder llevar a cabo de manera eficiente y eficaz el o los objetivos generales y específicos para los cuales fue elaborado. Proyecto Ordinario: Conjunto de acciones que atienden procesos administrativos que se repiten año con año, aún y cuando se hagan mejoras para optimizar los recursos. Es importante hacer notar que el proyecto ordinario, a través de su cronograma de actividades, es la guía o recordatorio de las acciones o procesos que debemos realizar día a día. Igualmente es importante registrar aquellas acciones o procesos que no requieren de recursos económicos, sino sólo del esfuerzo físico o mental del personal administrativo, pero que de igual manera generan resultados en cualquiera de las funciones de la Dirección o Secretaría.

4 Página 4 de 15 Proyecto extraordinario: Conjunto de acciones que fortalecerán un proceso administrativo, o bien que resolverá un problema latente que al paso del tiempo no se ha atendido y que de persistir traería consecuencias negativas que afectarían el buen funcionamiento. Se puede referir a servicios, bienes muebles e inmuebles, etc. La fuente de estos recursos puede ser de fondos extraordinarios federales, estatales, entre otros, o una combinación de fondos, según la disponibilidad de recursos que en su momento se pudiera presentar de acuerdo al proyecto. Si para este tipo de proyecto no se requieren recursos adicionales, es opcional que la propuesta se incorpore al proyecto ordinario como un objetivo específico, con su(s) meta(s) y acciones sin costo. Proyecto de recursos propios: Es aquel que propongan las direcciones o secretarías, para atender un proceso administrativo innovador, o bien una problemática a resolver, siempre y cuando las fuentes de los recursos sean generadas por la propia entidad. Justificación de proyecto: Breve descripción de los motivos fundamentales por los que es necesaria la realización del Proyecto e igualmente, los productos que se alcanzarán con su ejecución. Objetivo general del proyecto: La descripción cualitativa de lo que se pretende lograr (resultados) a través de la realización del proyecto. El objetivo general del proyecto puede ser cualquiera de los descritos en las estrategias generales de acción o en los programas de acción estratégica del Plan Municipal de Desarrollo , dependiendo del tipo de proyecto. Objetivo específico del proyecto: Expresión cualitativa de un propósito particular, para la realización del objetivo general del proyecto.

5 Página 5 de 15 Indicador: Es un instrumento para medir el logro de las metas de los proyectos y un referente para el seguimiento de los avances y para la evaluación de los resultados alcanzados. Meta: Valor que se pretende alcanzar en un tiempo señalado acorde con las actividades y los recursos programados. Es el valor meta del indicador que mide el avance del objetivo específico. Las metas expresan resultados concretos que se tienen que ir construyendo para llegar a los objetivos. Son los pasos necesarios para ir avanzando en torno a lo que nos hemos propuesto y deben ser verificables en el período establecido. Las metas deben pensarse en términos de tiempo y de productos o resultados específicos. Acciones: Actividades que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, consistentes en la ejecución de ciertos procesos o tareas importantes. Deberán calendarizarse de acuerdo a los requerimientos reales y no generalizarse. Recursos: Son los materiales y suministros, servicios, adquisiciones (bienes muebles y equipos) e inversiones físicas, entre otros, que se requieren para el cumplimiento de las acciones programadas para alcanzar las metas y los objetivos específicos. Cronograma: Calendarización de las acciones que se llevarán a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, a través del establecimiento de la ruta crítica del procedimiento que se realiza, para que estas mismas apoyen el proceso de evaluación del programa.

6 Página 6 de REQUISITOS: Técnicos: Computadora de escritorio y computadora portátil con procesador icore 5, memoria RAM 4 GB, disco duro 1 TB, quemador de DVD 24 x, Lector Multi-tarjetas; Acceso a Internet de alta velocidad, línea telefónica. Impresora a color. Personal: Personal con conocimientos de planeación y evaluación, así como una visión general de las funciones que se realizan en la Secretaría o Unidad Administrativa en cuestión. 5.-DESARROLLO. No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.1 Control Interno 5.2 Control Interno 5.3 Control Interno 5.4 Contabilidad 5.5 Contabilidad 5.6 Contabilidad DESCRIPCION El indica al los campos que deberá integrar el formato digital de los Programas Operativos Anuales (POA) Elabora el formato digital del POA, la guía y los lineamientos del llenado y lo entrega al Director de. El se coordina con el Contabilidad para afinar detalles de los formatos que se utilizaran para el llenado de los POA s. Convoca a los Enlaces de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas del Municipio mediante oficio solicitándoles que asistan a una capacitación en la cual se afinaran detalles del presupuesto para cada uno de sus proyectos. Capacita a los enlaces de cada Dirección y/o Secretaría con apoyo de la Dirección de Control Interno para el llenado de los formatos POA s Entrega los formatos digitales, la guía y los lineamientos del llenado de los POA s a los Enlaces. 5.7 Enlaces Los Enlaces serán los que capturen la información entregada por los responsables de

7 Página 7 de 15 No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION área de cada dirección en el formato del Programa Operativo Anual suministrado para tal efecto. 5.8 Enlaces Los Enlaces verificarán que la información capturada cumpla con los requisitos solicitados y procederá a imprimir el formato para 5.9 Control Interno su revisión. Revisa la información entregada y da el Vo. Bo. o realiza las correcciones acorde a los lineamientos estipulados para la entrega del POA 5.10 Enlace Municipal En caso de errores en el llenado del formato o de imprecisiones en la información entregada, el Enlace Municipal procederá a su corrección y se imprimirá la nueva versión del POA Enlace Municipal Elabora un oficio firmado por el Secretario de la dependencia mediante el cual hace entrega del POA a la Dirección de de la Contraloría Municipal Control Interno 5.13 Control Interno 5.14 la Unidad de Transparencia El realizará un concentrado final de los Programas Operativos Anuales de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas del municipio. Una vez que se haya realizado se hará entrega al Director de para su conocimiento. Gira instrucciones al para elaborar un oficio mediante el cual se hace llegar el concentrado de los Programas Operativos Anuales de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas y al la Unidad de Transparencia. Gira instrucciones para que se publiquen los Programas Operativos Anuales de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas en la página de Transparencia del municipio.

8 Página 8 de 15 No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.15 Secretaria de la Contraloría. DESCRIPCION Entrega el concentrado final de los Programas Operativos Anuales de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas al Alcalde. 6.-RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Indica elaborar el formato digital de los POAs Elabora el formato digital del POA, la guía y los lineamientos del llenado CARGO NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO Convoca a reunión y se coordina con el Contabilidad. Contabilidad Convoca, vía oficio, a los Enlaces para que asistan a la capacitación en la cual se afinaran detalles del presupuesto de cada proyecto. Contabilidad

9 Página 9 de 15 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Capacita a los Enlaces para el llenado del formato del POA Entrega los formatos digitales, la guía y los lineamientos del llenado de los POAs a Enlaces Captura la información entregada por los responsables de área en el formato del Programa Operativo Anual. Verifica que la información capturada cumpla con los requisitos solicitados e imprime el formato para su revisión. Revisa la información entregada y da el Vo. Bo. o realiza las correcciones al POA. CARGO Contabilidad Enlaces Enlaces NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO

10 Página 10 de 15 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CARGO NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO Realiza las correcciones al POA e imprime la nueva versión. Elabora un oficio firmado por el Secretario de la dependencia mediante el cual hace entrega del POA a la Dirección de de la Secretaría de la Contraloria. Realiza un concentrado final de los POAs. Enlaces Enlaces Elabora un oficio para enviar el concentrado de los POAs al la Unidad de Transparencia y a la Secretaria de la Contraloría la U. de T. Secretario Técnico Publica los POAs de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas en la página de Transparencia del Municipio. la U. de T. Secretaria de la Contraloría

11 Página 11 de 15 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Entrega el concentrado final de los POAs de las diferentes Secretarías o Unidades Administrativas al Alcalde. CARGO Secretaria de la Contraloría NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO 7.-FLUJOGRAMA Contabilidad la U. de T. Enlaces Contralora Municipal A INICIO Indica elaborar formato de POA Se coordina con el Contabilidad. A C Elabora el formato digital, guía y lineamientos, del POA, Asesora a Enlaces en el llenado del POA D B Convoca a Enlace Capacita a Enlaces C H Publica POAs en la página WEB de Transparencia I C E $ Captura y revisa la información del POA D Corrige y actualiza el POA I Entrega concentrado final del POA al alcalde FIN B Revisa si existe error en POA Imprime el POA SI NO OO F Entrega el POA vía oficio E F G Envía POAs a la U. de T. para su publicación Realiza concentrado de POAs H G FIN

12 Página 12 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN Código Municipal para el Estado de Tamaulipas (Artículo 184) Ley Estatal de Planeación de Tamaulipas Digital Digital esotamaulipas.g ob.mx/legislacio n/vercodigo.asp?idcodigo=167 esotamaulipas.g ob.mx/legislacio n/verley.asp?id Ley=35 9.-REGISTROS. CODIGO TITULO Programa Operativo Anual REGISTRO RESPONSABLE Control Interno LUGAR DE CONSERVACION Dirección de Control Interno. TIEMPO DE RETENCION 2 años 10.-ANEXOS Guía para el llenado del formato del POA

13 Página 13 de 15

14 Página 14 de 15 Lineamientos y Definiciones para la elaboración del POA.

15 Página 15 de 15