MANUAL DE OPERACIÓN. La fecha con fecha prevista de finalización de este financiamiento adicional es el 30 de octubre de 2009.

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1 REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - MEF CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CGR DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS DGCP PRÉSTAMO DE FINANCIAMIENTO ADICIONAL PARA EL PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LAS REFORMAS DE POLÍTICA PÚBLICA FA-PATRPP PRÉSTAMO SUPLEMENTARIO N 7446-PA BIRF Prefacio MANUAL DE OPERACIÓN El Gobierno de Panamá ha solicitado al BIRF un financiamiento adicional para el Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública (Préstamo BIRF 4635-PA) con el objeto de consolidar y profundizar las reformas necesarias para acelerar el crecimiento y reducir la pobreza en el país. Este préstamo adicional es completamente consistente con los Objetivos de Desarrollo del Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Políticas Públicas, y tiene como propósito ampliar el impacto y la efectividad del desarrollo de este Proyecto, que ha sido evaluado satisfactoriamente. El financiamiento adicional fue aprobado el 7 de mayo del 2007 por medio de un Convenio de Préstamo Suplementario7446-PA, celebrado entre el BIRF y la República de Panamá. El Proyecto tiene un valor total de US$ 7.1 millones de los cuales US$ 6.0 son aportados por el BIRF y US$ 1.1 millones son aportados por el Gobierno de Panamá, en concepto de contrapartida. La fecha con fecha prevista de finalización de este financiamiento adicional es el 30 de octubre de I. Introducción I.a. Propósito del Manual El objetivo del presente Manual de Operación es establecer las políticas, normas, procesos, instrumentos y procedimientos que rigen la ejecución y operación del Préstamo de Financiamiento Adicional para el Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública (FA-PATRPP) en la República de Panamá. Este Manual debe ser considerado como una herramienta de soporte a las actividades de ejecución en el marco del Proyecto. Por ello, y por la dinámica misma de la ejecución, está sujeto a modificaciones, ampliaciones, mejoras, etc., siempre que dichos cambios sean aprobados por el Comité de Dirección del Programa, cuenten con la No objeción del Banco, siempre y cuando no entre en conflicto con el Contrato de Préstamo 7446-PA, entre la República de Panamá y el BIRF. 1

2 El presente Manual de Operación está conformado por esta primera parte, organizada en 13 capítulos, y por los 11 Anexos que se agregan y forman parte integrante del mismo. I.b. Orden de prelación de documentos Las condiciones y términos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 7446-PA suscripto entre el Gobierno de la República de Panamá y el BIRF, los Convenios de Subpréstamo suscriptos entre el MEF y la Contraloría General de la República y entre el MEF y la Dirección General de Contrataciones Públicas, prevalecerán, en dicho orden, sobre lo previsto en el presente Manual. I.c. Definiciones, siglas y abreviaturas Para los efectos del presente Manual, se adoptan las siguientes definiciones y abreviaturas: Prestatario, GOP Banco, BIRF Financiamiento Contrato de Préstamo FA-PATRPP; FA Programa, Proyecto Manual de Operación, MO Organismo Ejecutor, OE MEF DPP CGR DGCP UCP PEU TDR DEC Categorías, Componentes FMR POA PAC SBCC LPI LPN CP Gobierno de la República de Panamá Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento Los fondos que el BIRF conviene en poner a disposición del Prestatario para la realización del Programa. Conjunto de Artículos, Secciones, Condiciones Generales y Apéndices contenidos en el Contrato de Préstamo del GOP con el BIRF, para el financiamiento del Programa. Financiamiento Adicional para el Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública Conjunto de actividades que se financiarán con el Préstamo Manual que recoge las reglas y procedimientos de operación del Programa Institución/es encargada/s de ejecutar el Programa, en este caso el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) a través de la Dirección de Planificación de Políticas Públicas, la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Economía y Finanzas Dirección de Políticas Públicas, dependiente del MEF Contraloría General de la República Dirección General de Contrataciones Públicas Unidad Coordinadora del Proyecto Unidad de Ejecución del Proyecto Términos de referencia Dirección de Estadística y Censo Conjunto de actividades a ser financiadas por el Programa para lograr un objetivo, producir un bien o proveer un servicio. Reporte de Monitoreo Financiero Plan Operativo Anual Plan Anual de Contrataciones Selección Basada en Calidad y Costo Licitación Pública Internacional Licitación Pública Nacional Comparación de Precios 2

3 SOE Declaraciones de Gastos 3

4 II. El Proyecto FA-PATRPP El Financiamiento Adicional para el Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública es un proyecto del Gobierno Nacional financiado parcialmente con un préstamo del BIRF por un monto total de US$7.1 millones, con el objetivo de ampliar el impacto y la efectividad del Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública 4635-PA, cuya finalización operó el 31 de mayo de Las actividades previstas en el Proyecto pretenden consolidar los avances logrados por el Gobierno de la República de Panamá durante la última década en materia de política económica y social. II.a. Objetivo del FA-PATRPP Los objetivos del financiamiento adicional son consistentes con los objetivos establecidos para el proyecto al que complementa (Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Políticas Públicas 4635-PA): consolidar y profundizar las reformas necesarias para acelerar el crecimiento y reducir la pobreza en Panamá. El FA propuesto contribuirá con la definición y preparación de un conjunto de reformas al sector público (adoptadas con los recientemente completados CFAA-CPAR, PER PA cuya exitosa implementación se espera que tenga un impacto fiscal significativo en la administración del presupuesto, la supervisión fiduciaria y la transparencia en la gestión pública. II.b. Descripción El Programa FA-PATRPP contempla el desarrollo de actividades de asistencia técnica destinadas al fortalecimiento de la capacidad de gobierno. En particular, se espera que el financiamiento adicional contribuirá a: (i) expandir la capacidad del Gobierno para monitorear los datos económicos, mejorar la formulación de políticas macroeconómicas y su implementación, y desarrollar e implementar un sistema de administración financiera actualizado que facilite la toma de decisiones de distribución de presupuesto más eficientes; (ii) institucionalizar la relevancia, precisar la focalización e incrementar la eficiencia de los programas sociales continuando la mejora de la calidad de los datos de pobreza, y (iii) aumentar el impacto de las reformas de fortalecimiento de la eficiencia y transparencia en la administración pública. II.c. Componentes y subcomponentes El Programa contempla los siguientes cuatro componentes: A. Sostenibilidad Fiscal y Eficiencia del Sector Público Este componente pretende apoyar la sostenibilidad fiscal y la eficiencia del sector público expandiendo la capacidad del Gobierno para mejorar la calidad, confiabilidad y actualidad de los datos estadísticos y fortaleciendo la capacidad institucional del Gobierno para analizar, diseñar e implementar estrategias que estimulen el crecimiento económico y la sostenibilidad fiscal 4

5 Las actividades que podrán ser financiadas contribuyen al desarrollo de los siguientes subcomponentes: A1- Fortalecimiento de la capacidad del MEF para analizar, diseñar e implementar estrategias de crecimiento A2- Desarrollo de la capacidad institucional de la Contraloría General de la República A3 Fortalecimiento de la capacidad institucional y operativa de la Dirección de Estadística y Censo B. Gasto Social y Reducción de Pobreza Son objetivos de este componente mejorar la eficiencia del gasto social y reducir la pobreza, institucionalizando herramientas que permitan analizar la pobreza en Panamá y monitorear su evolución y evaluar la relevancia, eficiencia y focalización de los programas sociales, a través de una mejor calidad de los datos sobre pobreza. Dentro de este componente se podrán financiar las siguientes actividades: B1-Desarrollo y ejecución de la tercera Encuesta de Medición de Estándares de Vida. B2-Desarrollo y ejecución de evaluaciones de impacto de las acciones del Gobierno especialmente destinadas a la reducción de la pobreza. C. Sistema de Contrataciones Públicas El componente pretende fortalecer el sistema de compras públicas intensificando el impacto de reformas que afectan la eficiencia y transparencia de la administración pública. Se financiarán los siguientes subcomponentes: C1- Desarrollo de la capacidad institucional de la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP). C2- Mejora del marco legal de las contrataciones públicas. C3- Mejora del sistema de información de contrataciones públicas. D. Administración del Proyecto Este componente financiará las disposiciones de asistencia técnica, adquisición de bienes y equipos, capacitación y entrenamiento de recursos humanos y costos operativos para establecer, operar y fortalecer las unidades de ejecución y coordinación del Proyecto. Estos fondos adicionales permitirán a estas unidades coordinar, monitorear y evaluar más efectivamente la implementación del Proyecto y la ejecución de sus actividades, incluyendo la realización de auditorias periódicas. Se financiarán dentro de este componente: D1 Fortalecimiento de la Unidad Coordinadora del Programa en el MEF. D2 - Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora del Programa en la CGR. D3- Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora del Programa en la DGCP. Una descripción más detallada de actividades de los componentes se presenta en el Documento de Proyecto Préstamo de Financiamiento Adicional para el Proyecto de Asistencia Técnica para las Reformas de Política Pública, de abril de

6 II.d. Alcance y dimensionamiento Las actividades del Proyecto serán desarrolladas en el ámbito de la administración pública central, específicamente en el ámbito del MEF, de la DGR y de la DGCP. La fecha prevista de terminación del Proyecto es 30 de Octubre de El costo total del Programa ha sido establecido en US$ 7.1 millones, de los cuales el Banco financiará US$ 6.0 millones. Los restantes US$ 1.1 millones provendrán de la contrapartida local a ser provista por el Gobierno de Panamá. II.e. Costo total por componente Cuadro N 1 Costo total por componente (en millones de US$) Componente Costo del Proyecto (US$ millones) Porcentaje de financiamiento del Préstamo Distribución de Préstamos (US$ millones) A. Sostenibilidad Fiscal y Eficiencia del Sector Público % 2.72 A1-Fortalecimiento de la capacidad del MEF para % 1.18 analizar, diseñar e implementar estrategias de crecimiento A2- Desarrollo de la capacidad institucional de la CGR % 0.74 A3 Fortalecimiento de la capacidad institucional y % 0.80 operativa de la DEC B. Gasto Social y Reducción de la Pobreza % 1.20 B1-Desarrollo y ejecución de la tercera Encuesta de % 0.7 Medición de Estándares de Vida ( LSMS) B2- Desarrollo y ejecución de evaluaciones de impacto % 0.5 C. Sistema de compras públicas % 1.00 C1- Desarrollo de la capacidad institucional de la DGCP % 0.59 C2- Mejora del marco legal de las contrataciones % 0.08 públicas C3- Mejora del sistema de información de contrataciones % 0.36 públicas D. Administración del Proyecto % 0.75 D1 Fortalecimiento del MEF % 0.25 D2 Fortalecimiento de la CGR % 0.25 D3 Fortalecimiento de la DGCP % 0.25 No asignado % 0.30 TOTAL %

7 III. Instituciones participantes y su organización III.a. Organización institucional La República de Panamá por medio del Ministerio de Economía y Finanzas será el Prestatario del Préstamo. La coordinación general del Programa estará a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas, el que mantendrá durante toda la ejecución del Proyecto la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) creada en el ámbito de la Dirección de Políticas Públicas (DPP). La UCP será la responsable de la coordinación general del Proyecto y de la consolidación de su administración financiera, compras y auditoría. La ejecución del Proyecto, en cada componente o subcomponente, será llevada a cabo por cada agencia de gobierno participante del Programa, las que serán responsables por estos subcomponentes. Participarán como coejecutores, además de la DPP, la Contraloría General de la República (CGR) y la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP). El modelo de gestión adoptado se rige por una concepción de descentralización operativa y centralización normativa, con miras a proporcionar una mayor autonomía y rendición de cuentas para la CGR y la DGCP. De esta forma, actuarán como organismos ejecutores de los distintos subcomponentes: el MEF-DPP, que tendrá a su cargo la ejecución del subcomponente A1 y D1 y el componente B; la CGR, que será responsable de las actividades bajo los subcomponentes A2, A3 y D2; y la DGCP, que ejecutará el componente C y el subcomponente D3. En cada Organismo ejecutor (OE) se establecerán Unidades de Ejecución del Proyecto (PEU), como parte de la función permanente de la institución y que llevarán a cabo las tareas de ejecución del Programa en los componentes y subcomponentes que, por su incumbencia sectorial, resulten de su responsabilidad y competencia. Durante todo el ciclo de vida del Proyecto, la UCP coordinará con las PEUs los aspectos de planeamiento, programación, ejecución y monitoreo, como así también los aspectos fiduciarios del Programa. III.b. Comité de Dirección Antes de transcurridos 30 días de la fecha de efectividad del Convenio de Préstamo, deberá establecerse un Comité de Dirección, que operará y se mantendrá durante la etapa de ejecución del Proyecto. El Comité de Dirección será presidido por el Ministro de Economía y Finanzas, o quien él designe, con la participación y compromiso de representantes del MEF, de la CGR y de la DGCP. El Comité deberá reunirse, al menos, dos veces al año. Serán responsabilidades del Comité de Dirección, entre otras: Mantener y supervisar la consistencia y el cumplimiento de los objetivos y el progreso del Programa. 7

8 Aprobar la estrategia general de ejecución del Programa. Dirigir los acuerdos para la implementación del Programa. Aprobar el Plan Operativo Anual. Aprobar el destino de los fondos sin asignar en el Programa. Aprobar las modificaciones al Manual de Operaciones. Gráfico 1 Estructura institucional para la ejecución del Programa III.c. Convenios Subsidiarios de Préstamo Para facilitar la implementación del Proyecto a través de los coejecutores (CGR y DGCP), el MEF suscribirá Convenios Subsidiarios donde se establecerán las condiciones y responsabilidades para la ejecución. Estos Convenios deberán incluir las siguientes consideraciones: La CGR como la DGCP se hacen responsables por la ejecución de partes importantes del Proyecto y deben ejecutarlas en acuerdo con las Condiciones General del Convenio de Préstamo y este MO. Establecimiento de los acuerdos para la armonización, sistematización y consolidación por el MEF de la información financiera, auditoría y reportes generales del Proyecto. Tanto el CGR como la DGCP deben informar al MEF y al Banco si existe alguna condición que interfiera en el buen desempeño de sus respectivas obligaciones bajo el Convenio de Préstamo. El prestatario, a través del MEF, podrá ejercer sus derechos bajo el Convenio Subsidiario con el objeto de proteger los intereses del prestatario y del Banco en el logro de los 8

9 propósitos del Préstamo. Salvo que el Banco opine lo contrario, no podrán modificarse las condiciones de los Convenios Subsidiarios suscritos y aprobados por el Banco. III.d. Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) La UCP ha sido creada en el ámbito de la Dirección de Políticas Públicas (DPP) del MEF en el año 1999 mediante el Decreto Ejecutivo N 52 de 17 de junio de Reseñar nuevo decreto de estructura La UCP es el organismo responsable de la administración general del Programa. El rol de la UCP incluye la coordinación general del Proyecto así como la consolidación de su administración financiera y de sus compras. También es responsable por la auditoría de todo el Programa. Especialmente, las responsabilidades clave que serán llevadas a cabo por la UCP incluyen: (i) la consolidación y presentación del Plan de Compras Anual del Proyecto; (ii) la consolidación y presentación de los reportes de administración financiera, y (iii) la contratación de los servicios de auditoría externa de acuerdo con los procedimientos del Banco. Además de las responsabilidades de coordinación del Programa que se describen a continuación, la UCP es responsable por la ejecución de los subcomponentes A1, B1, B2 y D1. En dicho rol, asume las responsabilidades, funciones y actividades que se describen para las PEUs. Será responsabilidad específica de la UCP: Coordinar la ejecución del Programa con los Organismos Ejecutores. Gestionar la aprobación nacional de los POA de cada OE, consolidarlos y remitirlos al Banco para su No objeción. Consolidar los PAC. Consolidar la administración financiera del Préstamo y remitir los informes financieros (FMR) al Banco. Implemetar y mantener el sistema de monitoreo del Programa y consolidar la información de ejecución y seguimiento. Emitir directrices para la ejecución del Proyecto y sugerir los ajustes que fueren necesarios con base en los resultados del sistema de seguimiento y evaluación. Contratar los servicios de auditoría del Proyecto. Para llevar a cabo las tareas necesarias para la adecuada ejecución del Programa, la DPP ha integrado un equipo de trabajo conformado por un Director y un Coordinador del Proyecto, apoyado por un Especialista en Adquisiciones, un Especialista en Administración Financiera y un Asistente en Adquisiciones. Este equipo de profesionales desempeñará funciones bajo términos de referencia, a tiempo completo y con recursos satisfactorios para el Banco, durante toda la implementación del Proyecto. 9

10 MINISTRO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECTOR DE POLÍTICAS PÚBLICAS COORDINADOR DEL PROGRAMA ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA AUXILIAR ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Las funciones y responsabilidades de cada posición se describen a continuación: Director de Políticas Públicas Como máxima autoridad de la UCP, es el responsable de todas las funciones asignadas a esta unidad, y especialmente le corresponde: Asistir en todas sus funciones al Comité de Dirección del Programa. Coordinar el enlace con los OE y el Banco en la ejecución de las actividades contempladas en el Programa Apoyar en la presentación y seguimiento en los distintos debates ante la Asamblea Nacional de los Anteproyectos de leyes que se formulen en el marco del Programa. Apoyar en el proceso de preparación y formulación de los Decretos Ejecutivos que reglamentarán las leyes que se reformen en el marco del Proyecto. Presentar y justificar la estrategia general de ejecución del Programa al Comité de Dirección. Elevar los POA a la aprobación del Comité de Dirección. Con su aprobación, consolidar los POA de cada OE y elevar al Banco solicitando la No objeción. Elevar al Banco, con su opinión, los informes financieros y de progreso del Programa. Remitir al Banco los informes de auditoría del Programa. Informar al Banco sobre el cumplimiento de todos los acuerdos legales por parte de la UCP y las PEUs, así como acerca de la administración financiera del Programa. Elevar y solicitar al Banco la No objeción del PAC del componente a cargo del MEF- DPP. 10

11 Instruir al Agente Fiduciario sobre la contratación de consultores, de acuerdo a los procedimientos del Banco para los componentes a cargo del MEF-DPP e instruir sobre el pago de los mismos. Tramitar ante el Banco cualquier acción requerida para el adecuado funcionamiento del Programa o que involucre al conjunto del Programa. Coordinador del Proyecto Es el responsable de la ejecución de todas las actividades necesarias para la implementación del Proyecto. Específicamente le corresponde: Coordinación general del Programa Apoyar y supervisar la consistencia y cumplimiento de los objetivos, criterios y procedimientos del Programa. Coordinar todas las áreas integrantes de la UCP. Coordinar la ejecución de los componentes con los OE. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Trabajo trimestral. Apoyar y dar seguimiento al enlace entre los OE y el Banco en la ejecución de las actividades contempladas en el Programa. Supervisar el cumplimiento de lo convenido con el Banco, especialmente en materia de elegibilidad y política de adquisiciones del Banco. Coordinar la ejecución de las recomendaciones emanadas de los estudios contratados a fin de que se cumpla con los objetivos del Programa. Coordinar las acciones de supervisión permanente de la ejecución del Programa, indicando a los OE las irregularidades encontradas y las medidas correctoras a aplicar. Supervisar el seguimiento de la aplicación de las acciones acordadas y recomendar al Director Nacional la aplicación de las sanciones que considere pertinentes en caso de incumplimiento. Asistencia al Director Nacional y al Comité de Dirección. Apoyar la presentación y seguimiento en los distintos debates ante la Asamblea Nacional de los Anteproyectos de Leyes que se formulen en el marco del Programa. Apoyar el proceso de preparación y formulación de los Decretos Ejecutivos que reglamentarán las leyes que se reformen en el marco del Proyecto. Consolidación de información, seguimiento financiero e informes de seguimiento. Consolidar el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Contrataciones. Recibir, mantener y dar seguimiento a la información técnica y financiera suministrada por los OE, resultante de sus sistemas de contabilidad, administración financiera y sistema de monitoreo del Programa. Mantener y coordinar el sistema de seguimiento y monitoreo del Programa. Coordinar la elaboración de los estados financieros del Programa. Coordinar la elaboración de los informes semestrales sobre el progreso del Programa, los cuales deberán remitirse al Banco dentro de los 45 días siguientes a cada semestre calendario. Documentos estándar e instrumentos de uso común en los coejecutores. Revisar y elevar al Banco, junto con sus observaciones y recomendaciones, los modelos de pliego a utilizar en el Programa para su revisión. Asegurar la utilización de los documentos acordados con el Banco en las adquisiciones de los distintos OE. Asegurar la utilización de un plan de cuentas uniforme en todos los OE. 11

12 Asegurar la utilización de un software compatible e integrable de administración financiera y contabilidad en todos los OE. Coordinar la implementación del sistema de seguimiento y monitoreo en cada OE. Auditoría Contratar a una firma de auditores, con términos de referencia y condiciones aprobadas por el Banco, para todo el Programa. Asistir a los auditores responsables de los Informes de Auditoría, facilitándoles toda la información que le sea requerida para su elaboración y presentación al Banco en tiempo y forma, según se establece en el Contrato de Préstamo. Realizar cualquier otra acción o trámite requerido para el desarrollo del Programa. Especialista en Adquisiciones Se ocupa de coordinar y consolidar la información de los procedimientos de contrataciones y adquisiciones que se ejecuten en el marco del Programa. Entre otras funciones debe: Apoyar en la coordinación y seguimiento de las acciones contempladas en el Programa en su área de especialidad. Preparar los modelos de pliegos de adquisición y contratación de consultorías con el objeto de asegurar la homogeneidad normativa. Coordinar con los OE la preparación de los planes operativos anuales presentar al Comité de Dirección, y realizar la consolidación del POA para ser enviado al Banco con la periodicidad acordada. Coordinar con los OE la preparación de los PAC y consolidarlos en un documento único. Coordinar, dar seguimiento y asistir a los OE en los llamados a licitación pública para las adquisiciones de bienes y compras menores contempladas en el PAC. Coordinar, dar seguimiento y asistir a los OE en la elaboración de los términos de referencia requeridos para la ejecución de actividades contempladas para garantizar el cumplimiento de los objetivos del Programa. Elaborar el Aviso General de Adquisiciones y gestionar la publicación en el dgmarket y en el Develpment Business. Apoyar en la elaboración de los criterios de evaluación requeridos para la selección de las consultorías a contratar. Asegurar el mantenimiento en los OE de los archivos de los procesos de adquisiciones en forma y condiciones aceptables para su eventual revisión por el Banco Apoyar a la coordinación en la elaboración de los informes trimestrales sobre el progreso del Programa. Apoyar a la coordinación en la implementación de las recomendaciones emanadas de los estudios contratados a fin de que se cumpla con los objetivos del Programa. Apoyar a la coordinación en la preparación de la documentación requerida para la obtención de las No objeciones del Banco y cualquiera otras acciones que correspondan. Especialista en Administración Financiera Tiene por función apoyar al Coordinador del Proyecto en las labores financieras del Programa, de acuerdo con las directrices del Convenio de Préstamo entre el Gobierno de Panamá y el Banco, para asegurar la eficiencia y eficacia de sus resultados. 12

13 Será responsable de dar cumplimiento al Convenio con el Banco en cuanto a la administración financiera de los recursos del Proyecto, velando porque sus registros contables se mantengan actualizados, se elaboren los estados financieros consolidados y por componentes, y se preparen los reportes e informaciones financieras que se requieran para entregar tanto al Banco como a las autoridades de las diferentes instituciones participantes del Programa. Las funciones específicamente asignadas a esta posición son las siguientes: Programar, coordinar y controlar los aspectos de administración financiera del Programa. Coordinar con los OE la preparación de los presupuestos por componente. Consolidar la información presupuestaria de los OE y elaborar el Presupuesto del Proyecto. Apoyar y dar seguimiento a la coordinación entre la DPP y el agente fiduciario en la ejecución de las actividades contempladas en el Programa. Llevar el control del presupuesto aprobado del Programa y sus modificaciones. Revisar los reportes y estados financieros presentados por los OE y elaborar los reportes y estados financieros consolidados (FMR), trimestrales y semestrales del Programa conforme a lo acordado con el Banco. Velar por la observación de los criterios y procedimientos del Programa en las actividades del Proyecto en su área de especialidad. Dar seguimiento a la aplicación de los sistemas de control interno del área financiera del Proyecto. Coordinar con las firmas seleccionadas la elaboración de los informes de auditoría anual del Programa. Colaborar con los procesos de auditoría financiera del Proyecto y poner a disposición todas las informaciones necesarias para que los auditores puedan realizar su ejercicio de revisión. Asegurar el mantenimiento y archivo de toda la documentación de índole financiero que se genere durante el plazo del Proyecto. Asistente Especialista en Adquisiciones Corresponden especialmente a esta posición las siguientes funciones: Asistir al especialista en adquisiciones en la tareas relacionadas con la coordinación del área de adquisiciones. Consolidar la información de los POA y de los PAC. Apoyar en la coordinación y seguimiento a la elaboración de los pliegos de cargos y los llamados a Licitación Pública Nacional para las adquisiciones de bienes y servicios de no consultoría contempladas en el PAC. Apoyar en la coordinación y seguimiento a la elaboración de las especificaciones técnicas para las compras menores contempladas en el Programa de Adquisiciones. Apoyar en la coordinación y seguimiento de la elaboració de los términos de referencia para las consultorías. Asistir al especialista en adquisiciones en el seguimiento de todas las adquisiciones y contrataciones del Programa. Asistir al especialista en contrataciones en la sistematización de la información y archivo documental. Servir de apoyo en las labores de coordinación y seguimiento de los componentes del Programa. 13

14 III.e. Unidad de Ejecución de Proyectos (PEU) Las Unidades de Ejecución del Proyecto, que funcionan en el ámbito del MEF, de la CGR y de la DGCP, serán las responsables del diseño, implementación, supervisión y ejecución de los distintos subcomponentes, según el siguiente esquema: MEF-DPP CGR DGCP Subcomponentes A1, B1, B2 y D1 Subcomponentes A2, A3 y D2 Componente C y subcomponente D3 Los OE, a través de las PEUs, asumen el compromiso de la ejecución de cada uno de los componentes y subcomponentes, según corresponda, teniendo a su cargo la planificación de las actividades, el desarrollo de los correspondientes procesos de adquisición y contratación, la realización de los pagos de los contratos, y el monitoreo y seguimiento de la ejecución en su ámbito de incumbencia. Las principales responsabilidades de las Unidades de Ejecución incluirán: Preparación del Plan Operativo Anual y del Plan Anual de Contrataciones y su presupuesto asociado. Preparar, presentar y proponer las actividades de los componentes que están bajo su responsabilidad y que integrarán el POA Integrado del Programa y el PAC. Desarrollo de los procesos de compras de acuerdo con los procedimientos del Banco y firmando los contratos en nombre del Gobierno. Elaborar los términos de referencia requeridos para la ejecución de las actividades contempladas en el Programa. Elaborar los pliegos de cargos y los llamados a Licitación Pública Nacional e Internacional para las adquisiciones de bienes contempladas en el Proyecto. Elaborar las especificaciones técnicas para las compras menores contempladas en el Programa de Adquisiciones. Participar en la recepción y apertura de los sobres correspondientes a los llamados de actos públicos relativos a las actividades programadas. Participar en las distintas Comisiones Evaluadoras que se formen para la evaluación de los bienes y servicios contemplados en el Programa. Supervisión de los productos que entreguen los consultores y/o firmas consultoras contratadas y aprobar los informes intermedios y finales elaborados por los consultores y/o firmas consultoras. Administración de las cuentas designadas. Desarrollo y seguimiento a la ejecución de los componentes y subcomponentes. Implementar las actividades del Proyecto en los componentes y subcomponentes a su cargo. Dar seguimiento y supervisar técnicamente el cumplimento de las metas planteadas y desagregadas en el PAC. Establecer un sistema de monitoreo de los indicadores de resultados. Preparar reportes de progreso semestrales de su ámbito de intervención. Efectuar la administración y supervisión financiera, incluyendo la administración de las cuentas designadas y de los componentes y subcomponentes que le corresponde ejecutar en el Proyecto. 14

15 Dar seguimiento al cumplimiento de las metas financieras y sus correspondientes cronogramas de desembolsos. Entregar, a finales del mes de marzo de cada año del plazo del Programa, la contabilidad del Proyecto, para ser auditada por los auditores independientes. Aprobación de disposiciones administrativas. El SIAFPA-Proyecto (o similar) es el sistema contable mediante el cual se llevará la administración financiera del Proyecto en los diferentes OE. Es un módulo de sistema financiero de proyecto que sigue las disposiciones administrativas, normas, procedimientos y demás acciones que se requieran para implementar lo atinente a la administración del Proyecto. Cada uno de los OE será responsable de la operativización financiera, administrativa y técnica de su componente a traves del siafpa Auditoría del Proyecto Dar pronta y oportuna respuesta al auditor, brindando cualquier aclaración de una manera ágil para lograr el cumplimiento de este requisito legal. Mantener actualizados y acorde a las normas y disposiciones correspondientes, todos los registros y archivos de contrataciones y financieros relativos a los componentes y subcomponentes del Proyecto bajo su responsabilidad. Las PEUs estarán integradas por un Coordinador y al menos, por un Especialista en Administración Financiera y un Especialista en Adquisiciones. Se espera que dichas posiciones estén ocupadas, preferiblemente, por servidores civiles calificados. Además, cada unidad dispondrá de empleados acreditados aceptables para el Banco para manejar los procesos de administración financiera y compras. A continuación se indican las funciones y responsabilidades correspondientes a las distintas posiciones contempladas las PEUs. Coordinador de la PEU Es el responsable de la ejecución de todas las actividades necesarias para implementación del componente y/o subcomponente a cargo de cada OE. Específicamente le corresponde: Coordinar y ejecutar las actividades tendientes a dar cumplimiento a los requerimientos del Programa para su implementación. Definir las actividades del POA y el PAC para su aprobación en el marco del Proyecto. Ejecutar y supervisar las actividades aprobadas del POA y el PAC correspondientes a los componentes y subcomponentes que le competen. Preparar, presentar y efectuar el seguimiento de los planes financieros anuales. Elevar el PAC y sus actualizaciones al Banco para su revisión y No objeción. Con la aprobación, remitirlo a la UCP para su consolidación Obtener la No objeción del Banco a las acciones y/o documentos de los procesos inherentes a las actividades del Proyecto para asegurar el cumplimiento del plan de actividades. Preparar y elevar al Banco para su consideración y No objeción los términos de referencia de consultores y/o firmas consultoras. Elaborar los criterios de evaluación requeridos para la selección de las consultorías a ser contratadas en el marco del Programa. Preparar y elevar al Banco para su consideración y No objeción las especificaciones técnicas para la adquisición de bienes. 15

16 Ejecutar los procesos licitatorios y de selección de servicios de consultoría contemplados en el POA y el PAC, incluyendo la adjudicación, preparación de los contratos y la emisión de órdenes de compra y firma de los contratos en nombre del gobierno. Coordinar la integración de las Comisiones Evaluadoras que se requerirán para la evaluación de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios contemplados en el Programa. Participar en la evaluación de los productos que entreguen los consultores y/o firmas consultoras contratadas a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos del Programa. Velar porque toda la información y documentación e informes técnicos que se generen durante la ejecución del Proyecto sea realizada dentro de las especificaciones de contenido, tiempo y destino determinados y que esté completa y disponible para ser revisada por la UCP y/o por el Banco. Velar porque se cumplan las disposiciones operativas de acuerdo con el Manual de Operaciones del Proyecto. Coordinar las actividades contempladas en el Proyecto con el Banco. Preparar y presentar los informes de avance sobre el desarrollo y los resultados de las actividades del Proyecto. Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos y financieros a su cargo. Mantener actualizada la información del Proyecto mediante un sistema de archivos y registro de documentos apropiados. Supervisar la preparación y provisión de documentos para acciones presupuestarias del Préstamo con el Gobierno para obtener las asignaciones presupuestarias y la contrapartida del Proyecto. Solicitar al agente fiduciario o a la Tesorería, según corresponda, la ejecución de los pagos correspondientes y cualesquiera otras acciones en el marco de la ejecución. Ejecutar las erogaciones del Proyecto. Mantener la cuenta designada del Proyecto con la debida conciliación bancaria Preparar la documentación para las solicitudes de desembolso al Banco relativas al fondo rotatorio de acuerdo con los planes anuales del Proyecto, gestionar ante la Dirección de Crédito Público la autorización a la solicitud de desembolsos y solicitar al Banco los desembolsos requeridos en el marco de la ejecución del Programa. Intervenir en todo lo referente a la ejecución de programas físicos y financieros, aprobación de certificados de obra, servicios y facturas de compra, emisión de órdenes de desembolsos y uso apropiado de fondos, y en toda aquella actividad prevista en los Manuales del Programa. Especialista en Adquisiciones Desarrolla todas las actividades relacionadas con la ejecución y revisión de los procedimientos de contrataciones y adquisiciones que se ejecuten en el marco del Programa, en los componentes de su incumbencia. Debe ejecutar las acciones necesarias a fin de asegurar que los procedimientos de adquisiciones de bienes y/o contrataciones de consultorías que se realicen a través de la PEU se ajusten a los principios y normas vigentes en materia de procedimientos requeridos por el Banco. Entre sus funciones específicas se destacan las siguientes: Preparar el PAC del OE. Elaborar los pliegos de cargos y los llamados a Licitación Pública para las adquisiciones de bienes contempladas en el PAC. Elaborar las especificaciones técnicas para las compras contempladas en el PAC. Participar en la conformación de las Comisiones Evaluadoras. 16

17 Coordinar la recepción y apertura de los sobres en los actos públicos que se realicen en el marco de las licitaciones para la adquisición de bienes contemplados en el Programa. Elaborar los términos de referencia requeridos para la ejecución de las actividades que han sido definidas para garantizar el cumplimiento de los objetivos del Programa. Elaborar los criterios de evaluación requeridos para la selección de las consultorías a ser contratadas en el marco del Proyecto. Preparar los contratos. Participar en la evaluación de los productos que entreguen los consultores y/o firmas consultoras contratadas a fin de garantizar el cumplimiento de los respectivos contratos y de los objetivos del Programa. Especialista en Administración Financiera Es el encargado de desarrollar y ejecutar las tareas de carácter estrictamente administrativo y contable de la PEU. Entre otras funciones debe: Preparar los presupuestos por componente y subcomponentes. Elaborar la documentación para tramitar ante el agente fiduciario la contratación de consultores y/o firmas consultoras, la emisión de órdenes de compra para adquisición de equipos y los pagos correspondientes en el marco de la ejecución del Programa (en el MEF-DPP) Gestionar en las instancias de gobierno que correspondan, las disposiciones presupuestarias requeridas para la ejecución del Proyecto. Administrar las cuentas del Programa (cuando no se haya contratado agente fiduciario), asegurando el cumplimiento de todos los acuerdos legales necesarios para la mejor ejecución de los subproyectos. Administrar y mantener el debido control de la cuenta designada del Programa, para los componentes a cargo de cada oe. Elaborar la documentación requerida para tramitar las solicitudes de desembolsos al Banco destinadas reponer el Fondo Rotativo (administrado por el agente fiduciario o por administración propia). Efectuar los registros contables correspondientes a todas las transacciones de ingresos y egresos que se realicen con los recursos del Programa. Gestionar los desembolsos de las cuentas asignadas y su recomposición. Informar a la UCP sobre la ejecución financiera del Programa. Remitir a la UCP y al Banco los informes de seguimiento convenidos. III.f. Resumen de responsabilidades La tabla que se muestra a continuación identifica las principales responsabilidades que hacen a la implementación del Programa e identifica qué organismo las tendrá a su cargo: Tabla N 1 Resumen de responsabilidades del Programa Responsabilidades UCP PEUs Coordinación general del Programa X Consolidación del POA y del PAC X Consolidación y presentación al Banco de los reportes de X administración financiera Contratación de los servicios de auditoría externa X Preparación del POA y el PAC X Elevación del POA al Banco X 17

18 Elevación del PAC al Banco X Enlace con el Banco X Preparación de subproyectos (si correspondiere) X Preparación de términos de referencia para contratación de X consultores y/o firmas consultoras Preparación de las especificaciones técnicas para adquisición de X bienes Contratación y adjudicación de adquisiciones y compras X Supervisión del cumplimiento de las disposiciones establecidas en X X el Manual de Operaciones del Proyecto, el Contrato de Préstamo y la normativa acordada con el Banco Administración financiera del Programa X Administración de las cuentas designadas del Programa X Consolidación de la información financiera y seguimiento de X desembolsos y estado de ejecución del Préstamo Pago a proveedores y contratistas X Rendiciones de pagos X Contabilidad de los subproyectos X (incluyendo registro contable, preparación de informes contables y de informes de seguimiento) Consolidación de la contabilidad del proyecto X Coordinar la elaboración del plan de cuentas uniforme para los tres X organismos ejecutores del Programa Mantenimiento de los registros y archivos financieros para los X propósitos de auditoría Implementación de las actividades del Proyecto X X Mantenimiento de un sistema de información y seguimiento y X X monitoreo de los indicadores de resultado Preparación de los informes de avance, de resultados y financieros X Consolidación y presentación al Banco de los informes de avance, X de resultados y financieros Coordinación de agenda para misiones de supervisión del Banco y X con las entidades participantes Preparación de los estados financieros del Proyecto: Parciales:Por componente: X Consolidado: X Supervisión y envío de los balances contables al Banco X Preparación de la documentación respaldatoria de las solicitudes X de desembolso al Banco (anticipos del fondo rotatorio) de acuerdo con los planes anuales del Proyecto Presentación de solicitudes de desembolsos al Banco X Propuesta de enmiendas y actualizaciones al Manual de Operaciones: Propuesta de enmiendas: Consolidación y propuesta: X X X III.g. Perfiles de competencia mínimos requeridos en las PEUs Coordinador del Programa El Coordinador del Programa deberá ser un profesional universitario senior, preferentemente con estudios de postgrado en Ciencias Económicas o Sociales, o título afín. 18

19 Deberá acreditar antigüedad profesional mínima de 10 años de ejercicio profesional y experiencia no menor a 5 años en la ejecución de tareas similares o de mayor complejidad a las definidas para el cargo. Deberá poseer experiencia en gerencia y evaluación de proyectos de fortalecimiento institucional y asistencia técnica en el sector público; coordinación de proyectos con financiamiento externo y/o con organismos internacionales, y supervisión y coordinación de equipos de trabajo interdisciplinarios y facilidad para el desarrollo de las relaciones interinstitucionales con las distintas jurisdicciones coejecutoras del Programa. Especialista en Administración Financiera El Especialista en Administración y Finanzas deberá ser Contador Público, Financista, Economista o profesional en el área de Ciencias de la Administración. Deberá acreditar una antigüedad de mínima de 10 años de ejercicio profesional y experiencia no menor a 5 años en la ejecución de tareas similares o de mayor complejidad a las definidas para el cargo. Deberá poseer experiencia en el área contable en Programas o Proyectos en el sector público financiados a través de organismos internacionales de crédito. Especialista en Contrataciones El Especialista en Contrataciones deberá ser un profesional universitario, con 10 años de ejercicio profesional y experiencia no menor a 5 años en la ejecución de tareas similares o de mayor complejidad a las aquí definidas. Deberá poseer experiencia en el área de adquisiciones y contrataciones de proyectos de inversiones y desarrollo de consultorías en el sector público financiados a través de organismos internacionales de crédito. III.h. Responsabilidades en el proceso de adquisiciones A continuación se presenta la distribución de responsabilidades de los distintos órganos intervinientes en las distintas instancias del proceso de adquisiciones: Tabla N 2 Responsabilidades en el proceso de adquisiciones Entidad Proceso Instrumento PEU, según corresponda Elaboración del POA POA por componente UPC Elevación al Comité de Dirección para su POA aprobado aprobación Comité de Dirección Aprobación del POA de cada OE POA aprobados UCP Consolidación del POA y elevación al BIRF POA Consolidado BIRF Aprobación del POA No objeción POA Consolidado PEU Elaboración del PAC, elevación para no PAC objeción BIRF Aprobación del PAC de cada OE PAC aprobado UCP Consolidación del PAC PEU Elaboración de pliegos y especificaciones técnicas para las licitaciones y/o compras, Pliegos, especificaciones técnicas y modelo de aviso 19

20 PEU. Si supera umbrales o es un proceso que requiere revisión previa BIRF PEU Oferentes Comisión Evaluadora PEU BIRF PEU Agente Fiduciario (para el Componente B y los Subcomponentes A1 y D1) Proveedor modelo de aviso Solicitud de No objeción al Banco Otorga No objeción al pliego y especificaciones técnicas. Remite al organismo ejecutor que corresponda Anuncia y conforma Comisión Evaluadora. Da seguimiento a las instancias del proceso licitatorio. Presentan ofertas Abre sobres, confecciona Informe de Evaluación, propone adjudicación. Remite al Coordinador de la PEU correspondiente Si requiere revisión previa: Remite al Banco Informe de Evaluación Solicitando No objeción Si corresponde Revisión Posterior: Aprueba o desaprueba Informe de Evaluación. Si lo aprueba, procede con la contratación según lo recomendado por el Informe. Otorga No objeción al Informe de Evaluación, si corresponde. Remite al organismo ejecutor que corresponda. Emite Nota con la adjudicación y emite la Orden de Compra al Proveedor (en el caso de DGCP y CGR), o instruye al Agente Fiduciario para la emisión de Orden de Compra al Proveedor (en el caso de DPP/MEF) Emite orden de compra al proveedor Entrega los bienes al organismo ejecutor No objeción Informe de Comisión Acta de apertura Informe de Evaluación No objeción Orden de Compra o Nota instrucción a Agente fiduciario para la emisión de la Orden de Compra, según el caso. Orden de compra 20

21 Gráfico N 2 Aprobación del Plan Operativo Anual 21

22 Gráfico N 3 Responsabilidades en el proceso de adquisición de bienes III.i. Responsabilidades en el proceso de contrataciones La tabla a continuación muestra la distribución de responsabilidades entre los organismos involucrados en las distintas instancias del proceso de contrataciones: Tabla N 3 Responsabilidades en el proceso de contrataciones Entidad Proceso Instrumento PEU, según corresponda Elaboración de TDR, lista corta e invitación Lista corta, TDR e invitación por componente PEU, según corresponda por componente Solicita No objeción de TDR al BIRF. Si supera límite autónomo, remite toda la documentación BIRF Otorga No objeción a la documentación presentada. Remite a OE que corresponda No objeción PEU, según corresponda por componente Oferentes Anuncia y conforma Comisión Evaluadora Presentan ofertas Resolución? 22

23 Comisión Evaluadora PEU, según corresponda por componente BIRF Comisión Evaluadora Si es un proceso que requiere revisión previa: PEU, según corresponda por componente BIRF PEU, según corresponda por componente Agente fiduciario Proveedor PEU, según corresponda por componente PEU, según corresponda por componente Abre sobres, confecciona Informe de Evaluación, remite a Coordinador de la UCP/PEU correspondiente Si es SBCC: abre sobre técnico, analiza y evalúa oferta técnica. Confecciona informe de evaluación técnico. Remite al Banco Informe de Evaluación solicitando No objeción de la primera etapa Otorga No objeción al Informe de Evaluación. Remite a OE que corresponda Abre sobre económico. Analiza y evalúa oferta económica. Propone adjudicación. Remite al Coordinador de la PEU Remite al Banco Informe de Evaluación solicitando No objeción a la adjudicación Otorga no objeción al Informe de Evaluación y a la adjudicación. Remite a OE que corresponda Emite Nota con la adjudicación, emite el contrato y lo suscribe con el Proveedor. Se remite el contrato para referendo de la CGR. En el caso de la DPP/MEF), ésta emite Nota de Adjudicación e instruye al Agente Fiduciario para la emisión del Contrato. Emite contrato y lo remite a la firma del OE y del proveedor. Desarrolla los productos de consultoría Supervisa, monitorea y aprueba el desarrollo de los productos del consultor Emite orden de pago para el proveedor, o (en el caso de la DPP/MEF) instruye al Agente Fiduciario para que proceda al pago. Acta de Apertura Informe de Evaluación No objeción Informe de Evaluación No objeción Nota instrucción a Agente fiduciario Contrato Informes de certificación de servicios 23

24 IV. Sistema de administración del Proyecto La implementación del Proyecto conlleva una administración eficiente y, con ello, la necesidad de establecer un Sistema de Administración Financiera y de Proyecto adecuado, de tal manera que provea información útil, oportuna, completa, confiable y verificable para la toma de decisiones, así como para el monitoreo de la ejecución financiera del Programa. El SIAF contempla los procedimientos administrativos de presupuesto, contabilidad, administración de los bienes y de preparación de informes financieros, de adquisiciones y de monitoreo en forma integral y segura. El sistema incluye tanto los procedimientos de gestión como la instalación del software para la automatización de los registros y la preparación de los informes. El sistema comprende los siguientes capítulos o módulos: a. Procedimientos de presupuestación, con las descripciones de los criterios y bases para preparar los presupuestos anuales y el control de su ejecución. b. Procedimientos de contabilidad, con indicación de las principales políticas de contabilidad aplicables al Proyecto, estructura del Plan de Cuentas, instructivo para el registro de las transacciones financieras, modelos de informes internos y de informes especiales para cumplir con los requerimientos del gobierno y del Banco. c. Procedimientos de administración de bienes, con indicación de los controles internos necesarios para su salvaguarda y protección. d. Procedimientos para preparación de Informes de Administración de Adquisiciones, incluyendo los procedimientos aplicables al Proyecto y los modelos de informes, de acuerdo con el Convenio de Préstamo y las Guías del Banco. e. Procedimientos para preparación de Informes de Monitoreo, con la identificación de indicadores clave de desempeño, indicación de procedimientos administrativos para obtener la información y diseño de formatos de informes requeridos por el Banco. 24