Lineamientos que regulan el pago de servicios y el reembolso de gastos de los integrantes de los CCDS Regionales y del CCNDS

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1 Lineamientos que regulan el pago de servicios y el reembolso de gastos de los integrantes de los CCDS Regionales y del CCNDS Enero 2015

2 ÍNDICE Introducción Objetivos Definiciones, siglas y acrónimos Eventos a los que aplican los presentes lineamientos Sesiones reglamentarias de los CCDS Regionales y del Nacional Sesiones Ordinarias o extraordinarias Reuniones de Comisiones Técnicas y de Grupo Operativo Otras reuniones Reuniones en representación de los CCDS Clasificación de los gastos a reembolsar Servicios contratados por el Proyecto para la realización de eventos de los CCDS Regionales y Nacional Boletos de avión Hospedaje y alimentos Gastos efectuados por Consejeros Transporte terrestre Vehículos particulares Boletos de autobús Taxis Alimentos Comprobación de gastos Las Facturas Comprobantes diversos

3 6. Procedimiento para el reembolso de gastos Reembolsos en eventos de los CCDS Regionales o del Consejo Nacional Participación de los Consejeros en eventos especiales en los que lleven la representatividad de los CCDS, en territorio nacional o en el extranjero Eventos en territorio nacional Eventos en el extranjero Disposiciones transitorias Anexo 1. Recibo Anexo 2. Nota Aclaratoria

4 Introducción Con el objeto de promover la participación de la sociedad en la política ambiental y de recursos naturales, atendiendo a lo dispuesto en la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente (LGEEPA), la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT) (antes SEMARNAP), inició en 1995 la colaboración con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Desde entonces, se ha realizado un trabajo conjunto enmarcado en diversos proyectos que han permitido la creación y el desarrollo de espacios de discusión de la política ambiental y de recursos naturales, en los cuales convergen los intereses de diferentes sectores sociales representados en los Consejos Consultivos para el Desarrollo Sustentable (CCDS). Con el propósito de atender la problemática local, el 29 de septiembre 2011se publicó el Acuerdo de Creación de los CCDS dando origen a la instalación de 32 Consejos Consultivos Núcleo, en adición a los Consejos Consultivos Regionales y al Consejos Consultivo Nacional creados en Actualmente, la coordinación de actividades y contratación de los servicios requeridos para la operación y el buen funcionamiento de los CCDS, se lleva a cabo en un marco de colaboración directa, entre las oficinas de la Unidad Coordinadora de Participación Social y Transparencia (UCPAST) y el Proyecto ciudadana y gobernanza ambiental para la sustentabilidad establecido entre el PNUD y la SEMARNAT. Los recursos económicos provienen del presupuesto autorizado a la SEMARNAT, y son son transferidos para su gestión y administración al Sistema de las Naciones Unidas, a través de la del PNUD en México. De esta manera, la aplicación de los recursos se rige por los lineamientos que marca PNUD al Proyecto El proyecto referido está orientado a construir, diseñar y aplicar mecanismos e instrumentos que permitan fortalecer la operación de estos espacios, con el fin de consolidar y potenciar su trabajo; generar mecanismos de articulación y visión integral de los programas y proyectos que se operan conjuntamente con la sociedad civil así como el cumplimiento de objetivos y metras establecidas en el proyecto, en el corto y mediano plazos. 3

5 Bajo estas previsiones y, con el propósito de contar con criterios homogéneos aplicables de forma transparente a las erogaciones derivadas de la operación de los CCDS Semarnat y el Proyecto PNUD Semarnat emiten de forma conjunta los presentes Lineamientos. 1. Objetivos Contar con las disposiciones normativas que regulen los gastos derivados de la operación de los CCDS y las actividades de los Consejeros, así como los procedimientos para su reembolso. Que los consejeros tengan claridad y certeza respecto de los gastos que serán reembolsados, la forma de comprobación y el procedimiento previsto para ello. 2. Definiciones, siglas y acrónimos CCDS: Consejos Consultivos para el Desarrollo Sustentable. Consejeros(as): Personas integrantes de los CCDS de la generación vigente CCDS Núcleo: Consejos Consultivos para el Desarrollo Sustentable, en cada entidad federativa. CCDS Regional: Consejos Consultivos para el Desarrollo Sustentable de alguna de las regiones establecidas: Centro, Sur, Sureste, Occidente, Noroeste y Noreste. Comprobantes: facturas, boletos de autobús, servicios de taxi, notas de consumo de alimentos de pequeños contribuyentes y pago de peaje, los cuales no necesariamente cuentan con todos los requisitos fiscales, pero sirven para constatar el pago del servicio. Coordinación General del Proyecto: Área responsable de la administración de los recursos asignados al Proyecto PNUD-Semarnat, así como de la operación de los CCDS Delegación: Delegaciones Federales de la SEMARNAT en las Entidades Federativas 4

6 Evento: Sesiones ordinarias y extraordinarias, reuniones de grupos operativos, comisiones técnicas y grupos de trabajo y, en general, cualquier evento análogo relacionado con las actividades de los Consejeros y el funcionamiento de los Consejos. Oficina del Proyecto: Equipo de colaboradores encargado de coordinar las acciones que se realicen en el marco del Proyecto PNUD-SEMARNAT. PNUD: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Proyecto: Proyecto ejecutado por la Semarnat y administrado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la sustentabilidad Reglamento: Reglamento Interno de los CCDS aprobado en abril 2013 Representante de la Delegación. Persona designada por parte de la Delegación de la SEMARNAT en la entidad federativa, para llevar tratar los temas relacionados con los CCDS Núcleo y su operación SEMARNAT: Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. Sesiones: Las sesiones realizadas por los CCDS conforme a lo dispuesto en el Acuerdo de Creación y el Reglamento. UCPAST: Unidad Coordinadora de Participación Social y Transparencia de la SEMARNAT. Viáticos: Transporte terrestre, alimentación y hospedaje. 5

7 3. Eventos a los que aplican los presentes lineamientos 3.1. Sesiones reglamentarias de los CCDS Regionales y del Nacional Sesiones Ordinarias o extraordinarias De conformidad con los artículos 8 y 24 del Acuerdo de Creación vigente (2011) el Consejo Consultivo Nacional para el desarrollo sustentable y los CCDS regionales sesionarán de manera ordinaria al menos dos veces por año Reuniones de Comisiones Técnicas y de Grupo Operativo De conformidad con los artículos 24 y 28 del reglamento interno de los CCDS, los Consejos Consultivos para el Desarrollo Sustentable Nacional y regionales podrán establecer Comisiones Técnicas y Grupos Operativos para trabajar los temas de interés de los Consejeros Otras reuniones Reuniones en representación de los CCDS La participación de los Consejeros en eventos en los que lleven la representatividad de los CCDS, los cuales pueden ser en territorio nacional o en el extranjero y que sean autorizados por la Coordinación General del Proyecto. 4. Clasificación de los gastos a reembolsar Los gastos que cubre el Proyecto se clasificarán de la siguiente manera: Servicios contratados directamente por el Proyecto para la realización de eventos de los CCDS Regionales y Nacional Gastos reembolsados a los Consejeros por el Proyecto por concepto de traslados realizados desde su lugar de origen a la sede del evento y regreso. 6

8 4.1. Servicios contratados por el Proyecto para la realización de eventos de los CCDS Regionales y Nacional El Proyecto hará directamente la contratación de los siguientes servicios: Boletos de avión El traslado aéreo se podrá cubrir en los siguientes casos: a) Cuando la distancia entre el lugar de origen de los Consejeros y la sede del evento sea mayor a los quinientos (500) kilómetros, y/o mayor a seis horas de viaje terrestre. b) Cuando existan motivos de salud por parte del consejero(a), con justificante médico. c) Cuando deban atenderse asuntos extraordinarios o de emergencia, autorizados por la Coordinación General del Proyecto Para la compra de boletos de avión, se observará lo siguiente a) La compra de los boletos de avión la hará directamente la oficina del Proyecto, a través de la agencia de viajes autorizada por el PNUD. b) No se comprarán boletos de primera clase o categoría de negocios. c) El Consejero sólo podrá utilizar el boleto aéreo para realizar actividades derivadas de sus responsabilidades. d) Si el Consejero utiliza un boleto para atender asuntos personales, el área administrativa del Proyecto le solicitará el reintegro del costo del boleto. e) En los casos donde ya se compró el boleto, los Consejeros pagarán directamente en la ventanilla de la aerolínea los cargos que se generen por cambio de itinerario (fecha, destino y hora), por situaciones ajenas a los CCDS. f) No se pagarán ni tramitarán boletos de avión para acompañantes. g) Es un requisito indispensable que el Consejero entregue al personal del Proyecto durante el evento el pase de abordar en original, correspondiente al trayecto origen-destino, como comprobante de vuelo Hospedaje y alimentos. 7

9 Se cubrirán los servicios de hospedaje y alimentación de los Consejeros durante el evento bajo los siguientes lineamientos: a) Para el alojamiento de los Consejeros se contratarán habitaciones dobles. En caso de que un Consejero desee habitación sencilla deberá asumir el costo total de la misma. b) No se cubrirán noches adicionales de hospedaje, ni previo al evento ni cuando las sesiones de trabajo hayan concluido, excepto en los siguientes casos: Cuando al inicio o término del evento no haya vuelos comerciales, y Cuando la sesión concluya avanzada la tarde y el regreso ponga en riesgo la seguridad de los Consejeros. c) Los alimentos se servirán en los restaurantes de los hoteles, en los horarios establecidos para ello y conforme el menú contratado por el Proyecto. d) No se cubrirán gastos por concepto de: bebidas alcohólicas, servicio telefónico de larga distancia y celular, tarjetas telefónicas, servicio de fax, servicio de alimentos y bebidas a la habitación, lavandería, tintorería, servibar, compra de tabaco, renta de películas o videos, rollos fotográficos, renta de autos, ni gastos médicos y medicinas. e) No se cubrirá ningún gasto de los acompañantes de los Consejeros, tales como hospedaje, comidas, bebidas, entre otros Gastos efectuados por Consejeros Transporte terrestre Vehículos particulares a) Los Consejeros realizarán todas las gestiones necesarias para su llegada a tiempo al inicio del evento. b) Cuando el traslado de los Consejeros se realice en un vehículo particular, se cubrirán los gastos de la gasolina y peaje previa entrega de la factura con el RFC del PNUD. 8

10 c) Para el reembolso de gasolina a cada Consejero que lo requiera, es un requisito indispensable presentar factura. d) Para el cálculo del reembolso, se utilizará como referencia el cálculo aproximado del kilometraje recorrido desde la localidad o ciudad de origen a la de destino multiplicado por dos (viaje redondo); esta distancia se dividirá entre ocho (considerando como consumo promedio ocho kilómetros por litro de gasolina) y el resultado se multiplicará por el precio del litro de gasolina (Se anexa Tabla de Distancias Aproximadas). Ejemplo: Concepto Lugar de origen: San Luis Potosí Destino: Cuernavaca Distancia: 502 kilómetros X 2 = 1004 kilómetros Kilometraje por litro: 1004 / 8 = litros Precio de la gasolina: $13.57 (precio estimado) X litros = $1, Monto máximo a reembolsar: $1, e) En el caso de los gastos de peaje, la suma de los comprobantes se multiplicará por dos para cubrir el viaje redondo. f) Cuando por necesidades del traslado del Consejero a un evento regional o nacional lo requiera dejar su vehículo particular en un estacionamiento público para abordar un avión o un autobús, se podrá reembolsar el gasto una vez recibida la factura correspondiente. g) En ningún caso se cubrirán gastos por renta de vehículos 9

11 Boletos de autobús a) Los Consejeros compraran directamente su boleto de autobús. b) El boleto deberá indicar la fecha de expedición, fecha del traslado, la ruta (origen y destino), el costo del viaje y, de ser posible, el nombre del (la) usuario(a). c) El importe que se señale como pagado en el comprobante, se multiplicará por dos para cubrir el viaje redondo Taxis. a) Se cubrirá el transporte terrestre en un servicio público particular o Taxi solamente en las siguientes rutas: Domicilio-Aeropuerto o Terminal de autobuses- Domicilio Aeropuerto o Terminal de autobuses-sede del evento- Aeropuerto o Terminal de autobuses. b) El Consejero deberá entregar el comprobante del servicio que indique la fecha correspondiente al evento, el tramo del servicio y el costo. c) El costo del traslado se multiplicará por dos, para cubrir el taxi de regreso. Por este concepto no se reembolsará un monto mayor a $ por el viaje redondo, salvo casos excepcionales que sean autorizados por la Coordinación General del Proyecto. d) Se exceptúa el pago de taxi, cuando el Proyecto haya contratado otro medio de transporte o cuando el personal de la Semarnat se encargue del traslado de los Consejeros Alimentos El consumo de alimentos se reembolsará cuando el traslado de la ciudad de origen a la sede del evento sea mayor a 5 horas. a) El monto máximo que se cubrirá por consumo de alimentos será de $ (Ciento cincuenta pesos 00/100 M. N.) por persona por día. b) Para el reembolso el Consejero deberá entregar el comprobante correspondiente a la fecha del evento. c) No se cubrirán gastos por concepto de bebidas alcohólicas y tabaco. 10

12 5. Comprobación de gastos 5.1 Todos los comprobantes que se entreguen para reembolso deberán tener anotado el nombre del Consejero al reverso Sin excepción los documentos que comprueben los gastos, deben cubrir los siguientes requisitos: Ser originales. No presentar tachaduras, borrones o enmendaduras. Tener anotada la fecha y lugar de emisión, en coincidencia con la fecha del evento. Las operaciones aritméticas deben ser exactas hasta la suma de centavos. Los documentos comprobatorios deben ser congruentes con las estimaciones de distancia No se aceptaran comprobantes que incluyan gastos de acompañantes de los(as) Consejeros(as) No se aceptaran comprobantes por conceptos no considerados en los presentes lineamientos No se aceptaran comprobantes entregados con posterioridad al evento. 5.2 Las Facturas Son el documento de comprobación de gastos obligatorio para los(as) Consejeros(as) que radican en ciudades con infraestructura de servicios y establecimientos obligados a expedir este tipo de documentos Requisitos de las facturas Las facturas deberán cubrir los requisitos establecidos en las leyes fiscales, tales como: 11

13 Nombre, denominación o razón social del establecimiento. Domicilio fiscal y Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) de quien expida la factura. Número de folio del documento. Cédula de identificación fiscal del establecimiento o dueño del negocio. Que contengan sello y cadena digital No se pagarán facturas que no reúnan los requisitos mencionados anteriormente RFC PNUD Las facturas deberán ser expedidas con la fecha correspondiente al evento al cual asiste el consejero y emitidas a nombre de: Nombre: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo R.F.C. PNU CUA Domicilio: Montes Urales No. 440 Colonia: Lomas de Chapultepec Delegación: Miguel Hidalgo C.P Ciudad de México, D.F. En el caso las facturas electrónicas deberán enviarse para su trámite al siguiente correo electrónico: diegol.garcia@semarnat.gob.mx Contenido de las facturas Lugar y fecha de expedición. cantidad Desglosada por concepto (café, galletas, gasolina, consumo de alimentos, hospedaje, etc.), Precio unitario, importe parcial, impuesto(s) y total (número y letra). 12

14 5.3 Comprobantes diversos. Los gastos sin comprobación se harán solamente para casos excepcionales, cuando la persona radique en localidades donde se dificulte la obtención de facturas y/o comprobantes de servicios Se deberá entregar una Nota Aclaratoria firmada por el consejero (Anexo 2) en la que se desglosen los conceptos e importes de los gastos efectuados en el trayecto de ida al lugar del evento. La suma de los importes se multiplicará por dos para cubrir el viaje redondo. El reembolso de estos gastos estará sujeto a revisión y aprobación del Proyecto, caso por caso. 6. Procedimiento para el reembolso de gastos 6.1. Reembolsos en eventos de los CCDS Regionales o del Consejo Nacional En cada evento habrá personal del Proyecto encargado de: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para la comprobación de gastos. Recibir el pase de abordar cuando se utilice boleto de avión. Calcular el monto total del reembolso con base en los gastos que correspondan a cada Consejero. Elaborar el recibo correspondiente (anexo 1) Efectuar el reembolso al Consejero que realizó el gasto El reembolso se hará con dinero en efectivo y contra entrega de comprobantes, firmando el recibo elaborado por el Proyecto, como constancia del reembolso respectivo de su asistencia al evento Participación de los Consejeros en eventos especiales en los que lleven la representatividad de los CCDS, en territorio nacional o en el extranjero. 13

15 Se podrá apoyar a los consejeros para el transporte terrestre, alimentos y en caso necesario, hospedaje para participar en eventos no reglamentarios, conforme a lo establecido por estos Lineamientos, en función de la disponibilidad de recursos, Eventos en territorio nacional a) Cuando la participación del evento responda a una invitación oficial y sea autorizado por la Coordinación General del Proyecto. b) Los gastos generados deberán ser pagados directamente por los Consejeros y serán reembolsados con posterioridad al evento. c) Por concepto de viáticos, se otorgará un máximo de $1, diarios, para gastos de hospedaje y alimentos. d) Cuando el evento sea sólo por un día sin pernocta, el monto máximo del pago será de medio día, es decir de $ e) Cuando se requiera boleto de avión, éste será comprado por el Proyecto. Se reembolsará a los Consejeros los gastos de transportación, de conformidad a lo establecido en los presentes Lineamientos Eventos en el extranjero a) Cuando la participación del evento responda a una invitación oficial y sea autorizado por la Coordinación General del Proyecto. b) La comprobación de gastos se sujetará a los lineamientos del PNUD. c) Sólo se cubrirán gastos cuando los Consejeros hayan sido comisionados por el Pleno del Consejo o por la Semarnat. d) Para cubrir los viáticos, se entregará de manera anticipada al evento el 80% del total calculado, y el 20% restante se entregará una vez presentado el informe y los comprobantes correspondientes a la comisión. Disposiciones transitorias 14

16 Primero- Los presentes lineamientos entrarán en vigor a partir del 1 de marzo de Segundo.- Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria por parte del personal de la Oficina del Proyecto PNUD SEMARNAT, de los(as) Titulares de las Delegaciones Federales de la SEMARNAT en su carácter de Secretario(as) Técnico(as) y de los integrantes de los CCDS. México, D. F., 1 de Marzo de

17 Anexo 1. Recibo CCDS Núcleo POR $ RECIBI DEL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO LA CANTIDAD DE: letra) POR CONCEPTO DE: (Cantidad en AL ASISTIR A LA REUNIÓN: FECHA: / / 2015 NOMBRE DEL(LA) CONSEJERO(A): FIRMA 16

18 Anexo 2. Nota Aclaratoria del del 201 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PRESENTE Por este medio, hago constar que para asistir a la Sesión del CCDS Núcleo y/o Evento y no fue posible conseguir comprobantes de los gastos que realicé por concepto de: Concepto Marque Monto Trayecto recorrido Transporte terrestre Alimentos Suma Total (Marque con una x en cuadro sombreado) Dichos gastos son por la cantidad de: /100 m.n. (Cantidad en letra) Nombre del(la) consejero(a): CCDS Núcleo: Firma 17