MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL I. PRESENTACIÓN El Órgano de Control Institucional de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo. Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control, de acuerdo a lo previsto en el Artículo 13º, literal b), de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, encargado de ejecutar el control gubernamental interno posterior, referido en el Artículo 7º de la citada Ley, y el control gubernamental externo, previsto en el Artículo 8º de la misma Ley y como unidad orgánica especializada, se ubica en el mayor nivel jerárquico organizacional de la entidad, para efectos del ejercicio del control gubernamental. En concordancia con ello, sin perjuicio del cumplimiento de su obligación funcional con la Contraloría General, el Jefe del Órgano de Control Institucional informa directamente al Titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados de las acciones y actividades de control inherentes a su ámbito de competencia. El Órgano de Control Institucional deberá estar conformado por personal multidisciplinario seleccionado y vinculado con los objetivos y actividades que realiza la entidad, debiendo contar además con capacitación en control gubernamental y administración pública. Podrá contar con asesoramiento interno o externo que la entidad brinde, cuando sea requerido por razón de la materia o la complejidad de las operaciones a evaluar, sin que ello implique sustitución o desnaturalización de las funciones del Órgano de Control Institucional. El jefe del Órgano de Control Institucional, le corresponde participar en el Proceso de Selección del personal del Órgano de Control a su cargo. Las autoridades institucionales cautelarán y garantizarán la apropiada asignación de los recursos económicos, logísticos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y las acciones y actividades de control previstas en el correspondiente Plan Anual de Control, incluyendo las acciones de control no programadas de ser el caso. Dentro de este marco es necesario que este órgano de control institucional cuente con el Manual de Organización y Funciones actualizado, documento de gestión que responda al planeamiento de una política de simplificación administrativa y que esté acorde a los lineamientos técnicos y de modernización administrativa, que tiene por finalidad lograr la

2 eficiencia y eficacia en la gestión de la administración universitaria. En su contenido se detallan la presentación, su índice, el organigrama estructural del órgano, el cuadro orgánico de cargos y la descripción de funciones específicas a nivel de cargos. El Proyecto del Manual de Organización y Funciones del Órgano de Control Institucional, se sugiere en primer lugar que debe ser elevado a la Oficina de Racionalización, para que esta Oficina previa revisión y análisis emita su informe favorable a fin de que el Jefe del Órgano de Control Institucional emita la aprobación correspondiente y se factibilice el procedimiento administrativo que conlleve a la aprobación mediante Acto Administrativo. Entre la normatividad que se ha tenido en cuenta para la elaboración del presente documento, tenemos: - Ley Universitaria Nº Ley de Creación de la UNPRG D.L Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. - Reglamento de los Órganos de Control Institucional-Resolución de Contraloría Nº CG. - Resolución de Creación de la Oficina Central de Auditoria Interna (Resolución Nº CGR). - Estatuto de la UNPRG, aprobado por Resolución Nº R - Reglamento de Organización y Funciones- UNPRG, aprobado por Resolución Nº R-CU. - Cuadro para Asignación de Personal-UNPRG, aprobado por Resolución Nº R. - Cuadro para Asignación de Personal CAP 2008-UNPRG, próximo a aprobarse. - Resolución Jefatural Nº INAP-DNR que aprueba la Directiva Nº INAP- DNR, sobre la Formulación de Manuales de Organización y Funciones en el Sector Público. - Resolución Nº R-UNPRG que aprueba la Directiva Nº OCPL-OR- UNPRG, sobre la Formulación de Manuales de Organización y Funciones en la UNPRG. El presente documento es de aplicación y cumplimiento de todos los miembros integrantes del Órgano de Control Institucional.

3 II. INDICE I. PRESENTACIÓN II. INDICE III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÓRGANO IV. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE ACUERDO AL CAP Abogado I Auditor II Auditor I Asistente Administrativo Especialista en Educación Ingeniero Civil Ingeniero de Sistemas y Computación Trabajador de Servicios II

4 III.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÓRGANO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL RECTORADO

5 IV. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS De acuerdo al Cuadro para Asignación de Personal de la UNPRG-2008, próximo a aprobarse, el Cuadro de distribución de cargos del Órgano de Control Institucional, es como a continuación se detalla: I: DENOMINACIÓN DEL ÓRGANO : ALTA DIRECCIÓN II:DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA : ÓRGANO DE CONTROL I. Nº de Cargo Estructural Código Clasificac. Total Situación Ord. del Cargo O P Jefe de OCI Abogado I 523-OCI-01 SP-ES Auditor II 523-OCI-17 SP-ES Auditor I 523-OCI-16 SP-ES Asistente Administrativo 523-OCI-07 SP-ES Especialista en Educac. 523-OCI-56 SP-ES Ingeniero 523-OCI-61 SP-ES Trab. De Servicios II 523-OCI- SP-AP TOTAL UND. ORG Cargo de Confianza

6 V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS 5.1. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE ACUERDO AL CAP 2008 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Abogado I 1.2. Nombre y Apellidos del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional Código : II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Estudiar e informar sobre expedientes de carácter técnico-legal Revisar anteproyectos de dispositivos legales, Directivas y otros documentos, concordándolos con la normatividad vigente, a efectos de dar su opinión Absolver consultas y orientar a los auditores en aspectos legales Interpretar y resumir dispositivos legales de carácter general Estudiar e informar sobre proyectos de convenios, contratos y similares Emitir informes especiales como resultado de las Auditorias y Exámenes Especiales realizados, si hay mérito para ello Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Puede corresponderle intervenir en la solución de litigios entre el Órgano de Control Institucional y otros entes internos o externos Ocasionalmente participa en diligencias judiciales para salvaguardar los intereses de la Universidad. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Ninguna Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional. IV REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Título profesional de Abogado Alguna experiencia en el área de Control Gubernamental Capacitación en computación e informática.

7 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Auditor II 1.2. Nombre y Apellidos del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional Código : - II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1 Funciones Específicas: 90% Efectúa la planificación de Programas de Auditoria y de Exámenes Especiales Programar y coordinar la ejecución de Auditorías y/o Exámenes Especiales Estudiar los antecedentes de los organismos por auditar o examinar Realizar auditorías o Exámenes Especiales a organismos programados considerados en el Plan Anual de Control o no programados por encargo de la Contraloría General de la República Formular informes finales de las auditorías o exámenes especiales practicados Supervisión y/o ejecución de actividades especializadas de fiscalización e investigación contable tributaria Generalmente supervisa la labor de personal profesional Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Puede corresponderle la difusión de normas de auditoría y de control financiero gubernamental. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Personal asignado al Órgano de Control Institucional Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional. IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Título de Contador Público Capacitación especializada en el área de Control Gubernamental 4.3. Experiencia en labores especializadas de auditoría Alguna experiencia en conducción de personal.

8 4.5. Capacitación en computación e informática. I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Auditor I 1.2. Nombre y Apellidos del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional Código : - II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Participar en la estructuración de programas de auditoría, fiscalización y control financiero Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de disposiciones legales y detectar anomalías Practicar auditorías y exámenes especiales, elaborando las Actas iniciales correspondientes Revisar y analizar balances, estados financieros, arqueos de caja y similares Participar en el estudio y evaluación de las pruebas de descargo, presentadas por los órganos auditado Participar en la redacción de informes técnicos, adjuntando las pruebas y evidencias relacionadas con auditorías y exámenes especiales practicados Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Ocasionalmente supervisa la labor del personal técnico. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Ninguna Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional. IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1 Título de Contador Público Capacitación especializada en el área de Control Gubernamental Alguna experiencia en labores variadas de auditoría Capacitación en computación e informática.

9 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Asistente Administrativo 1.2. Nombre y Apellidos del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional 1.4. Código : - II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación del Órgano de Control Institucional Redactar documentos e informes de acuerdo a instrucciones específicas Efectuar llamadas telefónicas y concertar citas Velar por la seguridad y conservación de documentos (archivos e informes de auditorias y exámenes especiales) Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su distribución Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Ocasionalmente orienta al usuario sobre gestiones a realizar en el Órgano de Control Institucional y de la situación en que se encuentran algunas denuncias en las que tenga interés el usuario Ocasionalmente supervisa la labor de personal auxiliar. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Personal asignado a Secretaría Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional. IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Instrucción secundaria completa Título de Secretaria Experiencia en labores variadas de oficina no menores de un año Capacitación comprobada en computación e informática. V. ALTERNATIVA 5.1. De no poseer título de secretaria (contar con certificado de estudios se

10 cretariales no menores de un año). I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Especialista en Educación Nombre y Apellidos del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional 1.4. Código : - II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas : 90% Revisar acciones de aplicación, seguimiento y evaluación de la Reforma educativa Evaluar el desarrollo de acciones y programas escolarizados y no escolarizados Evaluar las normas técnico-pedagógicas de acuerdo a las características regionales y locales Evaluar la participación de las organizaciones de base, la comunidad y los sectores en la gestión educativa Evaluar las labores de investigación y experimentación de aspectos educacionales Evaluar los programas educativos Evaluar y verificar los aspectos pedagógicos y de Control Académico Evaluar y verificar las actividades de reentrenamiento docente Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Ocasionalmente representa al Órgano de Control Institucional en Actividades de Control Académico Generalmente supervisa la labor de personal técnico y auxiliar con respecto al Control Académico. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Personal asignado al Control Académico Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional.

11 IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad Alguna experiencia en labores de la especialidad y de auditoría Capacitación en Computación e Informática.

12 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Ingeniero Civil 1.2. Nombre y Apellido del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional Código : - II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Evaluar proyectos y programas de ingeniería civil, que permita cumplir las actividades académicas y administrativas con eficiencia, contribuyendo al buen desarrollo de las operaciones en general de la Universidad Revisar cálculos y diseños de las estructuras, así como de los planos y de las especificaciones técnicas de los proyectos y obras Evaluar los estudios de factibilidad de las obras, de las inversiones y proyectos, referente a la infraestructura de la Universidad. Así como supervisar el mantenimiento y conservación de las obras efectuadas en la Universidad Evaluar presupuestos de valorizaciones, cotización de obras y equipos, así como las bases de licitaciones y adquisiciones de materiales y otros elementos de construcción Emitir informes técnicos como resultado de las auditorías y exámenes especiales, efectuados con respecto al área especializada de la ingeniería civil. (Control de Obras Públicas: ejecución, mantenimiento y liquidación) Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Ocasionalmente representa al Órgano de Control Institucional en Inspecciones de ejecuciones de obras por administración directa en la Universidad y Facultades Generalmente supervisa la labor de personal técnico y auxiliar asignado al Control de Obras Públicas. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Personal asignado al Control de Obras Públicas Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional

13 IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Título profesional de Ingeniero Civil Alguna experiencia en labores de la especialidad y de auditoría Conocimiento en Computación e Informática.

14 V. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Ingeniero de Sistemas y Computación Nombre y Apellido del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional Código : - VI. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Evaluar las políticas para la organización adecuada del área de informática, que permita cumplir las actividades académicas y administrativas con eficiencia, contribuyendo al buen desarrollo de las operaciones en general de la Universidad Evaluar los Controles de Datos Fuente, de Operación y de Salida de la información procesada por la Institución Evaluar las políticas respecto al mantenimiento correctivo y preventivo de los Equipos de Computo, si cumplen con garantizar su buen funcionamiento y el rendimiento de los mismos Evaluar proyectos y programas de ingeniería de Sistemas. (Planes de Sistemas de Información: Red Telemática y otros) Evaluar el Plan de Contingencias en el área de informática Emitir informes técnicos como resultado de las auditorías y exámenes especiales, efectuados con respecto al área especializada de la ingeniería de sistemas: de Computación e Informática Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Ocasionalmente representa al Órgano de Control Institucional en Inspecciones de ejecuciones o implementación de programas informáticos Generalmente supervisa la labor de personal técnico y auxiliar con respecto al Control de programas informáticos. VII. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Personal asignado al Control de programas informáticas Recibida : Jefe del Órgano de Control Institucional

15 VIII. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Título profesional de Ingeniero de Sistemas Alguna experiencia en labores de la especialidad y de auditoría Tener conocimiento en Computación e Informática.

16 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Título del Cargo : Trabajador de Servicios II 1.2. Nombre y Apellidos : del Trabajador : 1.3. Oficina Central : Órgano de Control Institucional 1.4. Código : II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. Funciones Específicas: 90% Realizar labores de conserjería, mantenimiento y distribución de documentos propios del Órgano de Control Institucional dentro y fuera del local Central Realizar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos Realizar la limpieza, cuidar el orden y aseo de los ambientes físicos que integran el Órgano de Control Institucional, así como otros ambientes que le sean asignados Otras funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional Funciones Eventuales o Periódicas: 10% Realizar actividades administrativas de apoyo, a eventos que realice el Órgano de Control Institucional. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1. Ejercida : Ninguna Recibida: Jefe del Órgano de Control Institucional. IV. REQUISITOS DEL CARGO 4.1. Instrucción secundaria Alguna experiencia en el área correspondiente Algún conocimiento de computación e informática. V. ALTERNATIVA 5.1. Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.