GUÍA CURRICULAR USUARIO AVANZADO

Transcripción

1 GUÍA CURRICULAR USUARIO AVANZADO

2 INTRODUCCIÓN GUIA Curricular (Gestión Universitaria de Información al Alumno), es un sistema de administración global que agrupa y administra todos los aspectos relativos al alumno, desde asuntos curriculares hasta registro de títulos y grados. Se han creado tres tipos de manuales (Nivel Básico, Nivel Intermedio y Nivel Avanzado), divididos según su complejidad al momento del aprendizaje o reforzamiento de los contenidos. ÍNDICE MANUAL NIVEL AVANZADO REPORTES...3 LISTADO DE REPORTES CAMBIO PARA PLAN DE ALUMNO CERTIFICADOS MANTENCIÓN DE TEXTOS MANTENCIÓN DE FIRMANTES SOLICITUD DE CERTIFICADOS IMPRIMIR CERTIFICADO ENTREGA DE CERTIFICADOS ANULAR CERTIFICADO

3 REPORTES Esta opción del sistema nos permite, generar diferentes tipos de reportes. En este módulo nos enfocaremos principalmente a la opción Administrador de Reportes. Lugar en el menú: Reportes >> Administrador de Reportes. Figura 1: Ingreso Reportes. A continuación e desplegará la pantalla del Administrador de Reportes del Sistema, debemos hacer clic en el símbolo + al lado de la palabra Sistema Curricular que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla, en la columna Escoger Reporte. (Figura 2). Figura 2: Escoger Reporte. 3

4 A continuación, se desplegará la información de los distintos reportes que podemos solicitar. En este ejemplo, seleccionamos Cursos (Secciones), como se muestra en la Figura 3. Figura 3: Selección Cursos. Al hacer clic en el símbolo + que se encuentra al lado de cada palabra, se desplegarán las distintas opciones de reportes que el sistema nos entrega. (Figura 4). Figura 4: Listado de reportes. 4

5 Seleccionamos un reporte, para este ejemplo, haremos doble clic en el reporte de Cursos (Secciones) >> Acta de Notas Por Detalle, como nos muestra la Figura 5. Figura 5: Selección de reporte. Posteriormente el sistema nos mostrará una nueva ventana, donde debemos completar la información que se solicita, como lo muestra la Figura 6. Figura 6: Nueva ventana. 5

6 En esta opción, debemos indicar la Carrera, el Periodo y la Asignatura que corresponda, para seleccionar este último dato (Asignatura), debemos hacer clic en el botón que aparece al lado derecho del campo, como se muestra en la Figura 7. Figura 7: Botón para ingresar asignatura. Al presionar este botón, el sistema nos muestra una nueva ventana, donde debemos hacer clic en la asignatura que queremos seleccionar. Figura 8: Seleccionar asignatura. 6

7 Luego presionamos el botón Guardar, (Figura 9). Figura 9: Ingreso de Notas. En la Figura 10 podemos visualizar el reporte ya generado, para agrandar la imagen, hacemos clic en el botón Maximizar. Figura 10: Maximizar Reporte. 7

8 Este reporte se puede imprimir haciendo clic en el botón correspondiente, como indica la Figura 11. Figura 11: Imprimir Reporte. Tambien se puede exportar el reporte, en distintos formatos: archivo de texto (TXT), excel (XLS), etc. Este botón se muestra en la Figura 12. Figura 12: Exportar Reporte. 8

9 Finalmente en la Figura 13, podemos ver el reporte completo y maximizado. Figura 13: Reporte Generado. 9

10 LISTADO DE REPORTES A continuación podrá visualizar un listado con todos los reportes que puede entregar el sistema. Sistema Curricular: Alumnos: Alumnos con 2 o más asignaturas reprobadas por periodo. Alumnos con Créditos entre cierto rango. Alumnos con eliminación académica. Informe curricular histórico. Informe curricular histórico ordenado por año. Informe curricular notas promedio. Informe curricular notas promedio Aprob/Reprob. Informe curricular notas promedio por año. Informe curricular notas promedio por periodo. Informe curricular notas promedio sin crédito. Informe curricular sólo Aprobados. Informe curricular durante el año académico. Informe curricular por periodo. Informe curricular por periodo masivo. Informe curricular por Rut. Informe estadístico de cursos por semestre. Informe por plan de estudio y nivel. Informe de alumnos con asignaturas reprobadas no inscritas. Informe de becas y créditos por periodo y año académico. Informe datos personales del alumno. Informe de inscripción de asignaturas del alumno. Informe de Promoción. Informe de reconocimiento de asignaturas. Informe de reconocimiento de asignaturas por año. Informe de reconocimiento de asignaturas por año y n de documento. Informe de inscripción de asignaturas masivo por periodo. Listado candidatos a eliminación académica. Listado permanencia alumnos. Listado de alumnos. Listado de alumnos egresados veterinaria. Listado de alumnos inscritos. Listado de alumnos matriculados. Listado de alumnos regulares. Listado de alumnos según situación académica. Listado de alumnos con asignaturas pendientes en periodos anteriores. 10

11 Listado de alumnos con inscripciones no matriculados. Listado de alumnos con X o menos asignaturas inscritas. Listado de alumnos para Licenciatura. Listado de niveles alumnos. Listado de observaciones alumno. Nómina de datos personales alumno. Nómina de posibles eliminados por año académico. Asignaturas: Asignaturas ordenadas por Código de asignatura. Asignaturas ordenadas por Nombre de asignatura. Notas por asignatura. Carreras: Actas por carreras. Nomina alumnos con más de un plan vigente. Plan de estudios por carrera. Encuestas: Alumnos sin contestar encuesta docentes. Estadísticas de encuestas a docentes. Nomina alumnos sin contestar encuesta. Respuestas tipo texto. Plantillas: Plantilla asistencia. Preinscripciones: Académicos con tope horario. Alumnos con tope horario periodo. Alumnos con tope horario por año. Alumnos sin ranking por periodo. Asignación de cursos por alumno. Estadísticas preinscripción por cursos. Horario de clases del académico. Horario de clases del alumno. Horario de clases del alumno periodo. Listado alumnos con repetición de ramos. Listado de alumno por año de ingreso. Listado de alumnos egresados. Listado de alumnos sin requisitos. Listado de alumnos sin asignación en preinscripción. Listado de alumnos sin asignación en preinscripción por asignatura. Nomina curso preinscripción. Preinscripciones del alumno por carrera. Preinscripciones por periodo. 11

12 Profesores: Ranking: Referencias: Ranking alumnos. Resultado de la preinscripción de los alumnos. Cursos realizados por un profesor. Listado de académicos. Listado de cursos realizados por un académico. Nómina de profesores por periodo académico. Listado de alumno con promedio aprobado. Listado de alumnos ponderados acumulado. Listado de alumnos promoción por periodo. Listado de alumnos por promoción. Ranking de egreso. Ranking de alumnos por promoción. Años lectivos. Carreras (por nombre). Comunas (por nombre). Escala de conversión. Escalas de evaluación. Estados finales. Estados de evaluación. Estados de preinscripción. Régimen horario. Reparticiones (por nombre). Tipos de asignaturas. Tipos de notas. Tipos de periodo académico. Cursos (Secciones): Acta de asistencia. Acta de notas por detalle. Acta de notas por detalle y est. Evaluación. Acta de notas por curso agrupado por facultad. Actas finales cursos. Acta de notas. Actas de notas por carrera alumno. Acta de notas por plan. Alumnos con mejores notas. Asignaturas pendientes y aprobadas. Asignaturas pendientes y aprobadas sólo con alumnos. Cantidad de alumnos inscritos CFG. 12

13 Certificados promoción. Cursos con notas pendientes. Disponibilidad de cupos. Disponibilidad de cupos por plan. Informe horario salas. Informe notas pendientes. Informe de cursos por periodo y fecha. Nómina alumnos con inscripción doble. Nómica curso con ranking (nombre). Nómina de alumnos inscritos CFG. Nómina de alumnos por plan. Nómina de alumnos por plan nivel. Nómina de asistencia por curso. Nómina de curso. Nómina de curso con fecha de inscripción. Nómina de curso masiva. Nómina de curso masiva notas. Nómina de curso con notas. Planilla de curso. Programación académica. Puntajes máximos y mínimos por sección. Registro de cursos PME. Registro de cursos PME por convenio. 13

14 CAMBIO PARA PLAN DE ALUMNO Opción que permite cambiar de plan a un alumno en los casos que se requiera. Lugar en el menú: Inscripción >> Cambios para Plan de Alumno. Figura 1: Cambios para Plan de Alumnos. A continuación se abrirá una nueva pantalla, donde se debe seleccionar dentro del listado de la opción Tipo Cambio, la razón del cambio de plan para un alumno. Como muestra la siguiente figura. Figura 2: Tipo Cambio. 14

15 Una vez elegido el Tipo Cambio, se debe ingresar el Rut del Alumno en la casilla correspondiente. En el caso de no tener ese dato, podemos buscarlo a través del nombre del alumno, haciendo clic en el icono, marcado en la Figura 3. Figura 3: Búsqueda del Rut del alumno. A continuación de desplegará un formulario, donde debemos ingresar el nombre del alumno. El buscador, también acepta parámetros de búsqueda, por ejemplo, al ingresar un sólo apellido, se desplegará un listado con todos aquellos alumnos que tengan esa coincidencia. Recuerde que para comenzar la búsqueda, debe hacer clic en el botón Buscar Alumno. (Ver Figura 4). Figura 4: Búsqueda del Rut del alumno. 15

16 Ingresado el alumno, se cargarán sus datos en el sistema, en la sección Plan del Alumno, debemos elegir, dentro del listado de Planes creados en el sistema, el plan al cual se va a cambiar el alumno, se debe hacer clic en él, como lo muestra la Figura 5. Figura 5: Cambio al nuevo plan. El sistema mostrará un mensaje de advertencia para cambiar el plan. Hacemos clic en Sí. Figura 6: Aviso del sistema. El sistema, nos muestra un mensaje que nos indica que el Plan de Estudios ha sido modificado. Figura 7: Aviso del sistema. 16

17 CERTIFICADOS 1.- MANTENCIÓN DE TEXTOS Esta opción del sistema nos permite configurar los distintos tipos de certificados, agregarles imágenes, configurar el tipo de letra, el tamaño, etc., tal como se realizaría si fuese un certificado en Word. Lugar en el menú: Certificación >> Mantención de Textos. Figura 1: Ingreso a Mantención de Textos. 17

18 Esta acción nos permitirá entrar al Mantenedor de Textos del sistema. (Figura 2) Figura 2: Pantalla Mantención de Textos. Ahora debemos seleccionar en el cuadro Contexto la alternativa Certificados y en el cuadro Materias, se debe seleccionar el tipo de Certificado que se desea crear/modificar, como muestra la Figura 3. 18

19 Figura 3: Formato de Certificado. Para modificar un certificado ya existente, debemos hacer clic en el botón M y comenzar a modificar el Certificado. A continuación, encontrará una tabla con la mayoría de las variables junto con sus significados, que puede incluir en el certificado, estos son datos que se toman desde la base de datos del sistema, algunos ejemplos de estos datos son: 19

20 Variables Significado *nro_serie* Corresponde al número entregado al alumno, al momento de solicitar un certificado. *genero_palabra&don* Permite mostrar la palabra Don o Doña según el género de la persona. *nombre* Es el nombre del alumno. *matricula* Es el número de matrícula. *rut* Muestra el Rut del alumno. *genero_palabra&alumno* Muestra Alumno o Alumna según corresponda. *nivel* Muestra el nivel en el cual se encuentra el alumno. *motivo* Motivo del certificado, puede ser Fines particulares, Beca, etc. *carr_nombre* Muestra el nombre de la carrera. *agno_ingreso* Muestra el año de ingreso a la Carrera. *agno_egreso* Muestra el año de egreso de la Carrera. *total_ranking* Muestra el total de egresados en la generación. *lugar_ranking* Muestra la posición dentro del total del ranking. *promedio_nota* Muestra el promedio final. *firmante_nombre* Permite poner el nombre de la persona que firma el documento. *firmante_cargo* Muestra el cargo de la persona que firma el documento. *fecha_hoy* Muestra la fecha actual. *agno* Muestra el año actual. *asignaturas_faltantes* Nos permite ver las asignaturas que faltan para terminar el plan de la carrera. *fecha_desde* Muestra el comienzo de un periodo de tiempo determinado. *fecha_hasta* Muestra el final de un periodo de tiempo determinado. *motivo_just* Muestra el motivo de la justificación. 20

21 En la siguiente imagen, Figura 4, vemos un ejemplo de un Certificado de Alumno Regular. Figura 4: Muestra de Certificado. En la parte inferior de la pantalla, existen tres botones, hacemos clic en el botón copia del documento una vez que hemos terminado de crear/modificar. (Figura 5) para guardar una 21

22 Figura 5: Guardar copia. Se abrirá un nuevo cuadro, donde le asignaremos un nombre que identifique al certificado modificado y presionamos el botón Guardar, el sistema nos mostrará, que el archivo se generó de manera correcta. (Figura 6). Figura 6: Archivo Generado. Posterior a este proceso, debemos hacer clic en el botón Vista Preliminar, (Figura 7). Figura 7: Botón Vista Preliminar. Esta opción nos permite visualizar como se ve nuestro certificado con las nuevas modificaciones, como muestra la Figura 8. 22

23 Figura 8: Vista preliminar. El siguiente botón que está disponible es Incorporar Imagen, como lo muestra la siguiente figura. Figura 9: Vista preliminar. Este botón, nos permite agregar un logo u otro tipo de imagen a nuestro certificado. Al hacer clic en él, nos pedirá la ubicación del archivo (imagen), como lo muestra la Figura

24 Figura 10: Agregar Imagen. El sistema sólo permite imágenes en formato.bmp (Bitmap). Luego de seleccionar la imagen, presionamos el botón Abrir para incorporarla al certificado. Después de completar los pasos anteriores, volveremos a la pantalla principal de la opción Mantención de Textos, donde debemos guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar. El sistema mostrará un mensaje, indicando que los cambios han sido realizados. Como lo muestra la Figura 11. Figura 11: Cambios realizados. 24

25 2.- MANTENCIÓN DE FIRMANTES Esta opción nos permitirá configurar la persona encargada de firmar los certificados. Lugar en el menú: Certificación >> Mantención de Firmantes. Figura 1: Ingreso a mantención de Firmantes. A continuación el sistema desplegará la siguiente pantalla, como muestra la Figura 2. 25

26 Figura 2: Pantalla Mantención de Firmantes. Luego se debe seleccionar el Contexto la opción Certificados y en Materia, el tipo de Certificado que se cambiará el firmante, luego de seleccionados estos datos, el sistema mostrará los firmantes que se encuentran registrados. Ver Figura 3. Figura 3: Firmantes. 26

27 Para modificar un firmante ya existente, debemos hacer clic en el botón M y luego doble clic sobre el nombre, para cambiar los datos requeridos. En el caso de querer borrar un firmante, se debe hacer clic en M y luego en el botón -. En este ejemplo, agregaremos un nuevo firmante, para ello haremos clic en el botón M y luego en el botón +, nos aparecerá la siguiente imagen, como muestra la Figura 4. A continuación, debemos hacer clic en Búsqueda Dotación, para encontrar al nuevo firmante dentro del sistema. Figura 4: Ingreso de Firmantes. Posteriormente, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla (Figura 5), donde debemos ingresar el Rut de la persona a ingresar y presionar la tecla Enter de nuestro teclado. 27

28 Figura 5: Búsqueda de Dotación. Una vez ingresado el Rut del nuevo firmante, debemos hacer clic en el nombre del firmante y presionamos el botón Aceptar. (Figura 6). Figura 6: Agregar Dotación. 28

29 Al seleccionar al nuevo firmante, el sistema muestra los cargos que posee esta persona, seleccionamos el que corresponda y hacemos clic en Aceptar. (Figura 7). Figura 7: Listado de Cargos Vigentes. Finalmente, aparece el ingreso del firmante, donde podemos seleccionar si esta persona es titular o no y si está o no vigente, haciendo clic en las casillas correspondientes. Además, se puede ingresar una glosa de su nombre, por ejemplo, poner las iniciales o solo el primer nombre y apellido, etc. También se puede modificar el cargo (sólo para efectos de la firma), para esto, se debe hacer clic en la opción Firma cómo, donde veremos varias opciones, por lo que deberemos seleccionar la que corresponda. Para terminar, se presiona el botón Guardar. Como muestra la Figura 8. 29

30 Figura 8: Opciones de Firma como. A continuación en la Figura 9, podemos visualizar al nuevo firmante. Figura 9: Firmante agregado. 30

31 3.- SOLICITUD DE CERTIFICADOS Esta opción del sistema nos permite, generar los certificados solicitados por un alumno. Lugar en el menú: Certificación >> Solicitud de Certificado. Figura 1: Ingreso Solicitud de Certificado. Luego debemos ingresar el Rut del alumno y presionar la tecla Enter de nuestro teclado o hacer clic el botón de la pantalla, para realizar la búsqueda del alumno. (Figura 2). Figura 2: Búsqueda o ingreso de alumno. 31

32 Una vez que el sistema ha encontrado al alumno, mostrará los datos personales y los planes en los que se ha matriculado. (Figura 3). Figura 3: Datos del alumno. A continuación, se deben completar los datos solicitados, como son el Tipo de Certificado, donde seleccionamos el certificado que queremos pedir, el Motivo, dónde se elige, dentro del listado, motivo por el cual se necesita el certificado. (Figura 4). Figura 4: Datos solicitados. Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en el botón Guardar. El sistema mostrara un mensaje indicando el Número del Certificado. (Figura 5). 32

33 Figura 5: Número del Certificado Generado. El número entregado por el sistema, debe ser guardado, ya que posteriormente, si se desea imprimir el certificado generado, el sistema solicitará este número para su búsqueda. 4.- IMPRIMIR CERTIFICADO Esta opción nos permite imprimir un certificado solicitado con anterioridad. Lugar en el menú: Certificación >> Imprimir Certificado. Figura 1: Ingreso a Imprimir Certificado. 33

34 En la siguiente imagen, Figura 2, podemos visualizar la pantalla que nos muestra la opción Imprimir Certificado. Figura 2: Imprimir Certificado. Debemos ingresar el número de certificado que el sistema entrego, al momento que hizo la solicitud del certificado en el sistema. Presionamos el botón imprimirlo. (Figura 3). para generar el certificado y posteriormente Figura 3: Vista previa de Certificado a Imprimir. 34

35 La Figura 4, nos muestra el certificado generado. Figura 4: Certificado Generado. En la parte de debajo de esta opción tenemos dos tipos de botones, como lo muestra la siguiente figura. Figura 5: Botones. - : Botón que nos permite guardar el certificado en nuestro computador, para ello hacemos clic en el icono, de esta forma aparece la imagen que se puede ver en la Figura 6. Debemos poner el nombre del archivo, seleccionar la ubicación donde se guardará y luego presionar el botón Guardar. Está opción, sólo guarda archivos en formato RTF, el cual es reconocido por el programa Microsoft Word. 35

36 Figura 6: Guardar Archivo. - : Es la otra opción disponible. Para realizar esta acción (Imprimir el certificado), debemos hacer clic en el icono correspondiente, nos aparecerá la siguiente imagen. (Figura 7). Si la impresora predefinida, no es la que vamos a usar, hacemos clic en el botón Impresora. Figura 7: Imprimir Certificado. De esta forma nos aparecerá la siguiente, como muestra la Figura 8. Donde podemos buscar la impresora correcta, una vez encontrada, debemos hacer clic en OK. 36

37 Figura 8: Selección de Impresora. Finalmente, hacemos clic en el botón Aceptar, para imprimir el certificado. Figura 9: Imprimir Certificado. 37

38 5.- ENTREGA DE CERTIFICADOS Esta opción nos permite ver que certificados no se han entregado al alumno, ya que a medida que los certificados son retirados por el interesado, éstos se van borrando del sistema. Lugar en el menú: Certificación >> Entrega de Certificados. Figura 1: Ingresar a Entrega de Certificados. Al ingresar en esta opción, se desplegará un listado con todos los certificados que se han solicitado y que aún no han sido entregados al alumno, como muestra la Figura 2. 38

39 Figura 2: Pantalla Entrega de Certificados. Para buscar un certificado dentro del listado, tendremos que ordenarlos según las columnas de la lista, por ejemplo, si tenemos la fecha exacta cuando se generó el certificado, podemos hacer clic en la columna Fec. Solicitud, de esta forma el listado se ordenará en función a las fechas de forma ascendente. Lo mismo ocurre con la columna Matrícula, Rut, etc. Una vez encontrado el certificado que se va a entregar al alumno, debemos hacer clic en la casilla Entregado que se encuentra al lado derecho de los datos del alumno. (Figura 3) 39

40 Figura 3: Selección de Certificado entregado. Para terminar, una vez seleccionada la casilla correspondiente, debemos hacer clic en el botón Guardar, el sistema mostrará un mensaje, indicando que los cambios se han realizado, como se visualiza en la Figura 4. Figura 4: Cambios realizados. 40

41 Cabe mencionar, que una vez guardados los cambios, el certificado se borrará del listado, ya que éste ha sido entregado al interesado. Como lo muestra la Figura 5. Figura 5: Retiros de Certificados. 41

42 6.- ANULAR CERTIFICADO Esta opción, nos permite anular los certificados ya emitidos y que se encuentren aún vigentes, es decir, que no hayan sido entregados al alumno. Lugar en el menú: Certificación >> Anular Certificados. Figura 1: Ingreso Anular Certificados. Al seleccionar esta opción, podemos visualizar la siguiente pantalla, como nos muestra la Figura 2. 42

43 Figura 2: Pantalla de Anulación de Certificados. En esta opción, se debe ingresar un periodo de tiempo referencial (Desde Al), luego presionar el botón Aceptar, de esta forma el sistema desplegará un listado con todos aquellos certificados solicitados en ese periodo y que aún estén vigentes en el sistema. Esto se puede apreciar en la Figura 3. Figura 3: Certificados Solicitados en un periodo de tiempo determinado. Luego debemos elegir el certificado a anular, haciendo un clic en la casilla Vigente que se encuentra al lado derecho de los datos del alumno. Ésta se debe dejar en blanco, como lo muestra la siguiente figura. Figura 4: Selección de certificado a anular. Posterior a esta acción, debemos hacer un clic en el botón Guardar. El sistema nos mostrará un mensaje, indicando que los cambios han sido realizados. (Figura 5). 43

44 Figura 5: Cambios realizados. Luego el sistema, nos devolverá a la pantalla anterior, donde podemos apreciar que el certificado para ese alumno se ha anulado. (Figura 6). Figura 6: Anulación de Certificado. 44