4.1. Cartera Activa: Alumnos matriculados en el ciclo académico vigente o ciclo académico en curso que presentan deudas vencidas.

Transcripción

1 1 de 1. OBJETIVO El presente procedimiento establece los lineamientos, acciones y políticas para el desarrollo del proceso de gestión de cobranzas a los alumnos y empresas de las unidades de negocio Pregrado, EPE y EPG de la cartera inactiva. 2. ALCANCE El presente proceso pertenece al área de Cobranzas y Canales de Recaudación y es de aplicación directa para, Alumnos y Empresas patrocinadoras/auspiciadoras de las tres unidades de negocio, así como a las empresas tercerizadas encargadas de la gestión de cobranza de la Cartera Inactiva. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. Código de Protección y Defensa del Consumidor (Ley N 29571) INDECOPI 3.2. Ley de Protección de Datos Personales (Ley N 29733) 3.3. SICA-REG- Reglamento Administrativo Académico 3.4. SICA-REG-05 Reglamento de Estudios de Pregrado 3.5. SICA-REG-18 Reglamento de Estudios de Pregrado EPE 3.6. SICA-REG-25 Reglamento de Estudios de Postgrado 3.7. GFA-CCR-P-07 Provisión y castigos de una cuenta por cobrar 3.8. Contratos de Locación de Servicios de Empresas de Cobranza Tercerizadas DAF-BCC-03 Aval Perú S.A DAF-BCC-02 Kobranzas S.A.C N 2517 E Line BPO S.A.C. 4. DEFINICIONES: 4.1. Cartera Activa: Alumnos matriculados en el ciclo académico vigente o ciclo académico en curso que presentan deudas vencidas.

2 2 de 4.2. Cartera Inactiva: Es aquella que está conformada por alumnos y empresas que tienen documentos de pago vencidos y que no registran matrícula en ciclos vigentes Alumno Moroso Inactivo: Es aquel alumno que tiene deuda con UPC y no está estudiando actualmente Central de Riesgos: Es un sistema integrado de registro de Riesgos Financieros, Riesgos Crediticios, Riesgos Comerciales y Riesgos de Seguros. Contiene información consolidada y clasificada sobre los deudores de las empresas. UPC mantiene contratos vigentes con dos Centrales de Riesgo a través de las cuales ejerce el registro de sus morosos: Equifax y Sentinel Ciclo Académico Vigente: Ciclo actual en curso Campañas: Estrategia de Cobranza ejecutada durante un periodo de tiempo y a un perfil de alumnos preestablecidos Reporte de Incidencias: reporte administrado por el Asistente de Cobranzas para hacer seguimiento a la resolución de casos inusuales que se detectan durante el proceso de gestión de cobranzas Empresa de Cobranza Tercerizada: Empresa privada especializada en la gestión integral de cobranza de la cartera inactiva controlada por UPC Deudas de Cobranza Dudosa: Aquella deuda respecto de la cual no existe certeza o seguridad en su posible recuperación, ya sea porque el alumno en condición de deudor no se acerca a cancelar su obligación o porque éste se encuentra en una situación de falencia económica que le impide ejecutar cualquier tipo de pago de deudas generando un perjuicio económico a la Universidad. Dichas cuentas, previo cumplimiento de requisitos determinados pasan a formar la provisión de cobranza dudosa.

3 3 de Provisión de Cobranza Dudosa: Es la cuantificación de las cuentas que se presumen de dudoso cobro; las mismas que son consideradas en los registros contables con la finalidad de sincerar la situación financiera de la empresa. El tratamiento de las provisiones por cuentas de cobranza dudosa se encuentra definidos en los incisos h) e i) del artículo 37 de la Ley del impuesto a la Renta y numeral 3 del inciso f) del artículo 21 del Reglamento de la ley del Impuesto a la Renta. Se señala que a fin de establecer la renta neta de tercera categoría se deducirá de la renta bruta los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, así como los vinculados con la generación de ganancias de capital, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida por la ley. El carácter de una deuda incobrable debe cumplir las siguientes condiciones: La deuda se encuentre vencida. Que se demuestre la existencia de dificultades financieras del deudor de la obligación impaga. Mediante análisis periódico de los créditos concedidos o por otros medios. Se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentación que evidencie las gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda El inicio de procedimientos judiciales o que hayan transcurrido más de 12 meses desde la fecha de vencimiento. Que la provisión al cierre de cada ejercicio figure en el Libro de Inventarios y Balances en forma discriminada Castigo de una Deuda: Es aquella operación mediante la cual se eliminan de los registros contables aquellas cuentas que fueron consideradas previamente en la provisión de cobranza dudosa; si bien la provisión ya afectó a resultados en el ejercicio en el que se consideró, la cuenta pendiente de cobro existe y ésta solo puede ser retirada de la contabilidad con el respectivo castigo de la misma, lo cual finalmente representa la desaparición de la deuda del activo del contribuyente. Conforme lo determina el texto del literal g) del artículo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta para efectuar el castigo de las deudas de cobranza dudosa, se requiere que la deuda haya sido provisionada y se cumpla, además, con alguna de las siguientes condiciones:

4 4 de Se haya ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la cobranza, salvo cuando se demuestre que es inútil ejercitarlas o que el monto exigible a cada deudor no exceda de tres (3) Unidades Impositivas Tributarias. La exigencia de la acción judicial alcanza, inclusive, a los casos de deudores cuyo domicilio se desconoce, debiendo seguírseles la acción judicial prescrita por el Código Procesal Civil. Cuando se haya condonado deuda previa autorización del CFO de la Universidad. 5. PROCEDIMIENTO FLUJO DEL PROCESO

5 5 de Actividad Analista de Cobranza Asistente de Cobranzas Empres de Cobranza Analista Estadístico Ex Alumno Director Legal/ Jefe de Comunica. Jefe de Cobranza Gerente de BCC Jefe de Contabili dad Inicio Inicio 1. Solicita aprobación 1 2. Aprueban piezas de comunicación 2 3. Ejecuta segmentación de cartera 4. Revisa y valida archivo y realiza segmentación de cartera 5. Aprueba calendario de campañas 6.Realiza seguimiento a la ejecución 7.Inicia gestiones de cuentas por cobrar P1. Ex Alumno cancela deuda? SI 8. Elabora y envía reporte de incidencias 8 NO 9. Deriva reporte a involucrados y hace seguimiento Recibe respuestas sobre las incidencias P2. Documentos por cobrar corresponden? NO Informa caso y solicita castigo de la deuda 11 SI 12.Aprueba el caso y realiza castigo informa la resolución de incidencias para que se actualicen 14.Actualiza datos y comunica a los alumnos los resultados de incidencias P3.- Se Cancela Deuda? 15.Elabora informe de incobrabilidad 15 NO SI 16. Ingresa castigos 17. Verifica información Mide efectividad Realiza monitoreo mensual Fin 19 Fin

6 6 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. El Analista de Cobranzas solicita al Director Legal, al Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación y al Jefe de Comunicaciones la aprobación de los formatos de notificaciones de cobranza a utilizar en la gestión de cobranza a cargo de las Empresas de Cobranza. 2. El Director Legal, el Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación y el Jefe de Comunicaciones aprueban las piezas de comunicación que se utilizaran durante la gestión de cobranza de la cartera inactiva. 3. El Analista Estadístico ejecuta la segmentación de la cartera de cuentas por cobrar de UPC de acuerdo a los filtros que se encuentran previamente definidos e informa vía correo al Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación, al Coordinador de Cobranzas y Analistas del área sobre el término del proceso. Dicha segmentación determina las cuentas por cobrar que conformaran la Cartera Activa y Cartera Inactiva respectivamente. 4. El Analista de Cobranzas a cargo de la cartera inactiva revisa y valida que el archivo Excel que contiene la cartera cumpla los filtros y requisitos definidos y realiza una sub segmentación de la cartera con la finalidad de que sean asignadas a las Empresas de Cobranza. Los criterios generales bajo los cuales se realiza la sub segmentación son los siguientes: Criterios Financieros: Número de documentos pendientes Saldo total por cobrar a la fecha Composición de la cartera de acuerdo a la antigüedad de la deuda Considera registros únicos por cada cartera (un mismo alumno no puede asignarse a dos empresas distintas) Importe mínimo por Documento: S/10.00 soles. Última categoría de pago Riesgo de Incumplimiento de Pagos

7 7 de Criterios Académicos: Nivel Académico (ciclo 1, 2, otros) Última matrícula registrada Situación académica (Baja, Retiro, otros) Ultimo Promedio Ponderado Ultimo registro Orden de mérito Carrera Campus Asimismo, elabora y planifica el calendario de campañas que se ejecutaran durante el semestre académico en el cual se definen las estrategias y los canales a utilizar y solicita vía la aprobación al Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación. 5. El Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación aprueba el calendario de campañas a ejecutar y remite vía la cartera asignada a cada Empresa de Cobranza. 6. El Analista de Cobranzas es el responsable de realizar el seguimiento a la ejecución y resultados de las acciones de cobranzas establecidas en el calendario de campañas. Asimismo es responsable de realizar el análisis constante de la cartera asignada y diseñar y proponer nuevas estrategias que contribuyan a la recuperación de la cartera. 7. Cada Empresa de Cobranza inicia las gestiones de las cuentas por cobrar asignadas coordinando de manera permanente con el Analista de Cobranzas y Asistente de Cobranzas a cargo de la cartera inactiva. Los canales utilizados para notificar al alumno/empresa sobre sus saldos pendientes y vencidos son los siguientes: Llamadas Telefónicas: cobranza telefónica. IVR: mensajes de voz grabados. SMS: cobranza a través de mensaje de texto. ing: cobranza a través de correos masivos. Mailing: cobranza a través de cartas a domilicio. Whastapp: cobranza a través de esta herramienta.

8 8 de Cobranza de Campo: visitas al deudor de parte de un asesor de cobranza Entre otros. P1.- Ex alumno cancela deuda? Si: Termina el proceso. No: Pasa a la actividad #7. 8. La Empresa de Cobranza elabora y envía diariamente el reporte de incidencias mediante un correo electrónico al Asistente de Cobranzas al buzón recuperacionesupc@upc.pe 9. El Asistente de Cobranzas deriva vía el reporte de incidencias a las áreas correspondientes y realiza seguimiento hasta la resolución de cada caso. 10. El Asistente de Cobranzas recibe vía las respuestas sobre las incidencias notificadas de las áreas correspondientes. P2.- Documentos por cobrar corresponden? Si: Pasa a la actividad #7 No: Pasa a la actividad # El Analista de Cobranzas informa el caso y solicita vía la autorización al Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas para que ejecute el castigo de la deuda garantizando el cumplimiento de los requisitos para el castigo de una cuenta por cobrar. 12. El Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas aprueba el caso vía y realiza el castigo de la cuenta en el sistema spring. 13. El Asistente de Cobranzas informa a las Empresas de Cobranzas la resolución de incidencias para que estas actualicen la cartera inactiva asignada. 14. La Empresa de Cobranza actualiza los documentos cancelados de la cartera inactiva diariamente y comunica a los alumnos los resultados de la incidencia.

9 9 de P3.- Cancela deuda? Si: Termina el proceso. No: Pasa a la actividad #7 15. El Analista de Cobranzas es el responsable de elaborar trimestralmente el informe de Incobrabilidad de acuerdo a los criterios establecidos en la SOP de Provisión y Castigo de las cuentas por cobrar; gestiona las aprobaciones del caso y solicita al Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas el castigo de las cuentas en el sistema spring. 16. En base al informe de incobrabilidad, el Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas ingresa los castigos de las cuentas por cobrar al sistema spring y lo notifica al Jefe de Contabilidad. 17. El Jefe de Contabilidad verifica con el Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación y con el Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas la información relacionada a las cuentas por cobrar, provisión de cobranza dudosa y castigos. 18. El Analista de Cobranzas mide la efectividad de las acciones de cobranzas con indicadores y metas mensuales. 19. El Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación realiza el monitoreo mensual a través de indicadores de morosidad, incobrabilidad, recupero de la deuda tercerizada y de gestión tanto de la cartera activa como cartera inactiva. Tener en consideración lo mencionado en el Apéndice Consideraciones Especiales de la Gestión de Cobranza.

10 10 de 6. APENDICES 6.1 Apéndice : Consideraciones especiales de la gestión de cobranza 7. REGISTROS 7.1 Formatos de notificaciones de cobranza 7.2 Reporte de Documentos Cancelados (diario). 7.3 Indicador de Recupero por Empresa de Cobranza (diario). 7.4 Indicador Comparativo de Recupero entre Empresas de Cobranza (semanal). 7.5 Indicador de Seguimiento de Metas por Empresa de Cobranza (semanal). 7.6 Indicador del Saldo de Cartera, Recupero y Comisiones de las Empresas de Cobranza (mensual). 7.7 Reporte de Gestión y Contactabilidad de las Empresas de Cobranza (diario). Nils Liliegren Noboa CFO

11 11 de APÉNDICE CONSIDERACIONES ESPECIALES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA 1. En relación a los reportes a las centrales de riesgo: La Universidad está facultada a informar (reportar) a las centrales de riesgo las deudas vencidas de los alumnos y exalumnos de las diferentes modalidades de estudio. Dicho reporte es realizado luego de la ejecución de una campaña de cobranza, activada según los resultados de los indicadores de morosidad, recaudación y/o provisión de la cartera de UPC y/o en casos excepcionales de morosidad siempre que se cumplan los requisitos detallados líneas abajo. Cabe señalar que la política de cobranza de la Región Andina establece que con 15 días de deuda vencida se debe realizar el reporte a las Centrales de Riesgo; sin embargo dicho plazo no se ajusta a las necesidades propias del negocio ni a la realidad del proceso de gestión de cobranza de UPC. 1.1 Requisitos para proceder al reporte a las Centrales de Riesgo: - Ejecución de campaña especial Reporte a centrales o casos excepcionales de morosidad previamente aprobados para dicha gestión. - Notificación (virtual o física) conteniendo el aviso de futuro reporte a las centrales de riesgo y la fecha máxima de pago para evitarlo (y sus extensiones de ser el caso). - Contar con el sustento de entrega de la notificación enviada. - Notificación (virtual o física) conteniendo la confirmación del reporte de la deuda a las centrales de riesgo. - Contar con el sustento de entrega de la notificación que confirma el reporte realizado.

12 12 de Nota 1: Las notificaciones podrán ser realizadas por cualquier medio que la Universidad y/o las Empresas de Cobranza autorizadas emplean para comunicarse con sus alumnos, por ejemplo: SMS, llamada, Web mail, etc. Nota 2: Los alumnos cuyo motivo de impago se deben a reclamos no deberán de ser reportados. 2. En relación al castigo de deudas incobrables durante el proceso de gestión de cobranzas: Durante el proceso de gestión de cobranza podrá detectarse casos de comprobantes de pago incobrables, las cuales requerirán ser castigados, previo al castigo de las mismas se deberá de cumplir con los siguientes requisitos: - Los saldos de cuentas por cobrar se encuentren registrados en el sistema Spring con el estado provisionadas. - Los saldos deudores por alumno y/o empresa no superen las 3 UIT o su equivalente al tipo de cambio del periodo. - Cuenten con las gestiones de cobranza ejercidas en el último año que acrediten su incobrabilidad. - No tengan ventas (boletas o facturas emitidas) posteriores a la fecha propuesta de castigo. - De superar las 3 UIT garantizar que cuentan con la documentación que acredite las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la cobranza, salvo que se demuestre que es inútil ejercitarlas (De acuerdo a lo estipulado en la Ley de Impuesto a la Renta numeral 1 del inciso g) del artículo 21 ) asimismo estos casos deberán contar con la aprobación de la Gerencia de Becas, Créditos y Cobranzas. - En los casos relacionados al fallecimiento del titular de una deuda, el Analista de Cobranzas solicita el acta de defunción (con una vigencia no menor a 3 meses) e informa el caso y solicita la autorización para el castigo de la cuenta vía al Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas quien lo autoriza y ejecuta el castigo de la deuda en el sistema spring. - Los casos detallados en el reporte de incidencias cuya gestión de cobranza no corresponda serán informados por el Analista de Cobranzas vía al Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas quien autoriza y ejecuta el castigo de la deuda en el sistema spring.

13 13 de Nota 1: Los comprobantes de pago correspondientes a ejercicios contables cerrados, cuyo motivo de impago se deba a un error en la emisión y/o la cobranza no corresponda (por ejemplo: servicio no brindado, cese de auspicio no registrado, entre otros) no podrán ser anulados ni cobrados con nota de crédito; por lo tanto, deberá de solicitarse el castigo de los mismos, cumpliendo previamente con los requisitos descritos en párrafo anterior. Las excepciones para la anulación de comprobantes deberán ser autorizadas por el Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación y/o Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas. Nota 2: Las excepciones para efectuar ventas futuras a alumnos y/o empresas con documentos de pago castigados deberán ser autorizadas por el Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación y/o Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas.

14 14 de REGISTROS 7.1 Formatos de notificaciones de cobranzas

15 15 de Modelo SMS Modelo IVR

16 16 de Carta de Cobranza

17 17 de Reporte de Documentos Cancelados (diario) Indicador de Recupero por Empresa de Cobranza (diario). 7.3 Indicador Comparativo de Recupero entre Empresas de Cobranza (semanal).

18 18 de 7.4 Indicador Comparativo de Recupero entre Empresas de Cobranza (semanal).

19 19 de 7.5 Indicador Comparativo de Recupero entre Empresas de Cobranza (semanal). 7.6 Indicador del Saldo de Cartera, Recupero y Comisiones de las Empresas de Cobranza (mensual).

20 de 7.7 Reporte de Gestión y Contactabilidad de las Empresas de Cobranza (diario).