4.2. Costo por retiro: el retiro tiene un costo del 2.5% del costo total del programa.

Transcripción

1 1 de 7 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetico establecer los lineamientos y acciones a seguir en el proceso de conciliación de pagos realizados por el alumno vs el grado de avance académico, cuando ocurre un retiro formal de alguno de los programas de la Escuela de Postgrado. 2. ALCANCE Este procedimiento es administrado por el Área de Cobranzas y Canales de Recaudación y es de aplicación directa para Secretaría Académica EPG, Facturación EPG, Canales de Contacto EPG, Atención al Alumno EPG y todo alumno que se encuentre matriculado en un programa de la Escuela de Postgrado. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. SICA-REG-25 Reglamento de Estudios de Postgrado 3.2. SICA-REG- Reglamento Administrativo - Académico 4. DEFINICIONES 4.1. Baja académica: Retiro que aplica a los alumnos que tiene más de 2 cursos desaprobados Costo por retiro: el retiro tiene un costo del 2.5% del costo total del programa Devengado: Obligaciones futuras Liquidación de cuenta: Conciliación de pagos realizados por el alumno vs la situación académica Retiro formal: retiro debidamente realizado por el alumno mediante los canales habilitados por la universidad Situación Académica: Estatus de avance académico del alumno.

2 2 de 7 5. PROCEDIMIENTO FLUJO DEL PROCESO Actividad Alumno/ Empresa Asistente de Canales de Contacto Asistente de Facturación de EPG Asistente de Cobranzas Gerente de BCC/ CFO Jefe de Cobranzas y CR Inicio Inicio 1. Solicita retiro del programa 1 2. Elabora situación académica y solicita liquidación de cuenta 2 3. Realiza la liquidación de cuenta del Alumno. 3 P1.- Existe Excepción en cálculo? NO SI 4. Valida excepción 4 5. Evalúa si corresponde reembolso 5 P2.- Corresponde Reembolso? NO SI 6. Validan reembolso según el monto. 7. Guarda archivo en carpeta compartida Actualiza información económica en el sistema Comunica resultado Cobra el cheque/ Cancela Saldo Fin 10 Fin

3 3 de 7 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. El Alumno de la EPG solicita formalmente el retiro del programa a través del formulario correspondiente ubicado en Intranet EPG ( 2. El Asistente de Canales de Contacto elabora la situación académica y solicita la liquidación de cuenta al área de Cobranzas a través del buzón CobranzasUPC@upc.pe. En la situación académica se detalla el número total de horas del programa desagregados por asignaturas (y ciclo de ser el caso) indicando para cada asignatura si el alumno lo cursó o lo tiene pendiente a la fecha de la solicitud. Para el caso de la liquidación de cuenta de programas de actualización/tesis o Educación Ejecutiva Gerencial (EEG), debe indicar el número de sesiones llevadas a cabo y la fecha en que el alumno está solicitando el retiro formal de dicho programa. 3. El Asistente de Cobranzas realiza la liquidación de cuenta tomando en cuenta las siguientes consideraciones: Si el alumno ha sido auspiciado por su empresa, el resultado de la liquidación es asumido por la empresa (reembolso o importe por pagar). Para el caso de la liquidación de cuenta por baja académica, el Asistente de Cobranzas debe considerar que no aplica el cobro por costos por retiro. P1.- Existe excepción en cálculo? SI: Ir a la actividad #4 No: Ir a la actividad #5 4. Toda excepción en el cálculo de los importes a considerar en la liquidación de cuenta deberá ser validada por el Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación, por el Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas o Dirección de Administración y Finanzas (CFO) según corresponda por la complejidad de la excepción.

4 4 de 7 5. El Asistente de Cobranzas evalúa si corresponde reembolso al Alumno/ Empresa. P2.- Corresponde Reembolso? SI: Ir a la actividad #6 NO: Ir a la actividad #7 6. El Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación/ Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas/ CFO validan el reembolso: Monto < S/2000: Jefe de Cobranzas y Canales de Recaudación. Monto > a S/2000 y S/35000: Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas Monto > S/35000: CFO. 7. El Asistente de Cobranzas guarda el archivo con la información del cálculo de la liquidación de cuenta en la carpeta compartida en la red Liquidaciones Alumnos Retirados EPG, así también envía en un plazo máximo de dos días útiles la liquidación de cuenta del alumno al Asistente de Canales de Contacto y al Asistente de Facturación EPG. Para el caso de las empresas, también se solicitará la cuenta corriente y código interbancario para realizar el reembolso 8. El Asistente de Facturación EPG actualiza la información económica del alumno en el sistema Comercial según los saldos determinados por el Asistente de Cobranzas, si el resultado es un reembolso emite la nota de crédito correspondiente. 9. El Asistente de Canales de Contacto comunica al Alumno o empresa, según corresponda, el resultado de liquidación de cuenta por correo electrónico con la finalidad de dar respuesta a la solicitud presentada por el alumno y/o empresa. 10. De haber reembolso a favor, el Alumno cobra el cheque. En caso que el Alumno sea auspiciado por su empresa se realizara el reembolso a la empresa (en ningún caso al

5 5 de 7 Alumno). Si por el contrario, hubiese un saldo deudor el Alumno/ Empresa debe cancela por los canales de recaudación. 6. APENDICES No Aplica 7. REGISTROS 7.1 Solicitud de liquidación y Situación académica 7.2 Liquidación de cuenta Nils Liliegren Noboa CFO

6 6 de 7 REGISTRO SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN Y SITUACIÓN ACADÉMICA

7 7 de 7 REGISTRO 02 LIQUIDACIÓN DE CUENTA