Instructivo de trabajo Cartera vencida del alumno

Transcripción

1 Fecha emisión: FEBRERO-2012 Versión 1 Pagina. 1 de 8 Objetivo. Establecer las Actividades necesarias para identificar y dar seguimiento a los alumnos que aparecen en Cartera Vencida. 1. Responsabilidades. a. Dirección Administrativa de Campus. I. Dirigir y supervisar el seguimiento a Cartera Vencida. II. Autorizar prorrogas, condonaciones o movimiento de fechas de calendario a alumnos. b. Jefatura de Cajas I. Realizar el proceso de Carteta vencida. II. Realizar el proceso de Indicador Negativo por adeudo III. Realizar el proceso de Tasa por Demora IV. Cobro de las Parcialidades vencidas c. Finanzas del Alumnado. I. Asigna Cobradores a los alumnos que presentan Cartera Vencida II. Hacer seguimiento de telemarketing a los alumnos que presentan Cartera Vencida III. Realizar seguimiento en aulas a los alumnos que presentan Cartera Vencida IV. Aplicación de prorrogas, condonaciones y movimiento te fechas de calendarios en estudiantes que presentan cartera vencida V. Generación de cartas de cobro d. Estudiante. VI. Cubrir en tiempo y forma los pagos establecidos de acuerdo a su calendario. 2. Registros. I. Reporte de Cartera Vencida, el cual deberá archivarse de manera electrónica en una carpeta plenamente identificada. II. Reporte de Generación de Cartas de Cobro, el cual deberá archivarse de manera electrónica en una carpeta plenamente identificada. III. Reporte de seguimiento de telemarketing, este se queda en el registro de la cuenta del alumno 3. Método de trabajo. Se han desarrollado las instrucciones de acuerdo al Sistema de Información Automatizado Oracle Campus Solutions, módulo Finanzas del Alumnado No. Instrucciones Sello. Lic. Mónica Garcia Cázarez. Lic. Rubén Morales González Lic. Jesús Carranza Castellanos. Dirección Corporativa de Compras. Elaboró. Coordinación de Métodos y Procedimientos Revisó Dirección Corporativa de Administración. Vo.Bo.

2 Versión 1 Pagina. 2 de 8 1. Introducción. Este Instructivo de trabajo está dirigido al personal de la Dirección Administrativa de Campus para dirigir y dar seguimiento a la cartera vencida, así como; autorizar prorrogas, condonaciones y movimientos en los calendarios de pago de los estudiantes, a la jefatura de cajas responsable de ejecutar los procesos de Cartera Vencida, Indicadores Negativos por Adeudo y Tasa por demora, al Coordinador de Finanzas Estudiantiles responsable de asignar cobradores, seguimiento de telemarketing y visitas en aula a los estudiantes, así como la generación de cartas de cobro y la aplicación de prorrogas, condonaciones y movimiento de fechas en los calendario de los estudiantes. El proceso de indicador Negativo por adeudo se deberá ejecutar al día siguiente del vencimiento de la parcialidad El proceso de Tasa por Demora se deberá ejecutar cada 7 días después del vencimiento. El proceso de Asignación de cobradores se ejecuta después de cada vencimiento. La generación de carta de cobro se realiza después del seguimiento que dan los cobradores El Reporte de Cartera Vencida se podrá ejecutar en el momento que se requiera. 2. Generalidades. El presente instructivo de trabajo describe cada uno de los pasos que se deben de seguir para la identificación y seguimiento de alumnos que presentan cartera vencida. Estos están divididos en: 1. Ejecutar el reporte de Cartera Vencida.- Verificar que el alumno refleja el adeudo en su cuenta. 2. Asignación de indicadores negativos por adeudo y generación de tasas de demora a los alumnos que presentan cartera vencida 3. Seguimiento a los alumnos con cartera vencida para que cubran sus pagos pendientes 4. Actualización y verificación de la cuenta del estudiante 3. Manejo de la aplicación. 1. VERIFICACIÓN: Antes de dar de alta a un proveedor, deben de verificar que no se encuentre en el sistema Ingresa al siguiente link: Da clic a ID Usuario ETAC CONTRASEÑA ETAC Presionar el boton Conexion.

3 Versión 1 Pagina. 3 de 8 Imagen Se despliega la siguiente pantalla, y se ingresar en el campo Finanzas del Alumnado> Matriculas y Tasa> Cargos y Pagos> Proceso de Demora> Proceso de Tasa por Demora Opc Ejecucion Se selecciona: Todos los alumnos Unidad de Negocio: ETAC y en Codigo Tasa por Demora se selecciona: STD, y da click en el botón Ejecutar. 2.Proceso de Indicadores Cuando tiene tasa por demora se le genera un indicador de historial de credito.

4 Versión 1 Pagina. 4 de 8 Imagen 2 Se despliega la siguiente pantalla, y se ingresar en el campo Finanzas del Alumnado>Cobros>Proceso Historial de Credito Se selecciona la opcion: Tds Ids Unidad Negocio: Etac Cnj Categ Antigüedad: ALL Opcion ID: Personas, y da click en el botón Ejecutar Se realiza un proceso de Cobros. Se despliega la siguiente pantalla, y se ingresar en el campo Finanzas del Alumnado>Cobros>Proceso de Crobos Se selecciona Unidad Negocio: Etac Opcion ID: Personas Mvo entrad Cobr: 001 Mvo Slda Cobr: 001, y da click en el botón Ejecutar Consulta Datos Cobros Cliente.

5 Versión 1 Pagina. 5 de 8 Se despliega la siguiente pantalla, y se ingresar en el campo Finanzas del Alumnado>Cobros>Actividades de Cobros Consulta Datos Cobro Cliente Se selecciona un ID: , y da click en el botón Buscar. Se despliega la siguiente pantalla, y se ingresar en el campo Finanzas del Alumnado>Cobros>Actividades de Cobros Consulta Datos Cobro Cliente Se selecciona en Collection ID:1210, y da click en el Numero.

6 Versión 1 Pagina. 6 de 8 Se realizan las llamadas telefonicas y seleccionamos la pestaña de Informacion Sobre Cobros 1. Accion de Seguimiento selecciona 2.- selecciona en Categoria : 3.-Se escribe el comentario de lo obtuvimos de la llamada telefonica o a la visita del salon

7 Versión 1 Pagina. 7 de Apoyo Financiero: 1.4. Fijacion de Cobros. Finanzas del alumnado>cobros>fijación de cobros 1.- la fecha en la que se esta realizando el proceso (no se mueve) 2.- El numero de pagos que realizara el alumno 3.-Opcion de Ajuste seleccionar la opción de ajustar equitativamente. 4.- Ciclo Facturación seleccionar la opción de cómo deberá realizar sus pagos (forma de pago) el seleccionar la opción Usuario Seleccionado podrá cambiar la fechas en la pestaña de Distribución de Pagos. 5.-Dias vencimientos Pagos: se cuentan los días y es la fecha que dará al realizar la Reestructura. 6.-tipo de ítem: seleccionar Crg para Cta Restructura (PPg) 7.- Tp Ítem Pago: seleccionar Pg para Cta Restructura (PPg) 8.-seleccionar el tipo de ítem que se va a reestructurar 9.-seleccionar el botón de Crear fijación de cobros e ir a la pestaña ( Distribución de Pagos) cuantas veces sea necesario ir cambiando en la opción (5 Días de vencimientos) e ir presionando el botón de Crear Fijación Pagos e ir a la pestaña ( Distribución de Pagos hasta obtener las fechas deseadas de pagos

8 Versión 1 Pagina. 8 de seleccionar la pestaña Distribución de Pagos asi presenta la forma de pago si no esta de acuerdo en las fechas o en las formas de pago lo puede cambiar regresa a la pestala de Fijacion de Cobros solo cambiara la opción 5 si son las (fechas) y si desea cambiar las formas de pago será la opción (2) y vuelve a seleccionar el botón de Crear Fijación Pagos cuantas veces sean necesarias Al estar seguro con las fechas y el monto a pagar seleccionar la opción (11) botón Contabilizar una vez contabilizado ya no se puede cambiar la reestructura 12.- Son las fechas que selecciona en las que va a realizar el pago Se deberá de tener mucho cuidado al presionar el botón contabilizar porque ya no se puede modificarse despliega la siguiente pantalla donde se capturan los siguientes campos en letra mayúscula. Fin del Instructivo.