Gestión de Impagos. Introducción a la reclamación y negociación

Transcripción

1 Gestión de Impagos Introducción a la reclamación y negociación

2 El problema de la morosidad empresarial Uno de los grandes problemas endémicos a los que se enfrentan las empresas es la dificultad permanente de lograr cobrar de forma adecuada de sus clientes y conseguir un flujo de cobros que les permita funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir pérdidas por la morosidad o insolvencia de sus deudores.

3 Retrasos en los Pagos Europa

4 Retraso en los Pagos España

5 Como solucionar los Impagos En primer lugar no hay que olvidar que muchas veces el proveedor también tiene la culpa de los retrasos en cobrar; ya que dejando aparte los problemas de solvencia, liquidez y administración que puedan tener los clientes y que los convierten en morosos, no hay que olvidar que uno de los factores que provocan la mayor parte de los retrasos en el pago comerciales es la falta de calidad en la gestión empresarial del propio proveedor.

6 Según un estudio europeo reciente entre el 20 y el 70% de los problemas de cobro de las empresas son debidos a bloqueos en el abono de las facturas ordenados por clientes descontentos que retienen el pago como consecuencia a los fallos que ha tenido el proveedor en la calidad, en el servicio o en la gestión. Esta gran masa de saldos de clientes pendientes de cobro viene originada por errores que el proveedor comete en la recogida del pedido, en el suministro de la mercancía, la logística, la administración de ventas, la facturación, la falta de un abono etc. Muchos de estos litigios comerciales no son solucionados enseguida por la propia empresa ni se gestiona adecuadamente el incidente y por este motivo no se cobra nunca la factura.

7 Moroso Intencional Los morosos intencionales Otra gran causa de los impagados es la intencionalidad del deudor, es decir la falta de voluntad del cliente de pagar puntualmente sus facturas. En un informe reciente elaborado por la Comisión Europea y publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y como resultado de una amplia encuesta realizada entre empresas en Europa, se citó como una de las causas principales de todos los pagos morosos en las ventas a la intencionalidad del deudor. En estos casos el cliente retiene el pago de las facturas como medio para conseguir una financiación externa gratuita. El cliente acaba pagando la factura pero lo hace con mucha posterioridad al vencimiento acordado en la operación de compraventa. El estudio reveló que los pagos morosos intencionales en Europa suponen en promedio un 35% de los casos. Ciertamente existen grandes variaciones según los países, puesto que en algunos Estados de la UE la tasa de pagos morosos intencionales se eleva a casi el 50%.

8 Los principios de la Gestión de Cobros Muchas veces el acreedor no sabe gestionar los cobros Y la que seguramente es otra gran causa de los cobros demorados se encuentra en el seno la propia empresa acreedora. Esta causa consiste en la inexistencia de una gestión de riesgos apropiada por parte de la empresa acreedora así como la falta de medios y de personal especializado en la gestión de créditos y cobros. Por lo tanto uno de los motivos por los cuales las empresas no cobran a tiempo de sus clientes es que no existen dentro de la propia empresa unos procedimientos adecuados para el control, seguimiento y cobro de los saldos de clientes Partiendo del principio de que los clientes nunca tienen prisa en pagar y que estadísticamente más de la mitad de las facturas son pagadas con retraso, es tarea del proveedor perseguir el cobro e insistir ante el cliente para que haga el pago dentro del plazo acordado Por desgracia no existe un código ético de comportamiento de pagos entre las empresas, y los deudores intencionales sólo pagan dentro de los plazos convenidos a aquellos acreedores que están reclamando el cobro de forma activa y sistemática. En cambio los acreedores que se muestran pasivos suelen recibir el pago con un importante retraso. Una buena gestión pro-activa de cobros asegura que los saldos de clientes son ingresados a tiempo en tesorería y evita que los clientes impuntuales, informales o que quieren jugar a ganar intereses financieros a costa de los proveedores abonen puntualmente sus facturas.

9 Los Enemigos del Cobro dentro de la Empresa Los enemigos del cobro dentro de las empresas Los principales enemigos del cobro residen muchas veces en las propias empresas acreedoras y son La desorganización 2) La falta de un sistema pro-activo de cobro 3) La implicación emocional del acreedor 4) La falta de personal especializado 5) La falta de medios adecuados y programas informáticos de gestión. 6) El paso del tiempo

10 REALIDADES DE LOS IMPAGADOS 1. Casi todos los impagados se pueden recuperar. 2. Los morosos escogen al que no le van a pagar. 3. Los morosos tienen sus propias prioridades de pago. 4. Los morosos dejan de pagar primero los más alejados geográficamente. 5. Los morosos siempre intentan ganar tiempo. 6. Los morosos siempre dicen que van a pagar. 7. Los peores morosos son los amigos. 8. Las mejores armas contra el moroso son la perseverancia, constancia e insistencia.

11 Ciclo de la Reclamación Penal Civil y Mercantil / Morosidad

12 Fases Gestión En la gestión de recobros de créditos de morosos Distinguimos dos fases procedimentales Fase extrajudicial Fase judicial

13 Fase extrajudicial Recepción documentación Análisis documentación Elaboración Dossier del deudor Comprobación datos del deudor Cartas Conminatorias Contacto telefónico Negociación/Calendario Pago

14 Fase extrajudicial (I) Recepción de expedientes: * Análisis de la documentación recibida * Confección del dossier del deudor. Localización y comprobación de datos del deudor. * Mediante TI s. Remisión de cartas conminatorias. Contacto telefónico con deudores, simultáneo al envío de cartas. Negociación para alcanzar acuerdos y fijación de calendario de pagos. Todo acuerdo que suponga quitas o dilación en el tiempo del recobro de la deuda, requerirá la conformidad del Cliente.

15 ACCIONES ESPECIALES Posterior a la reclamación de cantidad inicial (total o parcialmente fallida) se valorará la posibilidad de llevar a cabo acciones especiales: Presentación de denuncia Querella criminal Adhesión al juicio iniciado por otro querellante Acciones rescisorias Acciones paulianas Levantamiento del velo Insolvencia del deudor y Concursos de Acreedores

16 Ley 3/2004 de 29 de Diciembre por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las 0peraciones comerciales OBJETIVO: - Impedir que plazos de pago excesivamente dilatados sean utilizados para proporcionar al deudor una liquidez adicional a expensas del acreedor. - Disuadir los retrasos en los pagos ALCANCE: - Sólo para pagos en operaciones comerciales entre empresas y entre éstas y el sector público. - No para operaciones con consumidores, pagos con cheques, letras de cambio o pagarés ni los pagos de indemnizaciones por daños. -Las deudas sometidas a procedimientos concursales incoados contra el deudor, que se regirán por lo establecido en su legislación especial

17 MEDIDAS QUE SE ESTABLECEN PARA LUCHAR CONTRA LA MOROSIDAD: 1. Establecer un plazo de exigibilidad de intereses de demora con devengo automático. 2. Señalar el tipo de interés de demora. 3. Otorgar al acreedor el derecho a reclamar al deudor una indemnización razonable por los costes de cobro. 4. Posibilidad de pactar cláusulas de reserva de dominio a los efectos de que el vendedor conserve la propiedad de los bienes hasta el pago total de la deuda.

18 El plazo de pago: el que se hubiera pactado entre las partes, a falta de pacto será el siguiente: a) 30 días después de la fecha en que el deudor haya recibido la factura. b) Si la fecha de recibo de la factura es dudosa, 30 días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. c) Si el deudor recibe la factura antes que los bienes o servicios, 30 días después de la entrega de los bienes o de la prestación de los servicios. d) Si se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o de comprobación de la conformidad de los bienes o los servicios con lo dispuesto en el contrato y se recibe la factura antes o en, 30días después de la fecha en que tiene lugar dicha aceptación o verificación.

19 INTERESES DE DEMORA: El deudor deberá pagar el interés pactado o el fijado por la Ley de Morosidad automáticamente por el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna por parte del acreedor. En defecto de pacto, el tipo legal + 7 puntos (que el Ministerio de Economía y Hacienda publicará semestralmente en el «BOE»). Además, el acreedor podrá reclamar al deudor una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que haya sufrido a causa de la mora de éste. Serán nulas las cláusulas pactadas entre las partes sobre la fecha de pago o intereses de demora que difieran en cuanto al plazo de pago y al tipo legal de interés de demora establecidos en la Ley de Morosidad

20 CLAUSULA DE RESERVA DE DOMINIO: Se puede pactar que el vendedor conserve la propiedad de los bienes vendidos hasta el pago total del precio y que el vendedor podrá retener la documentación acreditativa de la titularidad de los bienes sobre los que se haya pactado la reserva de dominio. Pacto expreso en contratos, presupuestos, notas de encargo adaptación necesaria de documentación.

21 CLAVES PARA REDUCIR RIESGO DE IMPAGOS: - Análisis previo de los créditos: intentar trabajar con los mismos bancos que él, pedir referencias a los bancos con los que trabajemos, utilizar informes comerciales, sobre todo si no se conoce al cliente, obtener información del RM, de proveedores, de otros clientes... - Establecer un límite de crédito, en función de los distintos tipos de cliente. - Realizar correctamente la apertura del crédito del cliente: datos fiscales, de facturación, dirección, datos personales... Para evitar errores en la facturación, envío, recepción. Asegurarnos del debido apoderamiento de quienes se obligan al pago y firman un contrato comercial con nosotros. - Procurar utilizar métodos de cobro que garanticen nuestra iniciativa en el pago (domiciliaciones bancarias). - Conocer de los sistemas internos de pago del deudor qué días paga, porqué medios.

22 - Volcarse en los sistemas de facturación: factura clara, que indique las condiciones y la forma de pago. - Obtener la firma y aceptación del deudor en presupuestos, partes de trabajo, notas de encargo, contratos - Prevenir el vencimiento en el pago, anticipando la comunicación con el deudor para asegurar el pago. - Conseguir controlar el gasto derivado de las INSOLVENCIAS DE CLIENTES. En una sociedad de por ejemplo 100MM. de facturación con un 5% de resultado neto, un 1% de impagados supone el equivalente a un 20% de su actividad perdida. O lo que es lo mismo, para asegurar que el 1% no se coma el resultado de la cuenta de explotación se ve obligada a crecer un 20% en su actividad, cosa notablemente mucho más difícil que controlar sus impagados.

23 - Volcarse en los sistemas de facturación: factura clara, que indique las condiciones y la forma de pago. - Obtener la firma y aceptación del deudor en presupuestos, partes de trabajo, notas de encargo, contratos - Prevenir el vencimiento en el pago, anticipando la comunicación con el deudor para asegurar el pago. - Conseguir controlar el gasto derivado de las INSOLVENCIAS DE CLIENTES. En una sociedad de por ejemplo 100MM. de facturación con un 5% de resultado neto, un 1% de impagados supone el equivalente a un 20% de su actividad perdida. O lo que es lo mismo, para asegurar que el 1% no se coma el resultado de la cuenta de explotación se ve obligada a crecer un 20% en su actividad, cosa notablemente mucho más difícil que controlar sus impagados.

24 INDICADORES DE FUTURAS INSOLVENCIAS (SEÑALES DE ALARMA) 1. Pedido mayor de lo habitual. Puede deberse a problemas de suministro con sus proveedores habituales. 2. Crecimiento muy rápido. Puede originar situaciones graves de financiación que afectarán a su capacidad de pago. 3. Primera devolución de un efecto. 4. Devolución habitual de efectos. Es consecuencia de una habitual falta de tesorería o producto de una ausencia de gestión financiera. 5. Atrasos en los pagos a Hacienda Pública y Seguridad Social. 6. Inversiones y gastos no adecuados al volumen del negocio. Ej: gastos de ostentación, innecesarios para la actividad de la empresa. 7. Hipotecas, embargos y demandas judiciales. Supone entrar en una situación de la que es difícil salir por sus propios medios. 8. Devoluciones inhabituales de mercancías sin motivos justificados, y anulación de pedidos en firme.

25 9. Cambios frecuentes de los bancos con los que trabaja. 10. Salarios atrasados a los trabajadores. En este sentido, son fundamentales los informes comerciales propios. El equipo comercial debe informal de cualquier anomalía que haya visto u oído en sus visitas a los clientes.

26 CUAL ES LA POLITICA DE RIESGOS QUE SE DEBE SEGUIR? Trabajar con los mejores clientes. Limitación del riesgo con cada cliente. Conocimiento del cliente: no se debe dar crédito a un cliente que no se conoce. Bancos con los que trabaja: las mejores empresas trabajan con bancos de primera línea, es decir, uno nacional por lo menos, uno o dos regionales y/o cajas de ahorros. Empresas de nueva creación. Especial cuidado con las empresas que aparecen sin un proyecto claro y sin un capital adecuado, especialmente si son comerciales o de servicios. Equipo directivo competente.

27 EL FACTOR TIEMPO EN LA MOROSIDAD El tiempo es nuestro peor enemigo y el mejor aliado del moroso porque: 1. El paso del tiempo consolida la posición del moroso y se considera con más derecho a seguir demorando el pago. 2. El acreedor ofrece una imagen de desorganización y debilidad que fortalece a los malos pagadores y se aprovechan de ello. 3. Cuanto más tiempo pase, más empeorará la situación del deudor. 4. Las reclamaciones sobre el deudor aumentarán al conocerse su mala situación económica y financiera. 5. Aumentan las posibilidades de que el impagado se convierta en fallido. 6. Como pretende el deudor, tendemos a olvidarnos de reclamar el pago porque nos agobian otros problemas más urgentes (que no importantes).

28 7. Pueden prescribir los procedimientos de reclamación judicial. 8. Si no somos rápidos, otros lo serán y cobrarán antes de que el deudor se quede sin dinero. 9. La probabilidad de cobrar está en razón inversa al tiempo que se tarde en intentar cobrar.

29 PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES CAMBIARIAS - Contra el aceptante: 3 años desde la fecha del vencimiento. - Del tenedor contra los endosantes y librador: 1 año desde la fecha de protesto o declaración equivalente, realizados en tiempo hábil, o de la fecha del vencimiento en las letras sin gastos. - De unos endosantes contra los otros y contra el librador: a los 6 meses desde la fecha de pago de la letra por el endosante. PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES CAMBIARIAS DEL CHEQUE - Del tenedor contra endosantes y demás obligados: a los 6 meses desde la expiración del tiempo de presentación (15 días para los expedidos en España, 20 días para los de Europa y 60 para los demás).

30 FORMAS Y MEDIOS DE RECLAMACION CARTA Hay que ser claros, breves y concisos, es decir, ir directos al grano : cantidad, vencimiento, nº de factura y pedido. Serán firmadas por alguien con autoridad. Indicar la persona de contacto del acreedor. Dirigir la carta a la persona que pueda autorizar el pago. Evitar la palabrería inútil y vacía.

31 TELEFONO Los más previsores empiezan a hacer las llamadas incluso antes de que venza el crédito. Una vez vencido el crédito sin cobrar, conviene llamar cuanto antes y dar los siguientes datos: número de pedido, fecha y número de factura, importe y fecha de vencimiento. Evitar discusiones y centrarse en dos puntos básicos: - por qué se ha atrasado el pago - cuándo se va a cobrar 4. El mejor momento del día para llamar por teléfono suele ser a primera hora de la mañana y los lunes. Asimismo, conviene no llamar siempre a la misma hora (para evitar que directamente no nos cojan). 5. Es fundamental preparar las llamadas y una ficha con el historial del cliente para evitar que se repitan las excusas.