PROCEDIMIENTO DE ALMACEN

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1 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN CÓDIGO : PD ALB-01 VERSION No. : 03 FECHA DE EXP.: _22/07/2011 COPIA No. : 01 ELABORADO Y REVISADO : Director Administrativo y Financiero APROBADO :

2 Código: PD ALB-01 Página: Página 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer parámetros que permitan el almacenamiento y la preservación del producto que afecta directamente la calidad del servicio, durante el proceso interno y la entrega al destino final. 2. ALCANCE Este procedimiento rige a partir de la fecha de su aprobación, se dirige a la Gerencia, al área de almacén e indirectamente a todas las áreas que realizan requerimientos de elementos que se manejan y controlan en el almacén. 3. VOCABULARIO ALMACENAMIENTO: Guardar productos o elementos de forma organizada en el almacén. MANIPULACIÓN: Forma como se mueven, transportan o manejan los productos o elementos que se almacenan. PRESERVACIÓN: daños y peligros Proteger y conservar los productos o elementos que se almacenan de 4. PROCEDIMIENTO DE ALMACEN En Seguridad Nápoles Ltda. se almacenan los siguientes elementos y/o productos que afectan directamente la calidad en la prestación del servicio: Dotación Vigilantes Dotación Puestos Armas Munición Equipos de Comunicación El almacenamiento y la preservación de estos elementos y/o productos se controlan en el almacén a cargo del almacenista y se ha dividido en dos procedimientos teniendo en cuenta que hay algunos elementos que requieren de un mayor control ejercido por la Gerencia :

3 Código: PD ALB-01 Página: Página 3 de 8 A. PROCEDIMIENTO DE ALMACEN (DOTACIONES) PROCEDIMIENTO RESPONSABLE OBSERVACIONES 1. Se requiere un equipo y/o elemento de dotación 2. Verificación tiempo transcurrido desde la última entrega de acuerdo con los formatos establecidos 3. CUMPLE? SI NO 4. Se analiza si se entrega y luego se determina a cargo de quien va el costo del elemento. 5. Verificación del stock en el almacén Dpto. de Operaciones, 1. Se realiza una solicitud escrita mediante el formato FT-ALB-01 de la necesidad de un equipo y/o elemento de dotación. 2. El almacenista verifica en el Kardex correspondiente 3. Se determina si el producto cumple con el tiempo de uso. 4. Se decide según el impacto en la prestación del servicio la entrega o no del producto y a quien se le carga el costo del mismo si se pide antes de tiempo. 5. El Logístico verifica en los inventarios la existencia del producto a entregar 6. HAY? NO 6. Cuando no hay existencia se sigue con el procedimiento de compras. SI 7. Procedimiento de Compras 8. Entrega del elemento de dotación. 9. Se registra en el Kardex correspondiente al inventario 10. FIN 7. De haber existencia se entrega el producto dejando evidencia en el Kardex del puesto o del vigilante. 8. Se afectan los inventarios para tener control sobre los mismos.

4 Código: PD ALB-01 Página: Página 4 de 8 B. PROCEDIMIENTO DE ALMACEN (ARMAS) PROCEDIMIENTO RESPONSABLE OBSERVACIONES 1. Hacer un requerimiento de armas y/o munición. Director de Operaciones 1. El Director de Operaciones hace este requerimiento sustentado con un informe o justificación. 2. SE APRUEBA? NO 2. La Gerencia decide si se entrega o no el elemento solicitado. SI 3. FIN 4. Verificación de stock en el inventario 5. HAY? SI NO 6. Procedimiento de Compras 7. Entrega del elemento. 8. Se registra en el Kardex de inventarios y en el libro de armas 9. FIN Logístico Logístico Logístico 4. De ser aprobado se verifica el stock o se analiza el cambio que sea necesario para entregar el elemento. 5. El Logístico verifica los inventarios correspondientes 6. Si no se cuenta con el elemento se remite al procedimiento de compras 7. Se entrega el elemento a Operaciones dejando registro de esta actividad en el Kardex del puesto. 8. Se actualizan los inventarios y de ser un arma el libro de armas

5 Código: PD ALB-01 Página: Página 5 de 8 5. IDENTIFICACIÓN Es necesario identificar los elementos que se manejan en el almacén con el fin de facilitar su manipulación, almacenamiento y preservación: Dotación Personal: Hace referencia al conjunto de prendas establecidas por Seguridad Nápoles Ltda. y debidamente autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada, que se le entregan a cada vigilante para el uso obligatorio durante el tiempo de prestación del servicio, esta dotación se entrega al vigilante tres veces al año (dos al ingresar a la empresa y otra pasados los ocho meses de servicio) y en adelante según la necesidad de requerimiento cumpliendo con lo legal y velando siempre por una buena presentación. Dotación Puesto: Son los elementos y/o equipos que requiere un puesto para su normal funcionamiento, en Seguridad Nápoles Ltda. se manejan generalmente los siguientes: Linternas, espejos, pilas, baterías, cargadores, radios, minutas, cuadernos, planillas, pitos, ponchos, botas de caucho, bastón de mando, detector de metales, armas y municiones, entre otros. 6. ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN Y MANIPULACIÓN. En Seguridad Nápoles Ltda se ha designado un almacén general con las medidas de seguridad necesarias, adecuado con el fin de preservar y controlar los inventarios de elementos y/o productos que se tienen para la prestación del servicio, previendo que no estén expuestos a la humedad ni a la luz. Dotación Personal: Estas prendas están en el almacén general de Seguridad Nápoles Ltda. las Chaquetas se tienen clasificadas por tallas, color, colgadas en ganchos con separadores; las corbatas se encuentran enrolladas en estantería; los overoles, pantalones y camisas se guardan en estantería doblados, separados por tallas; los zapatos, botas, correas, chapuzas y Kepis en estantes separados por elementos. A todas estas prendas se les hace una revisión para controlar y verificar que no sufran deterioro. Se entregan por prenda al vigilante dejando registro en los respectivos Kardex (de inventario y del vigilante). Dotación Puesto: Estos elementos se encuentran en el almacén general de Seguridad Nápoles Ltda., guardados en estanterías, la entrega se registra en el

6 Código: PD ALB-01 Página: Página 6 de 8 Kardex del puesto, los requerimientos de esta dotación la realiza por escrito el departamento de operaciones (supervisores, de servicio y/o el director de operaciones) mediante el formato de Solicitud de Pedido FT-ALB-01 y se transporta en los vehículos de supervisión para la entrega a su destino final. Las armas se encuentran guardadas en la caja fuerte de la empresa, limpias y envueltas en papel de forma que permita su adecuada conservación; de igual manera la munición. Para la entrega debe haber previa autorización de la gerencia general y se registra en el Kardex del puesto y en los libros de armas y munición según corresponda. Se transportan en los vehículos de supervisión sin empaques y las armas descargadas para la entrega a su destino final. 7. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA En Seguridad Nápoles Ltda. se ha establecido por control y seguridad que el vigilante devuelva la dotación personal cuando se trate de cambio de la misma o por retiro de la empresa, en este último caso el almacenista debe velar porque el vigilante realice la devolución de la dotación correspondiente en el menor tiempo posible y así poder emitir el Paz y Salvo FT-ALB-05, para efectos de la liquidación. De igual manera, se devuelve al almacén la dotación usada de puestos, ya sea por la cancelación de un puesto, por requerimiento del cliente o de operaciones y/o por estar dañada. Debido a lo anterior ingresa al almacén dotación usada de vigilante y de puestos tanto en buen estado como en mal estado, se registra su ingreso en Kardex de inventario usados y se guardan en el almacén identificando que son usadas. Cuando estime conveniente la persona encargada del almacén se reúne con el o con la persona a quien este delegue para proceder a dar de baja los elementos clasificados con anterioridad en una caja o bolsa marcada Elementos para dar de Baja y que se determine ya han cumplido con su ciclo de vida, se verifica que ningún elemento a dar de baja lleve parches, logotipos e insignias de Seguridad Nápoles Ltda. y aquellos que son reciclables se entregan a empresas de reciclaje y los otros el determina que destino darles, teniendo en cuenta el impacto ambiental y el cumplimiento con la Política de Medio Amiente establecida por la organización, quedando registro de tal actividad en el formato FT-ALB-04 Acta de Baja, la cual debe ser comunicada a contabilidad mediante copia de la misma.

7 Código: PD ALB-01 Página: Página 7 de 8 8. FORMATOS 8.1. SOLICITUD DE PEDIDO Y DESPACHOS FT-ALB-01 Este formato se diligencia con el propósito de solicitar los elementos necesarios para la prestación del servicio y de igual forma, para controlar la entrega a cada uno de los puestos TRASLADO DE EQUIPOS Y/O ARMAS FT-ALB-02 Este formato sirve para controlar los movimientos de elementos y/o equipos que se realiza en la operación y afectan los inventarios de los puestos 8.3. DESPACHO A SUCURSALES FT- ALB-03 Se diligencia para controlar la mercancía que se envía a las sucursales ACTA DE BAJA DE DOTACIÓN FT-ALB-04 Esta Acta sirve para dar de baja y poder retirar del almacén los diferentes elementos o productos que ya han terminado con su ciclo de vida útil 8.5. PAZ Y SALVO FT-ALB-05 Se diligencia con el propósito de asegurar que el personal operativo no se quede con prendas y/o elementos de uso privativo de la empresa CONTROL ENTREGA DE DOTACION FT-ALB-06 Este formato se diligencia con el fin de controlar la dotación que se entrega a los vigilantes en tiempo y cantidad DESPACHO A PUESTOS Y/O VIGILANTES FT- ALB-07 Se diligencia para controlar la mercancía que se envía a puestos o entrega a vigilantes 8.8. FORMATOS PRE-IMPRESOS O SISTEMATIZADOS FP-Tarjeta dotación empleados: se diligencian para controlar la entrega de uniformes que se da a cada uno de los vigilantes. FP- Formato dotación puestos: Se diligencia para controlar la entrega de equipos y/o elementos que se da a cada uno de los puestos, de igual manera, llevar un control de los inventarios por puesto.

8 Código: PD ALB-01 Página: Página 8 de 8 FP-Kardex inventarios: Se diligencian para llevar un control sobre los inventarios por elementos y determinar un stock mínimo.