KAVANAGH software Versión m Release Manual del usuario

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1 KAVANAGH software 2012 Versión m Release Manual del usuario

2 Indice Introducción... iv Notas al comenzar... iv Cómo empezar a usar el software... v Pantalla principal de Kavanagh Software... v PARTE I Altas, bajas y modificaciones... 1 Capítulo 1 Crear, borrar y modificar edificios... 2 Dar de alta un edificio... 2 Datos generales... 2 Porcentuales y cajas... 4 Leyendas y datos bancarios... 6 Plantillas de Impresión... 7 Carta Documento... 8 Modificar datos de un edificio... 9 Recálculo automático de porcentuales... 9 Dar de baja un edificio... 9 Capítulo 2 Crear, modificar y borrar unidades funcionales Dar de alta una unidad funcional Alta del saldo inicial de una unidad funcional Porcentuales de sistemas de televisión por cable Salteo de unidades funcionales al emitir recibos Modificar datos de una unidad funcional Dar de baja una unidad funcional Capítulo 3 Alta, baja y modificación de proveedores Ingresar un nuevo proveedor Modificar datos de un proveedor Dar de baja un proveedor Capítulo 4 Alta, baja y modificación de bancos y cuentas bancarias Dar de alta un banco o cuenta bancaria Modificar datos de un banco o cuenta bancaria Dar de baja un banco PARTE II Operaciones Capítulo 5 Operaciones con proveedores Ingreso de facturas al sistema Pago de una factura al momento de la carga Asignación de la factura a una liquidación Vencimientos de facturas Modificación de una factura Borrado de una factura Pagos a proveedores Capítulo 6 Liquidación de expensas Liquidación temporaria Generación de una nueva liquidación de expensas Liquidar una factura Liquidación de un gasto particular i

3 Generación de movimientos extras de caja Cierre de una liquidación Rehacer o editar una liquidación Confección de una liquidación extraordinaria Impresión de liquidaciones de expensas Capítulo 7 Cobro de expensas Consideraciones iniciales Ingresar una cobranza de expensas Acreditación automática Acreditación manual Borrado de una cobranza Cobro de expensas por adelantado Borrado de una cobranza por adelantado Importación de Cobranzas de Sistemas de Pago Cobranzas por Propietario Capítulo 8 Deudas judiciales Consideraciones iniciales Pasaje de una deuda a abogado Cobranza de una deuda judicial Capítulo 9 Movimientos Bancarios Débitos y depósitos bancarios Ingreso de un depósito bancario al sistema Débito bancario Conciliación saldos bancarios Capítulo 10 Movimientos de Caja Ingresos y egresos de efectivo Ingresos de efectivo Salidas de efectivo PARTE III Herramientas Capítulo 11 Tablas del sistema Tablas del sistema Tabla de localidades Tabla de pisos Tabla de tipos de I.V.A Tablas de rubros de los edificios Tablas de gastos predefinidos de los edificios Capítulo 12 Herramientas Reordenas archivos Capítulo 13 Usuarios Configuración de usuarios y permisos Creación de un usuario Borrado de un usuario PARTE IV Emisión de listados Capítulo 14 Listados de datos principales Datos principales de edificios Datos principales de unidades funcionales Datos de unidades funcionales por monto de expensas Datos principales de cuentas bancarias Datos principales de proveedores ii

4 Capítulo 15 Listados de operaciones realizadas Saldos de cuentas bancarias Saldos de unidades funcionales Ranking de deudores Antigüedad de deudores Emisión de Cartas Documentos automáticas Deudas judiciales Saldos de proveedores Movimientos bancarios Cobranzas por fecha Cobranzas por edificio Cobranzas por unidad funcional Cheques por banco Cheques a acreditar Cheques propios a debitar Adelantos a descontar de futuras expensas Facturas a pagar Facturas a liquidar Pagos realizados a proveedores Listado de movimientos de caja Libro Diario de edificio Resumen de cuenta bancaria Resumen de cuenta de unidades funcionales Resumen de cuenta de proveedores Recálculo de deuda de una unidad funcional Capítulo 16 Listados de mantenimientos realizados Órdenes de trabajo Mantenimientos realizados por edificio Mantenimientos realizados por unidad funcional APÉNDICE I Acerca del software Capítulo 17 Ver mejoras por versión Capítulo 18 Acerca de Capítulo 19 Ver manual APÉNDICE II Servicios FTP Capítulo 20 Kavanagh Auto Backup Ejecutar KAB de manera manual Programación de KAB Capítulo 21 Soporte FTP Subida de archivos para su revisión Bajada de archivos revisados APÉNDICE III Módulo adicional de Liquidación de Sueldos Capítulo 22 Tablas del Sistema Capítulo 23 Empleados Capítulo 24 Liquidación de Sueldos APÉNDICE IV KAM Kavanagh Auto Mail Capítulo 25 Qué es KAM y cómo funciona? Capítulo 26 Enviar expensas por mail iii

5 Introducción Bienvenido a Kavanagh Software, el sistema más ágil y versátil para su Administración de Consorcios. Kavanagh Software le facilita la organización de su Administración. Le permite utilizar diferentes reglas de liquidación para cada edificio. Puede personalizar los edificios de manera que cada uno puede tener diferentes salidas de liquidación: detalles de gastos, cuadros de prorrateos, etc. El ideal de un buen software es aquel que permite emular la realidad; es decir, CADA operación que se realice (cobranzas, pagos, etc.), debería poder ser consultada en cualquier momento del día en el sistema. La filosofía de Kavanagh Software es el día a día. Para que un programa le dé información al día, debe ser alimentado al día. Esto significa que, informando al programa de CADA operación que se realiza, obtendremos lo mejor de nuestro sistema, ganando en eficiencia y reduciendo los tiempos de respuesta hacia nuestros clientes, los consorcistas. Kavanagh Software le permite manejar las cuentas de sus proveedores, llevar un control exhaustivo de los pagos realizados con cheques, cobrar expensas vía banco, cerrar su caja diaria interna, simplificar el manejo de deudas judiciales o en trámite legal. Más de 40 diferentes listados le muestran desde los saldos de sus cuentas bancarias o las unidades funcionales, hasta los deudores que deben n meses o más para la emisión de cartas documento automáticas, los movimientos de sus proveedores, seguimiento de sus cheques y mucho más. Notas al comenzar Las listas desplegables, ( ) salvo durante la edición de una liquidación de expensas, pueden ser desplegadas simplemente presionando la flecha hacia debajo de su teclado. También se pueden ingresar datos en estas listas simplemente tipeando las primeras letras. En cualquier pantalla donde se requiera ingresar varios campos, usted podrá utilizar las flechas hacia arriba y hacia abajo de su teclado así como también la tecla «TAB» o «SHIFT+TAB» para pasar al campo posterior o anterior respectivamente, o presionando «ENTER» únicamente para pasar al campo siguiente. Cortes de luz: Es muy común, en la gran mayoría de los programas de gestión que, ante una interrupción de la energía eléctrica durante un proceso largo, el usuario no sepa hasta dónde se cargó y qué quedó sin procesar, con el consecuente llamado a la empresa fabricante del programa y la engorrosa pérdida de tiempo provocada. Por ello, en KAVANAGH, por razones de seguridad de los datos y para mantener la integridad de los mismos intacta, en todo proceso repetitivo (carga de cobranzas, carga de gastos de una liquidación, etc.), los datos no son realmente grabados hasta que usted hace clic en «Aceptar» indicándole al programa la finalización de ese proceso. Esto significa que, en caso de un corte de energía, si todavía no hizo clic en «Aceptar», usted sabe con certeza que NADA de lo que estaba cargando fue grabado. Siempre es mejor saber que no se grabó nada a no saber qué sí y qué no. iv

6 Cómo empezar a usar el software La forma recomendada de comenzar a utilizar el software en un edificio es definir un momento de quiebre, que generalmente será una última liquidación hecha por otra administración u otro programa. Una vez definido este momento, comenzaremos por: Ingresar el edificio al programa con sus correspondientes cajas copiando los valores de aquella última liquidación. Dar de alta las unidades funcionales del edificio indicándole al programa que TODAS deben, como mínimo, dicha última liquidación para después ir cargando las cobranzas de dicha liquidación ya en Kavanagh Software. Una vez completados estos pasos, ya podremos proceder al alta de proveedores, ingreso de facturas y demás gastos que ya figurarán en la primera liquidación hecha con Kavanagh Software. Pantalla principal de Kavanagh Software Barra de herramientas Bases Alta, baja y modificación datos de: -Edificios -Unidades Funcionales -Bancos -Proveedores Barra de herramientas Operaciones -Ingreso de facturas -Pago a proveedores -Cobro de expensas -Cobro de expensas por adelantado -Liquidación de expensas -Depósitos bancarios -Débitos bancarios -Ingreso de efectivo -Salidas de efectivo -Órdenes de trabajo -Cierre de órdenes de trabajo Barra de herramientas Listados más utilizados -Saldos de unidades funcionales -Resumen de cuenta de unidad funcional -Recálculo de deuda -Cobranzas por edificio -Movimientos de caja -Facturas a pagar por edificio -Facturas a liquidar por edificio -Cheques por banco -Órdenes de trabajo por edificio -Órdenes de trabajo por unidad funcional Nueva Barra de herramientas Ayuda -Manual inteligente -Ayuda general -Novedades -Opciones de Soporte Técnico -Acerca de v

7 PARTE I Altas, bajas y modificaciones Capítulo 1 Edificios En este capítulo aprenderá a ingresar edificios al sistema para su administración, cómo dar de baja edificios o cómo modificar datos de esos edificios. porcentuales y cajas recálculo automático de porcentuales intereses por mora opciones de redondeo plantillas de liquidación (detalle de gastos, prorrateo...) implementar sistemas de pago como Pago Fácil o Rapipago vincular edificios con cuentas bancarias y mucho más... Capítulo 2 Unidades Funcionales Se explica cómo dar de alta, modificar datos o dar de baja unidades funcionales. cómo ingresar una unidad funcional con deuda preexistente, ya sea común o con juicio pendiente de resolución cómo administrar los sistemas de televisión por cable Capítulo 3 Proveedores Aprenderemos cómo dar de alta, modificar datos o dar de baja proveedores con los cuales trabajamos habitualmente y sobre los cuales queremos llevar un control de lo que se debe, los pagos realizados, etc. Capítulo 4 Bancos y Cuentas Bancarias En este capítulo se explica cómo dar de alta cuentas bancarias, que pueden ser tanto de los consorcios como propias de la Administración, modificar los datos de estas cuentas, darlas de baja. 1

8 CAPITULO 1 Crear, borrar y modificar edificios Dar de alta un edificio Tanto el alta de un edificio en el sistema como el alta de sus correspondientes unidades funcionales son los puntos más críticos de todo el manejo de Kavanagh, por lo cual deberá tenerse especial cuidado al momento de ingresar estos datos para evitar obtener información incorrecta en un futuro. Los datos ingresados aquí serán mostrados de idéntica manera en los informes de liquidación: detalle de gastos, cuadro de prorrateo, etc. NOTA: Cada edificio es una entidad independiente, con sus propias condiciones, manejos y salidas impresas. Para ingresar un edificio nuevo Datos Generales (fig. 1.a.) Del menú Bases seleccione Edificios o haga clic en el icono de la barra de herramientas. Asigne un número, del 1 al 99, al edificio nuevo y presione «ENTER». Con este número será conocido de aquí en adelante este edificio y, en cualquier campo, donde se le pida en un futuro el número de edificio, será este número el que deberá ingresar. Ingrese la dirección del edificio a administrar. Ingrese el código postal del edificio. El programa le aceptará tanto el formato viejo de 4 números (1234) como el formato nuevo de una letra, cuatro números y tres letras (C1234AAA). Ingrese la localidad donde está situado el edificio. Si la localidad que usted necesita no existe en la tabla, no es necesario que usted salga de esta pantalla, pierda lo cargado y vaya a la tabla de localidades para dar de alta la nueva localidad y volver a esta pantalla para empezar de nuevo; simplemente puede dar de alta una nueva localidad haciendo clic en Ingrese la condición frente al I.V.A. y el correspondiente número de C.U.I.T. del edificio. Ingrese el número de identificación del edificio en el S.U.T.E.R.H. Ingrese el porcentaje de interés mensual que cobrará por mora en este edificio. Indíquele al programa si este interés será calculado por períodos completos ( P ) o por días ( D ). Kavanagh Software le permite calcular, si usted así lo desea, intereses por día. Ingrese (opcional) un porcentaje de segundo interés. Este valor estará íntimamente relacionado con el 2º vencimiento de la liquidación de expensas, si es que usted asigna uno al momento de cerrar una expensa. Ejemplo: Si a unidad funcional le corresponde pagar $100 por una expensa al momento de su 1 er vencimiento, en el edificio se cobra un 3% de interés mensual por mora y por período completo y un 1,5% por interés entre el 1 er vencimiento y el 2º, y paga entre estos dos vencimientos, el importe a pagar será de $101,50; si paga después del 2º vencimiento, el importe a pagar será de $ Marque, según el caso, la casilla Registra quita sobre intereses. Situación: la unidad funcional nº 35 del edificio nº 14 debe $ 100 de expensas de mayo de 2009 más $ 3 por intereses (3%) por haberse pasado de la fecha de pago y usted, en el momento del cobro, decide perdonarle $ 2 de los intereses, al cargar la cobranza de 2

9 manera manual, en la línea correspondiente a los intereses usted ingresa $ 1 y en la línea correspondiente al capital le indica al programa que el capital ha sido abonado por completo. Caso I: No registra En el resumen de cuenta de la Unidad Funcional figurará -una línea con Intereses 05/2009 al 28/06/09 por $1 -una línea con Pago intereses 05/2009 al 28/06/09 por $1 -una línea con Pago expensas 05/2009 por $100 Caso II: Se registra En el resumen de cuenta de la Unidad Funcional figurará -una línea con Intereses 05/2009 al 28/06/09 por $3 -una línea con Quita sobre intereses 05/2009 al 28/06/09 por $2 -una línea con Pago intereses 05/2009 al 28/06/09 por $1 -una línea con Pago expensas 05/2009 por $100 La casilla No cobra intereses en mes, como su nombre lo indica, le permitirá indicarle al programa que, pasando por encima de cualquier otra condición, no se cobren intereses mientras se esté dentro del mes del vencimiento de la liquidación. Especifique el tipo de redondeo que utilizará para este edificio. 2 decimales (no se redondea) 1 decimal (se redondea a la decena de centavos) 0 decimales (al peso) o U para utilizar el número de unidad funcional como decimales de la liquidación de expensas. No se redondean adelantos, ni deudas ni intereses, sólo expensa pura del mes. Si este edificio es cobrado por algún sistema de cobranza como Pago Fácil o Rapipago, selecciónelo de la lista y, a su vez, ingrese el código asignado por la empresa, que le permitirá al programa generar el código de barras compatible con dicho sistema de cobranza. Figura 1.a. Datos generales del edificio 3

10 Porcentuales y Cajas (fig. 1.b.) Habilite los porcentuales que va a manejar en este edificio. En este mismo paso, usted puede asignarle a los porcentuales nombres de fantasía (que pueden ser utilizados como encabezados de las columnas del cuadro de prorrateo, tales como Cocheras en lugar de B, Cable en lugar de D ) Puede también, completando los correspondientes campos Prorrateo fijo, indicarle al programa si hay prorrateo fijo para que el programa lo recuerde al momento de cerrar una expensa. Los botones Recalcular... se encuentran deshabilitados durante el alta de un edificio dado que todavía no se ingresaron los porcentuales correspondientes de las unidades funcionales, por ende, no hay porcentuales a recalcular En la grilla inferior, detalle la/s caja/s del edificio con sus correspondiente/s nombre/s ( Fondo Operativo, Resumen de Ingresos y Egresos ). La primera caja se crea automáticamente al generar un edificio nuevo. Si desea crear más de una caja haga clic en el botón. Indíquele al programa qué porcentual/es participa/n de dicha/s caja/s. Lo que le estamos indicando al programa es que, al momento de ingresar una cobranza, reparta los importes correspondientes a los porcentuales según este esquema y también de qué caja saldrán los gastos por cada porcentual. Hacia la derecha encontraremos los campos correspondientes a Saldo Anterior, Cobrado por A, Cobrado por B, Cobrado por C, Cobrado por D, Cobrado por E, Cobrado por Deuda, Cobrado por Intereses, Cobrado por Adelantos, Redondeo y Saldo Actual. Al comenzar con un edificio nuevo, iremos colocando en las correspondientes columnas lo que figura en la caja de una última liquidación que tomaremos como modelo, ya sea hecha con otro programa o por otra administración; entonces en Saldo anterior colocaremos el saldo anterior de esa última liquidación, en cobrado por A (por ser la primera vez), lo cobrado por expensas y así hasta completar todo lo cobrado generándose un saldo que es el saldo previo a nuestra primera liquidación con Kavanagh Software. Figura 1.b. Composición de porcentuales y cajas del edificio Según el ejemplo de la Figura 1.b. en el edificio 77 estamos habilitando 4 porcentuales, 3 de los cuales tienen prorrateo fijo y estamos creando además dos cajas separadas. Según se ve en la conformación de cajas de la grilla inferior, al momento de cobrar, el programa repartirá el importe cobrado por A, por B y por C a la primera caja, mientras lo cobrado por D irá a una caja separada que hemos llamado Caja Extraordinaria. De la misma manera si un gasto sale por porcentual D será descontado de la segunda caja a diferencia de los gastos que vayan en otro porcentual. Kavanagh Software le permite también, al momento de cerrar la expensa del mes, generar movimientos extras de ingreso o egreso de dinero de cualquiera de estas cajas 4

11 Marcando la casilla le indicaremos al programa que al emitir el detalle de gastos, de tener más de una caja en el edificio, nos resuma la información de las cajas en una caja consolidada Marcar la casilla nos permitirá pedirle al programa que en los cuadros de prorrateo nos muestre separadas las deudas de períodos ordinarios de extraordinarios. Ejemplo: Una U.F. nos adeuda 7 períodos ordinarios y 2 extraordinarios y esta casilla está marcada -si estamos liquidando un nuevo período ordinario, en el cuadro de prorrateo el programa colocará en la columna deuda la suma de los capitales de los 7 períodos ordinarios adeudados -si estamos cerrando una extraordinaria en el cuadro de prorrateo, Kavanagh nos mostrará la suma de los capitales de los 2 períodos extraordinarios adeudados 5

12 Leyendas y Datos Bancarios (figs. 1.c. y 1.d.) En Leyenda usted puede ingresar notas adicionales del largo que desee, que podrán aparecer, a su elección, tanto en el detalle de gastos como en el cuadro de prorrateo. En Leyenda extendida se podrán ingresar más notas adicionales pudiendo además asignarle formato al texto desde la barra de herramientas Formato de texto de leyenda extendida (negrita, tipografía, etc.). Figura 1.c. Barra de herramientas para aplicar formato Esta leyenda extendida tiene ciertas limitaciones (Kavanagh Software no intenta ser un procesador de textos): saldrá en una página aparte y deberá tener como máximo una página de longitud. Si el texto sobrepasa una página se cortará automáticamente. Los botones le permitirán borrar el contenido de una leyenda de manera completa. Figura 1.d. Leyendas y Datos bancarios del edificio Vinculación del edificio con una cuenta bancaria: Para vincular este edificio con una cuenta bancaria, obviamente dicha cuenta bancaria debe estar creada primero. Esta vinculación implica que si al momento de ingresar una cobranza le indicamos al programa que dicho pago se realizó en banco, es decir, B (efectivo en banco) o Q (cheque en banco), el monto de esa cobranza será automáticamente acreditado al saldo de la cuenta vinculada evitando tener que hacer dos pasos: la carga de la cobranza por un lado y el ingreso del dinero en la cuenta por otro. Se pueden vincular varios edificios a una misma cuenta; para ello tendrá que designar dicha cuenta en la ficha de cada edificio. El botón le permitirá, justamente, cortar el vínculo creado entre este edificio y esta cuenta bancaria. 6

13 Plantillas de impresión (fig. 1.e.) En esta solapa se podrá especificar qué plantillas serán utilizadas para los informes de liquidación del edificio. Un juego de plantillas estándar es desarrollado por Kavanagh, según sus requerimientos, al momento de la compra del programa, pero ud. puede personalizar la plantilla de algún edificio ya sea porque lleva alguna leyenda fija especial (un número de cuenta bancaria, por ejemplo), ya sea porque desea presentar la liquidación de expensas de este edificio con otra apariencia. El juego de plantillas desarrollado a medida y entregado junto con el software, generalmente, consta de dos plantillas de detalle de gastos (una para mes vencido, detalle.frx y otra para liquidaciones por mes adelantado, detaadel.frx ), cinco cuadros de prorrateo ( prorraa.frx, prorrab.frx, prorrac.frx, prorrad.frx y prorrae.frx ), un cuadro de cobranza ( cob.frx ), un recibo de expensas ( recibo.frx ) y dos plantillas para balance ( balance mes vencido.frx y balance mes adelantado.frx ) En los diferentes campos usted podrá especificar qué plantillas se utilizarán al momento de imprimir la liquidación de expensas, pero sólo necesitará completar estos campos si no se usarán las plantillas estándar entregadas con la compra del programa. Si el campo Detalle de gastos queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla estándar detalle.frx Si Cuadro de prorrateo queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla correspondiente a los porcentuales habilitados en el edificio; es decir, si hay habilitado sólo A buscará prorraa.frx, si hay A y B buscará prorrab.frx, y así con los demás porcentuales. Si el campo Cuadro de cobranza queda en blanco, Kavanagh Software buscará y utilizará automáticamente la plantilla estándar cob.frx Si Recibo de expensas queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla estándar recibo.frx A la derecha de cada renglón encontrará un botón que le permitirá elegir de la lista de plantillas correspondientes a cada ítem la que desea utilizar de aquí en adelante. Para los detalles de gastos, le mostrará todas las plantillas cuyo nombre comience con DET Para el cuadro de prorrateo, le mostrará todas las que comiencen con PRO Para el cuadro de cobranza, le mostrará todas las que comiencen con COB Para los recibos de expensas, le mostrará todas las que comiencen con REC Para el balance anual, le mostrará todas las que comiencen con BAL Para los avisos de pago, le mostrará todas las que comiencen con AVI Para las cartas documento, le mostrará todas las que comiencen con CAR Simplemente, seleccione de la lista la que decida y haga clic en «Aceptar» Figura 1.e. Selección de plantillas de impresión 7

14 Carta Documento (fig. 1.f.) Kavanagh Software le permite generar de manera automática Cartas Documento de intimación de pago con el formato de Correo Argentino para aquellos copropietarios que deban 3 meses o más, por ejemplo. Para ello, usted puede ingresar un texto modelo en este campo que luego será utilizado al emitir el Listado de Antigüedad de deudores, listado que nos informa qué unidades funcionales nos deben n meses o más. Para insertar los diferentes campos («dirección», «uf», etc.) simplemente haga clic con el botón derecho del mouse en el lugar donde quiera insertar dicho campo. El botón le permitirá borrar el contenido de manera completa. Haciendo clic con el botón derecho del mouse también podrá Copiar texto de edificio..., es decir, estando en la ficha de un edificio con el texto en blanco, le permitirá copiar un texto ya tipeado en la ficha de otro edificio. Una vez tipeado un texto modelo, también podrá decirle al programa que copie este texto en la ficha de todos los edificios haciendo clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción Utilizar este texto en todos los edificios. EJEMPLO DE CARTA DOCUMENTO DE INTIMACIÓN DE PAGO Texto modelo: Texto final procesado: En mi carácter de Administrador del Consorcio de Propietarios de la calle «direccion», «localidad» intimo a Ud. propietario de la Unidad Funcional nº «uf», «piso» «depto» a que en el plazo de 48 horas de recibida la presente abone la cantidad de $ «totexp» («letras(totexp)») adeudados, bajo apercibimiento de demandar judicialmente... En mi carácter de Administrador del Consorcio de Propietarios de la calle Lavalle 9999, Capital Federal intimo a Ud. propietario de la Unidad Funcional nº 145, 14º J a que en el plazo de 48 horas de recibida la presente abone la cantidad de $ 1.356,43 (Mil trescientos cincuenta y seis con cuarenta y tres centavos) adeudados, bajo apercibimiento de demandar judicialmente... Figura 1.f. Texto modelo de Carta Documento por intimación de pago 8

15 Modificar datos de un edificio Del menú Bases seleccione Edificios o haga clic en el icono de la barra de herramientas. Ingrese el número del edificio del cual quiere modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER». Para modificar cualquier dato del edificio diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante. Para registrar de modo definitivo cualquier cambio, incluyendo los cambios de plantillas o de redondeo, haga clic en «Aceptar». Recálculo automático de porcentuales La opción de recálculo automático de porcentuales tiene dos finalidades bien concretas: Copiar los datos de un porcentual en otro (al habilitar un nuevo porcentual) Recalcular automáticamente los porcentuales de sistemas de cable basándose en la cantidad de unidades funcionales que participan del gasto. Una vez ingresado en la pantalla de los datos del edificio, diríjase a la solapa Porcentuales y Cajas Haga clic en el botón Recalcular... correspondiente al porcentual que desee recalcular En el primer caso, seleccione la opción Copiar valores de: y seleccione, de la lista, de qué porcentual se copiarán los valores en el nuevo porcentual. En el segundo caso, seleccione la opción Calcular según cant. UF y marque la unidad funcional que se agrega o quítele la marca a la unidad funcional que no participará más de este porcentual. El programa recalculará por usted automáticamente los porcentuales de todas las unidades funcionales, evitándole tener que ingresar a la ficha de cada unidad funcional y modificar los porcentuales manualmente. Dar de baja un edificio Figura 1.g. Recálculo automático de porcentuales Para dar de baja un edificio, una vez ingresado en la pantalla como para modificar haga clic en el botón y confirme haciendo clic en Sí. NOTA: Dar de baja un edificio significa borrar TODOS los datos correspondientes al mismo, pero no se borrarán los movimientos generados a lo largo del tiempo, que fueron dando origen a las liquidaciones de expensas. 9

16 CAPITULO 2 Crear, modificar y borrar unidades funcionales Dar de alta una unidad funcional Este es el punto más crítico de la utilización del software. Dado que Kavanagh Software no produce anatocismo, esto es en pocas y claras palabras, la práctica común de capitalizar interés o cobrar interés sobre interés o interés sobre saldo como también se lo suele denominar, en el momento de dar de alta una unidad funcional con una deuda preexistente, usted deberá detallar el capital de cada mes adeudado para que el programa calcule apropiadamente los intereses correspondientes a cada uno de esos meses por separado. A medida que va dando de alta unidades funcionales de este edificio, la ventana le mostrará en la parte inferior la suma total de cada porcentual para su verificación. NOTA: Si no conoce la composición del saldo deudor mes por mes de una unidad funcional, es preferible que no la dé de alta hasta tener perfectamente desglosado dicho saldo. De esta manera, evitará futuros posibles inconvenientes. Usted puede dar de alta la unidad funcional e indicarle a KAVANAGH que el saldo deudor total corresponde a un solo mes, pero eso producirá anatocismo sobre el importe informado. Para dar de alta una unidad funcional (fig. 2.a.) Del menú Bases seleccione Unidades Funcionales o haga clic en el icono de la barra de herramientas. Tipee el número del edificio si lo conoce o elíjalo de la lista. Ingrese el número de la nueva unidad funcional (del 1 al 999) y presione «ENTER». Con este número va a ser diferenciada de aquí en más esta unidad funcional. Ingrese el piso correspondiente a la unidad funcional tomándolo de la lista. Ingrese la letra correspondiente (opcional, en el caso de un departamento) o el número correspondiente (opcional, en el caso de una cochera o baulera). (*) Ingrese la superficie del departamento, la cantidad de ambientes y la ubicación ( F rente, L ateral, C ontrafrente) (*) Ingrese el teléfono de la unidad funcional. (*) Ingrese apellido y nombre del propietario. (**) Ingrese la dirección del propietario en el caso en que no viva en esta unidad funcional. (*) Ingrese el teléfono del propietario en el caso en que el departamento sea para renta y el propietario tenga otra vivienda, Puede ingresar un celular. (*) Ingrese el nombre del inquilino. (*) Ingrese el teléfono del inquilino. Este campo sirve para ingresar un 2º teléfono (oficina, celular) para ubicar al inquilino. (*) Ingrese el vencimiento del contrato de locación. (*) Ingrese los porcentuales de gastos a prorratear en esta unidad funcional. El programa acepta hasta 4 decimales para los porcentuales. La casilla Saltea al emitir recibos le permitirá marcar esta unidad funcional para que sea salteada al momento de imprimir los recibos de expensas. Esto puede ser útil en el caso de unidades con deudas judiciales o de unidades cuyos pagos se sabe que suelen ser parciales, en cuyo caso, el recibo emitido termina siendo reemplazado cada mes por un recibo manual por el monto realmente abonado. Ingrese el saldo deudor de la unidad funcional. Si la unidad funcional que está dando de alta no posee deuda, simplemente, presione «ENTER» y quedará ingresada al sistema. Si la unidad funcional que está dando de alta tiene una deuda existente, ingrese el monto total correspondiente únicamente al capital de la misma. Cuando 10

17 presione «ENTER» confirmando el alta de esta unidad funcional, se abrirá una ventana (fig. 2.b.) donde detallará la composición exacta de ese saldo deudor (capital de cada mes adeudado) desde el mes más antiguo al más reciente. Por cada mes adeudado ingrese mes en formato mm/aaaa, P o E según el período adeudado corresponda a una liquidación primaria o extraordinaria, vencimiento de ese mes en formato dd/mm/aa, marque la casilla de Juicio en caso de que dicha deuda sea judicial y el monto correspondiente al capital de ese período. Para finalizar este detalle haga clic en «Aceptar» Si esta unidad funcional tiene un saldo negativo, es decir, tiene dinero a cuenta (adelanto) a descontar de próximas liquidaciones, ingrese dicho saldo con signo negativo. Al completar estos pasos el programa ya quedará listo para ingresar la siguiente unidad funcional numerándola automáticamente (*) Estos campos no son imprescindibles para liquidar expensas. Son opcionales. (**) Si bien este campo puede estar en blanco, no se recomienda dado que este es el nombre que aparecerá en todos los informes de liquidación: cuadro de prorrateo, recibo, etc. Figura 2.a. Datos de unidades funcionales Figura 2.b. Alta de Saldo Inicial de una unidad funcional 11

18 Porcentuales de sistemas de televisión por cable La mayoría de las administraciones ha optado por colocar siempre el cable en un porcentual separado del resto de los gastos, debido a que: a) le corresponde sólo a algunas unidades funcionales y, b) el número de unidades funcionales afectadas puede variar mes a mes con nuevas suscripciones o bajas de unidades funcionales. Procedimiento para detallar de manera clara el servicio de televisión por cable 1. Averiguar qué porcentaje de la factura le corresponderá a cada unidad funcional suscripta. Para ello, dividir el monto total del ABONO BASICO entre la cantidad de unidades funcionales suscriptas, por ejemplo: si son 7 unidades funcionales, a cada una le corresponderá el 14,2857% del total del abono básico (100% del abono dividido 7 unidades funcionales). 2. Asignar dicho porcentaje en la columna elegida ( E, por ejemplo) a cada unidad suscripta. Bocas adicionales y gastos agregados al abono básico Todo gasto extra como ser bocas adicionales, servicios técnicos a cargo del cliente o cualquier otro concepto que no se encuentre comprendido en el abono básico será detallado como GASTO PARTICULAR en la liquidación de expensas, generalmente en el mismo porcentual que el abono básico. Recálculo de porcentuales de cable ante nuevas altas o bajas En la solapa Porcentuales y Cajas de la ficha de cada edificio, encontrará, a la derecha de los porcentuales, botones que le permitirán recalcular automáticamente los porcentuales de todas las unidades funcionales de un edificio. Para recalcular los porcentuales de cable ante el alta o la baja de alguna unidad funcional: Seleccione EDIFICIOS de la sección BASES o haga clic en el icono de la barra de herramientas Ingrese el número del edificio y presione «ENTER» Seleccione la solapa Porcentuales y Cajas Haga clic en el botón Recalcular... según el porcentual asignado al cable Una vez en la nueva ventana, seleccione la opción Calcular según cant. UF y marque la unidad funcional que se agrega o des-marque la unidad funcional que se da de baja y haga clic en «Aceptar». El programa recalculará automáticamente el porcentual correspondiente a cada unidad funcional que participe de este gasto. Figura 2.c. Recálculo de porcentuales de cable 12

19 Salteo de unidades funcionales al emitir recibos de expensas o avisos de pago Muchas veces hay recibos de expensas que no vale la pena imprimir dado que, por ejemplo, el propietario vive en el interior del país y viene a pagar cada dos o tres meses, o la unidad funcional está en juicio y hasta que no se resuelva el mismo no tiene sentido imprimir todos los meses el recibo de dicha unidad funcional, etc. Kavanagh Software le permite marcar unidades funcionales para que sean salteadas al momento de emitir los recibos de expensas o avisos de pago; es decir, si marca la unidad funcional nº 15, por ejemplo, y, al momento de emitir los recibos de expensa o los avisos de pago, selecciona desde la U.F. nº 1 a la nº 23, saldrán todas menos la 15. Simplemente marque la casilla Saltea al emitir recibos y el recibo de esta unidad funcional no se emitirá hasta tanto usted le saque la marca a dicha casilla. NOTA: Esto no implica que el recibo no se genere. El recibo es generado, solamente que es salteado al momento de imprimir. Esto quiere decir que si usted salteó el recibo de esta unidad funcional en un determinado mes, sacándole la marca a la ficha de la unidad funcional, podrá emitir el recido de ese mes de esta U.F. Modificar datos de una unidad funcional De la sección Bases seleccione Unidades Funcionales o haga clic en el icono de la barra de herramientas Ingrese el número del edificio al que corresponde la unidad funcional de la cual desea modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER». Ingrese el número de unidad funcional a modificar o a dar de baja. Para modificar cualquier dato diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante. Haga clic en «Aceptar» Dar de baja una unidad funcional Para dar de baja una unidad funcional, una vez ingresado en la pantalla como para modificar haga clic en el botón y confirme haciendo clic en Sí. NOTA: Dar de baja una unidad funcional significa borrar TODA información correspondiente a la misma, incluyendo todos los movimientos generados a lo largo del tiempo correspondientes a esta unidad funcional. Generalmente una U.F. se da de baja cuando hubo algún error en la carga inicial, por eso son borrados también los movimientos generados automáticamente al darla de alta. Si el motivo por el cual quiere dar de baja la U.F. es que ya no administra más el edificio, directamente dé de baja el edificio y los movimientos que dieron origen a las liquidaciones de expensas quedarán intactos, útil en el caso de una auditoría. 13

20 CAPITULO 3 Alta, baja y modificación de proveedores Ingresar un nuevo proveedor al sistema Cuando hablamos de proveedor, nos referimos a proveedores habituales, como ser abonos de ascensores, limpieza de tanques, todo aquel proveedor que nos remite una factura mensualmente por algún concepto y de quien queremos llevar un control contable de qué facturas se le adeudan, cómo se le pagaron ciertas facturas, etc. NO así el caso de Cías. de Seguros, sueldos de encargados, facturas de luz, agua, cuyos movimientos se cargarán no como factura sino simplemente como salidas de caja o banco. Para dar de alta un proveedor (fig. 3.a.) Del menú Bases seleccione Proveedores o haga clic en el icono de la barra de herramientas Asigne un número, del 1 al 999 al edificio nuevo y presione «ENTER». Ingrese el nombre de fantasía del proveedor. Ingrese la razón social del proveedor. Ingrese el nombre de fantasía. Ingrese la dirección, el código postal correspondiente. Ingrese la localidad. Si la localidad que usted necesita no existe en la tabla, no es necesario que usted salga de esta pantalla, pierda lo cargado y vaya a la tabla de localidades para dar de alta la nueva localidad y volver a esta pantalla para empezar de nuevo; simplemente puede dar de alta una nueva localidad haciendo clic en Ingrese los teléfonos. Puede ingresar, si desea, el nombre de algún contacto con el cual se comunica habitualmente. Ingrese la condición del proveedor frente al I.V.A. y el C.U.I.T. Haga clic en «Aceptar» Figura 3.a. Alta de un proveedor Modificar datos de un proveedor Del menú Bases seleccione Proveedores o haga clic en el icono de la barra de herramientas Elija de la lista el proveedor del cual desea modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER» Para modificar cualquier dato diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante. Haga clic en «Aceptar» 14

21 Dar de baja un proveedor Para dar de baja un proveedor, una vez ingresado a la pantalla con los datos haga clic en el botón y confirme haciendo clic en Sí. NOTA: Dar de baja un proveedor significa borrar TODA información correspondiente al mismo, es decir, se borrarán todos los movimientos generados a lo largo del tiempo correspondientes a este proveedor. 15

22 CAPITULO 4 Alta, baja y modificación de bancos y cuentas bancarias Dar de alta un banco o cuenta bancaria Puede utilizar Kavanagh Software tanto para manejar las cuentas que corresponderán a los consorcios como cuentas bancarias internas de la administración. Puede también vincular edificios con cuentas en el caso en que las expensas de uno o más edificios sean cobradas directamente mediante depósitos en las cuentas designadas para tal fin. Para dar de alta un banco con sus cuentas (fig. 4.a.) Del menú Bases seleccione Bancos o haga clic en el icono de la barra de herramientas Ingrese la razón social del banco y presione «ENTER» Ingrese la dirección de la sucursal en la que se hayan abiertas las cuentas, el código postal correspondiente Ingrese la localidad donde está situada la sucursal. Si la localidad que usted necesita no existe en la tabla, no es necesario que usted salga de esta pantalla, pierda lo cargado y vaya a la tabla de localidades para dar de alta la nueva localidad y volver a esta pantalla para empezar de nuevo; simplemente puede dar de alta una nueva localidad haciendo clic en Ingrese los teléfonos del banco Puede ingresar, si desea, el nombre de algún contacto con el cual comunicarse A continuación, puede detallar hasta 3 cuentas bancarias por banco: Ingrese A para caja de ahorro o C para cuenta corriente. Ingrese los dígitos correspondientes al número de cuenta. Ingrese el saldo inicial con que va a arrancar. Figura 4.a. Alta de banco y cuentas bancarias 16

23 Modificar datos de un banco o cuenta bancaria Del menú Bases seleccione Bancos o haga clic en el icono de la barra de herramientas Seleccione de la lista el banco del cual desea modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER» Para modificar cualquier dato diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante Haga clic en «Aceptar» Dar de baja un banco Para dar de baja un banco, una vez en la pantalla de los datos del banco haga clic en el botón y confirme haciendo clic en Sí. NOTA: Dar de baja un banco significa borrar TODA información correspondiente al mismo, es decir, se borrarán todos los movimientos generados a lo largo del tiempo correspondientes a este banco y a sus cuentas bancarias. 17

24 PARTE II Operaciones Capítulo 5 Proveedores Capítulo 6 Capítulo 7 Capítulo 8 Capítulo 9 Aprenderemos: cómo ingresar facturas por arreglos, abonos, etc. al sistema el concepto de liquidación temporaria cómo enviar datos de las facturas a estas liquidaciones temporarias cómo modificar datos de facturas ingresadas erróneamente cómo pagar facturas Expensas El capítulo 6 nos explica: cómo liquidar expensas la manera de incorporar facturas y/o gastos particulares en las expensas imprimir una liquidación temporaria para su control y cierre rehacer una liquidación en minutos, aún después de impresa cómo confeccionar una liquidación extraordinaria Cobro de expensas Aprenderemos: cómo ingresar cobranzas los conceptos de acreditación automática y manual ingresar pagos realizados directamente en banco ingresar cheques de pago diferido cobrar expensas por adelantado a ser descontadas en futuras liquidaciones Deudas judiciales Aprenderemos: diferencia entre deuda común y judicial cómo pasar una deuda a abogado cómo cargar una cobranza judicial Movimientos bancarios Kavanagh Software le permite manejar tanto las cuentas bancarias de la Administración como las de los consorcios. Aprenda a ingresar débitos o depósitos bancarios. Maneje la cartera de cheques de manera ágil y eficiente. Capítulo 10 Movimientos de Caja Se explica aquí la forma de detallar movimientos de caja extras como ser retiro de dinero en efectivo, o gastos pequeños que la Administración realiza en efectivo. Estas salidas de efectivo pueden ser tomadas como gastos que serán luego incluidos en liquidaciones de expensas. 18

25 CAPITULO 5 Operaciones con proveedores Ingreso de facturas al sistema Kavanagh Software le es útil tanto a la administración pequeña, que cuenta con una misma persona que ingresa facturas, las paga y decide cuándo y cómo serán liquidadas, como a la administración grande donde diferentes personas cargan, pagan, liquidan. En el primer caso, Kavanagh Software le permite, en un único paso, ingresar una factura al sistema, darla por pagada, y asignarla a una liquidación temporaria para su posterior liquidación y archivo. Para ingresar una factura al sistema (figs. 5.a., 5.b. y 5.c.) (vea también Tabla de Gastos Predefinidos en la página 52 ) Del menú Operaciones seleccione Ingreso de Facturas o haga clic en el icono de la barra de herramientas Seleccione de la lista el proveedor y presione «ENTER». Si no está en la lista puede hacer clic en el botón para darlo de alta desde esta misma ventana. Ingrese la fecha de la factura Seleccione de la lista el edificio al que corresponde la factura que va a ingresar Ingrese el tipo y número de la factura. El número deberá ser ingresado completo dado que es lo que designa única e inequívocamente a esta factura. Esto permite que el software impida, por ejemplo, duplicar una factura, evitando posteriores errores. Ingrese los datos correspondientes al cuerpo de la factura: (*) Cantidad Descripción (tal cual como figurará en la liquidación). Si definió un gasto predefinido de este proveedor para este edificio, lo encontrará desplegando la lista Precio unitario Precio total (se calculará automáticamente) (*) Una factura puede constar de un único renglón o también de varios renglones. En este último caso podrá predefinir cada uno de esos renglones en la tabla de gastos predefinidos; Kavanagh Software le preguntará si desea rellenar automáticamente la factura con cada renglón de la tabla de gastos predefinidos y también le permitirá que estos renglones aparezcan por separado en la liquidación de expensas. Esto es especialmente útil en las facturas de servicios de televisión por cable, donde ingresará un renglón con el abono básico y un renglón por cada ítem que después en la liquidación será tomado como gasto particular. (fig. 5.b.) Figura 5.a. Ingreso de una factura por abono mensual Figura 5.b. Ingreso de factura de televisión por cable 19

26 Fig. 5.c. Ingreso de una factura de servicio con vencimientos Si la factura que está ingresando ya fue pagada, puede, en este mismo paso, indicarle al programa cómo fue pagada, presionando F3 o haciendo clic en el botón. Una ventana se abrirá donde detallará la forma de pago de esta factura. (fig. 5.d.) Detalle línea por línea la forma en que paga la factura, es decir, si paga, por ejemplo, parte en efectivo y el resto en dos cheques, ingrese una línea para el efectivo y una línea para cada cheque. E (efectivo), C (cheque propio) D (cheque propio de pago diferido a debitar en fecha) o presione F2 o haga clic en el botón para acceder a la tabla de cheques en cartera (cheques que ingresaron por cobranza de expensas) (fig 5.e.); seleccione el cheque con el que va a pagar y presione «ENTER» sucesivamente para confirmar campo por campo hasta pasar al siguiente renglón (dado que los datos del cheque ya han sido cargados en el momento de la cobranza). Ingrese la fecha en la que se realiza el pago Detalle el monto correspondiente a cada línea. Ingrese la fecha de cobro, el número, el banco y el librador del cheque Figura 5.d. Detalle del pago de la factura Figura 5.e. Cheques en Cartera 20

27 Si al momento de ingresar esta factura, ya se sabe en qué liquidación o liquidaciones aparecerá, puede, presionando F9 o haciendo clic en el botón, asignar esta factura a una liquidación temporaria para su posterior liquidación. Una ventana se abrirá donde usted le indicará al programa (fig 5.f.): a la temporaria de qué período se cargará la factura si la factura va a ser liquidada en cuotas (independientemente de cómo vaya a abonarse), usted ya puede indicárselo al programa para que éste arme la cantidad de temporarias necesarias, asignando a cada temporaria la parte correspondiente del monto y agregando de manera completamente automática al final de la descripción del gasto, la leyenda cuota n/nn donde n será el número de cuota y nn el total de cuotas a liquidar si la factura consta de varios renglones en esta ventana ud. podrá indicarle al software que genere en la liquidación temporaria un renglón por cada ítem que componga esta factura. Esta opción no aparece si la factura consta de un solo ítem. en la grilla siguiente podrá especificar rubro y porcentual para cada renglón de la factura. También podrá indicarle al software a qué U.F. liquidarle un renglón de la factura en caso de ser un gasto particular. Repetimos: esto es especialmente útil en el caso de las facturas de servicio de televisión por cable Figura 5.f. Asignación de una factura a una liquidación temporaria Si la factura que está ingresando corresponde a un servicio con vencimientos, presionando F5 o haciendo clic en el botón podrá ingresar tanto el vencimiento de la factura que está ingresando como el de la próxima factura (fig. 5.g.). Esto será especialmente útil a fin de efectuar el reclamo a la empresa correspondiente en caso de que la factura no llegara al momento de su vencimiento. Fig. 5.g. Vencimientos de facturas Haga clic en «Aceptar» para dar por finalizado el ingreso de la factura. NOTA: Si al confirmar el ingreso de la factura se abre una ventana cuyo título es Datos para TM... es, simplemente, porque esa temporaria aún no existe; por lo cual, por única vez, deberá indicarle al programa la fecha de liquidación de ese período (generalmente, el último día del mes en curso si liquida por mes vencido) y los vencimientos de la misma. El segundo vencimiento siempre es opcional. 21

28 Modificación de una factura Kavanagh Software le permite modificar una factura cargada erróneamente aún habiendo sido pagada -en cuyo caso será borrado también el movimiento correspondiente al pagopero siempre y cuando no haya sido liquidada. Los siguientes datos no son modificables: Proveedor Edificio Tipo de factura Número de factura ya que son los datos que utiliza KAVANAGH para reconocer inequívocamente una factura. Si usted cometió un error al cargar alguno de estos 3 datos, deberá dar de baja la factura ingresada erróneamente e ingresarla correctamente de nuevo. Para modificar los datos de una factura Del menú Operaciones seleccione Ingreso de Facturas o haga clic en el icono tal como lo hizo al momento de ingresar la factura. Ingrese los datos exactos de la factura que quiere modificar: Proveedor Fecha de la factura Edificio Tipo y Número El programa le confirmará si puede modificar esta factura (si no ha sido liquidada aún) y le pedirá que confirme si desea modificarla. Si confirma, esta factura será borrada automáticamente de cualquier liquidación temporaria en la que el programa la encuentre y también será borrado cualquier pago que se haya hecho de la misma. Corrija lo que necesite corregir Si necesita corregir la asignación a la temporaria, puede, presionando F9 o haciendo clic en el botón, modificar la asignación de esta factura a la liquidación temporaria de expensas. Haga clic en el botón o presione F3 para informarle al programa la nueva forma de pago. Recuerde que al ingresar y confirmarle al programa que queríamos modificar una factura que ya había sido pagada, los datos correspondientes a la anterior forma de pago fueron automáticamente borrados. Haga clic en «Aceptar» para ingresar la nueva factura modificada Dar de baja una factura Usted puede dar de baja una factura cargada erróneamente aún habiendo sido pagada, en cuyo caso, el pago de la misma también será borrado, el saldo del proveedor será corregido y la factura será borrada de cualquier liquidación temporaria en la que apareciera No se podrá dar de baja una factura ya liquidada, aún si esta ha sido liquidada parcialmente. Para dar de baja una factura (fig. 5.h.) Del menú Operaciones seleccione Ingreso de Facturas o haga clic en el icono tal como lo hizo al momento de ingresar la factura. Ingrese los datos exactos de la factura que desea dar de baja: Proveedor Fecha de la factura Edificio Tipo y Número 22