Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE GESTiÓN

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1 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.C. MANUAL DE PROCEDMENTOS PARA EL CONTROL DE GESTiÓN MPR B

2 @ Derechos Reservados 2008 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Dirección Jurídica y Fiduciaria Av. Javier Barros Sierra No. 515, Col. Lomas de Santa Fe Delegación Álvaro Obregón, C.P México, D.F. La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica y Fiduciaria y dándole el crédito correspondiente. MPR B

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4 hnco Nacional de Obras y Servicios PUbUcos S.N.e. Manualde Procedimientos para el Control de Gestión HOJA DE AUTORZACON Elaboró YOlanda MeZ rúmón Experto T éct!ico B Lázaro ESPi Coordinadorde la DirecciónJur "t za Calderón poyotécnicode ica y Fiduciaria MPR B 3 de

5 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.e. Manualde Procedimientos para el Control de Gestión """ Revisión Página (s) Modificada ts) 6y y7 SECCiÓN DE CONTROL DE CAMBOS m._.~ ".._.. m 1 Descripción del Cambio Se modificotanto la fecha como el número de versión -,4. Políticas Se incluyóárea jurídica 4.3 Se incluyóárea jurídica 4.5 Se incluye a la Subdirección de lo Contencioso y Prosecretaría del Consejo Directivocomo el área a la cual se solicitará apoyo en el caso de recibir correspondenciade carácter jurídicoy contencioso 4.6 Se determina que para el caso del área jurídica la correspondencia se remitirá únicamente a los Subdirectores - Jurídicos Método de Trabajo 7.1 Diagrama de flujo. Se incluye un paso para decidir si es Subdirección de lo Contencioso y Prosecretaría del Cons_ejoDir~ctivoo no. 7. Método de trabajo 7.2 Descripción de actividades 4. Se incluye a la Subdirección de lo Contencioso y Prosecretaría del Consejo Directivocomo el área a la cual se solicitará apoyo en el caso de recibir corr~~pondencia de carácter jurídic<?y co_ntenci~so Se modifica redacción del paso 5 y Se ~ambio é!fecha de emjsión y!a versiqn. Se actualizaron los nombres y puestos conforme a la estructura - de -.- Banobras _ Se mejoroé!reda~ión d~ docu,,!!ento. Se cambio la fecha de emisión y versión Se actualizó el Lago nst~~9ional. Se actualizaron los nombres y puestos conforme a la estructura de - Banobras. - ~ - - Se mejoro? redacción del documento-, _. Se cambio la fecha de eitisión_yversión Se elimino ella definición 6.4 Archivo Transferencia (Archivo transitorio en tanto el asunto se concluye y des~argak Se elimino el paso 8 Archivo Transferencia (Archivo _ tr(il} itorio~n tant<?~(isunto ~e con< l!y_e y de~argal Se modifico tanto la fecha como el número de versión y número - de área. - Se modificoa los responsables de aprobar y revisarel Manualde Procedimientospara el Controlde Gestión. + Se modificaronlassiguientes políticas: Se cambia el horario de atención de la Ventanilla Única de Control de Gestión. 4.3 Se modifica la redacción. 4.7 Se repq'reel numeralpara incluiruqiluevo numeral, Fecha de Emisión 1/03/04 1/03/04 1/03/04 1/03/04 1/03/ {10/04 16/10/04 31/03/05 31/03/05 14/11/05 14/11/05 14/11/05 14/11/05 14/11/05 14/11/05 MPR B 4 de 13 Versión06

6 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.e. Manual de Procedimientos para el Control de Gestión mism-oque se refierea la recepcióndedocumentos fuera i - _,_del hprario ~~tab~ci9~ _c~~l!1odifi.c~ elnumeral 5.1 d~~esponsabilidades. se actualizaronlos nombresy puestosconforme a la -1 estructurade Banobras... ~ _.L _ j MPR B 5 de 13 -

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8 Banco Nacional de Obras y Servicios Publicos S.N.e. Manual de Procedimientos para el Control de Gestión CONTENDO Número Tema Página 1 Objetivo Alcance Referencias 6 4 Políticas 6 5 Responsabilidades Definiciones 7 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades Registros Anexos 12 MPR B 6 de

9 hnco Nacional de Obras y Servicios PUblicos S.N.e. Manualde Procedimientos para el Control de Gestión 1. OBJETVO Proporcionar a la Dirección Jurídica y Fiduciaria el control eficaz y adecuado de la información para su registro, seguimiento y descargo de documentos, estableciendo una homologación sistematizada de la información. 2. ALCANCE Este Manual de Procedimientos aplica para la recepción, turno y descargo de todos los documentos internos y externos que se reciben en la Dirección Jurídica y Fiduciaria y de las áreas que la integran. 3. REFERENCAS 3.1 Norma SO-9001:2000 (NMX-CC-9001-MNC-2000). 3.2 Manual de la Calidad de la Dirección Jurídica y Fiduciaria (MCA B). 3.3 Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, emitida por la Dirección de Administración (GU A). 3.4 Manual de Procedimientos Genérico para la Elaboración de Documentos (PGC B). 3.5 Manual de Procedimientos Genérico para el Control de Documentos (PGC B). 3.6 Lineamientos de Operación y Normatividad Fiduciaria, capítulo nueve "Control de Gestión." 4. POLíTCAS 4.1 La Ventanilla Única de Control de Gestión de la Dirección Jurídica y Fiduciaria será la responsable de recibir la correspondencia interna y externa de la Dirección Jurídica y Fiduciaria y de las áreas jurídicas y fiduciarias. 4.2 El horario de recepción será de lunes a jueves, de las 9:00 a las 15:30 y de 16:30 a las 18:00 hrs., y los días viernes de las 9:00 a las 15:30 hrs. 4.3 De toda la correspondencia externa, que se reciba en la Dirección y las áreas jurídicas y fiduciarias, se deberá generar un volante denominado Volante de Control de Gestión de Documentos, foliado que será firmado y/o sellado de recibido. 4.4 Se enviará copia al superior jerárquico del destinatario, a partir del nivel Subdirector del Volante de Control de Gestión de Documentos. 4.5 Cuando se reciban documentos de carácter jurídico contencioso que pongan en riesgo el patrimonio de la nstitución o de los negocios fiduciarios, la Ventanilla Única de Control de Gestión deberá solicitar de inmediato apoyo a la Gerencia de Formalización Fiduciaria (asunto fiduciario) ya la Subdirección de lo Contencioso, Prosecretaría del Consejo Directivo y Servicios nstitucionales (asunto jurídico no fiduciario) a fin de obtener las orientaciones del caso. MPR B 7 de

10 BAN~BRAS Banco Nacional de ObrAS y Senticios Públicos S.N.e. Manual de Procedimientos para el Control de Gestión 4.6 La correspondencia del área fiduciaria será turnada a Subgerentes, Gerentes y Subdirectores y para el caso del área jurídica únicamente a los Subdirectores. 4.7 En caso de existir algún documento interno o externo que deba de recibirse fuera del horario establecido en el numeral 4.2 y que por su naturaleza sea de carácter urgente el Director Jurídico y Fiduciario o el Coordinador Técnico Jurídico tendrán la facultad de autorizar la recepción del mismo y turnarlo directamente para su atención al área competente. Ahora bien, para los documentos internos o externos que por su naturaleza no sean urgentes pero que se requieran recibir estos se sellaran con la fecha y hora del día siguiente hábil y se procederá a su turno. 4.8 Toda la correspondencia, se turnará, con el Volante de Control de Gestión de Documentos, emitido por el Sistema de Control de Gestión Documental invariablemente, se le deberá dar respuesta a fin de llevar un seguimiento adecuado de todos los asuntos que ingresen a la Dirección. 5. RESPONSABLDADES (Coordinador de Apoyo Técnico) 5.1 Aprobar este Manual de Procedimientos. Del Responsable del Control de Gestión 5.2 Elaborar y mantener actualizado este Manual de Procedimientos. 5.3 Asegurar la implementación de este Manual de Procedimientos. De todo el Personal de la Dirección Jurídica y Fiduciaria. 5.4 Apegarse a lo establecido en este Manual de Procedimientos. 5.5 Revisar los documentos de acuerdo con lo establecido en este Manual de Procedimientos. 6. DEFNCONES Ventanilla Única de Control de Gestión Área encargada del Control de Gestión de la Dirección Jurídica y Fiduciaria. Volante de Control de Gestión de Documentos Documento que utilizala Ventanilla Única de Control de Gestión para turnar a las áreas, los asuntos correspondientes para su atención, el cual se genera a través del Sistema de Control de Gestión Documental. Sistema de Control de Gestión Documental Sistema en el que se captura la correspondencia recibida en la Ventanilla Única de Control de Gestión de la Dirección Jurídica y Fiduciaria. MPR B 8 de 13 --

11 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.e. Manualde Procedimientos para el Control de Gestión 7. MÉTODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Manual de Procedimientos de la Control de Gestión. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. 7.1 DAGRAMA DE FLUJO MPR B 9 de

12 RAN~RRA~ /' nicio.f." Experto Técnico Secretaria de área Recibe la correspondencia de la Dirección Jurídica y Fiduciaria. 2 Clasifica la documentación recibida. Recepción del Volante de Control de Gestión de Documentos con la Anexo 1 documentación respectiva Anexo 1,- ~ "--~ ~ r- 'L 8 Descarga de los Asuntos Turnados." Responsable de Control de Gestión - De - acuerdo a 1 las instrucciones del Director wrna el volante de conb'ol de gestión de documentos para su atención. e informa a la propia Direcci6n.." S Anexo 1 Solicita apoyo a la Subdirección de lo Contencioso. Prosecretaría del Consejo Directivo y Servicios nstitucionales y a la' Gerencia de Formalizaci6n Fiduciaria. -- -~ - 9 Archiva el volante de turno descargado. ~ Responsable de Controlde Gestión '-- 10Revisa la respuesta proporcionadaal asunto. _~_J Sistema." ExpertoTécnico Captura de documentos...." ResponsabledeControlde Gestión NO r "-- '-- S " Reporte ----.J. j- Fin -- "\ -./ Revisa el Volante de Control de Gestión de Documentos Anexo 1 MPR B 10 de 13 05/03108

13 hnco Nacional de Obras y 5etvicios PUblicos S.N.e. Manualde Procedimientos para el Control de Gestión 7.2 DESCRPCiÓN DE ACTVDADES Responsable Paso Experto Técnico Responsable de Control de Gestión Experto Técnico Actividad 1 Recibe la correspondencia de la Dirección Jurídica y Fiduciaria. 1.1 Revisa el documento que se recibe y verifica que la documentación esté completa de acuerdo a lo indicado, en su caso señala en el acuse la falta de documentación anexa. 1.2 Sella tanto el acuse de recibido como el documento que se recibe. 2 Clasifica la documentación recibida. 2.1 Clasificaladocumentaciónporárea. Nota: en caso justificado, señala, su atención como Urgente e informa al Responsablede Controlde Gestión. 3 De acuerdo a las instrucciones del Director turna el volante de control de gestión de documentos para su atención, e informa a la propia Dirección Nota: en caso de ser un asunto jurídico que requiera la inmediata atención, sigue con el paso 4, de no ser así continúa con el paso 5. Solicita apoyo a la Subdirección de lo Contencioso y Prosecretaría del Consejo Directivo y a la Gerencia de Formalización y Productos Fiduciarios. Solicita apoyo a la Subdirección de lo Contencioso, Prosecretaría del Consejo Directivo y Servicios nstitucionales cuando se ha recibido un asunto de carácter jurídico contencioso y a la Gerencia de Formalización Fiduciaria, cuando es informado de que se ha recibido un asunto de carácter jurídico, relacionados con los negocios fiduciarios que pongan en riesgo el patrimonio de la nstitución o de los propios negocios fiduciarios, para obtener de inmediato el apoyo a fin de proceder conforme a derecho. Captura de documentos Registra en el Sistema la información requerida, para generar el Volante de Control de Gestión de Documentos Documento de Trabajo Anexo 1 Sistema de Control de Gestión Documental Entregable Anexo 1 DRECCON JURíDCA Y FDUCARA MPR B 11 de 13

14 Vlé::llUGu'C rlu'"'g " ~. ~ Responsable Paso Responsable de Control de Gestión Secretaria de área Responsable de Control de Gestión Actividad correspondiente y envía al Responsable de Control de Gestión. Revisa el Volante de Control de Gestión de Documentos Revisa Volante con sus respectivos anexos, firma y turna al área correspondiente. Recepción del Volante de Control de Gestión de Documentos con la documentación respectiva Recibe el Volante de Control de Gestión de Documentos, el cual deberá ser firmado y/o sellado de recibido por el área. Descarga de los Asuntos Turnados La secretaría de área, que recibe el volante con la respuesta del responsable de su atención, hace el descargo correspondiente en el Sistema de Control de Gestión Documental directamente. Archiva el volante de turno descargado. Archiva el volante de turno descargado y en su caso la copia de respuesta por área en su carpeta de concluidos. Revisa la respuesta proporcionada al asunto. La respuesta contiene la acción tomada para su atención? Si Emite un reporte de asuntos concluidos en el Sistema de Control de Gestión Documental y se da por atendido el asunto. No Returna nuevamente al área responsable de su atención. Paso 7 Documento Trabajo Anexo 1 de Sistema de Control de Gestión Documental Entregable Anexo 1 Anexo 1 Reporte DRECCON JURíDCA Y FDUCARA MPR B 12 de 13

15 Banco Nacional de Obr.s y Servicios Públicos S.N.e. Manual de Procedimientos para el Control de Gestión 8 REGSTROS Tiempo de No. de Control Nombre Responsable de Conservación Conservarlo DisDosición Base de datos del Sistema de Un añol Sistema S/N Control de Gestión Documental Experto Técnico nformático del (registro electrónico) Banco S/N Volante de Control de Gestión de Documentos Experto Técnico Anual/Archivo muerto 9 ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Volante de Control de Gestión de Documentos Folio Asignado MPR B 13 de