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Ana Belén Reyes San Segundo
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1 iifeidikkita; ktik..1* PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO El procedimiento seguimiento planes consiste en finir la metodología y las pautas que ben acatar las penncias con respecto a los planes acción propuestos y el seguimiento respectivo que realice la Dirección Control Interno. Los planes surgen la metodología Audite 3.0 que utiliza la Contraloría General Antioquia (CGA), la metodología l Molo Estándar Control Interno (MECI) que aplica para Hidroituango y el cumplimiento las funciones asignadas a la Dirección Control Interno bajo los principios la ley OBJETIVO Definir los lineamientos que permitan terminar la preparación y seguimiento a los planes, producto la auditoría la CGA, los monitoreos efectuados por la Dirección Control Interno HIDRO y las auditorías que surjan otros entes control. Analizar, consolidar y presentar periódicamente los resultados producto l ALCANCE seguimiento a los planes acción rivados las auditorías y monitoreos. Seguimiento los planes que surjan l monitoreo actividas claves realizados por la Dirección Control Interno y/o entes control, para el logro los objetivos control organizacional. Las actividas finidas en este procedimiento aplican a todos los trabajadores HIDRO. GLOSARIO Depenncia responsable: Correspon a la Gerencia o Dirección a la cual pertenece el plan. Directivo: Gerente, Director o Secretario General Hidroituango Fecha compromiso: Fecha finida por el responsable para el cumplimiento l plan acción. Hallazgo: Correspon a las observaciones significativas intificadas en una actividad correspondiente al proceso objeto evaluación. Monitoreo: Es una evaluación puntual un tema específico bajo el cumplimiento normatividad interna y externa, procesos, procedimientos o cisiones los órganos dirección. Plan acción: Acción mejora a realizar por el Responsable, el cual be estar direccionado al cumplimiento la recomendación emitida por el Responsable la Dirección Control Interno o el auditor entes control. Naturalmente... Buena energía! hirirniflunnnn rnm rn

propuestos y el seguimiento respectivo que realice la Dirección Control Interno. Los planes surgen la metodología Audite 3.

2 Aita, HICDROELÉCTRICA, ITUAN GO 40, Recomendación: Es la consiración u opinión inpendiente emitida por el Responsable la Dirección Control Interno y relacionada con el hallazgo, con el fin mitigar el riesgo o fortalecer el control. Responsable: Es el trabajador responsable l cumplimiento l plan acción. DESCRIPCIÓN Se entien por plan, al conjunto acciones que se alantan en la compañía, tendientes a corregir y/o mejorar los aspectos sustanciales que hayan sido intificados en ejercicio la Auditoría (interna o externa) o como resultado evaluaciones conjuntas y que ameriten ser registrados como acciones mejora. RESPONSABILIDADES La Dirección Control Interno es la responsable realizar seguimiento a los planes presentados por cada una las penncias; amás informará al Comité Gerencia, (próximamente Comité Auditoría), trimestralmente, los resultados producto la verificación. El cumplimiento l plan acción es responsabilidad l trabajador asignado para ejecutar las actividas concernientes que corrijan los hallazgos evinciados en el monitoreo. Sin embargo, cada Directivo es responsable velar por el cumplimiento l plan asociado a su penncia. 1. ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Informe final l Dirección Informe validado con Directivo y monitoreo evaluado por la Control Interno trabajadores l proceso Dirección Control Interno o el ente control que corresponda. 2. SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Plan HIDRO Plan aprobado por Informe trimestral seguimiento a planes HIDRO la Dirección Control Interno. Presentación a Comité Gerencia

DESCRIPCIÓN Se entien por plan, al conjunto acciones que se alantan en la compañía, tendientes a corregir y/o mejorar los aspectos sustanciales que hayan sido intificados en ejercicio la Auditoría

3 HIDROELÉCTRICA 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ID 1 ACTIVIDAD Entrega NOMBRE memorando, informe final y plantilla DESCRIPCIÓN El Responsable la Dirección Control Interno envía el informe final l monitoreo o auditoría (realizado por la Dirección Control Interno o ente control), acompañado un memorando dirigido al Directivo responsable, don se oficializa la entrega dicho informe y la plantilla l plan previamente diligenciada con los hallazgos y recomendaciones. El memorando establece fecha límite respuesta l plan, el cual correspon a diez (10) días hábiles a partir l día siguiente a la fecha entrega l mismo. En caso que la penncia requiera una fecha posterior para la entrega l plan, excepto para las auditorías realizadas por los entes control, el Directivo berá informar vía correo electrónico al Responsable la Dirección Control Interno, una fecha nueva entrega, la cual be ser razonable. 2 Definición planes acción y envío plan El Directivo la penncia responsable fine planes acción en plantilla plan, diligenciando los siguientes campos: responsable, plan acción y fecha compromiso y remite vía correo electrónico al Responsable la Dirección Control Interno. No obstante, la finición los planes acción podrá ser asesorada por Responsable la Dirección Control Interno. 3 Recepción l plan El Responsable la Dirección Control Interno analiza y valida el plan enviado por el Directivo. Sí el Responsable la Dirección Control Interno tiene observaciones las comunica al Directivo correspondiente, quién realizará los ajustes pertinentes en cumplimiento a los campos requeridos en la plantilla plan (ver actividad No.2) Carrera 43 A 1 A Sur 143, Of Edificio Santillana, Torre Sur, ala oriental. Mellín, Colombia

(realizado por la Dirección Control Interno o ente control), acompañado un memorando dirigido al Directivo responsable, don se oficializa la entrega dicho informe y la plantilla l plan previamente

4 A I V HIDROELÉCTRICA Nak. nansop En caso que el responsable l plan acción no pueda cumplir con la fecha previamente informada, éste enviará solicitud (excepto para las auditorías realizadas por los entes control) al Responsable la Dirección Control Interno vía correo electrónico con copia a su Directivo con 4 Solicitud modificación la fecha compromiso diez (10) días hábiles antelación a la fecha compromiso, sustentando el no cumplimiento l plan y proponiendo la nueva fecha. Esta solicitud será analizada por el Responsable la Dirección Control Interno para su aprobación. Sí la solicitud no es aprobada, el plan acción hará parte la verificación finida en el numeral 5) l actual procedimiento. 5 Verificación l cumplimiento los planes acción El Responsable la Dirección Control Interno verificará el cumplimiento los planes acción finalizado cada trimestre. Sí como resultado la verificación se observa plan(es) acción no cumplido(s) o no entregado(s), el Responsable la Dirección Control Interno enviará memorando dirigido al Directivo, informando esta situación. Sí fuera ejecutado el(los) plan(es) acción spués l envío l memorando, la penncia responsable berá enviar los soportes que permitan su verificación. Sí spués emitido el memorando para aquellos plan(es) acción no entregado(s), la penncia responsable berá remitirse el numeral 2) este procedimiento. 6 Finalización la etapa seguimiento a los planes acción Culmina la etapa seguimiento a los planes acción spués ser verificados a satisfacción por el Responsable la Dirección Control Interno y cumplidos por cada una las penncias.

Responsable la Dirección Control Interno vía correo electrónico con copia a su Directivo con 4 Solicitud modificación la fecha compromiso diez (10) días hábiles antelación a la fecha compromiso,

5 HIDROELÉCTRICA!MANGO 49~* 7 Envío plan y anexos su cumplimiento Este actividad aplica para las auditoría realizadas por la CGA, para lo cual la Dirección Control Interno enviará el plan ntro los 20 días calendarios siguientes a la recepción l informe final y remitirá los anexos su cumplimiento cada 6 meses contados a partir la aceptación otorgada por la CGA con respecto al plan. La Dirección Control Interno presentará al Comité Gerencia (o al Comité Auditoría en el futuro), trimestralmente, los resultados l seguimiento a los planes acción, intificando los planes acción cumplidos, no cumplidos y no entregados.

Interno enviará el plan ntro los 20 días calendarios siguientes a la recepción l informe final y remitirá los anexos su cumplimiento cada 6 meses

6 4 HIDROELÉCTRICA '14, FLUJOGRAMA INICIO Monitoreo: - Informe final - Memorando Envio la plantilla vía e- mail al Directivo Asesoría en la finición los planes acción Informar vía e-mad nueva fecha entrega l plan Envío informando las observaciones al plan Envío vía la plantilla a Responsable la Dirección Control Interno SI El plan tiene observaciones? Envío información que soporta el cumplimiento l plan acción NO Verificación l cumplimiento los planes acción Solicitud modificación b fecha compromiso Memorando dirigido al Dire divo NO Cumplió con los planes acción? SI Se culmina el seguimiento l plan acción Envío plan y anexos su cumplimiento a la CGA FIN Naturalmente... Buena energía!

entrega l plan Envío e-mail informando las observaciones al plan Envío vía e-mail la plantilla a Responsable la Dirección Control Interno SI El plan tiene observaciones?

7 HIDROELÉCTRICA 6. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL PROCESO Proyectó Revisó Nombre Raúl Patino Juan David Serna Elkin Restrepo Firma, ( 1 41 " 2 Aprobó Luis Guillermo Gómez A. Gerente General Yomaira Giraldo M. Directora Control Interno _ / i \.. Fecha aprobación: 30 junio 2010 Naturalmente... i Buena energía!

Juan David Serna Elkin Restrepo Firma, ( 1 41 " 2 Aprobó Luis Guillermo

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