City Tours OnLine. Manual de Uso

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1 City Tours OnLine Manual de Uso Página de Comienzo (Opciones) Request Account (Abrir Cuenta) Envíe pedido via a ventas Account Statement (Estado de Cuenta) Requiere clave especial About Us (City Tours) Contact Us Nombres, s y números de telefono Log On 1. Account Number : - Número de cuenta 2. Code : - Clave Submit = Envíe Main Page (Opciones) Services - Adicionar servicios terrestres Circuits - Adicionar circuitos (escursiones en autobus) View Past Reservations - Vea reservas pasadas (Facturadas o Canceladas) View Active Reservations - Vea reservas activas - Número de reserva (New Booking = Nueva Reserva) Para buscar disponibilidad en los hoteles Seleccione : 1. Data Source City Tours - hoteles contratados por City Tours. Precios de venta incluyen impuestos. Hilton Direct - coneccion directamente con Hilton. Precios no incluyen impuestos. 2. Destination (Destino) - seleccione de las ciudades mas populares o de la lista City List 3. Dates (Fechas) Arrival (Llegada) Departure (Salida) 4. Passenger Profile - Cantidad de adultos, jovenes (10-16) y niños (1-9) que ocuparan la habitacion ** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos 5. Find Go Envie - Comenzar el proceso Nota: Se permite reservar 2 habitaciones por referencia Search Results Page (Resultados) Category Hotel Room Type ADR Book Notes Policy - Categoría del hotel - Nombre del hotel - Tipo de habitación - Tarifa promedía.. presione sobre la tarifa para ver detalles por día - Presione para reservar - Informacion del hotel - Politica de cancelacion 1

2 Passenger Information Page (Informacion de la agencia y del pasajero - todos los campos deben ser completados) 1. Agency Data a. Agency Reference - Referencia usada por la agencia b. Agent Name - Nombre del agente haciendo la reserva 2. Guest Data a. First Name - Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres) b. Last Name - Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres) Submit = Envíe - Enviar el pedido Reservation Details Page (Detalles de la reserva ) Status - Número de la reserva(sistema de City Tours) - El estado de la reserva FP Requiere prepago fecha de prepago se podra ver en View Active Reservations en la columna Action Date bajo el número de la reserva RQ Requiere confirmacion por la agencia antes de la fecha indicada por el Action Date en View Active Reservations KK Reserva confirmada QY Es solo una cotizacion Hoteles y servicios estan sujeto a confirmacion El estado de la reserva que devuelve el sistema es determinado por las condiciones comerciales de la agencia. Opciones: 1. Log Off - Cerrar sistema 2. New Reservation - Comenzar nueva reserva cierra la reserva actual y comienza una nueva 3. Main - Cierra la reserva actual y lo devuelve a la página principal 4. Add Services - Adicionar servicios 5. Add Hotels - Adicionar noches de hotel 6. Print Summary - Imprima una copia de los detalles 2

3 Add Services (Adicionar servicios terrestres) Services Request Page 1. Select the City - Seleccione la ciudad 2. Select the Date - Seleccione la fecha 3. Passenger Profile a. Lead Passenger - Este campo se encontrara vacio si no hay pasajeros registrados en la reserva. Teniendo un pasajero registrado, tendra la opcion de seleccionar el pasajero registrado o un nuevo pasajero ( New Passenger ). - Seleccione la cantidad de adultos, jovenes (13-17) y niños (1-12) que tomaran el servicio ** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos - Con 2 pasajeros registrados, seleccionando la opcion All asigna a todos los pasajeros registrados al servcio tomado Go = Envíe Esta accion devuelve los servicios ofrecidos en la ciudad y con las fechas indicadas. Los precios son netos y reflejan las condiciones de descuento de la agencia, si los hubiera 1. City Selected - Ciudad seleccionada 2. Date Selected - Fecha seleccionada 3. Select the Service - Seleccione el servicio 4. Additional Information - Informacion adicional (informacion del pasajero, destino, etc ) 5. Flights Information - Información de los vuelos a. Marque Arrival (Llegada) o Departure (Salida), la fecha y horario b. Marque Arrival (Llegada) o Departure (Salida), la fecha y horario Para informar solo un vuelo (llegada o salida) use la opcion 5a.. Las opciones 6 y 7 no se mostraran cuando hay 2 pasajeros con servicios registrados 6. Agency Data - Informacion de la agencia c. Agency Reference - Referencia usada por la agencia d. Agent Name - Nombre del agente haciendo la reserva 7. Passenger Data a. First Name - Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres) b. Last Name - Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres) Go = Envíe 3

4 Add Hotels (Adicionar un hotel) Main Page View Past Reservations - Vea reservas pasadas (Facturadas o Canceladas) View Active Reservations - Vea reservas activas - Número de reserva Seleccione : 1. Data Source a. City Tours - hoteles contratados por City Tours. Precios de venta incluyen impuestos. b. Hilton Direct - coneccion directamente con Hilton. Precios no incluyen impuestos. 2. Destination (Destino) - seleccione de las ciudades mas populares o de la lista City List 3. Dates (Fechas) a. Arrival (Llegada) b. Departure (Salida) 4. Passenger Profile - Cantidad de adultos, jovenes (10-16) y niños (1-9) que ocuparan la habitacion ** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos 5. Find Go = Envie - Comenzar el proceso 4

5 Add Circuits (Adicionar un circuito) Circuit Request Page 1. Select Departure Point (Coast) - Seleccione costa (East) este u oeste (West) 2. Selected Circuit Name - Seleccione el circuito 3. Selected Departure Month & Year - Seleccione el mes y el año de partida Nota: La temporada de muchos de los circuitos comienzan en un año y teminan el proximo año. Next = Continue Proxima pagina (Resultados) Circuit Selection 1. Name - Nombre del circuito (seleccione un salida) 2. Date - Fecha de salida 3. Rooms - Habitaciones disponibles 4. Show - Muestra el itinerario Room Profile Selection 1. Lead Passenger - Pasajero principal 2. Adults/ Juniors/ Children - Cantidad de adultos/jovenes/niños que ocuparan la habitacion 3. Select - Seleccione el pasajero que ocupara la habitacion Nota: Las opciones de Lead Passenger y Select solo se muestran cuando hay un pasajero registrado Hotel Rooms Details 1. Type - Tipo de habitacion 2. Price - Precio de la habitacion por pasajero 3. Net - Precio neto a la agencia(con descuento) 4. Capacity - Capacidad maxima de la habitacion 5. Adults - Maximo numero de adultos en la habitacion 6. Children - Maximo numero de jovenes/niños en la habitacion 7. Beds - Maxima cantidad de camas 8. Note - Nota: Maxima edad del niño Cancellation Policy - Condiciones de cancelacion 1. Days - Numero de dias 2. Adult - Gasto por adulto 3. Child - Gasto por niño 4. No Show - Gasto de cancelacion cancelando el dia de llegada Next = Continue Circuit Passenger Info Circuit Name Departure Date - Nombre del circuito - Fecha de salida 1. Agency Data a. Agency Reference - Referencia usada por la agencia b. Agent Name - Nombre del agente haciendo la reserva 2. Passenger Data c. First Name - Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres) d. Last Name - Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres) Lead Passenger - el nombre del pasajero principal Nota: Los hoteles de los circuitos requieren todos los nombres de los pasajeros que ocuparan una habitacion. El sistema mostrara un registro para cada pasajero indicado en la pagina anterior (Circuit Request Page). 5

6 Next = Continue Resumen: Circuit Name Departure Date - Número de reserva - Nombre del circuito - Fecha de salida a. Passenger - Nombre del pasajero b. Type - Tipo de pasajero (adulto / niño) c. Qty - Cantidad de pasajeros d. Room - Cantidad de habitaciones e. Type - Tipo de habitacion f. Rate - Precio g. SubTotal - Suma de los precios h. Discount - Descuento aplicado i. Total - Total neto de los servicios Submit = Envie View Past Reservations Inactive Reservations List Page 1. Reservation - Presione sobre el número de la reserva para ver los detalles 2. Passenger - Nombre del pasajero 3. Agent - Nombre del agente que inicio la reserva 4. Reference - Referencia de la agencia 5. Action Date - Fecha en que se facturo o cancelo la reserva 6. Status - CC : Facturado; XA o XC : Cancelado View Active Reservations Active Reservations List Page 1. Reservation Presione sobre el número de la reserva para ver los detalles 2. Passenger Nombre del pasajero 3. Agent Nombre del agente que inicio la reserva 4. Reference Referencia de la agencia 5. Action Date Indica la fecha: KK : De cancelación sin gastos FP : Prepago o Cancelación RQ : Reconfirmación de la agencia o Cancelación 6. Status - KK : Confirmado; - FP : Requiere Prepago; - RQ : Requiere reconfirmación de la agencia; 6

7 - QY : Solo una cotización 7. Action - Acciones que se pueden tomar sobre esta reserva None No se permite tomar accion en este status Cancel Solo se puede cancelar en este status Presione Cancel. y le saldra un cartel pidiendo su nombre Presionando OK enviara un pedido de cancelación cambiando la accion Cancel a Cxl Rqst y Arrival Date a la fecha que se pidio la cancelación. Nota: Esta accion solo pide la cancelación el proceso tarda hasta 24 horas para completar la cancelación. Si despues de 24 horas la reserva sigue en el mismao Status, favor comunicarse con nuetro dpto. de reservas. Confirm Solo se permite confirmar en este status 8. Arrival Date - Fecha de llegada del pasajero Buscar por numero de reserva: Usted puede encontrar la reserva que busca mas rapido utilizando la casilla List From y presionando Go Vouchers (Cupones) Para imprimir cupones para los hoteles y servicios de una reserva, seleccione View Active Reservations desde la pagina Main Page. Encuentre y seleccione el numero de la reserva. Se abrira una pagina con los detalles de la reserva. La palabra Voucher estara escrita al lado de cada hotel y servicio. Ciertos servicios, como las entradas a Disney, no tendran esta opcion. Disney : Para imprimir cupones Pasajeros hospedados en un hotel de Disney World Las admisiones seran cargadas electronicamente a la llave de su habitacion Pasajeros hospedados en hoteles afuera de Disney World Unos dias antes de la llegada del pasajero, nuestro departamento de operaciones enviara un a su agencia con el link electronico al sitio de Disney. El link le permitira a imprimir el cupon en su oficina. El cupon es valido y no reembolsable. Agregar Servicios: Para agregar servicios a una reserva existente, favor enviar su pedido a Reservas@CityTours.com 7