CONTROL DEL PROCEDIMIENTO

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1 No. de Rev. ENVASES DRH-PO-CP-00 CONTROL DEL PROCEDIMIENTO ESTE DOCUMENTO DE FECHA: Abril 2006 RAZÓN DE LA SUSTITUCIÓN EN REV. N/A: Cambia el sistema utilizado por Recursos Humanos de Tarik a SAP, así como el nombre del Centro de Servicios Compartidos a Nominas Vitro, Modificación en el orden a seguir en los finiquitos, se aplica primero el definitivo y posteriormente se genera el cheque. LOCALIZACIÓN DEL DOCUMENTO : RESPONSABLE DEL CONTROL: COMUNIDAD COMPENSACIONES ENVASES Jefe de Compensaciones y Organización DE 8

2 DRH-PO-CP-00 I.- OBJETIVO: Describir los lineamientos generales para las Altas, Bajas y modificaciones a la base de datos del personal de ndicalizado de Vitro Envases. II.- ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todo el personal ndicalizados de todas las plantas y áreas Staff de la Unidad de Negocio Vitro Envases III.- REFERENCIAS: Este procedimiento esta relacionado con:. Procedimiento Rector Envases Calizo (CC-PR-CI-00) 2. Procedimiento para Control de Documentos (CC-PA-CI-003) 3. Procedimiento para Control de Registros (CC-PA-CI-06) 4. Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal (P-AST-3..) 5. Proceso de Planeación, Competencia y Desarrollo de Personal (P-AST-3..2) IV.- DEFINICIONES:. Organigramas: Son las estructuras organizacionales en las que se especifica el área, puesto, supervisor y subordinados de cada Empleado. 2. Supervisor: Jefe inmediato de un determinado número de personas. 3. Subordinado: Personal ndicalizado que ocupa un determinado puesto y reporta a un supervisor especifico. 4. Áreas Staff: Todas aquellas áreas organizacionales que no físicamente en ninguna planta y que funcionan como soporte para la operación de las mismas. 5. Plantas: Todas aquellas unidades compañías que forman parte de la Unidad de Negocio de Envases. 6. Organigrama Oficial: Estructura original autorizada para utilizarse en la toma de decisiones y auditorias. 7. Organigrama de Referencia: Estructura organizacional no autorizada que se utiliza para diversos fines y procesos. 8. Puesto: Trabajo o actividades especificas a desempeñar dentro de la empresa. 9. Desempeño: Actuación en el trabajo. 0. Evaluación de desempeño: Método utilizado para darle valor a ña actuación del personal dentro de un puesto.. Tabulador: Estructura de salarios autorizados por Vitro para la administración de las compensaciones de los ndicalizados. 2. SAP: stema utilizado por Recursos Humanos para todos los procesos involucrados con la administración del Recurso Humano. 2 DE 8

3 V.- MÉTODO: CONTRATACION Y ALTAS DE PERSONAL SINDICALIZADOS DRH-PO-CP-00 Requisición de Personal Obrero GTE DEL AREA BOLSA DE TRABAJO: Vidriera Cuenta con una bolsa de trabajo con por lo menos 20 candidatos con expediente completo, exámenes psicometricos y examen medico aprobado. Vidriera Autorizar la requisición por Gte de área, Gte de Pta y Gte RH Enviar requisición a RH Revisar la bolsa de trabajo para la búsqueda de candidatos RECLUTAMIETNO Y SELECCIÓN. Se cita a los candidatos para una pre-inducción RECL. Y SELECCION Se programa y se cita a los candidatos a inducción RECLUTAMIENTO Y SELECCION Pasan a sus áreas De trabajo a laborar Elaboración de credencial ADMON DE PERSONAL Inducción R.H. SEGURIDAD CALIDAD Y EL AREA Firma de contratos RECL. Y SEL. Se preparan contratos de Eventuales con la información De los candidatos RECL. Y SELECCION Se manda el listado del nuevo personal con sus números de nomina y turnos, al encargado del área y Gte. Elaboración de Expediente, se pasa a archivo vivo Alimentar en el sistema la información de los candidatos, asignándoles Un numero de nomina y sus turnos (SAP) COORD REC Y SELEC El área envía evaluación a RH del proceso de reclutamiento Inducción por parte del sindicato Y se firma contrato, entrega de uniforme OTORGAMIENTO DE PLANTAS Al acercarse el termino del contrato de eventual, se solicita al área la evaluación de desempeño para ver si se le otorga planta al trabajador o se le extiende el contrato. J. ADMON DE PERSONAL Se revisa en el sistema las fallas, en su expediente si tiene algún reporte ADMON. DE PERSONAL No es aceptado se puede optar por finiquitar su contrato de eventual y otorgarle la planta o bien reconocerle su antigüedad de acuerdo a los lineamientos de contratación de la planta ADMON DE PERSONAL Se elabora contrato de planta, se informa al área. ADMON PERSONAL no es aceptado se le comunica al trabajador y se le extiende el contrato o se da de baja ) Gerente de área solicita por medio de una requisición de personal el numero de gente que requiere con el perfil deseado de la vacante. Esta requisición la pasa al área de RH ya con las firmas del Gerente General y del Gerente de RH y su firma. 2) El coordinador de Reclutamiento y Selección revisa la bolsa de trabajo, donde ya se encuentra los candidatos con toda su información y papelería requerida, así como sus exámenes médicos y psicométricos, se cita al numero de personas de acuerdo a la requisición y el jefe del área les da una Pre-Inducción, la cual consiste en mostrarles el área, así como ver las funciones y trabajo que van realizar, se platica con ellos y se les programa la Inducción. 3 DE 8

4 DRH-PO-CP-00 3) El coordinador de Reclutamiento y Selección prepara los contratos y los candidato para a firmas para luego darlos de alta en el sistema asignándoles su numero de nomina y sus turnos, se elaboran expedientes ya con su numero de nomina y se envía listado del nuevo personal al jefe del área. El candidato para a la Inducción y a tomarse la foto para la elaboración de su credencial. 4) Los trabajadores al acabar la Inducción pasan a su área de trabajo en los turnos asignados, el área manda a RH la evaluación de servicio reclutamiento y selección, a los tres meses el área envía a RH una evaluación de desempeño, para con la misma medir la calidad de los candidatos contratados. 5) Al acercarse el termino del contrato de eventual, el Jefe de Administración de Personal solicita al área la evaluación de desempeño y revisa en el sistema las faltas así como en su expediente si existe algún reporte para ver si es candidato para planta o si se le extiende el contrato. 6) es aceptado se puede optar por finiquitar el contrato de eventual o bien reconocerle la antigüedad (de acuerdo a los lineamientos de contratación de la planta), se manda a exámenes médicos, se elabora finiquito (si es el caso), se elabora contrato de planta, se informa al área. En caso de no pasar el examen medico se informa al trabajador y se da de baja. 7) Inducción por parte del sindicato y se firma contrato, entrega de uniforme, se da de alta en el sistema como planta. CONTRATACION Y ALTAS DE PERSONAL SINDICALIZADOS 4 DE 8

5 DRH-PO-CP-00 Requisición de Personal Obrero GTE DEL AREA BOLSA DE TRABAJO: SIASA Cuenta con una bolsa de trabajo con expediente completo asa Autorizar la requisición por Gte de área, Gte de Pta y Gte RH Enviar requisición a RH Revisar la bolsa de trabajo para la búsqueda de candidatos RECL. Y SELECCIÓN. Se cita a los candidatos para una pre-inducción y examen medico por del departamento medico de la planta RECL. Y SELECCION Se programa y se cita a los candidatos a inducción RECLUTAMIENTO Y SELECCION Pasan a sus áreas De trabajo a laborar Elaboración de credencial ADMON DE PERSONAL Inducción R.H. SEGURIDAD CALIDAD Y EL AREA Firma de contratos RECL. Y SEL. Se preparan contratos de Eventuales con la información De los candidatos RECL. Y SELECCION Se manda el listado del nuevo personal con sus números de nomina y turnos, al encargado del área y Gte. Elaboración de Expediente, se pasa a archivo vivo Alimentar en el sistema la información de los candidatos, asignándoles Un numero de nomina y sus turnos (SAP) COORD REC Y SELEC El área envía evaluación a RH del proceso de reclutamiento Inducción por parte del sindicato Y se firma contrato OTORGAMIENTO DE PLANTAS Al acercarse el termino del contrato de eventual, se solicita al área la evaluación de desempeño para ver si se le otorga planta al trabajador o se le extiende el contrato. ADMON DE PERSONAL Se revisa en el sistema las fallas, en su expediente si tiene algún reporte ADMON. DE PERSONAL No no es aceptado se le comunica al trabajador y se le extiende el contrato o se da de baja es aceptado se puede optar por finiquitar su contrato de eventual y otorgarle la planta o bien reconocerle su antigüedad de acuerdo a los lineamientos de contratación de la planta ADMON DE PERSONAL es aceptado por Clínica se elabora Contrato de planta, se informa al área. ADMON PERSONAL ) Gerente de área solicita por medio de una requisición de personal el número de gente que requiere con el perfil deseado del vacante. Esta requisición la pasa al área de RH ya con firmas del Gerente General y del Gerente de RH y su firma. 2) El coordinador de Reclutamiento y Selección revisa la bolsa de trabajo, donde ya se encuentra los candidatos con toda su información y papelería requerida, se cita al numero de personas de acuerdo a la requisición se manda a exámenes médicos psicométricos y el jefe del área les da una Pre-Inducción, la cual consiste en mostrarles el área, así como ver las funciones y trabajo que van realizar, se platica con ellos y se les programa la Inducción. 3) El coordinador de Reclutamiento y Selección prepara los contratos y los candidatos pasa a firmas para luego darlos de alta en el sistema asignándoles su numero de nomina y sus turnos, se elaboran expedientes ya con su numero de nomina y se envía listado del nuevo personal al jefe del área. El 5 DE 8

6 DRH-PO-CP-00 candidato para a la Inducción de tres días. El segundo día pasan a tomarse la foto para la elaboración de su credencial. 4) Los trabajadores al acabar la Inducción pasan a su área de trabajo en los turnos asignados, el área manda a RH la evaluación de servicio reclutamiento y selección, a los tres meses el área envía a RH una evaluación de desempeño, para con la misma medir la calidad de los candidatos contratados. 5) Al acercarse el termino del contrato de eventual o al cumplir por lo menos tres meses de estar laborando, el Jefe de Administración de Personal solicita al área la evaluación de desempeño y revisa en el sistema las faltas así como en su expediente si existe algún reporte para ver si es candidato para planta o si se le extiende el contrato por tres meses mas. 6) es aceptado se puede optar por finiquitar el contrato de eventual o bien reconocerle la antigüedad (de acuerdo a los lineamientos de contratación de la planta), se manda a exámenes médicos, se elabora finiquito (si es el caso), se elabora contrato de planta, se informa al área. En caso de no pasar el examen medico se informa al trabajador y se da de baja. 7) Inducción por parte del sindicato y se firma contrato, entrega de uniforme, se da de alta en el sistema como planta. PROMOCIÓN DE SINDICALIZADOS (CAMBIOS DE CATEGORIA) 6 DE 8

7 DRH-PO-CP-00 JEFE DE CAPACITACION Y CALIDAD JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL NOMINAS VITRO Cubrir vacantes de Acuerdo a estándar de Personal de las áreas. Por ascensos por Programa Según tiempos. Autorizar el acta Verifica vacantes en SAP Convocatoria Proceso de Inscripción Revisar requisitos Se valoran los contenidos del programa Se programa las fechas y el lugar Registra el cambio de Categoría en SAP Se registra en archivo COVA y se notifica al personal Aumentos ante el Seguro Social. Se recibe a los candidatos Terminación curso RH Verifica la asistencia, accidentes y Se solicita Evaluación de desempeño Se elabora y se envía Acta de asenso. ) Hay dos maneras de cubrir vacantes a: De acuerdo a estándar de personal de las áreas. Esta lo solicita el jefe de área con previa autorización del Gerente. Y b: Ascendentes por programa según tiempos. Este lo programa el Jefe de Capacitación. 7 DE 8

8 2) En ambos casos se publica la convocatoria. DRH-PO-CP-00 3) El jefe de Capacitación revisa requisitos, como son el de un año en el puesto y que sea planta, Inicia el proceso de Inscripción, se caloran los contenidos del programa y se programa las fechas y el lugar. Se recibe a los candidatos y se revisa que cumpla con los requisitos y se les explican las reglas del curso así de cómo se califica. 4) Se imparte el curso de acuerdo a lo programado 5) Se manda al jefe de área la evaluación de desempeño 6) Recursos Humanos revisa la asistencia a laborar y si hubo accidentes. 7) Al terminar el curso se manda resultados mas altos de asistencia para calcular la calificación, se toman los promedios más altos, según el número de vacantes y se elabora Acta. 8) Se recaban las firmas y se manda a RH. 9) El Jefe de Administración de Personal da de alta en el sistema una vacante para el puesto y se realiza el cambio de categoría. Realiza los cambios en los archivos de COVA. 0) Se notifica al personal sobre la selección del proceso ) Nominas Vitro realiza el cambio de salario ante el IMSS. COMPENSACION VARIABLE 8 DE 8

9 DRH-PO-CP-00 ESTADISTICAS GERENCIA GENERAL JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL NOMINAS VITRO Establecer Metas Calcula el desempeño de Indicadores Calcular resultados resultados de Indicadores Revisar y autorizar Las metas Valida y autoriza resultados De Indicadores Publicar Metas Publica resultados Elaborar reporte de faltas y accidentes Elaborar Archivo con Personal elegible del mes Y con los porcentajes del Pago de Bono. Agregar archivo a La nomina y pagarlo. Envió de archivo de pago A Nominas 9 DE 8

10 DRH-PO-CP-00 ) El área de estadística revisa el comportamiento de los indicadores que miden el desempeño de las mini compañías y establece la meta mensual de los diferentes indicadores en los diferentes niveles de medición. 2) Las metas se pasan a Gerencia General para su revisión y aprobación y se mandan a RH para su publicación. 3) El área de estadística en forma mensual elabora el reporte con los resultados de los indicadores que evalúan el desempeño, las variables que sancionan el pago de la compensación y calculo los porcentajes de pago de acuerdo a los parámetros de cumplimiento de los indicadores vs. Los porcentajes de pago autorizados en la compensación variable. Esta información es validada y autorizada por la Gerencia General y es enviada a R.H. 4) EL ÁREA DE Recursos Humanos elimina al personal del archivo de cálculo que no cumpla con la política de pago de la compensación variable (faltas, accidentes, etc.) así como calculo el monto en pesos de la compensación y publica el listado del personal elegible. 5) El área de Recursos Humanos envía el archivo a Nominas Vitro para su pago en la nomina. 6) Nominas Vitro procesa el archivo y valida que se refleje en la nomina. BAJAS DE PÉRSONAL SINDICALIZADO 0 DE 8

11 DRH-PO-CP-00 JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL COORDINADOR DE PRESTACIONES Baja por Reajuste Lo solicita el área o por Indisciplina Se revisan saldos en transito transito Y saldos de Skandia Baja por renuncia voluntaria O por otorgamiento de Planta Se genera finiquito Previo CONTRALORIA Se le informa al trabajador Se da definitivo el finiquito Elaboración de Cheque y Autorización Se elabora NOMINAS VITRO El finiquito y los documentos se pueden firmar En la planta o se pueden enviar al trabajador a Conciliación y Arbitraje si es un caso que pueda Generar problemas futuros. Se archiva y pasa su expediente A bajas Baja ante el IMSS DE 8

12 DRH-PO-CP-00 ) Existen diferentes motivos para realizar una baja. Una por reajuste de personal; cuando lo solicita el área por bajo rendimiento, por alguna indisciplina o faltas al reglamento interior de trabajo (que lo solicita el sindicato, área o Recursos Humanos) y por renuncia voluntaria o terminación de contrato (que lo solicita el trabajador). 2) El Jefe de Administración de Personal genera finiquito previo de acuerdo al tipo de finiquito y se manda con el coordinador de prestaciones para revisar los saldos en transito (cargos de comedor, ordenes de compra o prestamos recientes), de haber un cambio se realiza en el sistema de finiquitos. Se pasa a autorización por parte del Gerente de RH. 3) Se manda llamar al trabajador y se le informa de su separación de la empresa y se le hace saber el monto que va a recibir por la terminación de su contrato. Al estar de acuerdo el trabajador con los montos del finiquito se cita para otro día y se le informa que el cheque será entregado en las oficinas de Conciliación y Arbitraje. 4) El jefe de administración de personal da definitivo en el sistema el finiquito 5) Se manda a Contraloría para elaborar el cheque y el contador general lo aprueba y firma. 6) El jefe de administración de personal recibe el cheque y elabora convenio. El trabajador firma junto con el Jefe de Admón. de Personal y se puede enviar a Conciliación y Arbitraje para ratificar firmas y ser depositado el convenio en dado caso que de que se tenga la sospecha de que el trabajador pueda generar problemas futuros para la empresa (demanda). Se le entrega el cheque al trabajador. 7) El convenio firmado y sellado por la Junta de Conciliación y Arbitraje (de aplicar) así como el finiquito y recibo del cheque, se mandan al expediente del trabajador y lo pasan al archivo de Bajas. 8) Nominas Vitro al recibir el definitivo lo da de baja ante el IMSS. 2 DE 8

13 DRH-PO-CP-00 INCREMENTO DE SUELDO GENERAL SINDICALIZADOS (REVISION DE CONTRATO). DIRECCION RH ENVASES GERENTE RECURSOS HUMANOS JEFE DE ADMON DE PERSONAL Define con el sindicato Fecha de revisión de tabulador Elabora estudio comparativo Determina porcentaje Máximo de incremento Se negocia con la Comisión revisora los incrementos al tabulador Se realiza convenio y se firma Por las dos partes Presenta ante la junta de Conciliación y Arbitraje Informa al personal Envía a Nominas Vitro para Actualizar el tabulador 3 DE 8

14 DRH-PO-CP-00 ) El Gerente de RH define con el sindicato la fecha y lugar de la revisión de tabulador, se realiza una vez al año y en la fecha de vencimiento del mismo. 2) Dirección de RH Envases determina el porcentaje máximo del aumento al tabulador 3) Jefe de admón. de Personal elabora estudio de la zona de las empresas del grupo. 4) Se negocia con la comisión revisadota el porcentaje de aumento al tabulador, se realiza convenio y lo firman los representantes de la empresa, Gerente de la Planta, Gerente de Recursos Humanos, Jefe de Relaciones Laborales y Asesor por la parte de RH Envases y por la otra parte la comisión revisora, representantes de los trabajadores. 5) Jefe de Relaciones laborales lo presenta ante la Junta de Conciliación y Arbitraje. 6) Se informa al personal. 7) Se envía a Nominas Vitro para que cambien los salarios en el sistema de nomina y realicen los cambios ante el IMSS. 4 DE 8

15 DRH-PO-CP-00 Procedimiento utilizado para realizar modificaciones al maestro de sindicalizados SUPERVISOR / EMPLEADO RECURSOS HUMANOS PLANTA Genera notificación de la modificación solicitada y entrega documentación que ampare el movimiento Reciben notificación de la Modificación y valida los Documentos entregados Se puede No Registrar en el Kiosco La modificación La puede Aplicar la planta No Requiere Vo. Bo. R.H. Se solicita la Modificación a Compensaciones No Se aplica la Se aplica la Se notifica la modificación al Supervisor / Empleado Áreas de R.H. 5 DE 8

16 DRH-PO-CP-00 ) El personal sindicalizado / supervisor tramita vía el kiosco de Recursos Humanos o a través del área de R.H. correspondiente (Jefe de Administración de Personal y Coordinador de Compensaciones) la solicitud del cambio de acuerdo al tipo de información a modificar. 2) la información esta clasificada como un cambio que requiera el visto bueno del área de R.H. esta recibe la solicitud y solicita los documentos necesarios que amparen la modificación de la información, de no requerirla esta es aplicada por el área de R.H. de la planta si es un campo que puedan modificar, o en es validada y aplicada por el área de Compensaciones. 3) Se realiza el cambio o modificación en el sistema. 4) Los cambios de información clave del personal ejecutivo, solo podrán ser modificados por el área de Compensaciones de Corporativo. 6 DE 8

17 DRH-PO-CP-00 Procedimiento utilizado para validar la información del maestro de ndicalizados. Responsable De Área ndicalizado Áreas de Recursos Revisa en forma mensual el reporte del informe de actuación para monitorear costo de mano de obra y otros gastos Revisa en forma semanal su recibo de nomina, para validar percepciones y deducciones, así con en forma periódica valida que su información este correcta en el portal del Kiosco de Recursos Humanos Genera reportes mensuales de número de personal y nomina para validar la integración del archivo maestro de empleados. Se generan en forma mensual los organigramas y y se analizan. Fin No No Existen errores Se solicita a R.H. listado Existen errores Fin No Existen errores Se solicita a R.H. la corrección de información Fin Existen errores Se analiza la información / solicitud. Fin Se solicita a R.H. La corrección de información Existe información a corregir Se corrige la información en el maestro de empleados. No Se informa que no procede el cambio. 7 Se informa de la la corrección. 7 DE 8

18 DRH-PO-CP-00. En forma mensual, las áreas de Recursos Humanos Planta, al igual que los sindicalizados revisan la información del Maestro de ndicalizados, a través de las diferentes herramientas que tienen a su disposición. 2. se detecta alguna variación en esta información se procede a notificar al área de R.H. 3. En caso de alguna modificación de la información personal sindicalizado, ellos podrán solicitar vía Kiosco de R.H. este cambio y deberán de llevar al área de R.H. la documentación que ampare este movimiento. 4. El área de R.H. recibe la solicitud y la documentación que ampare este cambio (si es necesaria) y posteriormente validara si procede este movimiento. 5. De proceder el cambio solicitado el área de R.H. procede a realizar el movimiento en el Maestro de ndicalizados y notifica al solicitante y a las áreas involucradas, de no proceder el cambio de igual manera se notifica al solicitante. 8 DE 8