SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR

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1 SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR 15 DE AGOSTO DE 2005

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR Elaboró Aprobó Validó Lic. Víctor Dal Pozzo López Director General de Administración Lic. Josefina A. Sánchez Reyes Oficial Mayor del Supremo Tribunal de Justicia Lic. José Antonio Ruiz Araujo Coordinador General del Instituto de la Judicatura Sonorense

3 ÍNDICE Página I. INTRODUCCIÓN 1 II. OBJETIVO DEL MANUAL 3 III. RED DE PROCESOS 5 1. De la Dirección General de Administración 6 IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Descripción del procedimiento, formatos e instructivos y diagramas de flujo, por procedimiento De la Dirección General de Administración 12

4 I. INTRODUCCIÓN 1

5 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos de la Oficialía Mayor ha sido elaborado en cumplimiento a un acuerdo del Pleno del Supremo Tribunal de Justicia y, es parte de un proceso de modernización que se impulsa en sus órganos auxiliares administrativos con el objeto de mejorar su eficacia y eficiencia al servir este documento como un instrumento de apoyo a su personal en el desarrollo de sus actividades. La red de procesos de este órgano auxiliar administrativo comprende la especificada para cada una de sus unidades administrativas, así como la presentación de los procedimientos desarrollados por las mismas, lo cual incluye en cada uno de ellos la descripción del procedimiento, los formatos e instructivos utilizados y los diagramas de flujo correspondientes a los procedimientos descritos. El manual deberá actualizarse en la medida que se presenten cambios en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del órgano auxiliar administrativo o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. 2

6 II. OBJETIVO DEL MANUAL 3

7 II. OBJETIVO DEL MANUAL Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que realiza la Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, las unidades administrativas de la misma que intervienen y los formatos a utilizar, estableciendo así los métodos y técnicas que deberá seguir su personal para la realización de las actividades, además de precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las mismas, cuidando que éstas atiendan a la misión del Poder Judicial del Estado. 4

8 III. RED DE PROCESOS 5

9 1. De la Dirección General de Administración 6

10 Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Artículo 98 Dirección General de Administración Red de Procesos Marco Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Programación, a) Programación presupuestación, presupuestación ejercicio, registro del gasto público y evaluación del del Poder Judicial gasto público del del Estado Poder Judicial del Estado 1. Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora 2. Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora b) Ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado 1. Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios c) Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado 1. Conciliaciones bancarias 2. Formulación de estados financieros y avance presupuestal d) Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado 1. Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos Poder Judicial del Estado de Sonora 2. Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora 7

11 Trámite de nombramientos, remociones, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado a) Trámite de movimientos de personal del Poder Judicial del Estado 1. Trámite de movimientos de personal Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado a) Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado 1. Adquisición de materiales y servicios 2. Licitación pública 3. Licitación simplificada b) Suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado 1. Suministro de materiales y bienes muebles Elaboración y actualización del catálogo e inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado a) Actualización del inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado 1. Altas y bajas de bienes muebles 8

12 Definición y operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado a) Operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado 1. Atención de usuarios de servicios informáticos 9

13 IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 10

14 1. Descripción del procedimiento, formatos e instructivos y diagramas de flujo, por procedimiento 11

15 1.1. De la Dirección General de Administración 12

16 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora para su trámite posterior, de conformidad con las disposiciones aplicables y la disponibilidad de recursos II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de anteproyectos de Presupuesto de Egresos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia GES: Gobierno del Estado de Sonora OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda POA: Programa Operativo Anual APE: Anteproyecto de Presupuesto de Egresos V. REFERENCIAS Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora VI. POLÍTICAS 1. La elaboración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora atenderá a las directrices que establezcan el Plan Estatal de Desarrollo y el Pleno del Supremo Tribunal de Justicia 2. La estructura programática se definirá coordinadamente con la Secretaría de Hacienda 3. Se determinarán las prioridades y objetivos a alcanzar partiendo del análisis cuantitativo y de acuerdo a las indicaciones del Presidente del STJ 13

17 4. La nómina del Poder Judicial se deberá actualizar para su incorporación en el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora 5. La proyección del ejercicio presupuestal a diciembre se tomará como información base para estimaciones 6. Se formularán individualmente los nuevos proyectos susceptibles de incorporarse al anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora 7. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora se formulará con base en su POA y ajustándose a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda 8. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial se deberá someter a la aprobación del Pleno del STJ VII. PRODUCTOS 1. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del STJ 2. Oficial Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda del Ejecutivo Estatal IX. INDICADORES N anteproyectos del presupuesto de egresos aprobados / Total de anteproyectos del presupuesto de egresos elaborados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-001. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos XI. ANEXOS OMDGA-026. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora. XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM Remitir a la DGA oficio y lineamientos para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Recibir instrucciones del Presidente del STJ sobre las prioridades que deben de incorporarse en el anteproyecto Remitir al Presidente del STJ el anteproyecto Titular de la DGA Recibir y analizar lineamientos para la formulación del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Coordinarse con la Secretaría de Hacienda para definir la estructura programática del Poder Judicial Analizar, proyectar y elaborar el anteproyecto, de conformidad a los lineamientos y disponibilidad de recursos Remitir el anteproyecto al titular de la Oficialía Mayor Personal de la DGA Actualizar la nómina vigente a la fecha de la elaboración del anteproyecto 14

18 Elaborar la plantilla de personal para sustentar nuevos proyectos Elaborar la relación del personal candidato a ser promovido Integrar el anteproyecto Proyectar los recursos financieros para nuevos proyectos susceptibles de incorporarse Captar, analizar, proyectar, capturar e imprimir la información del anteproyecto XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración 1. Recibe oficio y lineamientos enviados por la Secretaría de Hacienda para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Oficio Lineamientos 2. Analiza lineamientos y define estructura programática en coordinación con la Secretaría de Hacienda 3. Realiza proyección anual de recursos presupuestales, que comprende la actualización y anualización de la nómina del personal judicial por unidad responsable y los requerimientos de suministros, bienes y servicios por partida 4. Recibe información de proyectos prioritarios para su incorporación en el anteproyecto 5. Elabora el anteproyecto por programas, partidas, unidades responsables nuevos proyectos y demás conceptos de acuerdo a los lineamientos 15

19 6. Captura el anteproyecto en los formatos correspondientes 7. Integra el anteproyecto Libro 8. Turna anteproyecto a Oficialía Mayor Oficialía Mayor 9. Recibe anteproyecto y turna al Presidente del STJ Presidencia del STJ 10. Recibe anteproyecto y lo somete a la consideración del Pleno del STJ para su revisión y, en su caso, aprobación Si el anteproyecto no es aprobado Dirección General de Administración 11. Procede a elaborar un nuevo anteproyecto 16

20 Si el anteproyecto es aprobado 12. Genera libro del proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial Libro 13. Captura el proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial en la página electrónica del Gobierno del Estado de Sonora 14. Turna proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial a Oficialía Mayor para su remisión a las instancias correspondientes 15. Archiva documento Fin del procedimiento 17

21 OMDGA-001 GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Anteproyecto de Presupuesto de Egresos Proceso: Organismo: Unidad Responsable: Eje Rector: Programa: Categoría Programática: Problemática: Impacto: Beneficiarios: Objetivos: Prioridad: Indicadores Num. Denominación Tipo Fórmula Meta Totales de Presupuesto (ANUAL) por Capítulo (a nivel proceso) Total 18

22 GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Anteproyecto de Presupuesto de Egresos Proceso: Línea de Acción: METAS Num. Meta T. de Meta U. de Medida Total Recursos Registrados Partida Total Estatal Federal Federalizado Municipio Propios Otros 19

23 Anteproyecto de Presupuesto de Egresos Nota: Este formato se ha venido abriendo para la captura del anteproyecto de Presupuesto de Egresos en una página electrónica del Gobierno del Estado en la época de la formulación, por un período determinado y se conforma con la estructura programática autorizada, POA e información financiera para el ejercicio que se programa. La primera parte se refiere al encabezado del formato. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato. El cuerpo del formato considera seis apartados: Primer apartado comprende los siguientes elementos: Proceso: La información correspondiente a este renglón la registra automáticamente el sistema, previa captura de la información referida a la estructura programática autorizada. Esta información aparece al inicio de cada una de las hojas que integran el anteproyecto de presupuesto de las unidades responsables. Organismo: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas. Unidad Responsable: Se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable. Eje Rector: Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo donde se ubican las actividades a desarrollar, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada al Poder Judicial. Programa: Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Categoría Programática: Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría y su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Esta categoría se compone de las letras A, que es la actividad institucional, P Proyecto estratégico y la I que son los proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01. Problemática: Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender. Impacto: Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo. Beneficiarios: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente al año que se programa. 20

24 Objetivos: Se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa - presupuesto correspondiente. Prioridad: Se refiere al orden de importancia y se identificará con números progresivos (1,2,3). Segundo apartado se refiere a la información de indicadores tales como: Número: Se anotará el número de indicador correspondiente en forma progresiva. Denominación: Se describirá el nombre de cada indicador. Tipo: Se anotará a qué tipo de indicador corresponde (Impacto, Producto o Resultado) Fórmula: Se describirá el valor numérico de la variable indicada en el (POA) de cada unidad responsable, es decir, la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo: 1,212 / 1,400 *100. Meta: se anotará la perspectiva del indicador al cierre del ejercicio. Tercer apartado denominado totales de presupuesto (anual) por capítulo (a nivel de procesos). La información correspondiente a este apartado referente a capítulos y total, el sistema automáticamente registrará las cantidades en cada uno de ellos, previa captura de la información del presupuesto a nivel de partida. Esta información proviene del apartado número (6). Cuarto apartado se conforma con los siguientes elementos: Proceso: (Ídem al primer párrafo del primer apartado). Línea de Acción: Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001, 002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia. Quinto apartado es referido a metas y se integra por cinco columnas: Primera columna: Número : Se anotará la identificación numérica en orden progresivo para identificar la cantidad de metas programadas (01,02). Segunda columna: Meta : Se describirá la expresión concreta de las metas. Tercera columna: Tipo de meta : Se describirá a qué tipo corresponde cada meta. En el caso del Poder Judicial se anotará el concepto producto. 21

25 En la cuarta columna: Unidad de medida : Se describirá el elemento principal de la meta. El concepto general o representativo del producto que se pretende lograr y ofrezca además un referente para un mejor análisis y evaluación de los resultados establecidos como meta. Quinta columna: Total : El sistema registrará el total de esta columna automáticamente previa captura del calendario de realización de cada una de las metas. El calendario capturado no se observa a la vista de este formato, pero se encuentra registrado internamente en el sistema. Sexto apartado denominado recursos registrados se conforma de ocho columnas con los siguientes elementos: Primera columna: Partida : Se anotará la codificación correspondiente a cada partida que se necesite programar para el siguiente ejercicio, al hacerlo el sistema automáticamente registrará la denominación para cada una de ellas. Segunda columna: Total : Se registrarán los recursos totales de cada partida con lo que se conformarán los montos definitivos para el ejercicio que se programa. Tercera columna: Estatal : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos provenientes del Estado. Nota: Esta columna es la que regularmente se usa para la formulación del Presupuesto del Poder Judicial. Cuarta columna: Federal : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los recursos provenientes de la federación que pueden ser mezclados con recursos estatales o asignados en forma directa por el Gobierno Federal a las dependencias estatales para ciertos programas u obras. Quinta columna: Federalizado : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los montos de recursos estimados provenientes de la federación que se registrarán contablemente como recursos del Gobierno del Estado, por lo que se denominan recursos federalizados o estatales. Sexta columna: Municipio : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de los municipios. Octava columna: Propios : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos propios que provengan de las dependencias o de sus organismos. 22

26 Novena columna: Otros : Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de otras fuentes como rendimientos financieros y recursos propios, aportaciones de los ayuntamientos y beneficiarios etcétera. 23

27 OMDGA-026 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Hoja: 1 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Dirección General de Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ Inicio Recibe oficio y lineamientos para elaboración de APE Analiza y define estructura programática con SH Realiza proyección anual de recursos presupuestales Recibe información de proyectos prioritarios Elabora APE A 1 24

28 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Hoja: 2 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Dirección General de Administración 1 Oficialía Mayor Presidencia del STJ Captura APE en formatos correspondientes Integra documento APE Turna APE a Oficialía Mayor Recibe APE y turna a Presidencia Recibe APE y somete a aprobación del Pleno del STJ Se aprueba APE No A Sí 2 25

29 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Hoja: 3 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Dirección General de Administración 2 Oficialía Mayor Presidencia del STJ Genera libro de APE Captura proyecto de presupuesto en página electrónica del GES Turna Proyecto a OM para su remisión a instancias correspondientes Archiva Fin 26

30 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el Programa Operativo Anual para los efectos legales que correspondan, de acuerdo a las necesidades del Poder Judicial para el corto plazo II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración del Programa Operativo Anual desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia DGA: Dirección General de Administración SHPEE: Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado PED: Plan Estatal de Desarrollo POA: Programa Operativo Anual V. REFERENCIAS Ley de Planeación del Estado de Sonora VI. POLÍTICAS 1. Se deberá analizar la situación actual del Poder Judicial previa la elaboración del Programa Operativo Anual 2. Las prioridades a atender se determinarán con relación a la programación del año siguiente VII. PRODUCTOS 1. Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda IX. INDICADORES N de Programas Operativos Anuales aprobados / Total de Programas Operativos Anuales elaborados 27

31 X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-002. Programa Operativo Anual XI. ANEXOS OMDGA-027. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA Considerar las prioridades indicadas por el Presidente del STJ que se incluirán en el POA Vigilar que los órganos del PJE apliquen los lineamientos de la Secretaría de Hacienda para la formulación del POA Turnar el POA al Oficial Mayor para su remisión a las instancias correspondientes Personal de la DGA Coordinar la formulación, captura e integración del POA del PJE Asesorar al personal de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA Analizar la información relativa para la elaboración del POA Integrar y generar los libros del POA y archivar en disco XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración 1. Asiste a reunión a la Secretaría de Hacienda para conocer las instrucciones para la elaboración del POA 2. Analiza instrucciones e información base para la programación del año siguiente 3. Coordina las actividades de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA 4. Vacía información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda Formato 5. Integra POA y remite a Oficialía Mayor Programa Operativo Anual 28

32 Oficialía Mayor 6. Recibe documento POA y turna al Presidente del STJ Presidencia 7. Recibe y somete POA a la consideración del Pleno para su aprobación y turna a Dirección General de Administración Si el POA no es aprobado Dirección General de Administración 8. Procede de nuevo a vaciar la información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda Si el POA es aprobado 9. Genera libros y captura información en la página electrónica del Gobierno del Estado en el formato denominado anteproyecto del Presupuesto de Egresos Libro 10. Turna POA a Oficialía Mayor para remisión a instancias correspondientes 11. Archiva POA Fin del procedimiento 29

33 OMDGA-002 Programa: Dependencia: Entidad: Unidad Administrativa: Actividad institucional (CP): Proceso: Proyecto estratégico P: Programa Operativo Anual Misión de la Dependencia Cédula programática de la Actividad o Proceso, o del Proyecto que se expone a continuación 1.- PROBLEMÁTICA o situación a atender Con la Actividad, Proceso o Proyecto estratégico referido: 2. IMPACTO deseado Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender: 3.-BENEFICIARIOS Quiénes? 4.- OBJETIVO: Para contribuir al Impacto deseado: 5.- LINEAS DE ACCIÓN: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá mas adelante el respectivo indicador de producto. 6. INDICADORES Y METAS Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el que se programa. 6.1 Indicador (es) de Impacto (s). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula (si tiene dos ó mas variables): c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa): 30

34 6.2 Indicador (es) de Resultado (s) Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Por cada indicador, anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula si se tiene dos o más variables: c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que corresponda): 6.3 Indicador (es) de Producto (s) Por cada línea de acción defina la meta de producto respectiva con su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV). 31

35 Programa Operativo Anual La primera parte se refiere al encabezado del formato. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato. El cuerpo del formato se compone por tres apartados: Primer apartado se describirán los siguientes elementos: Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas. Entidad: Se anotará el nombre del Estado (Sonora). Unidad Responsable: se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable. Misión de la Dependencia: Se describirá en un enunciado breve y sencillo el encargo que le da la sociedad a la dependencia o unidad responsable, la razón que justifica su existencia, le da sentido y considera su propósito fundamental. En sí el fin último de la Institución dentro del entorno y de la sociedad en general. En nuestro caso, la misión de la dependencia será la que se describa en todas sus unidades responsables. Segundo apartado se denomina Cédula programática de la actividad o proceso, o del proyecto que se expone a continuación. Considera los siguientes elementos: Programa: e anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Actividad institucional (CP): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Proceso: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Proyecto estratégico: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Tercer apartado comprende el llenado en si de la información del POA considerando lo siguiente: 1. Problemática o situación a atender: Con la actividad, proceso o proyecto estratégico referido. Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender. 32

36 2. Impacto deseado: Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender. Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo. 3. Beneficiarios: Quiénes?: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente en el año para el cual se programa. 4. Objetivo: Para contribuir al impacto deseado se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa- presupuesto correspondiente. 5. Líneas de acción: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá más adelante el respectivo indicador de producto. Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte, de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia. 6. Indicadores y metas: Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el año que se programa. Se describirá la señal que nos diga cómo se comporta un fenómeno. Deben establecerse considerando que permitan posteriormente medir y evaluar los avances y logros correspondientes. A cada indicador se le debe de asignar un valor numérico que será la meta respectiva. El indicador siempre contendrá una o más variables, en ellas se utilizarán tres tipos de indicadores (Impacto, Resultado y Producto) Indicador (es) de Impacto (s): Denominación, Se describirá lo referente al impacto deseado, esto es para medir la transformación del problema considerado. a). Variable (s): Se describirá la variable que se identifica con la transformación deseada (lo que queremos medir o evaluar). Ejemplo: (Número de tocas resueltas / Tocas recibidas) * 100. b). Fórmula: Si tiene dos ó más variables, su descripción será similar a la anterior. Se describirá el valor numérico de la variable de cada unidad responsable. Es decir la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo; 1,345 / 1,446 * 100. c). Situación actual: Valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual. Se anotará la situación actual en forma porcentual en relación a la variable descrita anteriormente. Ejemplo: 90%. d). Meta: valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa. Se anotará la situación a la que deseamos llegar al cierre del ejercicio en término porcentual. Ejemplo: 92%. 33

37 6.2. Indicador (es) de Resultado (s). Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Para cada indicador anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1), es decir, se seguirán los pasos del Indicador descrito anteriormente. 6.3 Indicador (es) de producto (s): En cada unidad responsable. Par cada línea de acción se describirán las metas de producto respectivo en orden progresivo (01), su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV). Para la formulación de metas: Se describirá la expresión concreta de la meta. Ejemplo: Meta 01: Unidad de Medida: Cantidad: Calendario: I II III IV 34

38 OMDGA027 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora Hoja: 1 de 2 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Dirección General de Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ Inicio Asiste a reunión con SH para conocer instrucciones Analiza instrucciones e información para programación año Coordina actividades del PJE en la elaboración del POA Vacía información en formato de SH A Integra POA y remite a OM Recibe POA y turna a Presidente del STJ Recibe y somete POA a consideración del Pleno del STJ 1 35

39 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora Hoja: 2 de 2 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Dirección General de Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ 1 Se aprueba POA No A Sí Genera libro y captura en página electrónica del GES Turna POA a OM para remisión a instancias correspondientes Archiva Fin 36

40 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Ejercicio del gasto público de Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el pago de las adquisiciones de bienes y servicios que se realicen para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado, de acuerdo al presupuesto aprobado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia VI. POLÍTICAS 1. Para la elaboración del cheque será requisito indispensable que las facturas reúnan los requisitos fiscales 2. Se anexará a la póliza de cheque comprobantes de pago correspondientes y se elaborará la relación de cheques antes de pasar a firma 3. Se deberá sellar cada comprobante de pago correspondiente al cheque emitido, lo cual incluirá el número del mismo y la fecha de pago 4. El envío de cheques órganos foráneos deberá acompañarse por oficio VII. PRODUCTOS 1. Cheque de pago a proveedores y prestadores de servicios VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Proveedores 3. Prestadores de servicios IX. INDICADORES N de cheques entregados / Total de cheques emitidos X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 37

41 OMDGA-003. Póliza de cheque OMDGA-004. Hoja de relación de cheques OMDGA-005. Guía de envío XI. ANEXOS OMDGA-028: Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Titular de la DGA Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Personal de la DGA Verificar saldos de cuentas bancarias Verificar requisitos fiscales de la factura Verificar firma de persona que autoriza la factura Verificar cargo a partidas correspondientes de póliza de cheques, concepto e importe del mismo Elaborar pólizas de cheques Elaborar oficios para remitir cheques a órganos foráneos Elaborar guía para envío de cheques a órganos foráneos Cotejar hoja de relación de cheques con cheques para firma Sellar comprobantes de pago de cheques emitidos Entregar cheques a proveedores y prestadores de servicios locales XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración 1. Recibe directamente facturas de proveedores o prestadores de servicios o mediante correspondencia cuando se trata de órganos foráneos del Poder Judicial 2. Verifica requisitos fiscales, firma autorizada u oficio correspondiente para pago a proveedores y prestadores de servicios 38

42 3. Verifica saldo en bancos de cuenta de cheques Si no hay saldo 4. Realiza transferencia Si hay saldo 5. Elabora cheque Cheque Póliza de cheque 6. Verifica cargo a partida y órgano correspondiente, importe y concepto contra factura 7. Elabora hoja de relación de cheques Relación de cheques 8. Firma cheques y turna a Oficialía Mayor Oficialía Mayor 9. Recibe cheques y firma y turna a la Dirección General de Administración 39

43 Dirección General de Administración 10. Recibe cheques y verifica con hoja de relación de cheques Si es pago foráneo 11. Elabora oficio y guía y envía a órgano foráneo para que realice el pago Oficio Guía Si es pago local 12. Realiza pago a proveedores y prestadores de servicios 13. Fin del Procedimiento 40

44 OMDGA--003 Póliza de cheque Páguese por este cheque a Fecha $ Moneda nacional Firmas autorizadas Concepto del pago: Firma cheque recibido Cuenta Nombre Debe Haber Póliza No. Hecho por: Revisado por: Autorizado por: Sumas iguales 41

45 Póliza de cheque Fecha: Fecha en que se emite el cheque. Páguese por este cheque a: Nombre del beneficiario quien cobrará el cheque. $ (Moneda nacional): Importe del cheque, con número y letra. Firmas autorizadas: Nombre de los titulares que firman el cheque. Concepto del pago: En este rubro se indican las facturas que cubrirán este cheque, el concepto de las partidas y las unidades administrativas que afectan. Firma cheque recibido: Firma de la persona que recibe el cheque al momento de ser entregado En los cuatro siguientes recuadros se detalla la póliza del cheque: Cuenta: Es la clave de la partida que se afecta. Nombre: Es el nombre de la partida que se afecta, así como el de la unidad administrativa. Debe: Importe del cargo a la partida. Haber: Importe del abono a la partida. Póliza no.: Número de póliza consecutivo que relaciona al cheque. Hecho por: Nombre de la persona quien elabora el cheque. Revisado por: Antefirma de la persona quien revisa el cheque. Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza el cheque. Sumas iguales: Total de las columnas de Debe y Haber. 42

46 OMDGA-004 Hoja de relación de cheques Fecha Supremo Tribunal de Justicia Relación de cheques para firma T o t a l Fecha No. Cheque Beneficiario Importe 43

47 Hoja de relación de cheques Fecha: Fecha en que es elaborada la relación de cheques para firma. Importe: Total: suma total del importe de todos los cheques contenidos en la relación. Fecha: Fecha en que se emite el cheque. No. Cheque: Número correspondiente al cheque que se emite. Beneficiario: Nombre de la persona o institución beneficiaria correspondiente al número de cheque. Importe: cantidad correspondiente al número de cheque. 44

48 OMDGA-005 Guía de envío N de contrato Valija(s) Envase(s) Paquete(s) Sobre(s) Remitente: Consignatario: Supremo Tribunal de Justicia Hermosillo, Sonora Peso: Hermosillo, Sonora A de de Por remitente Nombre y firma: Recibí por Cia. de servicio Nombre y firma: Recibí por consignatario Nombre y firma: Fecha: Hora: Fecha: Hora: 45

49 Guía de envío N de contrato: Número de contrato que asigna la empresa encargada de la entrega de paquetería. En los cuadros de Valija(s), Envase(s), Paquete(s) y/o Sobre(s): Se especifica la cantidad correspondiente de cada uno de ellos. Remitente: Nombre de la Dirección General de Administración quien realiza el envío de paquetería. Consignatario: Nombre de la persona y órgano jurisdiccional quien a quien se le envía la paquetería. Peso: Peso aproximado del paquete. A: Fecha en que se envía el paquete. Por remitente nombre y firma: Nombre de la persona y firma de quien realiza el envío de paquetería. Recibí por Cía. de servicio nombre y firma: Nombre y firma de la persona de la compañía quien recibe la paquetería por parte del Supremo Tribunal de Justicia y se encarga de enviarla, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe. Recibí por consignatario nombre y firma: Nombre y firma de la persona a quien se le envía la paquetería, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe. 46

50 OMDGA-028 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios Dirección General de Administración Hoja: 1 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Oficialía Mayor Inicio Recibe facturas de proveedores Verifica requisitos fiscales de autorización de gasto Verifica saldo en bancos Hay saldo No Realiza transferencia Sí Elabora cheque 1 47

51 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios Dirección General de Administración Hoja: 2 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Oficialía Mayor 1 Verifica cargo a partida y órgano e importe y concepto Elabora hoja de relación de cheques Firma cheques y turna a OM Recibe y firma y turna a DGA Recibe y verifica con hoja de relación de cheques Es pago foráneos Sí Elabora oficio y guía y envía a órgano foráneo para pago No 2 48

52 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios Dirección General de Administración Hoja: 3 de 3 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Oficialía Mayor 2 Realiza pago a proveedores y prestadores de servicios Archiva Fin 49

53 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar inconsistencias en los movimientos bancarios registrados en estados de cuenta y los registrados en el libro auxiliar de bancos II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de conciliaciones bancarias desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia VI. POLÍTICAS 1. La conciliaciones bancarias se realizarán cuando se reciban los estados de cuenta o cuando sea necesario, debiéndose solicitar dichos estados para el efecto 2. Deberán comprender todos los movimientos bancarios realizados en el período de que se trate 3. Si existiesen diferencias en las conciliaciones, deberá solicitarse por escrito la aclaración a la institución bancaria VII. PRODUCTOS 1. Conciliación bancaria VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor IX. INDICADORES N de conciliaciones bancarias / Total de estados de cuenta X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-006. Libro auxiliar de banco XI. ANEXOS OMDGA-029. Diagrama de flujo del procedimiento de conciliaciones bancarias XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA 50

54 Firmar oficios de aclaraciones dirigidos a instituciones bancarias Personal de la DGA Realizar registros en libro auxiliar de bancos Realizar conciliaciones bancarias Elaborar oficio de aclaración dirigido a instituciones bancarias en caso de haber diferencias en las conciliaciones XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración 1. Registra en libro auxiliar de bancos depósitos y cheques y obtiene saldo Libro auxiliar de bancos 2. Recibe estados de cuenta bancario Estado de cuenta 3. Concilia estados de cuenta con saldo de libro auxiliar de bancos Si hay diferencias 4. Elabora oficio solicitando informe a institución bancaria respectiva Oficio 5. Recibe informe de institución bancaria Informe 51

55 XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro 6. Realiza aplicación contable de las diferencias 7. Archiva informe de institución bancaria Informe Fin del procedimiento 52

56 Libro auxiliar de banco Banco: Cuenta: Año: Póliza Fecha Cheque Beneficiario Ingreso Egreso Saldo Concepto OMDGA

57 Libro auxiliar de banco Banco: Nombre de la institución bancaria. Cuenta: Número de cuenta bancaria. Año: Año a registrar. Póliza: Número de póliza correspondiente a cheques emitidos, este es consecutivo y único. Fecha: Fecha en que se emite el cheque o se realiza el depósito. Cheque: Número correspondiente al cheque emitido. En caso de ser un Depósito se escribe la palabra Depósito. Beneficiario: Nombre de la persona a quien se emite el cheque. Ingreso: Importe del ingreso del depósito Egreso: Egreso de cheque emitido. Saldo: Resultado de la suma total de ingresos menos la suma total de egresos al registro. Concepto: Observación respecto al ingreso o egreso. 54

58 OMDGA-029 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias Hoja: 1 de 2 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 Inicio Registra en libro depósitos y cheques y obtiene saldo Recibe estados de cuenta bancarios Concilia estados de cuenta con saldo en libro auxiliar Hay diferencias No A Sí Solicita informe a institución bancaria 1 55

59 DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Unidad Administrativa: Dirección General de Administración Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias Hoja: 2 de 2 Fecha de elaboración: 15/07/05 Fecha de revisión: 01/08/05 1 Recibe informe Realiza aplicación contable de las diferencias Archiva Fin A 56

60 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Formulación de estados financieros y avance presupuestal I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Emitir los estados financieros y avance presupuestal para efectos de seguimiento y control del ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de formulación de estados financieros y avance presupuestal desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia VI. POLÍTICAS 1. Los estados financieros y avance presupuestal deberán formularse mensual y trimestralmente VII. PRODUCTOS 1. Estados financieros 2. Avance presupuestal VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Visitador General y Contralor IX. INDICADORES N de estados financieros emitidos / Total de estados financieros formulados N de avances presupuestales emitidos / Total de avances presupuestales formulados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-030. Diagrama de flujo del procedimiento formulación de estados financieros y avance presupuestal XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM 57

61 Firmar los estados financieros y avance presupuestal Enviar a la Visitaduría Judicial y Contraloría los estados financieros y avance presupuestal Titular de la DGA Recibir dictamen de la Visitaduría Judicial y Contraloría de los estados financieros y avance presupuestal Personal de la DGA Formular estados financieros y avance presupuestal Elaborar pólizas de diario Registrar auxiliares de deudores diversos y acreedores Imprimir estados financieros Archivar documentación e informes de estados financieros y avance presupuestal XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración 1. Elabora póliza de diario Póliza de diario 2. Registra auxiliares de deudores diversos y acreedores Libro 3. Verifica y actualiza cuentas de activo fijo 4. Formula informe de estados financieros y avance presupuestal Informe 5. Firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Oficialía Mayor 58

62 Oficialía Mayor Dirección General de Administración 6. Recibe y firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Dirección General de Administración 7. Recibe informe de estados financieros y avance presupuestal y archiva Fin del procedimiento 59