MANUAL DE OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES

Transcripción

1 COLEGIO DE BACHILLERES SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS MANUAL DE OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES FEBRERO 2015

2 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Página Manual de Operación de Caja Oficinas Generales y Planteles Introducción 4 Identificación de Procesos 5 Validación 6 Presentación del documento 7 Procedimiento para los Ingresos en la Caja de Oficinas Generales 20 Diagrama de bloque 21 Descripción de actividades 23 Procedimiento para la Elaboración de Core de Caja e Informe de Ingresos 28 Diagrama de bloque 29 Descripción de actividades 30 Procedimiento para la Captación de de Ingresos Mediante Autorización de Pago 34 Diagrama de bloque 35 Descripción de actividades 36 Procedimiento para la Captación de de Ingresos por Comprobantes de Pago 40 Diagrama de bloque 41 Descripción de actividades 42 Procedimiento para la Elaboración del Corte en X 45 Diagrama de bloque 46 Descripción de actividades 47 ÍNDICE 2

3 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Procedimiento para la Elaboración del Informe de Ingresos 51 Diagrama de bloque 52 Descripción de actividades 53 Anexos y registros 59 Historial de Cambios 61 Anexos 62 Hoja de Código 81 ÍNDICE 3

4 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como propósito proporcionar información para orientar al personal de Cajas de los planteles y de Oficinas Generales, respecto a las actividades bajo su responsabilidad. Constituye un instrumento importante para facilitar la ejecución, seguimiento y desempeño operativo de las actividades. Como parte de las acciones de mejoramiento administrativo del Colegio, la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros conjuntamente con la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes se abocó a la actualización y fusión de los siguientes procedimientos: Manual de Procedimientos para la Captación de Ingresos en la Caja de Oficinas Generales, noviembre 2005; Manual de Procedimientos para la Captación de Ingresos en la Caja del Plantel, noviembre 2005; Lineamientos de Operación de las Cajas de Planteles, enero 1991, para la creación de un Manual único de Procedimientos de Operación de Caja, con el objetivo general de mejorar y unificar la operación del registro y control de los recursos que ingresan a la Caja. Con el fin de garantizar su correcta aplicación, este documento deberá permanecer en la Caja del Colegio de Bachilleres, para consulta del personal que participa en dichos procedimientos. Cualquier aclaración en la aplicación de estos procedimientos, así como las observaciones y aportaciones para su modificación deberán dirigirse a la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros y/o la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, quienes determinarán las acciones conducentes para que se proceda a la actualización del documento. INTRODUCCIÓN 4

5 ALUMNADO, RESPONSABLES DE CAJA Y PERSONAL DE COLEGIO OTORGAR VENTA DE PRODUCTOS O SERVICIOS CONTROL DEL REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Captación de Ingresos y Egresos en Caja RECIBIR ENTREGAR ELABORAR EFECTIVO RECIBO DE INGRESOS CORTE DE CAJA POR TURNO RECIBOS PROVISIONALES AUTORIZACIONES DE PAGO INFORME DE INGRESOS CORTE DE CAJA EFECTIVO BITÁCORA DIARIA DE ACTIVIDADES INFORME DE INGRESOS Manual de Operación de Caja de Oficinas Generales y Planteles Control de ingresos y egresos IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS 5

6 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Elaboró Revisó C.P. MARÍA BÁRBARA DEL SOCORRO RODRÍGUEZ ZAMORA Jefa de Departamento de Contabilidad LIC. LOURDES LEMUS ORTIZ Subdirectora de Recursos Financieros LIC. JORGE GUERRERO ALMARAZ Director de Servicios Administrativos y Bienes C.P. DANIEL ALFONSO OROS MUÑOZ Director de Administración Presupuestal y Recursos Financieros Aprobó M. EN A. JOSÉ LUIS CADENAS PALMA Secretario Administrativo Autorizó DRA. SILVIA BEATRIZ ORTEGA SALAZAR Directora General del Colegio de Bachilleres VALIDACIÓN 6

7 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Objetivos Contribuir al cumplimiento de los procedimientos de operación en lo relativo al registro y control de los recursos financieros de las Cajas en Oficinas Generales y Planteles. Glosario y acrónimos: DAPyRF: Dirección de Administración de Administración Presupuestal y Recursos Financieros. DI: Departamento de Ingresos. URCE: Unidad de Registro y Control Escolar y la Tienda Escolar. SEACOBA: Sistema de Enseñanza Abierta. Procedimiento: Conjunto de actividades que habrán de realizarse para obtener un mismo resultado. Efectivo en gaveta: Monedas y billetes que obtiene la Cajera/o por el pago que realiza la/el estudiante, o la/el interesado para llevar a cabo un trámite u obtener un servicio por parte del Colegio. Informe de ingresos: Documento foliado progresivamente mediante el cual se controla y registra por concepto y número de cuenta contable el total de los ingresos captados a un periodo determinado. Venta por clave de cobro: Conjunto de dígitos que permiten la identificación de un concepto de ingreso. Estudiante: Persona matriculada en cualquiera de los planteles del Colegio de Bachilleres. Tienda Escolar: Espacio físico dentro del Plantel, donde se pone a la venta artículos, material didáctico, productos y mercancías que presentan el logotipo del Colegio. Bitácora Diaria de la Caja del Plantel: Relación de recursos monetarios recibidos por el Cajero del Plantel durante su turno. Efectivo acumulado: Recursos monetarios que durante un turno es recibido por el Cajero del Plantel. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 7

8 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Marco normativo: Estatuto Orgánico del Colegio de Bachilleres, publicado en la Gaceta Órgano Informativo del Colegio de Bachilleres, abril de Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres, publicado en mayo de 2010, consulta en Portal de Obligaciones de Transparencia. Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Financieros, DOF , última reforma publicada Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF , última reforma publicada DOF Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Última reforma publicada DOF , última reforma DOF Clasificador por Objeto del Gasto del Gobierno Federal emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. DOF , última reforma DOF, Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF , última reforma publicada DOF Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Financieros. DOF , última reforma publicada DOF Acuerdos, circulares y oficios emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Secretaría de la Contraloría General de la Federación y Secretaría de Educación Pública. Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), Clasificador por Rubro de Ingresos DOF última reforma publicada DOF Referencias: Lineamientos para la Operación de las Cajas de Planteles, enero Manual de Procedimientos para la Captación de Ingresos en la Caja de Oficinas Generales, noviembre Manual de Procedimientos para la Captación de Ingresos en la Caja del Plantel, noviembre Alcance: Las directrices establecidas en este documento serán de observancia obligatoria para los/las Cajeros, Responsables de las Cajas, Director/a de Plantel, la/el Subdirector de Recursos Financieros, Jefe/a del Departamento de Ingresos, usuarias/os en general que acuden a efectuar PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 8

9 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES diversas operaciones a la Caja. Responsabilidades: Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros y la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes. Fecha de documentación: Núm. de revisión Día Mes Año Tercera PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 9

10 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES POLÍTICAS GENERALES 1. La Subdirección de Recursos Financieros supervisará que los comunicados enviados por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros en lo referente a normatividad y montos; sean recibidos por el Jefe/a del Departamento de Ingresos y el Director/a del Plantel, la/el Director del Área y las/los Cajeros, tres días hábiles antes de que entre en vigor la nueva disposición. 2. La Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros, será el área encargada de vigilar el cumplimiento que las operaciones de Caja se realicen de acuerdo con lo establecido en el presente manual; asimismo, la/el Director del Plantel será responsable de supervisar su aplicación. 3. El horario de servicio de la Caja en Oficinas Generales será de 8:30 a 14:30 hrs. de lunes a viernes. El horario de servicio de las Cajas en Planteles será de 8:30 a 14:00 hrs. (turno matutino); de 15:00 a 20:00 hrs. (turno vespertino) y los sábados de 9:00 a 13:00 hrs, en los planteles; 1 El Rosario, 2 Cien Metros Elisa Acuña Rossetti, 3 Iztacalco, 4 Culhuacán Lázaro Cárdenas y 5 Satélite y el 12 Nezahualcóyotl. 4. La cantidad a cobrar por cada concepto de servicio, será dada a conocer por la Cajera/o a petición del estudiante o persona interesada en pagar el servicio. 5. La/el Cajero elaborará y entregará un Recibo de Ingresos a la/el interesado cuando se pague uno o varios servicios que proporciona el Colegio. 6. La Subdirección de Recursos Financieros tendrá como atribución exclusiva la emisión de los Recibos de Ingresos y corresponderá al Departamento de Ingresos llevar el control y distribución de los folios. 7. Serán llamados Recibos Provisionales, aquellos recibos que por diferentes conceptos de ingresos son llenados por las áreas del plantel u oficinas generales para cobro en Caja, servirán de respaldo para la comprobación del pago del servicio correspondiente. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 10

11 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 8. Los Recibos Provisionales y tickets de caja, serán agrupados y clasificados al final del turno correspondiente, para determinar la cantidad recibida por cada concepto de ingreso y con base en el total de cada uno, proceder a la elaboración del Recibo de Ingresos de la factura o recibo de ingreso electrónico correspondiente. 9. Se entenderá como Recibo Provisional de ingreso a los comprobantes o recibos de pago que contengan sello y firma de la/el cajero por el pago del trámite o servicio pagado en caja por el interesado. 10. Los nuevos conceptos por cuotas serán propuestos para su aprobación por aquellas áreas que proporcionarán los trámites y servicios con un costo, al Director/a de Administración Presupuestal y Recursos Financieros. a la/el Director General. 11. Las cuotas no previstas en el Reglamento autorizado serán establecidas por analogía de un servicio similar. 12. Los incrementos a las cuotas establecidas en el Reglamento de Cuotas por Concepto de Trámites y Servicios del Colegio de Bachilleres serán anuales y se efectuarán de conformidad con el aumento observado en el salario mínimo del Distrito Federal. 13. El Subdirector/a de Recursos Financieros entregará al Jefe/a del Departamento de Ingresos y a los Directores/as de Plantel, la lista de los incrementos a las cuotas establecidas en el Reglamento de Cuotas por Concepto de Trámites y Servicios del Colegio de Bachilleres y corresponderá al Jefe/a de Departamento de Ingresos y al Director/a de plantel hacerlo del conocimiento a las/los responsables de las Cajas. 14. La Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros conjuntamente con la Subdirección de Recursos Financieros darán a conocer las claves a utilizar en las Cajas de Oficinas Generales y planteles, por nuevos conceptos de ingresos que se autoricen y los incrementos anuales. 15. El Corte de Caja se efectuará invariablemente al final de cada turno, debiendo ser elaborado por las cajeras/os del plantel y oficina general. En el caso del plantel revisado y avalado por la/el PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 11

12 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Jefe de la Unidad Administrativa y finalmente firmado de autorización de la/el Director del Plantel. 16. Para la elaboración del Informe de Ingresos, la Cajera/o utilizará el Formato autorizado por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros, e integrará la ficha original del depósito bancario, facturas y/o recibos de ingresos electrónicos, corte de caja y documentación respaldo correspondiente. 17. Las diferencias existentes a favor entre lo marcado en la caja registradora contra el efectivo existente serán considerados otros productos pertenecientes al Colegio. Las diferencias en contra será obligación de la Cajera/o reintegrarlas. 18. En oficinas generales el Jefe/a de Departamento de Ingresos y en planteles el Director/a dará las indicaciones necesarias para garantizar la oportunidad de: los cobros, la elaboración de informes, los depósitos bancarios y los demás servicios a cargo de la Caja. 19. Cualquier eventualidad o problema que se presente en la operación de la Caja deberá ser reportada de inmediato; en oficinas generales por la Cajera/o a la/el Jefe del Departamento de Ingresos; en planteles por la/el Cajero en turno a la/el Director del Plantel y éstos a la Subdirección de Recursos Financieros. 20. En ausencia de una/un Cajero, se deberá contar con la presencia de: -Jefe/a del Departamento de Ingresos, -Director/a de Plantel o, -Subdirector/a o, -Jefe/a de la Unidad Administrativa. 21. El Director/a del Plantel será responsable del envío de los informes de ingreso al Departamento de Ingresos de Oficinas Generales un día después de efectuado el Depósito Bancario correspondiente. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 12

13 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 22. Los ingresos captados durante el día en la Caja de oficinas generales y planteles, deberán ser custodiados en la caja fuerte hasta que se realice el depósito bancario correspondiente. 23. En oficinas generales y planteles el dinero recaudado en la Caja deberá depositarse en la cuenta de la Institución Bancaria indicada por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros. 24. La Ficha de Depósito, deberá contener el sello de la Institución Bancaria asignada, para que sea válida y aceptada por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros a través de la Subdirección de Recursos Financieros y el Departamento de Ingresos. 25. Las llaves de la oficina de la Caja, así como de la máquina registradora serán custodiadas únicamente por las cajeras/os respectivos para su uso exclusivo; en oficinas generales el Jefe/a del Departamento de Ingresos conservará un duplicado de las mismas; en planteles el Director/a. 26. La combinación de la caja fuerte será conocida únicamente por las cajeras/os, el Director/a del plantel y el Subdirector/a de Recursos Financieros, tendrán dicha combinación en sobre lacrado, para su utilización en caso de ausencia de alguna de las cajeras/os. 27. En aquellos casos en que la Cajera/o de oficinas generales renuncie, el Jefe/a del Departamento de Ingresos deberá tramitar el cambio de cerradura de la puerta de la oficina de la Caja y de la combinación de la caja fuerte cuantas veces lo consideren necesario y en el caso del plantel esta actividad la realizará el Director/a o el Subdirector/a del mismo. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 13

14 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 28. La Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros determinará el cambio de la combinación de la caja fuerte, cuando lo considere necesario o a petición de la/el Director del Plantel o de la/el Jefe del Departamento de Ingresos. 29. Todos las Cajeras/os deberán estar debidamente respaldados por una compañía afianzadora, que autorice la Subdirección de Recursos Financieros. POLÍTICAS ESPECÍFICAS EN PLANTELES. CAPTACIÓN DE INGRESOS POR AUTORIZACIÓN DE PAGO. 1. Serán llamadas Autorizaciones de Pago aquellos recibos que, por diferentes conceptos de ingreso son llenados previa verificación de que el servicio es procedente, por la Unidad de Registro y Control Escolar y la Tienda Escolar del plantel para su pago en la Caja. Dichas Autorizaciones debidamente selladas por la/el Cajero del plantel servirán como comprobante de pago del servicio solicitado. 2. Las Autorizaciones de Pago de la Tienda Escolar deberán estar registradas, foliadas y controladas por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros a través del Departamento de Ingresos. 3. El personal de la Unidad de Registro y Control Escolar, así como la/el Encargado de la Tienda Escolar, deberán llenar correctamente, previo a su cobro, las Autorizaciones de Pago que se deriven de la prestación de los servicios que tienen a su cargo. 4. Las Autorizaciones de Pago serán agrupadas y clasificadas al final del turno correspondiente para determinar la cantidad recibida por cada concepto de ingreso; con base en el total de cada concepto, se procederá a la elaboración del Recibo de Ingresos correspondiente. CAPTACIÓN DE INGRESOS POR COMPROBANTE DE PAGO. 1. La venta de Comprobantes de Pago se realizará en la Caja del Plantel. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 14

15 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 2. La/el Cajero deberá registrar por turno, en la forma Control de Venta que corresponda, las ventas realizadas durante el horario de servicio de: Comprobantes de Pago por Consumo de Hojas de Forma continua en las Salas de Cómputo. Comprobantes de Pago por Consumo de Hojas Impresas en Láser en Salas de Cómputo. Comprobantes de Pago por Consumo de Hojas Impresas a Color en Impresora Láser en Salas de Cómputo. Comprobantes de Pago por Uso Sabatino de Equipo en las Salas de Cómputo. Comprobantes de Pago por Uso Sabatino de Equipo en las Salas de Cómputo (para alumnos/as del 2002 B en Adelante). Comprobantes de Pago para Evaluación Final Global del Sistema de Enseñanza Abierta. Comprobantes de Pago para Evaluación Fascícular del Sistema de Enseñanza Abierta. Comprobantes de Pago para Evaluación Fascícular del Sistema de Enseñanza Abierta. SEACOBA. Comprobantes de Pago para Evaluación Final Global del Sistema de Enseñanza Abierta. SEACOBA. 3. La/el Cajero elaborará el Recibo de Ingresos correspondiente a la venta de cada tipo de Comprobante de Pago, con base en lo anotado en el Control de Venta correspondiente. 4. Al inicio y al término del servicio de Caja, así como para la verificación de los cortes de Caja en cada turno, en ausencia de un Cajero, se deberá contar con la presencia de: Director/a del Plantel o Subdirector/a del Plantel o Jefe/a de la Unidad Administrativa. 5. La/el Cajero del turno vespertino será responsable de elaborar el Informe de Ingresos correspondiente al depósito bancario efectuado por la/el Cajero del turno matutino, que le será reportado con base en la ficha de depósito bancario y documentación respaldo correspondiente. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 6. La /el Cajero de Plantel entregará a la/el Director de Plantel para su envío al Departamento de Ingresos dependiente de la Subdirección de Recursos Financieros, el Informe de Ingresos correspondiente, respaldado con la siguiente documentación. 15

16 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Corte de Caja. (original) Recibo de Ingresos ordenados consecutivamente de acuerdo al número de folio. Ficha de Depósito Bancario. (original) Anexos. 7. Las/los cajeros de Plantel serán responsables de la custodia del Fondo Fijo para Gastos Menores de Administración y de Mantenimiento. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 16

17 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÒN DEL CORTE EN X 1. El Corte de Caja en X se efectuará invariablemente al final de cada turno debiendo ser elaborado por la/el Cajero del plantel, revisado y avalado por la/el Jefe de la Unidad Administrativa y finalmente firmado de autorización por la/el Director del plantel. 2. En ausencia de una de las/los Cajeros, la/el Cajero presente deberá contar para la verificación de los Cortes de Caja en X de cada turno, con la presencia de la/el Jefe de la Unidad Administrativa, quien deberá firmar junto con la/el Cajero la forma Bitácora Diaria de Actividades de la/el Cajero del Plantel. 3. Al finalizar el turno, la/el Cajero del turno matutino deberá entregar a la/el Cajero de turno vespertino lo siguiente: Bitácora Diaria de la Caja del Plantel. Efectivo acumulado durante el turno. Al finalizar el día laboral dicha entrega la hará la/el Cajero del turno vespertino a la/el Jefe de la Unidad Administrativa. 4. Los ingresos captados durante el día en ambos turnos por la Caja del plantel, deberán ser custodiados en la Caja Fuerte, hasta que se llegue al monto establecido de tres mil pesos, para que se pueda efectuar el depósito bancario correspondiente. PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE INGRESOS 1. El Corte de Caja en Z se elaborará al final del turno en el cual los ingresos recaudados en la Caja del plantel sumen tres mil pesos o más. Adicional al Corte de Caja en Z deberá elaborarse el Corte de Caja en X correspondiente a dicho turno. 2. El depósito bancario y el correspondiente Informe de Ingresos se realizará de acuerdo con lo siguiente: 2.1 Si el Corte de Caja en Z se elabora durante el turno matutino. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 17

18 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES el depósito bancario se hará ese mismo día antes de las 16:00 hrs. el Informe de Ingresos lo elaborará la/el Cajero del turno vespertino. 2.2 Si el Corte de Caja en Z se elabora durante el turno vespertino. el depósito bancario se realizará el día hábil siguiente, a más tardar a las 12:00 hrs. el Informe de Ingresos lo elaborará la/el Cajero del turno vespertino. 2.3 Si el Corte de Caja en Z se elabora en día sábado, debido a la operación del Sistema de Enseñanza Abierta, entonces. el depósito bancario se realizará a más tardar a las 12:00 hrs del día hábil siguiente. el Informe de Ingresos lo elaborará, el mismo día del depósito bancario, la/el Cajero del turno vespertino. 3. La/el Cajero del plantel entregará a la/el Director del plantel, para su envío al Departamento de Ingresos dependiente de la Subdirección de Recursos Financieros, el Informe de Ingresos correspondiente, respaldado con la siguiente documentación: Corte de Caja en Z. Recibos de Ingresos ordenados consecutivamente de acuerdo con el número de folio. Ficha de depósito bancario. Anexos. 4. El Informe de Ingresos será entregado a la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros un día después de haberse efectuado el depósito bancario correspondiente. 5. La/el Director del plantel tomará las medidas que sean necesarias para asegurar el cumplimiento oportuno de: los depósitos bancarios de los ingresos captados en la caja del plantel. la entrega de la documentación comprobatoria a la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros en Oficinas Generales. 6. La Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros determinará el monto autorizado para realizar el depósito bancario de los ingresos captados en las Cajas de planteles. 7. La Dirección de Administración Presupuestal y Recurso Financieros determinará el número de cuenta y la institución bancaria donde deberá depositarse el dinero recaudado en las Cajas de planteles. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 18

19 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 8. La Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros emitirá el catálogo de cuentas contables que las/los Cajeros de planteles utilizarán para la elaboración del Informe de Ingresos. 9. Cualquier aclaración para la aplicación de este manual, así como las observaciones y aportaciones para su modificación; deberán dirigirse a la Dirección de Administración Presupuestal para análisis conjunto con la Subdirección de Recursos Financieros. 10. Corresponderá a la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros turnar a la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes la propuesta de modificación, para que se proceda a la actualización del presente manual. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 19

20 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES CAPTACIÓN DE INGRESOS POR SERVICIOS DIVERSOS PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 20

21 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES DIAGRAMA DE BLOQUE 21

22 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES DIAGRAMA DE BLOQUE 22

23 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Etapa Actividad Responsable 1. Acudir a la Caja y pagar el trámite y/o servicio correspondiente con: PAGO DE SERVICIO Venta de Material del Sistema de Enseñanza Abierta a Instituciones. (Oficio elaborado por el Departamento de Servicios Educativos Abiertos (Representante de la Institución). Procedimientos para la Equivalencia o Revalidación de Estudios (Autorización de Pago elaborada por el Departamento de Incorporación y Revalidación de Estudios (ver la forma ) (Representante del Centro de Estudios Reconocidos). Venta Directa de Material de Desecho y Venta de Material de Desecho mediante Licitación Pública (Memoranda (ver forma ) elaborado por el Departamento de Almacén e Inventario (Particular comprador del material de desecho). Autorización de Pago de la Unidad de Registro y Control Escolar. Trámite o Servicio Escolar. Autorización de Pago de la Tienda Escolar. Compra de material Didáctico. Compra de Comprobantes de Pago por Consumo: Hojas de Forma continua en las Salas de Cómputo. Hojas Impresas en Láser en Salas de Cómputo. Hojas Impresas a Color en Impresora Láser en Salas de Cómputo. Por Uso Sabatino de Equipo en las Salas de Cómputo. Por Uso Sabatino de Equipo en las Salas de Cómputo (para alumnos/as del 2002 B en Adelante). Para Evaluación Final Global del Sistema de Enseñanza Abierta. Para Evaluación Fascícular del Sistema de Enseñanza Abierta. Para Evaluación Final Global del Sistema de Enseñanza Abierta SEACOBA. Interesado/a, particular o estudiantes DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 23

24 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES COBRAR 2. Recibir de la/el interesado los documentos correspondientes y el importe a cobrar. Oficio, o Autorización de Pago y/o Comprobante de Pago, o Memorándum. Autorización de Pago de la Unidad y Registro y Control Escolar (ver forma ) y devolver copias a la/el interesado. Autorización de Pago de la Tienda Escolar (ver forma) y devolver copias a la/el interesado. Comprobante de Pago y colocar el sello de pago. Relación de Llamadas de Larga Distancia Pendientes de Cobro. Cajera/o de Oficinas Generales REGISTRO 3 Registrar el pago y entregar ticket y/o comprobantes autorizados debidamente sellados y firmados por la Cajera/o al interesado. 3.1 Registrar en la máquina registradora la clave correspondiente y el importe recibido. 3.2 Elaborar el Recibo de Ingresos en original y dos copias; anotando cantidad, precio unitario, importe total por concepto y el importe total del Recibo, con número y letra. 3.3Entregar a la/el interesado ticket y/o comprobante, o autorización de pago en original debidamente sellada y firmada. Cajera/o de Oficinas Generales DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 24

25 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES RECIBE ARCHIVAR 4 Recibir ticket, autorización y/o comprobante de pago en original y entregar al área que proporciona el trámite y/o servicio. 4.1 Acudir al área correspondiente a concluir el trámite mediante la presentación del Recibo de Ingresos y/o Autorización de Pago, Comprobante de Pago, sellados y firmados por el pago efectuado. 4.2 Continuar en el Proceso para la Venta de Material del Sistema de Enseñanza Abierta a Instituciones en el proceso para la Venta Directa de Material de Desecho y Venta de Material de Desecho mediante Licitación Pública y en los Procedimientos para la Incorporación y Revalidación de Estudios. 4.3 Concluir trámite en el área correspondiente al servicio o trámite solicitado. 5 Archivar tickets, Autorizaciones y Comprobantes de pago para el corte en X. 5.1 Archivar las dos copias de los tickets, autorizaciones y comprobantes de pago para posteriormente reportarlo en el Corte de Caja (Anexo, forma ) elaborar el Informe de Ingresos (Anexo, forma ) correspondiente. Interesado/a, particular o estudiante Cajera/o de Oficinas Generales SEPARAR CONCILIACIÓN DE VENTAS Se terminó el horario de servicio? No: Regresa a la actividad 2. Si: Continúa en la actividad 6. Si se terminó el horario de servicio 6. Separar la documentación recibida por área generadora y después por concepto de cobro. 7. Realizar conciliación de ventas con los Encargados de las áreas correspondientes Comparar el rango de folios de las Autorizaciones de Pago, así como el importe total de ventas, con el Cajera/o de plantel Cajera/o de plantel Cajera/o de plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 25

26 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES número de folios y el importe total que le presentan las/los Encargado de la Tienda Escolar. 7.2 Determinar si el número de folios y los importes totales de venta son iguales. Cifras iguales? No: Continúa en la actividad 8. Si: Continúa en la actividad 9. ACLARACIÓN No son cifras iguales 8. Aclarar situación con las/los Encargados de las áreas involucradas, con base en el número de folios y las cifras que no son iguales. 8.1 Una vez conciliadas las cifras desiguales, continuar en la actividad 9. Cajera/o de plantel Si son cifras iguales ELABORACIÓN Y ENTREGA 9. Elaborar y entregar el original del Recibo de Ingresos a las áreas correspondientes involucradas. 9.1 Elaborar tomando como base el importe total de ventas conciliado, el Recibo de Ingresos en original y dos copias; anotando cantidad, precio unitario, importe total por concepto y el importe total del Recibo, con número y letra. (ver formato ). 9.2 Entregar el original del Recibo de Ingresos al área correspondiente para su conocimiento y archivo. 9.3 Archivar temporalmente las copias uno y dos del Recibo de Ingresos y los originales de las Autorizaciones de Pago Cajera/o de plantel RECIBIR Y ARCHIVAR 10. Recibir y archivar el Recibo de Ingresos Recibir de la/el Cajero del plantel el original del Recibo de Ingresos. ÁREA INVOLUCRADA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 26

27 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 10.2 Archivar el Recibo de Ingresos para futuras revisiones y/o aclaraciones. TERMINA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 27

28 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES CORTE DE CAJA E INFORME DE INGRESOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 28

29 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Cajera/o de Oficinas Generales Jefe/a de Departamento de Ingresos Subdirector/a de Recursos Financieros Inicio 1 Conciliar importes registrados por concepto de ingresos contra los tickets y/ o recibos provisionales emitidos durante el turno Recibir el Corte de Caja y el efectivo correspondiente 4 5 Recibir el efectivo acumulado y dar instrucciones para su depósito CAntidades iguales? SI NO 2 Buscar diferencia y corregir Elaborar Corte de Caja y turnar junto con el efectivo al Departamento de Ingresos para su depósito. 3 Elaborar y entregar el Informe de Ingresos 6 7 Recibir y revisar el Informe de Ingresos CAntidades iguales? SI NO 8 Revisar el Informe de Ingresos y la documentación respaldo 9 Recibir ficha de depósito y turnar el Informe de Ingresos Turna a Departamento de Contabilidad: El informe de Ingresos (original). Factura y/o Recibos de Ingresos electrónico Los anexos respectivos (original). El Corte de Caja (original). Ficha original de depósito bancario. Archiva Copia de Informe de Ingresos Fin DIAGRAMA DE BLOQUES 29

30 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Etapa Actividad Responsable CONCILIAR 1. Obtener al finalizar el turno el importe acumulado de los Recibos de Ingresos emitidos durante el horario de servicio Conciliar importes registrados por concepto de ingresos contra los tickets y/o recibos provisionales emitidos durante el turno. 1.2 Emitir de la máquina registradora, las tiras de los ingresos registrados durante el turno: X03: Venta neta. X04: Efectivo en gaveta. X08: Porcentaje de ventas otros productos. X11: Venta y porcentaje por cada departamento. X13: Venta por clave de cobro. 1.2 Comparar la cantidad registrada en las tiras emitidas por la máquina registradora con la cantidad resultante de sumar los Recibos Provisionales y tickets de Caja; y cotejar que las cantidades sean iguales. Cajera/o Las cantidades son iguales? No: Continúa en la actividad 2. Si: Continúa en la actividad 3. Las cantidades no son iguales CORREGIR 2. Buscar diferencia y corregir. 2.1 Localizar la diferencia en los Recibos de Ingresos y demás documentos que soportan los ingresos. 2.2 Corregir las cantidades erróneas o mal registradas y continúa en la actividad siguiente. CORTE DE CAJA Las cantidades si son iguales DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 30

31 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES 3. Elaborar Corte de Caja (Anexo, forma ) y turnar junto con el efectivo al Departamento de Ingresos para su depósito. 3.1 Elaborar el Corte de Caja correspondiente. 3.2 Contar el efectivo que hay en la caja registradora. 3.3 Entregar al Jefe/a de Departamento de Ingresos el Corte de Caja y el efectivo acumulado durante el día para su depósito. Cajera/o RECIBIR Y ELABORAR DEPOSITAR 4. Recibir el Corte de Caja y el efectivo correspondiente. 4.1 Colocar su firma en el Corte de Caja, y dar instrucciones a la Cajera/o para elaborar el Informe de Ingresos. (Actividad 6) 4.2 Entregar al Subdirector/a de Recursos Financieros el efectivo acumulado durante el día, para su depósito. 5. Recibir el efectivo acumulado y dar instrucciones para su depósito. 5.1 Recibir del Jefe/a de Departamento de Ingresos el efectivo correspondiente al día. 5.2 Dar instrucciones para que se realice el depósito correspondiente. Continúa en la actividad 9.2. Jefe/a de Departamento de Ingresos Subdirector/a de Recursos Financieros DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 31

32 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES ELABORAR Y ENTREGAR REVISAR CORREGIR 6. Elaborar y entregar el Informe de Ingresos (Anexo, forma ). 6.1 Elaborar los anexos correspondientes al Informe de Ingresos que se reporta. 6.2 Elaborar el Informe de Ingresos correspondiente al día, con base con el Corte de Caja y los anexos. 6.3 Turnar al Jefe/a de Departamento de Ingresos el Corte de Caja, el Informe de Ingresos y los anexos respectivos con su firma. 7. Recibir y revisar el Informe de Ingresos. 7.1 Recibir de la/el Cajero: Informe de Ingresos. Los anexos respectivos. El Corte de Caja. 7.2 Revisar que el Informe de Ingresos esté correcto. Está correcto? No: Regresar a la actividad 8. Si: Continúa en la actividad 9. No está correcto 8. Revisar el Informe de Ingresos y la documentación respaldo. 8.1 Revisar junto con la Cajera/o el Informe de Ingreso, los Recibos Provisionales y tickets de Ingresos. 8.2 Localizar la diferencia en los Recibos Provisionales de Ingresos y en los documentos que soportan los ingresos. 8.3 Solicitar a la Cajera/o las correcciones necesarias y esperar a que le devuelva los documentos. 8.4 Regresar a la actividad 6. Cajera/o de Oficinas Generales Jefe/a de Departamento de Ingresos Jefe/a de Departamento de Ingresos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 32

33 DIRECIÓN DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS OPERACIÓN DE CAJA OFICINAS GENERALES Y PLANTELES Si está correcto INFORME DE INGRESOS 9. Recibir ficha de depósito y turnar el Informe de Ingresos. 9.1 Firmar Informe de Ingresos. 9.2 Recibir de la Subdirección de Recursos Financieros la ficha de depósito bancaria (Jefe/a de Departamento). 9.3 Anexar al Informe de Ingresos la ficha de depósito correspondiente y elaborar los Recibos y Facturas de Ingresos Electrónicas (Cajero). 9.4 Entregar al Jefe/a de Departamento de Contabilidad el documento original del Informe de Ingresos: El informe de Ingresos (original). Factura y/o Recibos de Ingresos electrónico Los anexos respectivos (original). El Corte de Caja (original). Ficha original de depósito bancario. 9.5 Archivar la copia del Informe de Ingresos. Jefe/a de Departamento de Ingresos TERMINA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 33

34 INGRESOS MEDIANTE AUTORIZACIÓN DE PAGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 34

35 Estudiante Cajera/o del Plantel Encargado de Tienda Escolar Inicio 1 Acudir a la Tienda Escolar a realizar compra de material didáctico o a la Unidad de Registro y Control Escolar a solicitar algún trámite o servicio Efectuar el cobro de la Autorización de Pago y devolver copias a la/el interesado 3 Acudir a pagar la Autorización de Pago a la Caja del Plantel Recibir copias de la Autorización de Pago y completar trámite o compra 2 4 Termino el horario? SI Archivar las Autorizaciones de Pago NO Separar las Autorizaciones de Pago por área y generadora (Unidad de Registro y Control Escolar o Tienda Escolar) y después por concepto de cobro 6 5 Acudir a la Caja del Plantel a conciliar la venta del turno 7 Realizar conciliación de ventas con el Encargado de la Tienda Escolar 8 NO Cifras iguales? SI 9 Aclarar situación con el Encargado/a de la Tienda Escolar, con base en el número de folios y las Autorizaciones de Pago de la Tienda Escolar, las cifras que no son iguales Elaborar y entregar los Recibos de Pago de la Tienda Escolar Recibir y archivar el Recibo de Pago de Tienda Escolar Archivar las copias uno y dos del Recibos de Pago y los originales de las Autorizaciones de Pago de la Unidad de Registro y Control Escolar 12 Fin DIAGRAMA DE BLOQUE 35

36 Etapa Actividad Responsable 1. Acudir a la Tienda Escolar a realizar compra de material COMPRA O TRÁMITE PAGO didáctico o a la Unidad de Registro y Control Escolar a solicitar algún trámite o servicio. 1.1 Recibir del Encargado de la Tienda Escolar o del Auxiliar de la Unidad de Registro y Control Escolar la Autorización de Pago correspondiente, previa verificación de que el servicio es procedente. Procede el servicio? No: No procede trámite y concluye el procedimiento. Si: Continúa en la actividad 2. Si procede el servicio 2. Acudir a pagar la Autorización de Pago a la Caja del Plantel. 2.1 Autorización de Pago de la Unidad de Registro y Control Escolar.(Anexo, formato ) 2. Autorización de Pago de la Tienda Escolar. (Anexo, formato ) Estudiante Estudiante 3. Efectuar el cobro de la Autorización de Pago y devolver copias a la/el interesado. 3.1 Recibir de la/el estudiante la Autorización de Pago y el importe COBRO correspondiente. 3.2 Registrar en la máquina registradora la clave correspondiente al concepto que el estudiante paga. 3.3 Sellar el original y las copias uno y dos de la Autorización de Pago Devolver a la/el estudiante las copias selladas de la Autorización. Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 36

37 4. Recibir copias de la Autorización de Pago y completar trámite o compra. 4.1 Recibir de la Cajera/o las copias uno y dos selladas de la Autorización de Pago. PAGO 4.2 Regresa a la Tienda Escolar o la Unidad de Registro y Control Escolar a entregar la copia uno de la Autorización de Pago, reteniendo la copia dos para cualquier aclaración. Continúa en la Tienda Escolar o en la Unidad de Registro y Control Escolar. Estudiante 5. Archivar las Autorizaciones de Pago. 5.1 Archivar temporalmente el original de las Autorizaciones de ARCHIVAR Pago. Se terminó el horario de servicio? No: Regresa a la actividad 3. Si: Continúa en la actividad 6. Si se terminó el horario de servicio 6. Separar las Autorizaciones de Pago por área y generadora (Unidad de Registro y Control Escolar o Tienda Escolar) y Cajera/o del Plantel SEPARAR después por concepto de cobro. 6.1 Cuenta las Autorizaciones correspondientes a la Tienda Escolar, sumar los importes y obtener los ingresos totales por turno. Continúa en la actividad Acudir a la Caja del Plantel a conciliar la venta del turno. 7.1 Acudir a finalizar el horario de servicio a la Caja del Plantel para realizar la conciliación de las ventas del material didáctico del turno. Encargado de Tienda Escolar DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 37

38 8. Realizar conciliación de ventas con el Encargado de la Tienda CONCILIACIÓN DE VENTAS Escolar. 8.1 Comparar el rango de folios de las Autorizaciones de Pago, así como el importe total de ventas, con el número de folios y el importe total que le presenta el Encargado de la Tienda Escolar. 8.2 Determinar si el número de folios y los importes totales de venta son iguales. Cifras iguales? No: Continúa en la actividad 9. Si: Continúa en la actividad 10. No son cifras iguales Cajera/o del Plantel ACLARACIÓN 9. Aclarar situación con el Encargado/a de la Tienda Escolar, con base en el número de folios y las Autorizaciones de Pago de la Tienda Escolar, las cifras que no son iguales. 9.1 Una vez conciliadas las cifras desiguales, continúa en la actividad 10 ELABORACIÓ N Y ENTREGA Si son cifras iguales ELABORAC IÓN Y ENTREGA 10. Elaborar y entregar los Recibos de Pago de la Tienda Escolar Archivar temporalmente los originales de las Autorizaciones de Pago de la Tienda Escolar. Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 38

39 11. Recibir y archivar el Recibo de Pago de Tienda Escolar. RECIBIR Y ARCHIVAR 11.1 Recibir de la Cajera/o del plantel el originales de Recibo de Pagos Archivar el Recibo Pago para futuras revisiones y/o aclaraciones. Encargado de la Tienda Escolar ARCHIVAR 12. Archivar las copias uno y dos del Recibos de Pago y los originales de las Autorizaciones de Pago de la Unidad de Registro y Control Escolar. Cajera/o del Plantel TERMINA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 39

40 CAPTACIÓN DE INGRESOS POR COMPROBANTES DE PAGO PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 40

41 Estudiante Cajera/o del Plantel Inicio 1 2 Comprar Comprobante de Pago en la Caja del Plantel. Comprobantes de pago: Por uso de Sala de Cómputo De evaluación Fascicular del Sistema de Enseñanza Abierta (SEACOBA) De Evaluación Global del SEACOBA Por Consumo de Hoja Impresa a Color Por consumo de Hoja Impresa en Laser en sala de Cómputo. Sellar el Comprobante de Pago y solicitar el pago Registrar pago y entregar Comprobante de Pago Recibir Comprobante de Pago Importe correcto? NO 1 SI 5 Elaborar Controles de Venta correspondiente al turno 6 Elabora y entregar el Recibo provisional de Ingresos. Recibo Provisional de Ingresos Fin DIAGRAMA DE BLOQUE 41

42 Etapa Actividad Responsable 1. Comprar Comprobante de Pago en la Caja del Plantel. 1.1 Acudir a la Caja del plantel a comprar lo siguiente: Comprobante de pago por Uso de Equipo en la Sala de Cómputo; (Anexo1, forma 1.) (Clave: SOYM96-52A14) COMPRAR Comprobante de Evaluación Fascicular del Sistema de Enseñanza Abierta (SEACOBA); Anexo 2, forma 2) (Clave: SOYM96-54A14). Comprobante de Evaluación Global del SEACOBA; (Anexo 3, forma 3) (Clave: SOYM96-55A14). Estudiante Comprobante de pago por Consumo de Hoja Impresa a Color; (Anexo 4, forma 4) (Clave: SOYM96-56A14). Comprobante de pago por Hoja Impresa en Laser en Sala de Cómputo; (Anexo 5, forma 5) (Clave: SOYM96-57A14). SELLAR SOLICITUD DE PAGO 2. Sellar el Comprobante de Pago y solicitar el pago. 2.1 Sellar cada Comprobante de Pago. 2.2 Solicitar al estudiante el importe correspondiente. Cajera/o del Plantel REGISTRO Y ENTREGA 3. Registrar pago y entregar Comprobante de Pago. 3.1 Recibir y registrar en la máquina registradora el importe pagado por el estudiante. 3.2 Entregar a la/el estudiante el Comprobante de Pago solicitado. Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

43 4. Recibir Comprobante de Pago. 4.1 Recibir de la Cajera/o del plantel el Comprobante de Pago. RECIBIR 4.2 Acudir cuando así lo considere a la Sala de Cómputo a imprimir o a reservar tiempo para el uso del equipo de cómputo; o bien, al Centro de Estudios del Sistema de Enseñanza Abierta a tramitar su evaluación fascícular final o por SEACOBA. Continúa en la Sala de Cómputo en el Centro del SEA Estudiante Se terminó el horario de servicio? No: Regresar a la actividad 2. Si: Continúa en la actividad 5. Si se terminó el horario de servicio ELABORAR Y FIRMAR 5. Elaborar Controles de Venta correspondiente al turno. 5.1 Anotar en la forma Control de Ventas correspondiente, el rango de folios vendidos de las Planillas de Comprobantes de Pago. 5.2 Firmar los Controles de Venta. Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

44 ENTREGAR Y ELABORAR 6. Elabora y entregar el Recibo provisional de Ingresos. (Anexo, formato ) 6.1 Elaborar tomando como base los Controles de Ventas, el Recibo provisional de Ingresos en original y dos copias. 6.2 Entregar a la Unidad de Servicios de Apoyo Académico el original del Recibo provisional de Ingresos por conceptos de: Comprobante de pago por Uso de Equipo en la Sala de Cómputo; (Clave: SOYM96-52A14). Comprobante de pago por Consumo de Hoja Impresa a Color; (Clave: SOYM96-56A14). Comprobante de pago por Hoja Impresa en Laser en Sala de Cómputo; (Clave: SOYM96-57A14). 6.3 Entregar al Centro de Estudios del SEA el original del Recibo provisional de Ingresos por concepto de: Cajera/o del Plantel Comprobante de Evaluación Fascicular del Sistema de Enseñanza Abierta (SEACOBA); (Clave: SOYM96-54A14). Comprobante de Evaluación Global del SEACOBA; (Clave: SOYM96-55A14). 6.4 Archivar las copias uno y dos de los Recibos provinciales de Ingresos, forma así como los originales de los Controles de Ventas. TERMINA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

45 ELABORACIÓN DEL CORTE EN X DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

46 Cajera/o del Plantel Resguardatario/a Jefe de Unidad Administrativa Director/a del Plantel Inicio Determinar el importe del efectivo en Caja. Mayor a 3 mil? SI NO Continúa en el Procedimiento para la Elaboración del Informe de Ingresos. Buscar diferencia y corregir Conciliar monto de los Recibos provisionales de Ingresos con monto registrado en la caja registradora Los montos son iguales? NO SI 2 Revisar el Corte de Caja en X NO Está correcto? Aclarar errores y solicitar corrección 7 Validar el Corte de Caja en X y presentarlo al Director/a para autorización 6 SI 5 Revisar el Corte de Caja en X. Es correcto Corte en X? NO Aclarar errores y solicitar corrección. 9 SI 10 Firmar el Corte de Caja en X y entrega al Jefe/a de la Unidad Administrativa 8 Elaborar Corte de Caja en X Recibir Corte de Caja en X autorizado y entregar a la Cajera/o del turno siguiente. Entregar Corte de Caja en X autorizado a la Cajera/o Fin DIAGRAMA DE BLOQUE 46

47 Etapa Actividad Responsable 1. Determinar el importe del efectivo en Caja. 1.1 Consultar la caja y determinar cuál es el efectivo DETERMINAR acumulado al finalizar el horario de servicio. El efectivo es mayor a $3,000.00? No: Continua en la actividad 2. Si: Continúa en el Procedimiento para la Elaboración del Informe de Ingresos. Cajera/o del Plantel El efectivo no es mayor a $3, Conciliar monto de los Recibos provisionales de Ingresos con monto registrado en la caja registradora. 2.1 Obtener al finalizar el turno el importe acumulado de los Recibos Provisionales de Ingresos emitidos durante el horario de servicio. 2.2 Emitir de la máquina registradora, las siguientes tiras CONCILIAR de los ingresos registrados durante el turno. X04: Efectivo en gaveta. X13: Venta por clave de cobro. 2.3 Comparar la cantidad registrada en las tiras emitidas por la máquina, con la cantidad resultante de sumar los Recibos Provisionales de Ingresos, y coteja que las cantidades sean iguales. Las cantidades son iguales? No: Continua en la actividad 3. Si: Continúa en la actividad 4. Resguardatario/a Las cantidades no son iguales Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 47

48 3. Buscar diferencia y corregir. LOCALIZARY CORREGIR 3.1 Localizar la diferencia en los documentos que soportan los ingresos. 3.2 Corregir las cantidades erróneas o mal registradas y continúa en la actividad siguiente Cajera/o del Plantel LLENADO Las cantidades si son iguales 4. Elaborar Corte de Caja en X (Anexo 1, formato 1) y llenar Bitácora Diaria de Caja del Plantel (Anexo 2, formato 2). (Nota: La Cajera/o del turno matutino elaborará el Corte de Caja en X en presencia de la Cajera/o del turno vespertino; mientras que la Cajera/o del turno vespertino, lo elaborará en presencia del Jefe/a de la Unidad Administrativa.) 4.1 Anexar al Corte de Caja en X las tiras de la máquina registradora, los Recibos Provisionales de ingresos y demás documentación que los soporten. 4.2 Llenar la forma Bitácora Diaria de la Caja del Plantel con: Las eventualidades presentadas en el turno, La cantidad de efectivo que captó durante el turno y; La cantidad de valores (cheques de nómina y cheques de liquidación) bajo su resguardo. 4.3 Turnar al Jefa/o de la Unidad Administrativa el Corte de Caja en X correspondiente a su turno anexando los Recibos provisionales de Ingresos y demás documentos soportes del ingreso. Cajera/o del Plantel DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 48