INFORME CUALI/CUANTITATIVO. (Acciones de capacitación)

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1 INFORME CUALI/CUANTITATIVO (Acciones de capacitación) 1. INFORMACIÓN GENERAL Folio del proyecto: Entidad: QUERÉTARO Nombre de la IMEF: Instituto Queretano de la Mujer Nombre del proyecto: ACCIONES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PARA INCLUIR LA PERSPECTIVA DE GÉNERO EN EL ESTADO DE QUERÉTARO Nombre de la meta: Generación de actitudes a favor el clima laboral con la finalidad de fortalecer el desempeño del personal del IQM a través de asesoría especializada. 2. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Tipo de actividad (marca con un x ) Taller X Curso Diplomado Otro (especifique)

2 Nombre de la actividad: Taller de integración y cultura institucional. Lugar de realización: Querétaro, Querétaro. Fecha de realización: 20 de agosto de 2010 Duración (horas y días): 35 horas en dos semanas. Número de sesiones: 29 Número de participantes: 9 Antecedentes y justificación: Esta es la etapa 1 del programa de cultura institucional para personal del Instituto Queretano de la Mujer. Objetivo general: Levantamiento de pruebas psicométricas Myers-Briggs Type Indicator a personal del Instituto, con su respectivo seguimiento, que consiste en tres sesiones individuales para identificar oportunidades de mejoramiento personal para la vida laboral, social, familiar y personal, así como una sesión grupal de integración a partir de los resultados individuales. Objetivos específicos: Reafirmar la personalidad de cada participante, conocer la personalidad dominante de los compañeros, conocerse, aceptarse y entenderse en la relación laboral cotidiana. INFORMACIÓN DEL/LA FACILITADOR/A Nombre: Fannie Guadalupe López Frisbie Profesión: Licenciada en Contaduría Pública Institución, organización o empresa: Despacho Desarrollo Social Integral POBLACIÓN OBJETIVO Población objetivo (descripción del perfil de los participantes)

3 Participantes Total 9 Mujeres 7 Hombres 2 Población beneficiada por rangos de edad Mujeres Hombres o o + Total Mujeres Hombres Dependencia de gobierno Procedencia OSC Iniciativa privada Particular

4 Nivel jerárquico Mando superior (MS) Total Mujeres Hombres Mando medio (MM) Operativo (NO) OBSERVACIONES GENERALES 4.1. Informe narrativo de la acción de capacitación Se alcanzaron los resultados previstos? (en caso negativo especificar porqué): Si, ya que se profundizó en la personalidad dominante de cada participante y se compartieron sentimientos entre todos ellos. Beneficios obtenidos en las y los participantes 1 : Se corroboraron las creencias acerca de la personalidad, se identificaron puntos a cuidar, tanto en fortalecer como en mitigar, respecto a la personalidad de cada participante y se compartieron sentimientos y creencias de unos hacia otros, lo que permitió un mejor entendimiento y aceptación. Obstáculos que se presentaron durante la planeación y el desarrollo de la actividad: Ninguno. Fortalezas y debilidades detectadas: Fortalezas: Cohesión del equipo, apertura y deseos de mejoramiento. Debilidades: Crecimiento de la institución que impacta en la comunicación y en los procedimientos de trabajo. 1 La información que se proporcione deberá desprenderse del análisis de las evaluaciones y cuestionarios aplicados.

5 . Necesidades detectadas: Reuniones de seguimiento de esta meta para lograr un impacto que perdure en el tiempo. Recomendaciones para futuras formaciones: Fomentar el trabajo en equipo a través de capacitación y seguimiento. Comentarios y observaciones: Llevar a cabo dentro de las reuniones formales e informales un resumen de las acciones a seguir en base a temas relevantes. La herramienta es concretar en una frase o frases breves las acciones que se esperan recibir en una determinada fecha límite. 4.2 Informe cuantitativo Resultados sistematizados de las evaluaciones/cuestionarios pre y post a la capacitación: Cada participante se llevó el resultado de la prueba Myers.Briggs de personalidad dominante. Reporte de aprovechamiento: Calificación de 10 (diez) a todos los participantes. Resultados de las evaluaciones de la actividad y de los/as facilitadores/as Resultados de la (s) encuesta (s) de satisfacción y calidad Comentarios y observaciones 2. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Tipo de actividad (marca con un x ) Taller X Curso Diplomado Otro (especifique) Nombre de la actividad: Taller de Coaching grupal para el análisis y solución de problemas en el Instituto.

6 Lugar de realización: Querétaro, Querétaro. Fecha de realización: 11 de agosto de 2010 Duración (horas y días): 9 horas en tres días. Número de sesiones: 3 Número de participantes: 9 Antecedentes y justificación: Esta es la etapa 2 del programa de cultura institucional para personal del Instituto Queretano de la Mujer. Objetivo general: dar seguimiento permanente a ciclos de mejoramiento interno con la participación del equipo directivo. El modelo permite comparar la situación actual con la situación existente en períodos anteriores y tomar decisiones de problemas a resolver, tanto a nivel Instituto como a nivel Departamento. Objetivos específicos: 1.- Definición de problemas actuales, riesgos y retos. 2.- Priorización de problemas. 3.- Definición del tamaño de la situación y sus consecuencias. 4.- Preguntas pertinentes. 5.- Mapas mentales para profundizar. 6.- Definición de opciones de solución ó de mitigación. 7.- Seis sombreros, para corroborar decisiones. 8.- Generación de estrategia concreta a llevar a cabo, con acciones y compromisos. INFORMACIÓN DEL/LA FACILITADOR/A Nombre: Sergio Emilio Castillo Ortíz

7 Profesión: Licenciado en Administración Institución, organización o empresa: Despacho Desarrollo Social Integral POBLACIÓN OBJETIVO Población objetivo (descripción del perfil de los participantes) Población beneficiada por rangos de edad Mujeres Hombres o o + Participantes Total 9 Mujeres 7 Hombres 2

8 Nivel jerárquico Mando superior (MS) Total Mujeres Hombres Procedencia Dependencia de gobierno OSC Iniciativa privada Particular Total Mujeres Hombres 9 7 2

9 Mando medio (MM) Operativo (NO) OBSERVACIONES GENERALES 4.1. Informe narrativo de la acción de capacitación Se alcanzaron los resultados previstos? (en caso negativo especificar porqué): Si, ya que en grupo se definieron problemas actuales en el Instituto, se priorizaron, se seleccionaron alternativas de solución y se hicieron compromisos de trabajo para dicha solución seleccionada. Beneficios obtenidos en las y los participantes 2 : Compartir su Visión acerca del Instituto, su situación actual y sus prioridades y retos ante el Obstáculos que se presentaron durante la planeación y el desarrollo de la actividad: Ninguno. Fortalezas y debilidades detectadas: Fortalezas: Cohesión del equipo, apertura y deseos de mejoramiento. Debilidades: Crecimiento de la institución que impacta en la comunicación y en los procedimientos de trabajo. Necesidades detectadas: Definir objetivos y funciones por área de trabajo dentro del Instituto. Recomendaciones para futuras formaciones: Dar seguimiento a los acuerdos definidos. Llevar a cabo reuniones mensuales de planeación. Realizar este mismo ejercicio en cada Dirección del Instituto. 2 La información que se proporcione deberá desprenderse del análisis de las evaluaciones y cuestionarios aplicados.

10 Comentarios y observaciones: Cumplir los acuerdos institucionales respecto al seguimiento de programas y proyectos con base en juntas de trabajo programadas. 4.2 Informe cuantitativo Resultados sistematizados de las evaluaciones/cuestionarios pre y post a la capacitación: Cada participante se llevó copia del documento de análisis de problemas efectuado, para valorar la posibilidad de hacerlo en sus respectivas áreas de trabajo. Reporte de aprovechamiento: Calificación de 10 (diez) a todos los participantes. Resultados de las evaluaciones de la actividad y de los/as facilitadores/as Resultados de la (s) encuesta (s) de satisfacción y calidad Comentarios y observaciones 2. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Tipo de actividad (marca con un x ) Taller X Curso Diplomado Otro (especifique)

11 Nombre de la actividad: Taller de actitud y compromiso en el trabajo. Lugar de realización: Querétaro, Querétaro. Fecha de realización: 25 de agosto de 2010 Duración (horas y días): 12 horas en un día. Número de sesiones: 1 Número de participantes: 23 Antecedentes y justificación: Esta es la etapa 3 del programa de cultura institucional para personal del Instituto Queretano de la Mujer. Objetivo general: Lograr un cambio positivo en la actitud de cada participante respecto a los retos del trabajo, a sus compañeros y jefes. Objetivos específicos: Lograr una nueva visión de responsabilidad en el trabajo cotidiano. INFORMACIÓN DEL/LA FACILITADOR/A Nombre: Héctor Castillo Ortíz Profesión: Licenciado en Psicología Institución, organización o empresa: Despacho Desarrollo Social Integral POBLACIÓN OBJETIVO Población objetivo (descripción del perfil de los participantes)

12 Participantes Total 23 Mujeres 21 Hombres 2 Población beneficiada por rangos de edad Mujeres Hombres o o

13 Total Mujeres Hombres Dependencia de gobierno Procedencia OSC Iniciativa privada Particular Total Mujeres Hombres Nivel jerárquico Mando superior (MS) Mando medio (MM) Operativo (NO) 19 19

14 4. OBSERVACIONES GENERALES 4.1. Informe narrativo de la acción de capacitación Se alcanzaron los resultados previstos? (en caso negativo especificar porqué): Si, ya que en general todo el equipo se mostró abierto, receptivo y dispuesto a mantener buenas relaciones de trabajo con los demás miembros del Instituto; sin embargo, se identificaron algunas personas que requieren una mejor actitud para sobrellevar las relaciones de trabajo con sus compañeros. Beneficios obtenidos en las y los participantes 3 : Cada participante hizo compromisos personales para mejorar su actitud en el trabajo cotidiano. Asimismo, se identificó un área de oportunidad que es saber con claridad qué hacen las otras áreas del Instituto. Independientemente de la responsabilidad individual que se tiene para conocer y estar enterado de lo que hacen los demás, un ejercicio breve diseñado para tal efecto podría ser una fuente valiosa de información y de compromiso adicional hacia los demás. Obstáculos que se presentaron durante la planeación y el desarrollo de la actividad: Ninguno. Fortalezas y debilidades detectadas: Fortalezas: Cohesión del equipo, apertura y deseos de mejoramiento. Debilidades: Crecimiento de la institución que impacta en la comunicación y en los procedimientos de trabajo. Necesidades detectadas: Se clarificaron retos precisos para el IQM en este momento: El Gobierno Estatal frena las firmas de los documentos que les manda el instituto. - Falta de tiempo debido a las altas cargas de trabajo, y algunos trabajadores del instituto no están dispuestos a quedarse más tiempo a trabajar. - Falta de comunicación clara y precisa entre áreas. 3 La información que se proporcione deberá desprenderse del análisis de las evaluaciones y cuestionarios aplicados.

15 - A muchos de ellos les gustaría saber lo que las demás áreas hacen. - Algunas áreas tienen una actitud negativa hacia el trabajo de otras áreas. - Demasiados bomberazos. - Demasiados trámites para pedir algo que necesitan con urgencia. - Demasiados chismes entre el personal. - No hay continuidad ni seguimiento. - Faltan espacios físicos, lo cual optimizaría el desempeño de los trabajadores. - Hay mucha distancia entre el instituto y el gobierno. - Hay mucha distancia entre algunos jefes y sus subordinados. Recomendaciones para futuras formaciones: Reforzar la formación a los niveles inferiores de la Institución para que se comparta la misma Visión acerca de lo que hay que mejorar y el aporte que cada quién puede ofrecer. Comentarios y observaciones: Se identificaron algunas situaciones y áreas de oportunidad específicas, mismas que enumeramos a continuación: - En algunos casos, en áreas de gobierno se frenan las firmas de los documentos que les manda el instituto. - Falta de tiempo debido a las altas cargas de trabajo, y algunos empleados del instituto no están dispuestos a quedarse más tiempo a trabajar. - Falta de comunicación clara y precisa entre áreas. - A muchos de los participantes les gustaría saber lo que las demás áreas hacen. - Algunas áreas tienen una actitud negativa hacia el trabajo de otras áreas. - Demasiados bomberazos (trabajos imprevistos) - Demasiados trámites para pedir algo que necesitan con urgencia. - Chismes entre el personal. - Falta de continuidad y seguimiento de las actividades y compromisos de cada área. - Faltan espacios físicos, lo cual optimizaría el desempeño de los empleados.

16 - Hay mucha distancia entre el instituto y el gobierno. (Frase mencionada) - Hay mucha distancia entre algunos jefes y sus subordinados. (Frase mencionada) 4.2 Informe cuantitativo Resultados sistematizados de las evaluaciones/cuestionarios pre y post a la capacitación: Cada participante redactó sus compromisos personales de mejoramiento en cuanto a actitud y compromiso tanto con el Instituto como con sus compañeros de trabajo. Reporte de aprovechamiento: Calificación de 10 (diez) a todos los participantes. Resultados de las evaluaciones de la actividad y de los/as facilitadores/as Resultados de la (s) encuesta (s) de satisfacción y calidad Comentarios y observaciones

17 2. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Tipo de actividad (marca con un x ) Taller X Curso Diplomado Otro (especifique) Nombre de la actividad: Taller y diagnóstico de comunicación interna y actitud en el trabajo. Lugar de realización: Querétaro, Querétaro. Fecha de realización: 22 de septiembre de 2010 Duración (horas y días): 12 horas en un día. Número de sesiones: 1 Número de participantes: 23 Antecedentes y justificación: Esta es la etapa 4 del programa de cultura institucional para personal del Instituto Queretano de la Mujer. Objetivo general: Mejorar la comunicación y la actitud en el trabajo cotidiano a partir de la situación real actual de cada participante. Objetivos específicos: Contar con información y técnicas que permitan optimizar las relaciones de cliente-proveedor interno, prevenir conflictos interpersonales y llevar a cabo negociaciones efectivas. INFORMACIÓN DEL/LA FACILITADOR/A Nombre: Sergio Emilio Castillo Ortíz Profesión: Licenciado en Administración Institución, organización o empresa: Despacho Desarrollo Social Integral

18 POBLACIÓN OBJETIVO Población objetivo (descripción del perfil de los participantes) Participantes Total 23 Mujeres 21 Hombres 2 Población beneficiada por rangos de edad Mujeres Hombres o o

19 Total Mujeres Hombres Dependencia de gobierno Procedencia OSC Iniciativa privada Particular Total Mujeres Hombres Nivel jerárquico Mando superior (MS) Mando medio (MM) Operativo (NO) 19 19

20 4. OBSERVACIONES GENERALES 4.1. Informe narrativo de la acción de capacitación Se alcanzaron los resultados previstos? (en caso negativo especificar porqué): Si, ya que los participantes estuvieron abiertos y receptivos a la información, se hicieron reflexiones grupales y ejercicios individuales que permitieron que cada uno formulara compromisos de mejoramiento en cuestión de comunicación y actitud en el trabajo cotidiano. Beneficios obtenidos en las y los participantes 4 : Llevarse su diagnóstico individual de comunicación interna, llevarse su perfil de personalidad, llevarse su ejercicio de situación de cliente-proveedor interno y con todo ello poder tomar decisiones personales que beneficien su estado de ánimo y el desarrollo de su actividad profesional en el trabajo. Obstáculos que se presentaron durante la planeación y el desarrollo de la actividad: Ninguno. Fortalezas y debilidades detectadas: Fortalezas: Cohesión del equipo, apertura y deseos de mejoramiento. Debilidades: Crecimiento de la institución que impacta en la comunicación y en los procedimientos de trabajo. Necesidades detectadas: Definir políticas y procedimientos internos; mejorar los flujos de comunicación entre las áreas de trabajo. Recomendaciones para futuras formaciones: Reforzar la formación con los conceptos de Planeación y organización del trabajo y de Análisis de problemas y toma de decisiones. Comentarios y observaciones: Es un grupo dispuesto a realizar cambios y mejoras constantes y consciente de la importancia de las relaciones interpersonales que deben ser manejadas con prudencia y apertura. 4 La información que se proporcione deberá desprenderse del análisis de las evaluaciones y cuestionarios aplicados.

21 4.2 Informe cuantitativo Resultados sistematizados de las evaluaciones/cuestionarios pre y post a la capacitación: Cada participante se llevó en su material tanto su evaluación de la situación de comunicación interna como su cuestionario de compromisos de mejoramiento. Reporte de aprovechamiento: Calificación de 10 (diez) a todos los participantes. Resultados de las evaluaciones de la actividad y de los/as facilitadores/as Resultados de la (s) encuesta (s) de satisfacción y calidad Comentarios y observaciones 2. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Tipo de actividad (marca con un x ) Taller X Curso Diplomado Otro (especifique)

22 Nombre de la actividad: Centro de Evaluación (seguimiento de resultados). Lugar de realización: Querétaro, Querétaro. Fecha de realización: 10 de octubre de 2010 Duración (horas y días): 8 horas en siete días. Número de sesiones: 10 Número de participantes: 9 Antecedentes y justificación: Esta es la etapa 5 y final del programa de cultura institucional para personal del Instituto Queretano de la Mujer. Objetivo general: Monitorear los avances de cada área de trabajo, en función de los compromisos generados en las etapas anteriores, haciendo presencia en instalaciones del Instituto para entrevistar a los participantes, más el trabajo de escritorio correspondiente. Objetivos específicos: Apoyar a los participantes en cuanto a dudas y seguimiento. Informar del grado de avance en cada área del Instituto. INFORMACIÓN DEL/LA FACILITADOR/A Nombre: Sergio Emilio Castillo Ortíz Profesión: Licenciado en Administración Institución, organización o empresa: Despacho Desarrollo Social Integral POBLACIÓN OBJETIVO Población objetivo (descripción del perfil de los participantes)

23 Participantes Total 9 Mujeres 7 Hombres 2 Población beneficiada por rangos de edad Mujeres Hombres o o + Total Mujeres Hombres Dependencia de gobierno Procedencia OSC Iniciativa privada Particular

24 Nivel jerárquico Mando superior (MS) Total Mujeres Hombres Mando medio (MM) Operativo (NO) OBSERVACIONES GENERALES 4.1. Informe narrativo de la acción de capacitación Se alcanzaron los resultados previstos? (en caso negativo especificar porqué): Si, ya que se entrevistó a los nueve mandos del Instituto que participaron en las etapas anteriores, identificando claramente aspectos como los siguientes: Por qué fue útil cada etapa en lo individual, por qué fue útil cada etapa en grupo, aspectos positivos y aspectos negativos identificados desde el inicio de la meta hasta el momento de las entrevistas.

25 Beneficios obtenidos en las y los participantes 5 : Como equipo sirvió, se han visto cambios en varias personas para bien. Nos estamos tratando de integrar. Sirvió para visualizar las actividades de cada quién y para aclarar el rumbo del Instituto. Para afianzar las reuniones de trabajo, aunque ha habido discontinuidad. Va a servir para el proceso de planeación Sirvió mucho para no dar por hecho muchas situaciones, muchas suposiciones en las relaciones entre áreas. Ha optimizado su comunicación con su gente. Ha mejorado la comunicación en general, aunque todavía falta. Las reuniones semanales van a ayudar en este sentido. El tiempo es el factor básico en este sentido. Hacen malabares con la agenda. Me ayudó a reflexionar cómo me estaba comunicando. Y ya tengo un plan al respecto. Quedaron más claros muchos conceptos para el trabajo. He aprendido a tolerar más a los otros, a no presionarme tanto, a aceptar mi situación laboral. Obstáculos que se presentaron durante la planeación y el desarrollo de la actividad: Ninguno. Fortalezas y debilidades detectadas: Fortalezas: Cohesión del equipo, apertura y deseos de mejoramiento. Debilidades: Crecimiento de la institución que impacta en la comunicación y en los procedimientos de trabajo. Necesidades detectadas: Poner un tablero de avisos para mejorar la comunicación interna. Definir algunas estrategias de comunicación interna en mi área. Hacer planeación mensual con objetivos a la vista. Llevar una bitácora de actividades del área. Reuniones con el equipo de manera programada y ordenada. Ampliarse físicamente y tal vez en personal. Área nueva de comunicación social. Fortalecer algunas áreas. 5 La información que se proporcione deberá desprenderse del análisis de las evaluaciones y cuestionarios aplicados.

26 Más cercanía con toda su gente. Organizar las juntas internas. Vincularse más con las otras áreas. Preseleccionar mejor al personal de nuevo ingreso. Optimizar su tiempo a través de su gente. Se siente insegura por la exigencia de su jefa. Su gente se siente presionada por lo mismo. Mucha presión. Reto con Lay. Asumir las funciones reales de su puesto y hacer más planeación. Resolver su posición en el Instituto. Implementar planeación con más tiempo. Gestionar la solución de problemas de manera constante. Ser más asertiva cada vez. Políticas del área en relación a las demás áreas. Sacará formatos también para eficientar el área. Recomendaciones para futuras formaciones: 1.- Dar continuidad al ejercicio de integración enfocando el esfuerzo al tema de Competencias gerenciales: Comunicación, liderazgo, manejo de conflictos y negociación. (Se anexa un modelo sugerido, en láminas de Power Point) 2.- Llevar a cabio el ejercicio de Coaching Grupal en cada área de trabajo del Instituto con su personal clave, para tener un panorama de cambios y mejoras concretas, a manera de seguimiento de este programa de cultura institucional. 3.- Hacer un estudio organizacional de cada área del Instituto en cuanto a funciones, procedimientos y estructura de trabajo para detectar áreas concretas de oportunidad que permitan llevar a cabo ciclos de mejoramiento. 4.- Impartir los mismos cursos de actitud y compromiso en el trabajo y comunicación interna al personal que no los tomó en 2010 y valorar la impartición de un Curso adicional con el tema de Planeación y organización del trabajo. 5.- Como consecuencia de este Programa de Cultura Institucional 2010, realizar el Diagnóstico de Cultura Institucional del IQM con miras a desarrollar su Modelo de Equidad de Género. 6.- Instaurar las juntas semanales de seguimiento del trabajo de una manera ejecutiva (se anexa propuesta de reglas para hacer juntas de trabajo eficientes) y que cada área lleve a cabo juntas internas que permitan que fluya la comunicación interna.

27 7.- Instaurar juntas adicionales mensuales de planeación con enfoque en análisis de problemas y toma de decisiones, con un facilitador externo. Estas juntas se pueden aprovechar también para dar seguimiento a este programa de cultura institucional. 8.- Hacia finales de 2011 y después de haber concluido con el programa de cultura institucional 2011, instaurar un Código de Honor en el equipo de alto nivel..comentarios y observaciones: Son diversas las áreas de oportunidad encontradas a lo largo de este programa de cultura institucional y se observa un buen nivel de madurez en el equipo directivo, así como realismo en las necesidades y en los alcances que el IQM puede tener en función de su razón de ser. Priorizar y actuar con constancia será necesario para lograr una profesionalización del personal y una consolidación del Instituto Queretano de la Mujer. Este Programa de cultura institucional 2010 abre la posibilidad de continuar con el esfuerzo y mantener la iniciativa y motivación interna necesarias durante el 2011, con miras a lograr una mayor contundencia en los resultados cada año Informe cuantitativo Resultados sistematizados de las evaluaciones/cuestionarios pre y post a la capacitación: Cada participante tiene un plan de mejoramiento en su respectiva área de trabajo para el resto de 2010 y para el Reporte de aprovechamiento: Calificación de 10 (diez) a todos los participantes. Resultados de las evaluaciones de la actividad y de los/as facilitadores/as Resultados de la (s) encuesta (s) de satisfacción y calidad Comentarios y observaciones Firma de la persona responsable. Sergio Emilio Castillo Ortíz Instructor