CONTABILIDAD Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA AREAS FUNCIONALES. Son las secciones en las que se divide una empresa a fin de lograr sus objetivos.

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1 CONTABILIDAD Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA AREAS FUNCIONALES Son las secciones en las que se divide una empresa a fin de lograr sus objetivos. Desde que existe el hombre, existe una organización en las funciones. Así, las mujeres cuidaban a los niños y los alimentaban y los hombres salían a buscar el alimento. Con el surgimiento de la Revolución industrial se empiezan a necesitar expertos en la producción, en las finanzas y comercialización y es en ese momento en el que en las empresas se empiezan a dividir por áreas. Después surge el área de recursos humanos por el maltrato que había hacia los empleados (para defender sus derechos y vigilar por su bienestar). Así surgen las áreas funcionales. Cada empresa las adapta a sus necesidades, pero las principales son: PRODUCCIÓN, FINANZAS, RECURSOS HUMANOS, MERCADOTECNIA. Conceptos importantes PRODUCCIÓN PRODUCIR: Extraer o modificar los bienes con objeto de volverlos aptos para satisfacer ciertas necesidades. PRODUCCIÓN: Conjunto de actividades que se realizan para transformar la materia prima. OPERACIONES: Cantidad de actividades o tareas que se necesitan para realizar en cada determinado producto. Cantidad de trabajo que es necesario para llevar a cabo la función de producción. ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN: Término utilizado para referirse a las actividades necesarias para fabricar productos. ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES: Actividades necesarias para producir y entregar un servicio, así como un producto físico. (Desde la adquisición de materias primas hasta que el producto está disponible para el comprador) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES: INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION PRODUCTO O SERVICIO 1

2 INSUMOS: Necesidades de los clientes Información Tecnología Administración y mano de obra Activos fijos y activos variables relevantes para el proceso de transformación. Materiales Provisiones PROCESO DE TRANSFORMACIÓN A) PLANEACIÓN DE OPERACIONES B) OPERACIÓN C) CONTROL DE OPERACIONES A) PLANEACIÓN DE OPERACIONES Durante la planeación de operaciones se realizan cuatro funciones principales: 1. Localización de planta. Antes de iniciar operaciones, se debe tener en cuenta en dónde estará localizada la planta, teniendo en cuenta diferentes factores. Los principales factores que pueden influir sobre la localización son: Las fuentes de abastecimiento Ciertas empresas se localizan próximas a los lugares en los que se obtienen sus materias primas o a sus proveedores por la necesidad de asegurarse el abastecimiento, cuando la materia prima son perecederos y no puede transportarse por mucho tiempo. Los mercados La localización de los clientes o usuarios y la localización de la competencia también forma parte de las consideraciones estratégicas, sobre todo para los servicios. Así, la existencia de un competidor en una zona puede hacerla inadecuada; otra veces, en cambio, las empresas buscan localizarse cerca de sus competidores con objeto de reforzar su poder de atracción de clientes. Los medios de transporte La mano de obra Los suministros básicos Cualquier instalación necesita de suministros básicos como el agua y la energía. 2

3 La calidad de vida Es un factor muy apreciado y considerado por las empresas en la localización de instalaciones, pues influye en la capacidad de atraer y retener el personal, resultando más crítico en empresas de alta tecnología o en las dedicadas a la investigación Las condiciones climatológicas de la zona El proceso productivo puede verse afectado por la temperatura, el grado de humedad, etc. Incrementa costos por implementar calefacción y/o por retrasar la producción. El marco jurídico Las normas comunitarias, nacionales, regionales y locales inciden sobre las empresas, pudiendo variar con la localización. Los impuestos y los servicios públicos La presión fiscal varía entre las diferentes localidades, si esta es alta reduce el atractivo de un lugar, tanto para las empresas como para los empleados. Pero, si las tasas son demasiado bajas pueden ser sinónimo de malos servicios públicos. 2. Diseño e ingeniería del producto: Independientemente de cuál sea el enfoque organizacional que se utilice para el desarrollo de nuevos productos, los pasos que se siguen para el desarrollo de nuevos productos son casi siempre los mismos: Generación de la idea Selección del producto Diseño preliminar del producto Construcción del prototipo La construcción del prototipo puede tener varias formas diferentes. Primero, se pueden fabricar a mano varios prototipos que se parezcan al producto final. Por ejemplo, en la industria automotriz es normal hacer modelos de arcilla de los automóviles nuevos. En la industria de servicios un prototipo podría ser un solo punto en donde se pueda probar el concepto de servicio en su uso real. Pruebas Diseño definitivo del producto Producción del nuevo producto. 3. Distribución de la planta. La distribución en planta implica la ordenación de espacios necesarios para movimiento de material, almacenamiento, equipos o líneas de producción, equipos industriales, administración, servicios para el personal, etc. Hay varios tipos de distribución de planta, dependiendo las necesidades de la empresa: Distribución por posición fija. El material permanece en situación fija, por cuestiones de peso o tamaño y son los hombres y la maquinaria los que confluyen hacia él. Distribución por proceso. Las operaciones del mismo tipo se realizan dentro del mismo sector. La técnica más común para obtener una distribución por proceso, 3

4 es acomodar las estaciones que realizan procesos similares de manera que se optimice su ubicación relativa. Distribución por producto. Es la adoptada cuando la producción está organizada, bien de forma continua, bien repetitiva, siendo el caso más característico el de las cadenas de montaje. El material se desplaza de una operación a la siguiente sin solución de continuidad. 4. Administración de inventarios El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos. Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento. Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento. Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se 4

5 elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible. El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos. La administración de inventarios tiene como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos: Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción. Minimizar la inversión en inventarios. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ABC Este método esta orientado a clasificar los artículos del inventario en base a su costo unitario y al valor de las cantidades utilizadas durante un período determinado. Sobre la base de importancia de cada artículo, se aplican grados diferentes de control en proporción directa al grado de valor y frecuencia de utilización, cuánto más grande el valor y la frecuencia, mayor será el control que se aplique. Dividen el inventario en tres grupos: A : Se incluyen artículos que tienen alto costo de adquisición, rotación más lenta, alta aportación en utilidades o alta utilización, requiere alto control. B : Artículos de menor valor, costo o importancia que los anteriores, requieren de menor control. C : Se requiere poca inversión, tienen poco valor, costo e importancia. Se requiere muy poco control. El control de los artículos del grupo A debe ser el más cuidadoso por el valor de la inversión que representa. 5

6 B) OPERACIÓN DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN Una vez que un producto ha sido seleccionado y el sistema para elaborarlo ha sido diseñado y construido, el siguiente paso es operar el sistema. Esto requiere: establecer una estructura de organización designar al personal en las posiciones capacitar a las personas. La meta es obtener el mayor índice de productividad dentro de un período determinado. C) CONTROL DE OPERACIONES Existen dos tipos de control: control por retro-alimentación (feedback control), y control por adelantado (feedforward control). El control por retroalimentación existe siempre: la salida que se obtiene a partir de insumos y mediante el proceso, es comparada con el resultado esperado, mediante algún procedimiento, (y/o en algún caso instrumento de medida). La medida y comparación con el objetivo puede conducir a acciones correctivas sobre los insumos y/o el proceso. El control por adelantado consiste en la verificación de insumos a fin de tomar acciones adecuadas sobre el proceso en función de las características controladas, también éstas contra estándares, normas o valores preestablecidos. En este caso el control pretende adelantarse a efectos indeseables en la salida. Un ejemplo de este tipo de control es el mantenimiento preventivo. El control de la producción está directamente relacionado con el CONTROL DE CALIDAD: Kaoru Ishikawa, principal representante del control de calidad lo define como: Desarrollar, diseñar manufacturar y mantener un producto de calidad que sea el más económico, el más útil y siempre satisfactorio para el consumidor 6