MANUAL ADMINISTRATIVO DE IMPLEMENTACIÓN

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1 MANUAL ADMINISTRATIVO DE IMPLEMENTACIÓN Actualización: Diciembre 2011 Página 1 de 14

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 Diagrama proceso de implementación PSE.4 CONVENIO PSE (DEBITO A CUENTA DE AHORROS O CORRIENTE)... 5 Qué es PSE (Proveedor de servicios electrónicos)?... 5 Pasos para adquirir la certificación PSE... 5 Proceso de certificación ante ACH Colombia (Por parte del comercio y PagosOnline)... 6 Certificación ante ACH Colombia... 6 REQUISITOS PARA SALIR A PRODUCCIÓN ANEXOS ANEXO 1. Formulario de Registro de Usuarios ante PSE ANEXO 2. Contactos ACH Colombia Página 2 de 14

3 INTRODUCCIÓN Este manual está dirigido a los comercios que realizarán el proceso de implementación con PAGOSONLINE y deseen manejar convenios personalizados. En el encontrará el proceso que debe seguir para convenio con PSE: Convenios con cuenta de ahorro o corriente (PSE) Página 3 de 14

4 Diagrama proceso de implementación PSE El siguiente diagrama muestra los pasos que se deben seguir para obtener convenios con PSE, señalando los responsables de cada actividad. ENVÍO FORMATO PSE AL BANCO Responsable: Comercio PRESENTACIÓN ANTE ACH Responsable: Banco PRESENTACIÓN COMERCIO EN PAGOSONLINE Responsable: ACH REVISIÓN TÉCNICA DEL SITIO El sitio debe cumplir con estándar ACH Responsable: Comercio/Ing. de implementación ENVÍO DEL SITIO A CERTIFICACIÓN ACH Responsable: Ingeniero implementación El sitio web cumple requisitos de ACH? NO SI CERTIFICACIÓN SITIO Envío acta certificación al comercio Responsable: ACH ENVÍO ACTA FIRMADA A ACH Responsable: comercio ENVÍO USUARIO Y CLAVES AL COMERCIO Responsable: ACH CREAR CODIGO DE SERVICIO Y REGISTRAR CUENTA RECAUDADORA Responsable: comercio APROBAR CODIGO DE SERVICIO Responsable: ACH APROBAR CUENTA RECAUDADORA Responsable: Banco ENLAZAR COD. DE SERVICIO A LA CUENTA RECAUDADORA Responsable: comercio Página 4 de 14

5 CONVENIO PSE (DEBITO A CUENTA DE AHORROS O CORRIENTE) Qué es PSE (Proveedor de servicios electrónicos)? Es un sistema desarrollado por ACH Colombia, mediante el cual las empresas brindan a los usuarios la posibilidad de realizar su pago y/o compras a través de internet debitando los recursos de la entidad financiera donde estos tengan su dinero y depositándolos a la cuenta de las empresas. ACH Colombia es la entidad encargada de realizar la certificación de la página para tener activo el medio de pago PSE. Para más información puede consultar en Pasos para adquirir la certificación PSE El comercio debe informar al banco recaudador que desea utilizar el medio de pago PSE (Debito a cuenta de ahorros o corriente) en su página web. Del mismo modo en ese momento pueden realizar la negociación de las tarifas para el recaudo con el sistema PSE Diligenciar el formulario de Registro de Usuarios ante PSE y entregarlo al banco para que este a su vez lo envíe a ACH adjuntando una carta de presentación del comercio en la cual debe indicar que van a trabajar con el Hosting PagosOnline. Imagen 5 Formulario de registro de usuarios ante PSE Página 5 de 14

6 NOTA: La documentación correspondiente al proceso debe estar al día, diligenciada en computador y radicada en original IMPORTANTE: En caso que la imagen que utilicen en su página Web sea diferente a la razón social de su compañía registrada en el formato de registro de usuarios ante PSE, es importante enviar un documento donde certifique que esta imagen es una marca registrada del Comercio Proceso de certificación ante ACH Colombia (Por parte del comercio y PagosOnline) ACH Colombia informa que el comercio fue presentado y a su vez asigna un ingeniero para iniciar la fase de pruebas de la página web. Esta información se realiza por correo electrónico tanto al comercio como a PagosOnLine. El ingeniero a cargo del proceso de implementación por parte de PagosOnLine, se contacta con la persona encargada por parte del comercio del área técnica para realizar las modificaciones necesarias de la certificación de la página web. Una vez la página cumpla con ciertos criterios que ACH exige para la certificación, el Ingeniero de PagosOnline envía la página a certificar. Certificación ante ACH Colombia Una vez la página web se encuentre certificada ante ACH Colombia, se continúan con los siguientes trámites administrativos: Diligenciamiento del acta: ACH Colombia envía el acta para la certificación de ingreso a PSE. Esta acta debe ser firmada y diligenciada por las personas responsables del proceso por parte del comercio. Así mismo debe ser devuelta inicialmente por fax al en Bogotá y posteriormente por correo físico a ACH Colombia S.A. Transversal 23 No Edificio City Business Piso 3, dirigida a la Dirección de Operaciones. Página 6 de 14

7 Imagen 6 Acta de certificación de ingreso PSE Una vez ACH Colombia recibe el acta de certificación y la documentación radicada por el banco (Formato de usuarios ante PSE y Carta de presentación), da el visto bueno de esta documentación y posteriormente proceden a enviar las claves para acceder al módulo administrativo de PSE. Esta información es enviada por correo electrónico al Administrador de Cuentas y Administrador de Usuarios quienes son las personas que el comercio registró en el formato de usuarios. Con la información suministrada por ACH Colombia ( Usuario y Claves), el Administrador de Cuentas debe acceder al módulo administrativo a través de como se ve en la imagen a continuación. Página 7 de 14

8 Imagen 7 Página principal PSE El Administrador de Usuarios debe dar click en IR AL MODULO ADMINISTRATIVO donde ingresa su usuario y clave para crear el código de servicio y registrar la cuenta recaudadora donde desean recibir el dinero de las transacciones realizadas por PSE. Página 8 de 14

9 Imagen 8 Ingreso al módulo administrativo. Nota: El sistema solicita el cambio de clave. Esta nueva clave debe contener mínimo 6 caracteres máximo 15 (debe ser alfa numérica). Una vez se crea dicho Código de servicio y Cuenta Recaudadora, ACH Colombia aprueba el código de servicio y el banco recaudador aprueba la cuenta. Para finalizar el proceso se debe hacer el enlace del código con la cuenta y posteriormente se procede a crear el convenio PSE en la plataforma de PagosOnLine. Imagen 9 Aprobación código de servicio NOTA: Una vez el sitio se certifique el comercio debe solicitar una capacitación del módulo administrativo de PSE a ACH Colombia al correo [email protected] Página 9 de 14

10 REQUISITOS PARA SALIR A PRODUCCIÓN Configuración del modulo antifraude (MAF) con la asesoría del Ejecutivo Comercial Capacitación del Módulo Administrativo de PagosOnline que debe realizarse por intermedio de su Ejecutivo Post- Venta. Se envía un acta de salida a producción que debe ser firmada y regresada por parte del comercio a PagosOnline. Página 10 de 14

11 ANEXOS ANEXO 1. Formulario de Registro de Usuarios ante PSE. AUTORIZACIÓN USUARIOS ANTE EL PSE (EMPRESA) Datos de la Autorización FECHA DE ELABORACION TIPO DE NOVEDAD: Datos Básicos de la Empresa (Diligenciar estos datos en su totalidad) RAZON SOCIAL: NIT: DIRECCION: NÚMEROS TELEFÓNICOS: ACTIVIDAD ECONÓMICA CODIGO CIIU 29/12/2011 Inclusión Eliminación Modificación Datos Básicos del Administrador de Usuarios: Crea Usuarios Operadores en el sistema asignándoles funciones de consulta y descarga de archivos de recaudo. El tiene acceso a todo tipo de consultas. (Diligenciar estos datos en su totalidad) NOMBRE: CARGO ACTUAL: AREA: CEDULA: DIRECCION: CIUDAD: TELEFONO: FAX: CELULAR: Datos Básicos del Administrador de Cuentas: Define las reglas de negocio, es decir, registra la(s) cuenta(s) recaudadora(s) y servicios en el Módulo Administrativo PSE. Define la estructura de los archivos de conciliación que va a manejar la empresa. (Diligenciar estos datos en su totalidad) NOMBRE: CARGO ACTUAL: AREA: CEDULA: Página 11 de 14

12 AUTORIZACIÓN USUARIOS ANTE EL PSE (EMPRESA) DIRECCION: CIUDAD: TELEFONO: FAX: CELULAR: NOMBRE: CARGO ACTUAL: Datos Básicos de los Usuarios Responsables de la Fase de Pruebas: Se encargan de la realización de las pruebas de integración al servicio PSE. CEDULA: TELEFONO: FAX: CELULAR: NOMBRE: CARGO ACTUAL: CEDULA: TELEFONO: FAX: CELULAR: Datos Básicos del Usuario Soporte Operativo: Contacto al cual se le remitirá solicitudes de las Entidades Financieras o de los usuarios de la misma compañía, una vez esta se encuentre en producción. NOMBRE: CARGO ACTUAL: CEDULA: TELEFONO: FAX: CELULAR: Información del Representante Legal NOMBRE: CEDULA: TELÉFONO: Yo, en mi calidad de Representante Legal de la Empresa arriba determinada, por medio de la presente y bajo mi absoluta responsabilidad, autorizo a partir de la fecha, se incluyan las siguientes novedades: (1) Administrador de Usuarios (quien tendrá la responsabilidad de administrar los usuarios del Módulo de Administración de PSE), (2) Administrador de Cuentas (quien tendrá la responsabilidad de crear y mantener los servicios de la Empresa y las cuentas de recaudo) y (3) Responsables de la Fase de Pruebas (quienes se encargarán de realizar las pruebas de integración al servicio). Igualmente me hago responsable por la información de la empresa consignada en este formato, así como los datos de los correos electrónicos de los usuarios a los que les llegarán las claves de acceso al sistema. Firma del Representante Legal Vo.Bo. PSE: Página 12 de 14

13 ANEXO.2 Contactos ACH Colombia CONTACTOS ACH COLOMBIA TELEFONO ACH COLOMBIA (Acta) ACH COLOMBIA (Claves y capacitaciones) INGENIERO ASIGNADO Según asignación de ACH Ext 1618 [email protected] Sandra Daza Ext 1221 [email protected] Carla Medina Ext 1220 [email protected] Marcela Franco Ext 1222 [email protected] Según asignación de ACH Ext 1618 [email protected] Página 13 de 14

14 . El éxito de un negocio en línea esta en hacer que el cliente reciba el mejor producto con el mejor servicio. PagosOnLine Calle 93 B No oficina 301 PBX: (+1) PagosOnLine Calle 93 B No Ofc. 301 PBX: (+1) Servicio al Cliente: Bogotá Línea Nacional [email protected] Página 14 de 14