UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 9 INDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES POLITICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 5. FLUJOGRAMA 5 6. REGISTROS 8 7. CONTROL DE CAMBIOS 9 8. ANEXOS 9 Elaborado por Emma Paola Gómez Támara Cargo Jefe Firma: Revisado por Nohemí Carrascal Torres Firma: Cargo Jefe Aseguramiento la Calidad Aprobado por Rafael Enrique Castellanos Pinedo Firma: Cargo Vicerrector Administrativo

2 OBJETIVO Facilitar la adaptación l nuevo estudiante al medio universitario, socializando con éstos toda la información que ben conocer en relación a la Universidad, su estructura, funcionamiento y reglamentos, así mismo informarlos acerca los servicios que ofrece el Proceso Gestión. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los estudiantes admitidos que ingresan a primer semestre en la Universidad Córdoba. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES Este programa ofrece al estudiante que ingresa a primer semestre una orientación general respecto al funcionamiento la Universidad, sus rechos, beres a los servicios y beneficios a que pue accer durante su permanencia en la Institución, al igual que brinda un conocimiento sobre la estructura curricular correspondiente al programa académico al cual pertenece y los reglamentos l mismo. De igual manera se favorece la adaptación y el sentido pertenencia l estudiante hacia la Universidad, con el sarrollo l contenido temático que compren el módulo Sensibilización para la Vida Universitaria. 4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todos los estudiantes que ingresan a primer semestre en la Institución se les be hacer la inducción y orientación curricular para facilitar la adaptación este estudiante en el medio universitario. Durante el primer semestre académico se le ofrecerán a todos los estudiantes admitidos un módulo sensibilización a la vida universitaria para que éste conozca todo lo concerniente a la universidad, su estructura y funcionamiento.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsables Descripción 01 Jefe y responsable equipo trabajo y evaluación Actividas (FGBU-043) Jefe oficina Responsable sarrollo humano Jefe oficina Jefe oficina y responsable Jefe y equipo trabajo Equipo trabajo Equipo trabajo sarrollo humano, jefes partamento y secretario académico Planea las actividas a sarrollar en los días inducción a estudiantes nuevos y diligencia Formato Planeación, control Solicita a la Admisiones, Registro y Control Académico, listado estudiantes admitidos en los programas que ofrece la institución. Elabora y envía un listado necesidas al Jefe la Oficina Universitario para la realización la actividad programada. Solicita los recursos necesarios a través l Formato Solicitud Adquisición Bienes y Servicios (FGCA-001) Verifica que las condiciones actuales para la prestación l servicio inducción cumplan con los atributos finidos y diligencia formato validación l servicio (FGBU-018), La cual be hacerse al inicio calendario académico. Si las condiciones son las requeridas siga al paso 6; sino diríjase al paso 4. Convoca a través diversos medios informativos a los estudiantes nuevos al acto inducción en la Universidad, dando a conocer la fecha y lugar realización l evento, al igual que invita a las directivas académicas y administrativas la Institución. Realiza acto bienvenida; en el cual los Directivos hacen los actos protocolarios bienvenida; posteriormente procen a dar información acerca los procesos Académicos y Administrativos; socializan las Áreas, servicios y programas, el Reglamento Académico Estudiantil y la presentación los más servicios al interior la Universidad. (Biblioteca, Internet, Plan Padrino). Presentación grupos culturales y entrega refrigerio. Diligencia Formato Asistencia a Eventos (FGBU-001). Realiza orientación curricular y socialización l reglamento académico estudiantil. Diligencia Formato Asistencia a Eventos (FGBU-001).

4 4 9 Pasos Responsables Descripción Jefe y equipo trabajo 09 Planeación, control y evaluación Actividas 043). universitario Responsable Equipo trabajo sarrollo humano Responsable Jefe oficina Jefe oficina Responsable y Evalúan la actividad inducción. Diligencia Formato (FGBU- Verifica que las condiciones actuales para la prestación l servicio sensibilización a la vida universitaria cumplan con los atributos finidos y diligencia formato validación l servicio (FGBU-018), lo cual be hacerse una vez al semestre previo a la prestación l servicio. Si las condiciones son las requeridas siga al paso 11; sino diríjase al paso 4. Desarrolla el módulo Sensibilización para la Vida Universitaria durante el semestre para los programas académico que concedan dicho espacio. Diligencia Formato Asistencia a Eventos (FGBU-001), y evalúan la satisfacción los estudiantes a través la encuesta satisfacción l cliente. (FGBU-049). Elabora y envía al Jefe la el informe correspondiente a las actividas realizadas durante el semestre. Diligencia Formato para la presentación Informes Gestión (FGBU-044). Evalúa todas las actividas contenidas en el programa. Diligencia Formato Planeación, control y evaluación Actividas (FGBU-043). Envía al jefe la Planeación el informe consolidado correspondiente a las actividas realizadas durante el semestre. Diligencia formato para la presentación informe gestión (FGBU-044). En la oficina l Desarrollo Humano correspondiente se conservan todos los registros generados en la actividad inducción y en las facultas los documentos generados en las actividas sensibilización. control registros (PPLA-002) FIN DEL PROCEDIMIENTO

5 FLUJOGRAMA Jefe la Responsable Equipo trabajo Directivos la universidad, jefes partamento y secretario académico. INICIO Se diligencia formato FGBU-043 Solicita listado estudiantes admitidos Elabora lista necesidas y las envía al jefe Oficina Diligencia formato FGCA-001. a Realiza validación l servicio y verifica las condiciones existentes FGBU-018 No Cumple con las condiciones existentes? 1

6 6 9 Jefe la oficina Equipo trabajo Directivos la universidad, jefes partamento y secretario académico 1 Convoca a los estudiantes nuevos al acto inducción, e invita a directivas es Realiza actos protocolarios bienvenida FGBU-001 Realiza orientación curricular y socialización l reglamento académico estudiantil FGBU-001 Se diligencia formato FGBU-043 a Realiza validación l servicio y verifica las condiciones existentes FGBU-018 No Cumple con las condiciones existentes? Si 2

7 7 9 Jefe la oficina Responsable Equipo trabajo Directivos la universidad, jefes partamento y secretario académico. 1 Desarrolla el módulo Sensibilización y evalúa la satisfacción l servicio. FGBU-001 FGBU-049 Envía al jefe la oficina el informe gestión FGBU-044 Diligencia Formato PGBU-043 Diligencia formato PGBU- 044 Se conservan registros según PPLA-002. FIN

8 REGISTROS Código Nombre Respons able diligenci arlo Lugar archivo Medio archivo Tiempo archivo Disposici ón FGBU-001 Formato Registro Asistencia a Eventos Asistentes a los diferentes eventos. y en cada Facultad. A.G:5 A.C:1 Eliminación FGBU-018 formato validación l servicio Jefe Oficina y Profesional Responsable l área A.G:3 A.C:1 Eliminación FGBU-043 Formato Planeación, control y evaluación actividas Jefe Oficina y Profesional Responsable l área y en cada facultad. A.G:1 A.C: 1 Eliminación FGBU-044 FGBU- 049 FGCA-001 Informe Gestión Encuesta satisfacció n l cliente Solicitud Adquisición Bienes y Servicios Jefe Oficina y Profesionale s Responsable s en cada Área cliente Jefe Oficina y oficina l Área l área correspondi ente y Contratación y Adquisiciones y en medio digital A.G:2 A.G:10 A.G:3 A.C:1 A.G:2 A.C: 1 Conservac ión Eliminació n Eliminación

9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 2 Se modificó el alcance l procedimiento en cuanto a población objeto Se incluyeron políticas operación 19-DIC ANEXOS No aplica