TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO PARA EL DESARROLLO DE LOS INSTRUMENTOS Y LAS METODOLOGÍAS DE LA GESTIÓN DEL RENDIMIENTO PARA EL REGIMEN GENERAL Y ESPECIAL EN EL MARCO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DEL SERVICIO CIVIL 1. Antecedentes La Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR es el organismo técnico especializado y rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado, encargado de establecer, desarrollar y ejecutar la política de Estado respecto del Servicio Civil. La Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil (GDCRSC) tiene la responsabilidad de implementar políticas de desarrollo de capacidades y gestión del rendimiento. La gestión del rendimiento constituye un proceso clave para la implementación de la reforma del Servicio Civil, considerando que tiene la finalidad de medir el rendimiento de las personas en el puesto de trabajo y el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. En este sentido, SERVIR ha avanzado en la definición de las bases conceptuales y metodológicas para la definición de un Modelo de Gestión del Rendimiento, que -dentro de las prescripciones normativas vigentes-, permita a las entidades del estado peruano implementar este mecanismo estratégico de gestión y mejoramiento del desempeño de sus servidores públicos. Asimismo, existen aproximadamente 760 municipalidades que cuentan con hasta 20 servidores, lo cual justifica que se establezcan reglas especiales para este tipo de entidades públicas. Como la reforma del servicio civil es flexible y busca adaptarse a la heterogeneidad de las características y particularidades de las entidades, en los distintos niveles de gobierno, es necesario desarrollar metodologías, instrumentos, condiciones, requisitos y procedimientos especiales que respondan a las necesidades de los distintos niveles de gobierno. En razón a lo anterior, se requiere la contratación de un servicio de consultoría para cubrir dicha necesidad como parte del proceso de implementación de la Ley del Servicio Civil. 2. Finalidad Pública Contar con una propuesta de metodologías e instrumentos para la implementación del sub sistema de gestión del rendimiento en las entidades del sector público en el marco de lo establecido por la Ley del Servicio Civil. 3. Objetivo Desarrollar una propuesta de metodologías e instrumentos para la implementación de la gestión del rendimiento a ser aplicable por todas las entidades del Sector Público, en el marco de lo establecido en la LSC. 4. Alcances del Trabajo El contratista deberá realizar, como mínimo, las siguientes actividades: 1

2 Elaboración de un Manual de Gestión del Rendimiento 1. Este Manual deberá orientar el proceso de implementación de la Gestión del Rendimiento definida en la Ley del Servicio Civil y el modelo adoptado que comprende un ciclo integral de 5 etapas, definido en el reglamento. El principal objeto de este Manual es brindar lineamientos técnicos y explicar sus alcances, las etapas y actividades para su implementación, tanto para las entidades en general, así como aquellas sujetas al régimen especial. El Manual deberá incluir los factores, metodologías, instrumentos y procedimientos básicos, a ser utilizados por las entidades en cada una de las etapas de la gestión del rendimiento, tomando en consideración la diversidad institucional en materia organizacional y funcional, los grupos de servidores civiles y otros criterios, que posibiliten a las entidades a plantear metodologías e instrumentos alternativos a los de SERVIR, que respondan a sus características institucionales, los tipos de puestos existentes y los servicios que brindan. Elaboración de una Guía Metodológica para la Evaluación del Desempeño 2. La guía está orientada a facilitar a los evaluadores la realización del proceso de evaluación. Deberá contener una descripción detallada de las metodologías de evaluación del desempeño y de los instrumentos a aplicarse para el régimen general y especial. Asimismo, deberá explicar cómo realizar la evaluación según los factores, metodologías e instrumentos básicos a aplicar, para cada uno de los grupos 3 a evaluar. Deberá contemplarse la elaboración de 2 guías metodológicas: una para el Régimen General y otra para el Régimen Especial. Para este último caso, la propuesta debe incluir información a partir de una muestra de 10 entidades del régimen especial. Ver Anexo Metodología del trabajo Se aplicará la siguiente metodología: El contratista desarrollará sus actividades trabajando de manera coordinada con la GDCRSC y las personas que esta designe. De ser necesario, SERVIR realizará las comunicaciones formales necesarias para que el contratista pueda establecer contacto con las entidades para su participación en talleres de trabajo de reflexión de la metodología propuesta y relevar la información pertinente; por su parte, el contratista se encargará de coordinar horarios, fechas y plazos para la realización de talleres de trabajo, en caso sea necesario. El contratista deberá revisar la documentación y trabajos previos desarrollados por SERVIR en materia de lineamientos de Evaluación del Desempeño. Asimismo, deberá considerarse la revisión de Manuales y Guías sobre el tema, implementadas en otros países. 1 Manual: entiéndase al documento que brinda todos los elementos básicos relacionados a la gestión del rendimiento, sean los aspectos normativos, etapas del proceso, actividades a realizar en cada etapa, responsables, periodicidad, documentación a utilizar, entre otros. Siguiendo las instrucciones planteadas en el manual, los usuarios estarán en capacidad de visualizar y comprender en su totalidad el proceso de gestión del rendimiento. 2 Guía: entiéndase al documento o instructivo que detalla los pasos que debe seguir el evaluador para efectuar la evaluación del desempeño de sus colaboradores, explicando la metodología utilizada al detalle, de modo que exista claridad y consistencia en el proceso de evaluación. 3 Directivos públicos, servidores de carrera, servidores de actividades complementarias. 4 El Anexo 01 contiene una lista de entidades con los criterios relevantes para su elección. La selección de las entidades puede ser modificada previa coordinación con la GDCRSC. 2

3 El contratista deberá validar los factores (metas y compromisos según definición establecida en el Reglamento), la metodología e instrumentos de evaluación mediante paneles de expertos o workshops con no menos de seis (6) expertos reconocidos en la temática acordados previamente con la GDCRSC. Realización de una capacitación al personal de SERVIR sobre la aplicación de los instrumentos desarrollados y la metodología a utilizar, para que pueda acompañar a las entidades públicas en la implementación del Sistema de Gestión del Rendimiento Etapas del servicio El servicio consta de dos (02) etapas: 1) Elaborar un Plan de Trabajo que contemple: Revisar la documentación relacionada con los lineamientos de Evaluación del Desempeño definidos como parte de los trabajos previos y consultorías desarrolladas por SERVIR. Definir el marco de gestión y metodología que será empleada durante la ejecución del servicio. Ajustar las etapas y actividades presentadas en la propuesta técnica de acuerdo a los aportes de la contraparte en SERVIR. Identificar los requerimientos de participación del equipo de la GDCRSC u otras áreas que se considere de SERVIR, así como el cronograma de reuniones a realizarse como parte del servicio. Presentar la estructura detallada del trabajo y el cronograma del servicio. 2) Desarrollo de la propuesta de factores, metodologías e instrumentos de la Gestión del Rendimiento que permita a las entidades públicas del Estado Peruano conocer, de manera ágil y sencilla, cómo desarrollar y aplicar el modelo de gestión del rendimiento en sus instituciones. 2.1) Elaborar una propuesta de factores de evaluación considerando que ésta será aplicable al mayor número de entidades públicas posible. Asimismo, deberá elaborarse la propuesta correspondiente al régimen especial. Los factores de evaluación son aspectos observables y verificables sobre los cuales el evaluador debe sustentar la valoración de la actuación del Servidor Civil. Los factores mínimos a utilizar podrán estar asociados a: 2.1.1Metas, con las que se evalúa el cumplimiento de objetivos asignados, pudiendo aplicarse estas a cada uno de los servidores civiles o al área: a) Metas individuales: aquellas que contemplan compromisos propios a la misión y funciones del puesto y deben formularse en términos de contribución individual a los objetivos y líneas de actuación de la unidad de trabajo, de conformidad con el Plan Operativo Institucional. Deben ser mensurables y alcanzables. b) Metas Grupales: aquellas definidas de manera conjunta y para un área o entidad. Deben ir alineadas al Plan Operativo Institucional. Se debe considerar la evaluación del área o entidad en conjunto al momento de valorar dichos objetivos, independientemente de la participación de cada servidor Compromisos, referidos al comportamiento del servidor, sobre los cuales se califican aspectos conductuales del servidor civil en relación tanto a la ejecución de la misión y a las funciones de su puesto, como al cumplimiento de las metas establecidas. Deben soportarse en indicadores observables y verificables. 3

4 2.2) Definir como parte de la metodología de evaluación los siguiente: a) Propuesta de asignación de pesos para los factores de evaluación considerados. b) Propuesta de valorización para cada factor de evaluación sean metas individuales, metas grupales o compromisos, especificando en cada caso, la cantidad de niveles o grados de valorización a utilizar y los valores asignados a cada nivel, así como los indicadores observables y verificables que sustentan el valor de cada nivel. c) Propuesta de escala de calificación que asocie los resultados de la evaluación con las calificaciones indicadas en la Ley y su Reglamento: rendimiento distinguido, buen rendimiento y rendimiento sujeto a observación. En el caso del rendimiento distinguido proponer criterios adicionales al resultado de la evaluación que puedan ser utilizados para asignar esta calificación. 2.3) Diseñar y elaborar detalladamente los instrumentos o formatos tipo de evaluación para el Régimen General y los correspondientes al Régimen Especial. La propuesta de diseño de los instrumentos deberá considerar los grupos de servidores establecidos en la Ley Nº 30057: directivos públicos, servidores de carrera y servidores de actividades complementarias, así como las características y condiciones de las entidades sujetas al régimen especial, precisando la pertinencia de la aplicación de factores cualitativos y/o cuantitativos (compromisos, metas individuales, metas grupales). En el caso de los instrumentos tipo para evaluación de metas, se debe considerar el cumplimiento de objetivos individuales como grupales de los servidores del Régimen General y para los servidores del Régimen Especial. En el caso de los instrumentos tipo para evaluación de compromisos, se debe considerar una propuesta de aspectos observables y verificables (indicadores conductuales), referidos al comportamiento del servidor para calificar aspectos conductuales en relación a la ejecución de la misión y funciones del puesto, así como al cumplimiento de las metas establecidas. 2.4) Diseñar y elaborar detalladamente los formatos, que deben ser utilizados como parte del proceso de Gestión del Rendimiento en las etapas contempladas en el modelo de gestión del rendimiento. La lista de formatos que se detalla a continuación no es taxativa e incluye los siguientes: a) Información general del servidor para la evaluación. b) Metas individuales asignadas al servidor c) Documento de notificación de metas al servidor d) Registro del desempeño del servidor a lo largo del período de seguimiento e) Evaluación y calificación asignada al servidor, en el período de evaluación. f) Constancia de notificación de la calificación otorgada al servidor g) Solicitud de confirmación de calificación obtenida al Comité de Institucional de Evaluación h) Acta de la retroalimentación realizada con el servidor i) Plan de Mejora j) Formato para observaciones que por escrito y debidamente fundamentadas plantee el servidor sobre metas, plazos, acciones de seguimiento y en general todos los actos y acciones vinculadas con las etapas de la gestión del rendimiento 4

5 2.5) Elaborar una propuesta de Manual de Gestión del Rendimiento, como documento de orientación y soporte para la implementación de la Gestión del Rendimiento en las entidades públicas. El contenido mínimo del manual deberá considerar: a) Modelo conceptual de la gestión del rendimiento b) Detalle de las actividades, responsables y formatos a utilizar en cada una de las etapas. c) Diagramación de las etapas del modelo de gestión del rendimiento: planificación, establecimiento de compromisos y metas, seguimiento, evaluación y retroalimentación, y las actividades a realizar en cada una. La diagramación deberá facilitar la comprensión del modelo. d) Los factores, metodologías, instrumentos y procedimientos básicos, a ser utilizados por las entidades en cada una de las etapas de la gestión del rendimiento, tomando en consideración la diversidad institucional en materia organizacional y funcional, los grupos de servidores civiles, entre otros criterios En el Anexo 02 se muestra un ejemplo de contenidos mínimos del manual. 2.6) Elaborar una propuesta de Guía Metodológica para la Evaluación del Desempeño, que explique en detalle la aplicación de los instrumentos y metodologías desarrollados para realizar la evaluación del desempeño. Debe considerarse una guía para las entidades incluidas en el Régimen General y otra para el Régimen Especial. El contenido mínimo de la Guía deberá considerar: El instrumento tipo a aplicar para la evaluación de metas individuales y grupales, y para la evaluación de compromisos, diferenciando según grupo (directivo, servidores de carrera, servidores de actividades complementarias) La metodología a utilizar La explicación del uso de los instrumentos o formatos, necesarios para realizar la evaluación del desempeño de los servidores. En el Anexo 03 se muestra un ejemplo de contenidos mínimos de la guía metodológica. 2.7) Validar la propuesta de factores, metodología e instrumentos de evaluación desarrollados a través de paneles de expertos reconocidos en la materia. 6. Productos y plazos de entrega Todos los productos deben tomar en cuenta las consideraciones y actividades detalladas en las etapas del servicio. Los productos que deberán ser entregados por el contratista son: Actividad Producto 01: Plan de trabajo. Producto 02: Factores, metodología e instrumentos detallados para la Gestión del Rendimiento para los Período A los 5 días calendario, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato. A los 50 días calendario, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato. 5

6 Actividad distintos grupos de servidores y para las entidades del régimen especial. Producto 03: Versión preliminar del Manual y las dos Guías Metodológicas para la gestión del rendimiento. Producto 04: Informe final que detalle las actividades ejecutadas, la validación de factores, metodologías e instrumentos así como la versión final del Manual y las Guías. Período A los 80 días calendario, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato A los 90 días calendario, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato 7. Requerimiento del proveedor y de su personal El servicio puede ser ejecutado por una persona jurídica con experiencia en la prestación de servicios de consultoría en modernización de gestión pública o temas relacionados con gestión pública a nivel nacional o internacional 5. Experiencia General El postor deberá acreditar como mínimo cinco (05) servicios relacionados a la gestión de recursos humanos en el sector público y/o privado. Experiencia Específica que el postor deberá acreditar: La realización de por lo menos tres (03) servicios asociados con desarrollo e implementación de sistemas de evaluación del desempeño en entidades del sector público. Asimismo, el postor deberá contar con un equipo de trabajo que cumpla los siguientes requisitos: Un (1) coordinador de servicio: Título Profesional Universitario en Ingeniería Industrial, Psicología, Administración, Economía, Derecho o afines a la función, con estudios de maestría en gestión, administración, gestión de proyectos o afines. Debe tener una experiencia general mínima de seis (06) años en temas relacionados con gestión pública o modernización de la gestión pública o consultorías en gestión pública o modernización de la gestión pública a nivel nacional o internacional. Asimismo, debe contar con, al menos, cinco (05) años de experiencia específica liderando proyectos en entidades del sector público y/o privado nacional o internacional, relacionados con definición y gestión estratégica, organización de entidades públicas, definición y reingeniería de procesos o reorganización en recursos humanos. Como mínimo debe acreditar la participación en un (1) proyecto o servicio relacionado con evaluación del desempeño. Dos (2) Especialistas en Organización, Procesos y Recursos Humanos: titulados en Ingeniería Industrial, Administración, Psicología, Economía, o afines a la función. Deben tener una experiencia general mínima de cuatro (04) años en temas de planificación, estrategia, procesos, u organización en el sector público y/o privado. Asimismo, debe contar con, al menos, 02 años de experiencia específica en proyectos de mejora de entidades del sector 5 Modernización de la gestión pública es equivalente a optimización de procesos, gestión pública, automatización de sistemas o procesos o reforma de la administración pública. 6

7 público en temas de definición o reingeniería de procesos u organización y experiencia acreditada en al menos 3 proyectos de recursos humanos. 8. Coordinación y Supervisión La coordinación y supervisión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil (GDCRSC) de SERVIR. 9. Contrataciones y servicios cubiertos por SERVIR Los costos de traslados y los talleres de trabajo que puedan necesitarse serán asumidos por el contratista y deberán ser considerados en la propuesta económica. 10. Forma de pago El servicio se pagará de la siguiente forma: 10% del monto total a la conformidad del producto 01 30% del monto total a la conformidad del producto 02 30% del monto total a la conformidad del producto 03 30% del monto total a la conformidad del producto 04 por parte de la Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil de SERVIR. El pago se efectuará dentro de los quince (15) días calendarios siguientes de la emisión de la conformidad. 11. Propiedad intelectual El contratista no tendrá ningún título, patente u otros derechos de propiedad en ninguno de los documentos preparados, tales derechos pasarán a ser propiedad de SERVIR. 12. Reserva y Confidencialidad EL CONTRATISTA reconoce que la naturaleza de los servicios objeto del presente contrato permite el acceso a datos e información confidencial y privilegiada, y se compromete a no revelar, comentar, suministrar o transferir de cualquier forma, tal información a terceros sin la aprobación expresa de SERVIR, otorgada con anterioridad y por escrito. Esta obligación incluye a todo el personal designado para la prestación del servicio. EL CONTRATISTA se compromete a adoptar las medidas necesarias para garantizar el fiel cumplimiento de lo dispuesto en la presente cláusula. EL CONTRATISTA deberá mantener en forma reservada toda la información suministrada por SERVIR. Al término de cada encargo, EL CONTRATISTA devolverá todos los documentos que le hubiesen sido entregados por SERVIR. En caso de incumplimiento de lo que ha sido indicado precedentemente, EL CONTRATISTA deberá indemnizar hasta por un máximo de diez por ciento (10%) de monto del contrato a SERVIR por el daño causado sea cual fuere, sin perjuicio de iniciar las correspondientes acciones legales que SERVIR pueda iniciar contra EL CONTRATISTA. La obligación de confidencialidad sobrevivirá a la terminación del contrato y permanecerá en el tiempo y no podrá divulgarse en ningún momento; el incumplimiento de esta obligación por EL CONTRATISTA y/o su personal, originará el derecho de SERVIR para accionar legalmente contra EL CONTRATISTA y/o su personal. 13. Responsabilidad El plazo máximo de responsabilidad del contratista, por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos del servicio, es de un (01) año, contados a partir de la conformidad del servicio. 7

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9 ANEXO 01 REGIMEN ESPECIAL - MUNICIPALIDADES Criterio 1 N Instituciones Lugar Departamento Provincia Criterio 2 Criterio 3 1 Municipalidad Distrital Costa Piura Paita Urbana 2 Municipalidad Distrital Costa Piura Paita Rural 3 Municipalidad Distrital Costa Lima Yauyos Urbana Menos 4 Municipalidad Distrital Costa Lima Yauyos Rural Menos 5 Municipalidad Distrital Sierra Junín Jauja Urbana 6 Municipalidad Distrital Sierra Junín Jauja Rural 7 Municipalidad Distrital Sierra Apurímac Abancay Urbana Menos 8 Municipalidad Distrital Sierra Apurímac Abancay Rural Menos 9 Municipalidad Distrital Selva San Martín San Martin Urbana 10 Municipalidad Distrital Selva San Martín San Martín Rural Notas.- Criterio1: Ubicación geográfica Criterio2: Agenda (urbana, rural) Criterio3: Nivel de desarrollo 9

10 ANEXO 02 MANUAL DE GESTIÓN DEL RENDIMIENTO 1. INDICE 2. OBJETIVOS DEL MANUAL 3. BASE LEGAL (Marco Normativo - Ley N y Reglamentos) 4. NORMAS GENERALES (alcance, requisitos mínimos, periodicidad, excepciones, etc.) 5. RESPONSABLES DEL PROCESO a. Responsables b. Funciones y responsabilidades 6. MODELO DE GESTIÓN DEL RENDIMIENTO a. Mapa de Procesos b. Etapas (Planificación, Establecimiento de compromisos y metas Seguimiento, Evaluación, Retroalimentación) 7. PROCEDIMIENTOS a. Diagrama de Flujo b. Descripción de Actividades por cada etapa 8. FACTORES Y METODOLOGIA DE EVALUACIÓN 9. FORMATOS UTILIZADOS EN CADA ETAPA 10. GLOSARIO 11. ANEXOS 10

11 ANEXO 03 GUIA METODOLÓGICA DE EVALUACIÓN Contenido: 1. INDICE 2. OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA 3. MARCO NORMATIVO 4. LINEAMIENTOS GENERALES Finalidad: para qué se evalúa Alcance: a quiénes se evalúa Responsables: quiénes evalúan Factores de evaluación: qué se evalúa o Metas: individuales, grupales o Compromisos 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN a. Metodología SMART para la definición de metas b. Asignación de pesos para factores de evaluación c. Tabla de valorización por factor d. Diccionario de indicadores conductuales e. Escala de calificación f. Factores críticos de éxito para la evaluación 6. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN a) Cumplimiento de metas individuales y/o grupales b) Compromisos del servidor c) Según Grupo d) Directivos públicos Servidores de carrera Servidores de actividades complementarias Nota.- Deberá haber una guía metodológica según el régimen General Especial Municipalidades < 20 servidores 11