Mapeo de Procesos. Aprendizaje sin fronteras

Transcripción

1 Mapeo de Procesos. Aprendizaje sin fronteras

2 Índice 1. Introducción Introducción al Mapeo de Procesos. 2. Antecedentes Proceso Descripción de los elementos del proceso. 3.2 Clasificación. 3.3 Principales características de los procesos. 3.4 Modelo 4. Mapas de Proceso Mapeo. 4.2 Estándares para el uso de símbolos en los Diagramas de Flujo simples. 5. Ciclo de Mejora de los Procesos Guía del Proceso Aprendizaje sin fronteras

3 1. Introducción 1.1 Introducción al Mapeo de Procesos. Bienvenido, a continuación conocerás el Mapeo de Procesos. Al final del curso podrás: Comprender y asesorar en la elaboración de los mapas del Proceso de Operación y Mantenimiento incorporando criterios adecuados. Evaluar y definir estrategias para optimizar los Procesos de Operación y Mantenimiento y sus procesos relacionados. Determinar y proponer las estrategias vinculadas para mejorar el desarrollo de competencias vinculadas al Proceso de Mapeo de PEP. 3 Aprendizaje sin fronteras

4 2. Antecedentes En la actualidad las empresas han optado por la estrategia de cambio y la implementación de herramientas que les permitan mejorar su gestión. Problemas: Estructuras organizacionales rígidas. Ejecución de actividades fraccionada. Flujo de comunicación con dificultades. Prevalecen los intereses aislados de las aéreas por encima de los de la organización. Gestión por Procesos Resultado: Estructuras con una mayor capacidad de adaptación al entorno cambiante. Mejor flexibilidad. Mejor capacidad de aprender. Más capacidad para crear valor. Mayor orientación hacia el logro de los objetivos La Gestión por Procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas. Definir y reflejar la estructura, de forma que facilite la determinación e interpretación de las interrelaciones existentes entre los mismos. 4 Aprendizaje sin fronteras

5 La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es con un: Existen premisas para el desarrollo de los Mapas de Procesos de PEP, las cuales deben ser tomadas en cuenta al momento de elaborar dichos mapas: Se utilizarán como información base los macroprocesos de Operación y Mantenimiento del Sistema de Gestión de Procesos (SUMA) nivel 5. Las funciones a ser utilizadas para el Mapeo de Procesos son las autorizadas en el Manual de Organización. Los Mapas TO BE (el debe ser) de los procesos de Planeación, Programación, Ejecución e Ingeniería de Operación y Mantenimiento serán los que están contenidos en el manual y las guas de implantación del SCO. 5 Aprendizaje sin fronteras

6 El software institucional establecido para el Modelado de procesos es el ARIS 8. El mapa de procesos permitirá a las instalaciones identificar los procesos y conocer la estructura, reflejando las interacciones entre los mismos. Con la colaboración de los Mapas de Procesos se busca desarrollar los procesos principales basados en las funciones autorizadas en el Manual de Organización, estructurando las interrelaciones entre ellos y/o entre actividades de un proceso, de modo que agreguen valor en forma eficaz y eficiente. 6 Aprendizaje sin fronteras

7 3. Proceso. Qué es un proceso? Es una serie continua y repetible de actividades relacionadas que usan recursos para transformar uno o más insumos en uno o más productos creando valor para el cliente. Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros procesos. A menudo los procesos de una organización están planificados y son puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. 3.1 Descripción de los elementos del Proceso. 7 Aprendizaje sin fronteras

8 Proveedor: Organización o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o externo a la organización. En términos contractuales puede denominarse contratista. Entrada: Son todos los insumos o productos de otros procesos, internos o externos, necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual. Actividad: Conjunto de tareas, afines e interrelacionadas, cuya ejecución contribuye al cumplimiento de la función determinada. Salida: Es el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientes. Tiene que expresar lo que se produce y la acción realizada. Cliente: Organización o persona que recibe un producto. Puede ser interno o externo a la organización. 3.2 Clasificación. 8 Aprendizaje sin fronteras

9 El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organización, dentro de un sistema de gestión, es definir los procesos sustanciales que deben configurar el sistema. Es necesario saber que los procesos ya existen dentro de una organización, de manera que el esfuerzo se debe centrar en identificar y gestionar de manera apropiada cuáles de ellos, son lo suficientemente significativos y en qué nivel de detalle se tiene que definir. Procesos Primarios (Procesos Principales): relacionados con la razón de ser, que se lleva a cabo para generar los productos y servicios al cliente. (Upstream, Downstream, Comercialización, entre otros). Procesos de Soporte: Procesos que brindan soporte a los primarios, con el fin de que estos se lleven a cabo con los estándares requeridos. (Mantenimiento, SSPA, Suministros, RH, TI entre otros). Cadena de valor: Identificación única y formal d los procesos de negocio de la organización. 9 Aprendizaje sin fronteras

10 Macroprocesos: Representan el máximo nivel de abstracción de los procesos. Las agrupaciones se pueden entender como macroprocesos que incluyen otros procesos. Procesos: En la definición de proceso interviene el concepto de actividad y, dentro de ésta, el término tarea. Subprocesos: Es parte de un proceso de mayor nivel que tiene su propia meta, propietario, entradas y salidas. Corresponde a las diferentes etapas de los procesos. Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término procedimiento escrito o procedimiento documentado. Actividades: conjunto de tareas para conseguir unos resultados, forman parte de los procesos y no incluyen toma de decisiones. 3.3 Principales características de los procesos. 10 Aprendizaje sin fronteras

11 Se describen como un verbo de acción en infinitivo (terminaciones ar, er, ir), que indiquen la acción que se realiza. Por ejemplo, la nómina no es un proceso, elaborar la nómina si lo es. Tiene un principio y un fin (éstos son los límites del proceso). Su finalidad es generar un producto o servicio para satisfacer las necesidades de un cliente. Debe tener un propietario. Transforman o complementan los insumos (entradas), dándoles valor agregado. Son susceptibles de representarse en un diagrama. Deben ser medidos y evaluados. Deben ser mejorados. 3.4 Modelo. 11 Aprendizaje sin fronteras

12 Un modelo de procesos representa de forma simple la realidad y describe los aspectos más relevantes de un proceso. Ventajas de Modelar un proceso: Favorece la reducción de la complejidad de entendimiento de los procesos. Facilita el análisis, diseño y mejora continua de los procesos con un método de trabajo estándar. Permite identificar y compartir mejores prácticas de negocio. Ayuda a reducir tiempos de diseño y homologación de los procesos. Facilita la integración de los procesos. 4 Mapas de Procesos. 12 Aprendizaje sin fronteras

13 4.1 Mapeo. Es una metodología que permite elaborar una representación grafica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan. Favorece el análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los procesos existentes, con el propósito de optimizarlos. Puedes ser como: Medio para que los equipos examinen los Procesos interfuncionales. Enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo. Panorama de todas las actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso. Recurso para comprender la interconexión de varias actividades y las fallas en las conexiones o actividades. 13 Aprendizaje sin fronteras

14 Para el Mapeo de Procesos se debe comenzar con un diagrama de flujo simple (no detallado) para analizar los procesos y comunicarlos al equipo: además es una representación grafica donde se detallan paso a paso las actividades que lo construyen. El diagrama de flujo simple debe: Ejemplificar gráficamente el proceso actual. Permitir conocer el tiempo en que se realiza cada actividad. Mostrar a los responsables y su actividad dentro del proceso. Facilitar la descripción escrita de los procedimientos y sus requerimientos. Facilitar la identificación de actividades innecesarias y situaciones problemáticas (repetición de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella entre otros). Ayudar a documentar y estandarizar el proceso. Servir de instrumento de capacitación. 14 Aprendizaje sin fronteras

15 4.2 Estándares para el uso de símbolos en los Diagramas de Flujo Simples. Inicio o fin de un proceso: Se utiliza para representar el origen de una entrada o el destino de salida. Actividad: Se emplea para expresar el comienzo y fin de un conjunto de actividades. Decisión: Se utiliza para representar la necesidad de una toma de decisión. De este símbolo salen las flechas si/no o bueno/malo. Conector: Flechas de dirección que unen las actividades e indican una secuencia y el sentido de esta. Documento: Se utiliza para especificar documentos elaborados, corregidos y consultados en el proceso. Inspección: Se corresponde con tareas de verificación y trabajo realizado en determinada actividad del proceso. Sus acciones más comunes son clasificar, observar, supervisar, auditar, revisar, entre otros. 15 Aprendizaje sin fronteras

16 Procesos de otra área: Descripción breve de la actividad que realiza otra área externa a la responsable del proceso. Almacén o archivo: Este símbolo se utiliza cuando se genere y obtenga información dentro del proceso y deba conservarse. Demora: Se utiliza para indicar un tiempo de espera. Conectar fuera de página: Indica cuando el diagrama de flujo cambia a otra pagina para darle continuidad. Se utilizan las letras A, B, C, etc. Conectar dentro de página: Este símbolo se utiliza para establecer en una misma página la continuidad del diagrama y/o para conectar actividades distantes utilizando los números 1, 2 y Aprendizaje sin fronteras

17 En PEP se cuenta con disposiciones específicas que nos indican los pasos a seguir en la aplicación de la Metodología para el Mapeo de Procesos, y que se describen a continuación: Paso 1. Formar el equipo de trabajo El Mapa de Proceso de Operación y Mantenimiento deberá ser elaborado por los integrantes del Equipo Natural de Trabajo conformado por personal del Centro de Proceso que realiza las actividades de Operacion y Mantenimiento. Para ello, se utilizará la Guía para la formación y el funcionamiento de Equipos de Trabajo del Manual del SCO. El equipo Natural de Trabajo estará integrado por el personal responsable de la Operación o del Mantenimiento, cuyo líder será el Coordinador de Operación o de Mantenimiento, cuyo líder será el Coordinador de Operación o de Mantenimiento o la Máxima Autoridad de Operación o de Mantenimiento(según corresponda) del centro de trabajo (Activo/Gerencia). Paso 2. Identificar/caracterizar los procesos principales basados en las funciones autorizadas en el Manual de Organización. Con el Manual de Organización actual del activo, el equipo de trabajo debe identificar y caracterizar los procesos principales de la instalación, basándose en las funciones autorizadas para la organización que están contenidas en dicho manual. Paso 3. Identificar actividades, productos, insumos, clientes y proveedores. Para la identificación de las actividades, productos, insumos, clientes, proveedores de los procesos principales y de sus actividades, el equipo de trabajo debe hacer uso del formato específico anexo, en el cual se describen con detalles los conceptos mencionados. 17 Aprendizaje sin fronteras

18 Paso 4. Elaborar mapa actual AS-IS. Es la secuencia lógica de las actividades enlistadas, en forma grafica (mapa), ésta debe: 4.3 Incluir los insumos y productos. 4.4 Identificar las interacciones con otras áreas. 4.5 Identificar: Actividades repetidas. Procesos interrumpidos (disconnects). Productos que no agregan valor. Productos que no están relacionados con el proceso. La descripción de las actividades del proceso se llevara a cabo a través de un diagrama, donde se representarán las actividades de manera gráfica e interrelacionadas entre sí. Estos diagramas facilitan la interpretación de las actividades en su conjunto, debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y sus límites. Paso 5. Identificar las actividades alineadas a los macroprocesos. En esta fase es necesario identificar las actividades que correspondan a los procesos de: Ingeniería Planeación Programación Ejecución 18 Aprendizaje sin fronteras

19 Se busca identificar actividades del mapa AS IS en los procesos de Ingeniería, Planeación, Programación y Ejecución (los mapas TO BE). Es de suma importancia entender que la información que se obtenga con el mapa específico de la instalación, servirá para proponer modificaciones en el Manual de Organización, ya que se tendrán definidas las funciones específicas alineadas a los procesos. 19 Aprendizaje sin fronteras

20 5. Ciclo de Mejora de los Procesos. Las mejoras en los procesos podrán producirse de dos formas: De manera continua para optimizar los procesos existentes, eliminando las operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores de defecto. Con la reingeniería que se aplica en un espacio de tiempo limitado y con el objetivo de conseguir un cambio radical en el proceso. Cuando en un proceso no se alcanzan los objetivos, la organización debe establecer acciones correctivas para asegurar que las salidas (productos) del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control, de modo que el proceso alcance los resultados planificados. Aunque un proceso esté alcanzando los resultados planificados, la organización podría identificar una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto en beneficio de la organización. En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejorar de un proceso se traduce en aumento de su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos, es decir, para mejorar la eficacia y/o eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto del proceso). 20 Aprendizaje sin fronteras

21 Una mejora es toda acción destinada a cambiar la forma en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras se deben reflejar en los indicadores del proceso. Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas, imaginación y aspectos críticos. Dentro de esta categoría entran: Simplificar y eliminar burocracia (simplificar el lenguaje, eliminar duplicidades, entre otros). Normalizar la forma de realizar las actividades. Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos. Reducir el tiempo de ciclos. Análisis del valor. Alianzas con proveedores. 21 Aprendizaje sin fronteras

22 6. Guía del Proceso. El Mapa de Proceso debe contar con la guía del mismo, cuyo objetivo es explicar con mayor detalle los elementos que lo conforman y sus subprocesos, siguiendo los pasos y criterios establecidos en la guía para elaborar los mapas del proceso según corresponda y la guía para describir los mapas del proceso. Se indican los insumos requeridos y los productos obtenidos durante el mismo, así como las interacciones con otros procesos. Paso 1 Formación del Equipo de Trabajo. La Guía del Proceso deberá ser elaborada por el mismo equipo de trabajo que elaboro el Mapa del Proceso, conformado por el personal del Centro de Proceso que realiza esas actividades. El Equipo Natural de Trabajo estará integrado por el personal responsable del Mantenimiento o de Operación, según sea el caso, alineado a la Guía para la formación y funcionamiento de Equipos de Trabajo, del Manual SCO. Paso 2 Descripción del proceso. El equipo de trabajo deberá realizar una descripción clara y por separado de los procesos. La descripción de los procesos deberá detallarse en un nivel razonablemente práctico, tomando como base el nivel de desagregación más bajo del mapa (actividades). Incluyendo, para cada uno de los insumos y productos con sus características, proveedores, clientes, interacciones (internas y externas) y elementos controladores del proceso (leyes, normas, procedimientos y otros). 22 Aprendizaje sin fronteras

23 Dentro de la descripción del proceso se debe incluir información que de respuesta a los siguientes puntos: Características del proceso. Cómo es el proceso? Cuál es su propósito? Cómo se relaciona con el resto de los procesos? Cuáles son sus entradas y salida? Actividades del proceso Qué actividades se realizan? Quién las realiza? Cómo se realizan? Criterios de las actividades del proceso Cuáles requisitos deben tener nuestros procesos para cumplir normas, necesidades, expectativas y principios? Uno de los principales beneficios de contar con la guía es interpretar con facilidad el Mapa de Procesos. 23 Aprendizaje sin fronteras

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