PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DEL MANTENIMEINTO DE LOS VEHÍCULOS

Transcripción

1 PAGINA: 1 de 12 A. OBJETIVO Asegurar que el alistamiento de los vehículos se ha realizado de acuerdo establecido en el programa de mantenimiento preventivo y que los vehículos programados para la prestación del servicio que presenten problemas o no sean conformes con los requisitos establecidos, se identifican y se controlan para prevenir la seguridad y confort de nuestros usuarios. B. ALCANCE Servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera. C. RESPONSABLE Subgerente Operativo Auxiliares de Rodamiento Auxiliar de rodamiento de calidad Representantes de agencia D. REQUISITOS - Norma ISO Resolución 315 de Febrero de 2013 E. POLÍTICAS Los dueños de los vehículos (Afiliados) son los responsables de garantizar el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo de los vehículos afiliados a la empresa según los lo establecido en el contrato de afiliación y lo descrito en el documento FS.099 Programa de mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión, la empresa a través del proceso de control del alistamiento garantizara su cumplimiento, en caso de detectar no conformidades o incumplimientos de alto impacto a las condiciones de seguridad y confort de los vehículos se desautorizara su despacho hasta tanto no se solucionen las fallas y se podrán establecer sanciones por estas situaciones de acuerdo a lo establecido en el manual operativo y las tablas de multas respectivas. POLÍTICAS INSPECCIÓN DIARIA DEL ALISTAMIENTO En la oficina de rodamiento de la ciudad de Yopal, el Subgerente Operativo se encargara de asignar a una persona (Auxiliar de rodamiento de calidad) para hacer esta revisión y son ellos quienes tiene la responsabilidad de asegurar que los vehículos cumplan con los requisitos establecidos y de tomar las medidas correctivas en caso de ser necesario.

2 PAGINA: 2 de 12 La inspección constara de 21 ítem o requisitos que la empresa ha establecido como necesario para prestar un adecuado servicio al usuario, estas revisiones se realizaran bajo las siguientes condiciones: - La oficina de rodamiento realizara mínimo una revisión mensual por vehículo. Bimensua ing mecanico - Las agencias origen realizarán la inspección de los vehículos oficinas de origen de ruta (Bogotá, Bucaramanga, Arauca y Villavicencio) deberán nombrar un responsable quien realizara la inspección a cada vehículo y enviaran a la ing mecánico Subgerencia Operativa en la ciudad de Yopal los reportes para el respectivo seguimiento - Para esta revisión se debe utilizar el formato F-PS-549 Inspección preoperacional de calidad y seguridad. - Las no conformidades detectadas por el ing mecanico serán atendidas de forma inmediata y dependiendo de la gravedad de la falta se suspenderá el despacho hasta tanto no sea solucionada. - Las no conformidades detectadas en las oficinas de origen (agencias), deberán ser informadas al Subgerente Operativo vía telefónica con el fin de determinar de acuerdo a la gravedad y disponibilidad de vehículos el reemplazo o la determinación de un plazo para que soluciones la no conformidad. POLÍTICAS PARA LA REVISION BIMENSUAL DE MANTENIMIENTO Adicional a la revisión técnico-mecánica y de gases anual obligatoria que exige la normatividad vigente, la empresa exige que cada dos meses, nuestros vehículos pasen por una revisión preventiva del mantenimiento, asegurando de esta manera que los vehículos cumplen con unos estándares mínimos de seguridad, calidad y comodidad. De la revisión bimensual de mantenimiento quedara como evidencia la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, en donde se consignara el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas tanto del mantenimiento preventivo como el correctivo, lo anterior en cumplimiento de la resolución 315 del 2013 del Ministerio de Transporte. La empresa tiene un convenio con Coflonorte Ltda e Inversiones Ángeles S.A.S. para la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, un vehículo que sea detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una validación satisfactoria de las reparaciones realizadas. Los vehículos (microbuses) del servicio FS Libertadores, realizaran esta revisión cada dos meses de acuerdo al turno asignado en la ciudad de Yopal. Los vehículos (buses) del servicio Bus Libertadores, se presentaran a la revisión antes de iniciar la rotación con la Ruta Duitama Arauca de 6 de la tarde en la ciudad de Sogamoso. Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Inv. Ángeles le entrega un desprendible con la aprobación la cual debe ser entregada en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Sogamoso para la autorización del despacho.

3 PAGINA: 3 de 12 La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035 revisara los siguientes aspectos: Adicional a la revisión efectuada en la ciudad de Sogamoso, se realizara la inspección de los vehículos tipo FS y BUS en la ciudad de Yopal siguiendo los lineamientos y estándares

4 PAGINA: 4 de 12 mínimos contemplados en la resolución 315 de 2013 del Ministerio de Transporte, en la cual se revisaran todos los aspectos tanto mecánicos como de confort para ofrecer un mejor servicio, dicha revisión será efectuada por el Ingeniero Mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. en las fechas establecidas en el cuadro de rodamiento aprobado por el Subgerente Operativo de la Flota Sugamuxi S.A.; para dicha revisión se cuenta con un software de alistamiento y cuyo registro será manejado por el Ingeniero Mecánico en formato magnético. Un vehículo que sea detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una validación satisfactoria de las reparaciones realizadas. (digitalizar bitácora) Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Flota Sugamuxi S.A. le entrega en forma impresa el formato con la aprobación, la cual puede indicar si el vehículo es Aprobado o Aprobado con Observación, dicho formato debe ser entregado en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Yopal para la autorización del despacho. (fomato autorización de despacho) La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo magnético revisara los siguientes aspectos:

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8 PAGINA: 8 de 12 F. PROCEDIMIENTOS El Subproceso de Control del Alistamiento de los vehículos está compuesto por los siguientes procedimientos:

9 CARACTERIZACIÓN CONTROL DEL MANTENIMIENTO DE LOS PAGINA: 9 de 12 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Proceso planeación del servicio Sub Op. Vinculación y desvinculación de vehículos Cuadro de rotación Inspección pre operacional diaria Validar las condiciones de seguridad y calidad del vehículo para la prestación del servicio Vehículo verificado para operación Sub. Prestación del servicio de transporte Usuario Por despacho agencia de origen Proceso planeación del servicio Subp. Vinculación y desvinculación de vehículos Cuadro de rotación Inspección mensual del vehículo Validar las condiciones de seguridad y calidad del vehículo para la prestación del servicio Vehículo verificado para operación Formato Inspección pre operacional de seguridad y calidad Sub. Prestación del servicio de transporte Usuario Mensual por vehículo Proceso planeación del servicio Subp. Vinculación y desvinculación de vehículos Programación bimensual para la revisión Revisión técnicomecánica Bimensual Preventiva Asegurar que las intervenciones y reparaciones realizadas tanto del mantenimiento preventivo como el correctivo se realizaron de acuerdo a lo programado para cada vehículo y que se encuentra en óptimas condiciones para la prestación del servicio Ficha técnica de revisión y mantenimiento de vehículos de pasajeros Sub. Prestación del servicio de transporte Usuario Bimensual por vehículo

10 CARACTERIZACIÓN CONTROL DEL MANTENIMIENTO DE LOS PAGINA: 10 de 12 G. INDICADORES Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo) H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL Ficha técnica de revisión y mantenimiento de vehículos de pasajeros Papel Oficina Ingeniero Mecánico empresa Inversiones Ángeles (Sogamoso Boyacá) Fecha de revisión Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno Dos años y se envía a la empresa operadora 5 años Escanear Soporte revisión técnico mecánica preventiva. Papel Carpeta marcada guardada en archivador de la oficina de rodamiento de Sogamoso Ascendente Subgerente Operativo Auxiliares rodamiento Lo correspondiente al año vigente N/A Eliminación Formato inspección preoperacional de seguridad y calidad Papel Carpeta marcada guardada en archivador de la oficina de rodamiento Por fecha de realización Subgerente operativo Auxiliares rodamiento Lo correspondiente al año vigente 5 años Escanear Ficha técnica de revisión y mantenimiento de vehículos de pasajeros Planilla de Mantenimiento Magnetico Software CTA - Oficina Ingeniero Mecánico empresa Flota Sugamuxi S.A. (Yopal - Casanare) Fecha de revisión Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno Dos años y se envía a la empresa operadora 5 años Escaner

11 CARACTERIZACIÓN CONTROL DEL MANTENIMIENTO DE LOS PAGINA: 11 de 12 I. DOCUMENTOS CONTROLADOS CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN F-RF-035 Ficha técnica de revisión y mantenimiento de vehículos de pasajeros /06/2013 Ingeniero Mecánico de la empresa Inv. Ángeles F-PS-549 Formato inspección pre-operacional de seguridad y calidad ene-14 Auxiliares de rodamiento

12 CONTROL DEL MANTENIMIENTO DE LOS PAGINA: 12 de 12 J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS Alistamiento de vehículos Los vehículos que se utilizaran para la prestación del servicio inicialmente cuando son nuevos generalmente por los primeros km tendrán por garantía la atención de su mantenimiento por parte del concesionario donde se adquirió; Posteriormente cada propietario del vehículo será el responsable directo junto con el conductor de garantizar la realización de un adecuado mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos. El alistamiento de los vehículos de la empresa se realiza teniendo en cuenta lo establecido en el documento FS.099 Programa de mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1.0 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del 10/03/2015 sistema de gestión /12/2015 Se incluye dentro de la información la función que realiza el ingeniero mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. y el software en el cual se encuentra apoyada la inspección bimensual en la ciudad de Yopal para mejorar el estado de los vehículos en calidad y satisfacción del cliente. 3 Se modifica política para el envío de información de agencias de la Gerencia General a Subgerencia Operativa en Yopal, se modifica nombre de la inspección bimensual a revisión de mantenimiento bimensual, las FS (microbuses) deberán presentar el vehículo para la revisión en la ciudad de Yopal, se incluye descripción del uso del software CTA de alistamiento, se modifica nombre del proceso de control de alistamiento a control de mantenimiento. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO Ing. Fabian Bayona Mateus Ingeniero Mecánico Ing. Cesar Eliseo Silva Ingeniero de procesos Señor Luis Francisco Cardozo Gerente General