INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Raúl Eduardo González Garzón

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Raúl Eduardo González Garzón Periodo de evaluación: Marzo- Junio 2016 Fecha elaboración: 8 de julio 2016 El presente documento se estructuró teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Modelo Estándar de Control Interno MECI, reglamentado mediante Decreto 943 de 2014, las estrategias y metodologías orientadas por el Gobierno Nacional y el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, a partir de las cuales la entidad ha fortalecido la gestión institucional. 1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN FORTALEZAS En el módulo de Planeación y Gestión se evidenció la realización de las siguientes actividades, tendientes a fortalecer: 1.1 Componente del Talento Humano Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: El código de ética y de Buen Gobierno para la vigencia 2016, es un acuerdo personal e institucional, orientado al logro de la misión, con el cumplimiento de unos procederes éticos, que involucran principios y valores e identifican a la institución para lograr transformaciones de manera humanizada 1. Se socializó a nivel directivo en el mes de marzo y se adoptó a través de Acta del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo con fecha de 11 de marzo de Con el fin de divulgar el documento se publicó en la página web de la entidad, de igual forma el grupo de seguridad y salud en el trabajo desde el subprograma de riesgo psicosocial inició la ejecución de las actividades de humanización a nivel nacional con el proveedor Compañía R.S.O. S.A, empresa proveedora de servicios integrales en Seguridad y Salud en el Trabajo. La metodología de las actividades de socialización y promoción de los valores, principios y compromisos institucionales se desarrolla a través de expresiones 1 Código de Ética y Buen Gobierno. SENA. 2016

2 artísticas y lúdicas creativas, bajo el eslogan SENA ESCENARIO DE CONSTRUCCIÓN DE PAZ. Fuente: Secretaría General En el mes de junio se desarrollaron las actividades en la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Desarrollo del Talento Humano: El SENA, por medio de la Resolución 1302 de 2015 actualizó y compiló en un solo cuerpo normativo el Manual de Funciones y de Competencias Laborales de los empleos de carrera administrativa de la entidad. Este manual fue publicado en el sitio web de la Institución con el fin de ser consultado por los servidores públicos, partes interesadas y ciudadanía en general. El manual de funciones y de competencias laborales se articuló con el Sistema de Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA de la Entidad, estableciendo una sinergia entre las funciones y el proceso al cual pertenecen. Con el fin de realizar ajustes al documento publicado se han convocado mesas de trabajo en las diferentes áreas. Para la construcción y divulgación del Plan Institucional de Capacitación PIC se aplicó la metodología de Proyectos de Aprendizaje en Equipo -PAE empleando el aprendizaje basado en problemas y el enfoque de capacitación por competencias. Se solicitó a las Regionales socializar con la Comisión de Personal de cada Regional el Plan Institucional de Capacitación, así mismo verificar e identificar el proceso en el cual se encuentra cada funcionario, con el propósito de desarrollar capacitaciones que estén relacionadas con las funciones que desempeña cada servidor público. Una vez

3 realizadas las modificaciones pertinentes se Publicó el Plan Institucional de Capacitación en la nube de la entidad: La socialización del Plan institucional de Capacitación se realizó mediante Videoconferencia a nivel Nacional el 26 de febrero de Fuente. Secretaría General Se contó con la asistencia de funcionarios de diferentes regionales y centros de formación del país. Con respecto al programa de Reinducción se han adelantado capacitaciones con el objetivo de actualizar a los funcionarios del SENA en virtud de los cambios producidos en el Estado y en la Entidad, fortaleciendo el sentido de pertenencia e identidad frente al SENA. Se desarrolló la primera de estas jornadas en 33 regionales, los días 19 y 20 de mayo. Asistieron funcionarios con capacidad de réplica, liderazgo y habilidades de comunicación, quienes lideraran la actividad de reinducción en sus Regionales. En esta jornada de trabajo se les impartió los lineamientos, actividades a desarrollar y transferencia de temas. El programa de inducción, tiene por objeto iniciar al funcionario en su integración, a la cultura organizacional, al sistema de valores de la entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la estructura organizacional, historia, misión,

4 visión y objetivos institucionales, funciones y crear sentido de pertenencia hacia el SENA. La jornada de inducción para nuevos gerentes públicos se realizará del 11 al 13 de Julio y está dirigida a los Directores Regionales de San Andrés, Valle, Córdoba, choco y los Subdirectores de Centro de Antioquia, Atlántico, Caldas, Cesar, Córdoba, Cundinamarca, distrito Capital, Huila, Norte de Santander, Santander y Valle. El Plan de Bienestar Social, Estímulos e incentivos Se elaboró de conformidad con la Resolución 0221 del 11 de febrero de 2013 y está sujeto a las modificaciones que surjan con ocasión de los ajustes que adelanta la Secretaría General y la Dirección jurídica en cumplimiento de la concertación laboral suscrita en septiembre de La construcción de este documento se llevó a cabo por parte de la Secretaría General, a través de una encuesta orientada a funcionarios en la cual participaron servidores de diferentes regionales. Para el desarrollo del Plan se establecieron líneas de acción que inciden en el cumplimiento de la misión institucional y la generación de herramientas que le permitan al funcionario enfrentar situaciones del entorno que influyan en el correcto desarrollo de su labor. Se consideró necesario fomentar actividades que incidan en el refuerzo de capacidades intelectuales, morales, deportivas, culturales, a través de las cuales se fortalezcan los valores morales, éticos y principios. Bajo estos parámetros cada regional debió elaborar el Plan de Bienestar y remitirlo en el mes de febrero a la Dirección General. En cuanto a los lineamientos de incentivos pecuniarios y no pecuniarios, fueron incluidos dentro del Plan de Bienestar Social y se regulan según lo estipulado por la Resolución 0221 del 11 de febrero de La evaluación de desempeño para los empleados públicos de carrera se llevó a cabo de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Circular y , a través de las cuales se suministran los lineamientos para la consolidación de los resultados del periodo , la fijación de compromisos laborales y comportamentales para el periodo y las fechas previstas por la ley para desarrollar esta actividad. Con el fin de brindar mayor claridad sobre el tema se realizó video conferencia 3 de febrero del Desde el mes de enero a mayo de 2016 se han realizado actividades de sensibilización y capacitación en el marco del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral diseñado por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC. Estas actividades se han visto reflejadas en Dos (2) Videoconferencias Nacionales, Tres (3) Circulares Informativas y Orientadoras, Una (1) Capacitación de carácter presencial con los líderes de los Grupos Administrativos Mixtos a nivel nacional, Una (1) Jornada Informativa dirigida al sindicato SINDESENA respecto al nuevo sistema de evaluación, así como asesorías personalizadas brindadas en forma telefónica, personal o por correo electrónico tanto a evaluados como a evaluadores frente al proceso de

5 evaluación del desempeño laboral. De la misma manera, se proyectó Resolución 0502 de 2016 a través de la cual se definen los factores de acceso al nivel sobresaliente para el período Se proyecta para los meses siguientes del año, realizar el proceso de preparación para la aplicación del nuevo Sistema de Evaluación en coordinación con la Comisión Nacional del Servicio Civil, la Oficina de Control Interno, la Dirección de Planeación, la Secretaría General y la representación sindical del SENA, así como desarrollar Una (1) Jornada de Capacitación liderada por la CNSC dirigida a todos los actores del proceso de evaluación. Los procesos meritocráticos se han venido desarrollando a través de convocatoria pública, de la siguiente manera: Tabla 1: Resumen convocatoria procesos Meritocráticos Abril Julio 2016 No. Resolución Nivel del Cargo a Proveer No. de Vacantes Director de 2016 Subdirector de Centro de 2016 Subdirector de Centro 7 Fuente: Componente de Direccionamiento Estratégico Planes Programas y Proyectos El SENA para cumplir cada una de sus metas y objetivos, estructura planes y programas que le permiten llevar a cabo su función social. El plan de acción 2016 articula la estrategia y la operación orientado por los criterios de calidad y pertinencia de la formación, los cuales se sustentan en los ejes estratégicos: 1) Pertinencia sectorial; 2) poblacional y regional; 3) Calidad, permanencia y certificación; 4) Conexión con el trabajo decente y confianza empresarial Con base en dichos ejes la entidad diseño dentro de su plan estratégico la Mega Meta sobre la cual se fundamenta la construcción del plan de acción y que a su vez tienen en cuenta: 1) La calidad, la pertinencia y la cobertura de la formación profesional integral; 2) La certificación de competencias laborales; 3) la gestión del empleo; 4) El emprendimiento y 5) La gestión del contrato de aprendizaje, a partir de los cuales el SENA contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos nacionales orientados a la paz, la equidad y educación. La formulación de metas e indicadores se soportó en el aplicativo Plan de acción-web Dirección de Planeación, plataforma por la cual se llevó a cabo seguimiento periódico al avance de metas e indicadores planteados por las Direcciones, Oficinas, Regionales y Centros de Formación.

6 Por otra parte, en respuesta a la política de transparencia y racionalización de trámites del Gobierno Nacional, el SENA elaboró el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estructurado en los componentes: Gestión del Riesgos de Corrupción; Racionalización de trámites; Rendición de Cuentas; Atención al Ciudadano; Transparencia y Acceso a la Información. Dentro del plan se proyectaron actividades como: Actualización de la Política de Riesgo, Actualizar la Guía de Administración de Riesgos teniendo en cuenta las debilidades (factores internos) y amenazas (factores externos) de la entidad, Establecer la estrategia de rendición de cuentas para diseñar y divulgar la audiencia anual, Documentar los diferentes mecanismos de rendición de cuentas mediante los cuales se promueve el dialogo con los ciudadanos y hacerle seguimiento a los compromisos pactados en cada uno de ellos, Sensibilizar a servidores el protocolo de servicio al cliente para los canales habilitados en la entidad, Promover espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicio al interior de las entidades, Publicar informes de PQRS en la web, Mantener y actualizar en la medida en que se requiera los medios electrónicos de publicación y divulgación de información actualizados, Realizar la publicación de la información mínima artículos 9 y 11 y los que tienen relación con estos: artículos 8, 10, 12 a 17 y 20 de la Ley, de acuerdo a su remisión por parte de las áreas responsables, entre otros. En el portal institucional se encuentra publicado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Fuente: Dirección de Planeación

7 Se han realizado los seguimientos al Plan Anticorrupción los cuales se encuentran publicados en la web de la entidad. Durante este cuatrimestre se han realizado actividades de divulgación de la visión, misión y objetivos institucionales a través de la página web institucional, carteleras, y al herramienta CompromISO. La planeación estratégica se incluyó tanto en las actividades de inducción y reinducción de los servidores públicos como las de divulgación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol -SIGA. En las Regionales y Centros de Formación la visión y misión se continuó difundiendo por medio de carteleras, correos electrónicos dirigidos a los funcionarios públicos y aprendices; actividades de inducción, publicación en los diferentes blogs de la web y socialización del Plan Educativo Institucional a instructores. Fuente: SENA El modelo de operación por procesos definido por el SENA se encuentra alineado con la misión y visión institucional y la satisfacción de nuestros clientes. Cuenta con una Red de procesos los cuales se encuentran debidamente caracterizados que garantizan una ejecución eficiente encaminada al cumplimiento de los objetivos. Para la vigencia 2016 la Red de procesos está conformada por: 20 procesos caracterizados, 84 procedimientos, 1 manuales, 16 instructivos, 34 guías y 310 formatos. De acuerdo a esta documentación se establecieron actividades, responsables, puntos de control, que conllevan al fortalecimiento de la estandarización de las actividades de la entidad con el fin de dar cumplimiento a los objetivos institucionales.

8 Figura 1: Red de Procesos Fuente: Así mismo la documentación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol fue dispuesta en la herramienta CompromISO, fuente oficial de información para todos los servidores. Para la optimización de esta herramienta la Dirección de Planeación en cabeza del Grupo de Mejora Continua asignó un líder SIGA para cada una de las áreas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación. Para contribuir al fortalecimiento del Sistema de Calidad los líderes y Gestores en las Regionales y Centros de Formación promovieron el Sistema Integrado de Gestión y de Autocontrol a través de sensibilizaciones, correos electrónicos y carteleras. Todos los subsistemas mantienen el logo a través de los cuales se fomenta el reconocimiento de los elementos del sistema. Subsistema de Calidad Subsistema Ambiental Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo Subsistema de Seguridad en la Información Durante el cuatrimestre el grupo vinculado al Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en cabeza de la Secretaría General remitió los lineamientos para la implementación de cada uno de los planes y programas de gestión orientados a la prevención de los accidentes y enfermedades laborales.

9 Así mismo estableció mecanismo de seguimiento a través del correo electrónico GrupoSeguridadSaludyTrabajo@sena.edu.co en donde se compilan los informes y resultados de ejecución de los programas, se estructuran planes de acción teniendo en cuenta los hallazgos detectados con el fin de cumplir la normatividad, el mejoramiento continuo y el bienestar de la comunidad SENA. Se ha hecho divulgación de la información del subsistema a través de video conferencias. En cuanto al Subsistema de Gestión Ambiental bajo la Norma ISO la Entidad ha diseñado una serie de indicadores ambientales, los cuales son monitoreados empleando el sistema de información CompromISO. Se ha logrado medir y establecer acciones de mejora frente a los consumos de agua, energía, el tratamiento de residuos sólidos, aguas residuales entre otros. Con el fin de optimizar la gestión ambiental se desarrollaron dos videoconferencias los día 1 y 16 de junio Estructura Organizacional La estructura orgánica del SENA fue adoptada mediante el decreto 249 de Los funcionarios y servidores de la entidad poseen el conocimiento de la estructura e identifican en qué línea de mando se encuentran ubicados. La entidad mantiene publicada la estructura organizacional en la página web para fácil consulta de sus clientes y partes interesadas. Figura 2: Estructura Orgánica del SENA Fuente:

10 1.2.3 Indicadores de Gestión El SENA continua trabajando con una batería de indicadores a través de la cual se evalúa la gestión de las Direcciones, Oficinas, Regionales y Centros de Formación. El seguimiento a los indicadores es realizado periódicamente y retroalimentado a los responsables de los procesos Políticas de Operación El SENA mantiene publicado en la página web el Plan Estratégico Institucional Impactando el empleo decente, la productividad y la generación de ingresos el cual se encuentra armonizado con el Plan Nacional de Desarrollo Todos por un Nuevo País. Así mismo, se mantiene la promesa de valor de la Institución que respaldó el Sistema Integrado de Gestión y autocontrol fue adoptada a través del Acuerdo 003 de 2013, esta se estructuró en cuatro ejes; 1) prestación de servicios con calidad, oportunidad y pertinencia; 2) aplicación de buenas prácticas ambientales, 3) implementación de ambientes de trabajo y aprendizaje con condiciones que contribuyan a la seguridad y salud ocupacional desarrollo y 4) buen uso de las tecnologías de la información y comunicación. Su publicación se realizó en el aplicativo CompromISO, en la página web de la Entidad y socializada a través de los Gestores y Líderes SIG de cada área, Regional y Centro de Formación. 1.3 Componente Administración del Riesgo El SENA continúa con la actualización del Mapa de Riesgos Institucional, la política de riesgos, la guía de administración de riesgos, todas estas como resultado de uno de los componentes del Plan Anticorrupción. La Entidad cuenta con un total de riesgos de proceso y riesgos de corrupción los cuales están siendo validados con el acompañamiento de la Dirección de Planeación. Se desarrolló divulgación de la política con los líderes SIGA DG, gestores SIGA y líderes SIGA de Centros de Formación, a través de videoconferencia de Administración del Riesgo realizada el 07 de abril de La metodología de Administración de Riesgos, establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, fue socializada a través de videoconferencia a nivel nacional por parte de la Dirección de Planeación.

11 1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DEBILIDADES En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno MECI-, se identificaron las siguientes debilidades: 1.1 Componente del Talento Humano Desarrollo del Talento Humano: La entidad debe publicar el Plan de Bienestar Social, Estímulos e Incentivos, ya que al indagar no se encontró en ninguno de las herramientas que podrían ser empleadas para este fin (Página Web, Nube de la entidad o CompromISO). Por lo que no se puede constatar si cumple con la estructura sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Es importante que los acuerdos de gestión de los Gerentes Públicos se estructuren en formatos donde sea claro el compromiso, la meta y el indicador sobre el cual se va a evaluar la gestión, ya que la información remitida se estructuro sobre el tablero de mando en donde no se puede definir el compromiso concreto al que le apunta el indicador. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico Modelo de Operación por procesos Si bien es cierto la Dirección de Planeación ha realizado avances importantes en el proceso de implementación del SIGA a nivel Nacional, se evidenciaron aspectos de mejora en la documentación (Formatos, Procedimientos, Guías, Manuales e Instructivos) frente su conocimiento y aplicación. Igualmente se identificaron algunas debilidades en el manejo del aplicativo Compromiso. La constante rotación de Gestores y Líderes SIGA puede generar una amenaza para el Sistema Integrado de Gestión y Evaluación Indicadores de Gestión A pesar de contar con una batería de indicadores amplia falta consolidar los indicadores de efectividad. El seguimiento se fundamenta en la consolidación de los reportes realizados por las áreas, oficinas, Regionales y Centros de Formación, situación que dificulta en alguna medida la toma de decisiones y mejora oportuna de los procesos. No se pudo evidenciar el seguimiento mensual a los indicadores de gestión.

12 1.2.5 Políticas de Operación A pesar de que existe una metodología utilizada para llevar a cabo la socialización del Plan Estratégico las acciones para su divulgación no han sido suficientes para garantizar el conocimiento por parte de los servidores públicos. 1.3 Componente Administración del Riesgo La entidad socializó el procedimiento de Administración de Riesgos institucionales y de corrupción y realizó el seguimiento. Sin embargo, se encuentran algunos riesgos sin la identificación del tratamiento adecuado para su prevención, reducción y control. Es necesario que se efectué la actualización de la Política de Administración de Riesgos Institucional (Resolución 1116 de 2007), teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Decreto 943 de 2014 y Ley 1174 de 2011 sobre Administración del riesgo y riesgos de corrupción respectivamente, toda vez que exceptúa aspectos como: a) objetivos, b) estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la política a largo, mediano y corto plazo c) los riesgos que se van a controlar, d) las acciones a desarrollar, e) seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas. 2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO FORTALEZAS En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control Interno MECI, se identificaron los siguientes avances: 2.1 Componente de autoevaluación Institucional Autoevaluación del Control y Gestión La Entidad ha diseñado e implementado estrategias que permiten realizar seguimiento y control a la gestión, a través de instrumentos y mecanismos de control adoptados en los planes, proceso y procedimientos. Como resultado de estas acciones se evidenció: Durante el cuatrimestre la Oficina de Control Interno fortaleció el proceso de autoevaluación a través del fomento de la cultura del autocontrol. Durante este periodo se realizaron Subcomités de Control Interno, como lo establece la Resolución 2428 de 2004, donde la Oficina de Control Interno promueve espacios para evidenciar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, los resultados de la gestión de los gerentes públicos, detectar desviaciones y generar acciones encaminadas al mejoramiento de la Entidad.

13 Igualmente, de acuerdo con el Plan Anual de Auditorías, la Oficina de Control Interno llevó a cabo 10 visitas en Regionales y Centros de Formación con el objetivo de evaluar los procesos y establecer las debilidades y recomendar acciones para el fortalecimiento institucional. El apoyo de las actividades de autoevaluación se realiza a través del aplicativo CompromISO, mediante el cual los líderes de proceso o servidores públicos realizan seguimientos a los planes de mejoramiento a partir de las alertas generadas en esta plataforma. Se vienen desarrollando mesas de trabajo para el seguimiento de planes de mejoramiento interno y de CGR. 2.2 Componente de Auditoría Interna Para la vigencia 2016 la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías. Para determinar los puntos de auditoría se tuvo en cuenta el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico SENA, de igual forma se creó el grupo de atención inmediata con el cual se generan acciones oportunas frente a las eventualidades que puedan surgir en alguna de las regionales o centros de formación de la entidad. Como parte del plan de auditoría se han visitado 8 puntos con auditorías regulares y 2 puntos con atención inmediata durante este cuatrimestre. Los resultados de este ejercicio fueron comunicados a los responsables de los procesos y a la alta Dirección a través de informes que describen los hallazgos, observaciones y riesgos identificados en cada una de las visitas. Los registros y evidencias producto de auditoría se pueden consultar en el aplicativo Auto Audit. 2.3 Componente planes de Mejoramiento La Entidad durante el periodo formuló planes de mejoramiento como resultado de las auditorías internas de gestión y auditorías realizadas por la Contraloría General de la República. La formulación y seguimiento de los planes de mejoramiento se realizó a partir del aplicativo CompromISO, módulo de mejoramiento continuo, donde los responsables de acciones preventivas o correctivas registraron los respectivos avances. Para el caso de los planes de mejoramiento producto de las auditorías internas y de CGR, se realizó seguimiento desde el aplicativo compromiso validando el cumplimiento de los siguientes criterios para un posible cierre del hallazgo: 1. Cumplimento de las fechas establecidas. 2. Adecuada identificación de las causas. 3. Acciones y actividades que corrijan y mitiguen las causas del hallazgo. 4. Evidencias suficientes.

14 De los planes de mejoramiento suscritos con la CGR se realizó seguimiento junto con el reporte del avance con corte al 30 de junio. 2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEBILIDADES En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno MECI-, se identificaron las siguientes debilidades: 2.3 Componente planes de Mejoramiento Debilidad en la identificación de las causas y acciones diseñadas en los planes de mejoramiento por parte de los Auditados, evitando la mitigación del hallazgo y generando una posible reiteración del mismo. Igualmente las evidencias presentadas no son suficientes para un posible cierre del hallazgo. Se evidencia debilidades de comunicación entre las diferentes áreas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación para realizar el establecimiento de las acciones y actividades necesarias para la elaboración de los planes de mejoramiento. 3. EJE TRANSVERSAL DE COMUNICACIÓN FORTALEZAS En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control Interno MECI, se identificaron los siguientes aspectos: 3.1 Información y Comunicación Interna y Externa La entidad ha mantenido diferentes canales de comunicación para registrar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, tales como: Página web de la entidad: link atención al ciudadano Línea nacional Línea Bogotá (1) Línea empresarial (1) Buzón de PQRSF en Regionales y Centros de formación Puntos de atención al usuario Sistema de Información CRM Así mismo, el grupo de Servicio al Cliente realiza análisis, seguimiento mensual e informes de gestión de PQRS a nivel nacional.

15 El grupo de servicio al cliente desarrolló capacitaciones en diferentes regionales y centros de formación sobre estrategias de PQRS, CMR y gestión Empresarial. De igual forma se ha sensibilizado al personal de la entidad frente a la relación de su gestión y el aplicativo OnBase, generalidades del proceso, normatividad, indicadores y metas de PQRS. Las PQRS recibidas en la Dirección General fueron remitidas por correo electrónico al área o Dirección Regional competente, esta última direccionó en su interior las comunicaciones y elaboró las acciones de mejora o preventivas resultado de vencimientos presentados en alguna de las comunicaciones a través del sistema de información CRM. Referente a las fuentes internas de información, el SENA sigue consolidando el aplicativo CompromISO que administra la documentación de los procesos Institucionales. Adicionalmente, en la página web institucional y en la nube fue publicado el normograma para consulta de servidores y ciudadanía en general de la normatividad de la Entidad. La entidad incluyó dentro del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2016 el componente de Rendición de Cuentas, en este documento se contemplaron cuatro actividades que deberían orientar el proceso en cuestión: 1) Identificar las necesidades de información de la población objetivo de la Entidad Establecer el diagnóstico de actividades relacionadas con rendición de cuentas en la entidad. 2) Establecer mecanismos de participación y colaboración abierta con la ciudadanía. 3) Coordinar con el Ministerio de Trabajo la audiencia anual de Rendición de Cuentas del sector. 4) Realizar actividades de formación y difusión sobre temas relacionados con la rendición de cuentas, dirigidas a los servidores públicos. 5) Documentar los diferentes mecanismos de rendición de cuentas mediante los cuales se promueve el dialogo con los ciudadanos y hacerle seguimiento a los compromisos pactados en cada uno de ellos. 6) Mantener actualizada la información que se divulga a través de la página web de la entidad. 7) Realizar divulgación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en el marco de actividades de rendición de cuentas. El proceso de Gestión Documental en la entidad fue documentado a través de procedimientos, guías, formatos, entre otros. Así mismo, lo que respecta a las herramientas establecidas por el Archivo General de la Nación durante el periodo se diseñaron, ajustaron y/o se implementaron de acuerdo con la normatividad aplicable al proceso. A través del grupo de Administración de Documentos se viene realizando la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD, sin embargo las vigentes se encuentran publicadas en la página web de la entidad, para lo cual la entidad ha realizado mesas de trabajo con las diferentes áreas, con la actualización se busca alinearlas al sistema de integrado de calidad. Con respecto a las mesas de trabajo se tienen aprobadas las TRD por parte de las siguientes áreas: Oficina de Control Interno, Grupo de Administración de Documentos, Oficina de Sistemas, Grupo de Apoyo Administrativo, Área de Almacén e Inventarios.

16 Para la construcción del PGD se han desarrollado mesas de trabajo con diferentes áreas y se han hecho los ajustes sugeridos, sin embargo a la fecha el documento no se encuentra aprobado. En las Regionales y Centros de Formación el proceso de gestión documental se socializo a partir de jornadas de capacitación in-situ, la metodología consistió en que cada Regional o centro de formación enviaba una comisión a la Dirección General a capacitarse con el grupo de Administración de Documentos. En lo que concierne a la política de comunicaciones Institucional, la entidad diseñó y publicó, a través de la plataforma CompromISO y/o la página web, documentos como: Manual de identidad Corporativa, el cual se encuentra publicado en la página institucional, en la nube y en el aplicativo Compromiso, Instructivo Redes Sociales, Instructivo para la Elaboración de Notas de Radio, Instructivo Comunicación Interna, entre otros. En cumplimiento de la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 artículo 9 y su Decreto reglamentario 103 del 20 de enero de 2015, el SENA pone a disposición en su página web, la siguiente información: 1. Información relacionada con la estructura orgánica, objetivos y funciones, ubicación de las sedes y áreas a nivel nacional, horarios de atención al público; directorio de servidores públicos y contratistas 2.Información vigente del presupuesto y de los ingresos por aportes parafiscales, así como información de los proyectos de inversión registrados por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN); planes de gasto público. 3. Normas generales y reglamentarias; metas y objetivos de las unidades administrativas. 4. Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República. 5. Información sobre los procesos de contratación de la Entidad: Plan Anual de Adquisiciones, contrataciones adjudicadas 6. Información sobre los trámites que se pueden adelantar ante la entidad 7. Publicación del plan anticorrupción y atención al ciudadano. 8. Registro de documentos publicados en el portal SENA. 3.2 Sistemas de información y comunicación El proceso de gestión documental se encuentra liderado por la Secretaria General a través del Grupo de Administración de Documentos; el cual garantiza el registro oportuno y confiable de las comunicaciones internas y externas, tanto en soporte físico como electrónico, documentos normativos y contratos a través de la herramienta ON

17 BASE. Esta herramienta ha contribuido al fortalecimiento del Proyecto Oficina sin Papel el cual busca la conservación del medio ambiente. Para optimizar el uso eficiente de esta herramienta en las Regionales y Centros de Formación, el grupo de Administración de Documentos realizó capacitaciones in.situ La entidad cuenta con una página web que compila información de importancia sobre la gestión, planeación estratégica, servicios, alianzas para el trabajo, oferta educativa, atención al ciudadano, noticias entre otros de manera transparente a todos los grupos de interés. Además la entidad tiene dispuesto Canal SENA, periódico virtual, redes sociales, Intranet, micrositios, Blogs de Centros de Formación, Pantallas, Correos masivos, Carteleras y convenios con medios de comunicación. Las redes sociales se fortalecieron los canales de comunicación para promocionar y dar a conocer lo servicios que la Entidad presta en cuanto a formación, empleo y emprendimiento. La implementación de estrategias a través de redes sociales permite el aumento de seguidores de la institución más querida por los colombianos. Además las redes sociales se convirtieron en una herramienta para medir las percepciones de los ciudadanos respecto de los servicios que presta la entidad. Igualmente, la Entidad facilitó la realización de trámites en línea a través de la página web Institucional, estos trámites fueron: a) inscripción de aspirantes a programas de formación profesional, B) solicitud de certificados y constancias académicas c) solicitud de paz y salvos y aportes parafiscales, d) contratación virtual de aprendices SENA, e) pagos en línea. Los sistemas de información utilizados por la Entidad para el cumplimiento de la misión y objeto social fueron; Sofía Plus, Orions, Kactus, CompromISO, ON BASE, CMDB a cargo del proveedor actual de servicios tecnológicos (PROA), OSGVA - Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, SMA Servicio Médico Asistencial, Plan Operativo Anual (POA), Agencia Pública de Empleo (APE), entre otros. 3. EJE TRANSVERSAL DE COMUNICACIÓN DEBILIDADES En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno MECI-, se identificaron las siguientes: 3.1 Información y Comunicación Interna y Externa Con relación a la Gestión Documental se evidenció la necesidad de priorizar el ajuste y publicación del PGD y PINAR. Estos documentos son instrumentos estratégicos para la función archivística, puesto que establecen estrategias a corto, mediano y largo plazo y su implementación repercute en el mejoramiento de la prestación de servicios. De acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, los Artículos 10 y 11 del Decreto

18 2609 de 2012 y el Artículo 15 de la ley 1712 de 2014, a través del cual se establece la obligación de articular, adoptar y publicar el Programa de Gestión Documental. En concordancia con el artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, algunos de los elementos establecidos en dicho artículo no se encuentran actualizados, habilitados, y no permiten el acceso a páginas de otras entidades como SECOP. Si bien es cierto, se encuentran diseñados y publicados una serie de documentos que orientan el manejo de los canales de comunicaciones (radio, videoconferencias, redes sociales, entre otros), no se cuenta con la consolidación de un documento que contenga: matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria, establecido por el Modelo Estándar de Control Interno. 3.2 Información y Comunicación Interna A pesar de que la entidad cuenta con un equipo de funcionarios encargados para realizar el seguimiento y control a las PQRS, este no se encuentra disponible al 100% en las 33 Regionales y 117 Centros de Formación. Las Regionales y Centros de Formación presentan debilidades frente a la formulación de acciones preventivas, correctivas y de mejoras del procedimiento de PQRS de la Entidad. RAUL EDUARDO GONZALEZ GARZÓN Jefe Oficina de Control Interno Elaboró: Erica Pineda Mateus Aprobó y Revisó: Raúl Eduardo González Garzón.