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Transcripción

1 ._.~. c::gm~~~ "...,,"""'... n"-'j~~ ~",">W,"""'''''~,",",,''''''''''''''',~~'''''''''~~'.M.",,",'''./ CAJA DE PR.EVSlijN DE. A r~;u<,f' Nombre Del Procedimiento: Solicitud y manejo del Fondo Fijo. DE Objetivo General: Solicitar los recursos del Fondo Fijo de Caja para cubrir las necesidades operativas de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal de disponibilidad de moneda fraccionaria! ~, Descripción Narrativa: Actor No. Jefe de unidad 1 Egresos. ~ Subgerente de l 2 Tesorería Gerente de 3 Finanzas e nformática. 4 Subgerente de 5 Planeación y Presupuesto ,,-----, Actividad Tiempo._- -- Solicitar por esc rito por medio de memor -n-c dū - m-+-, --c 1 -c h - r a la Gerencia de. Finanzas e nforr:nática el Fondo Fijo de Caja, con autonzaclon de la: Subgerencia de Tesorería. Autoriza memor ándum - de Fondo Fijo de '--=-C-+--=~--1 Caja y 30 mini elabora Solicitud _de cheque. ";---c :=-~ Recibe memorá ndum y solicitud de cheque. 30 mini Autoriza la solici tud de cheque de Fondo Fijo de, 15 mln.'~1 Caja y la turna a la Subgerencia de Planeación y Presupuesto., Recibe solicitud de cheque de Fondo Fijo de-1-2~h-rs~----' Caja y le asigna folio presupuesta!. ~~..., Remite, solicitu d de cheque y soporte 30 mini documental a la Jefatura de Unidad de Egresos. J-=---c-- f -J7'e""f-e-cdC"'e'C'U7n'C'id-';'a-dc i Recibe solicitud de cheque y soporte l' 15 min~- [ documental, el cual remite al personal de Egresos Apoyo Técnico Operativo asignado, para que --;--t- se procese en los gastos del día _ '1 íder Coordinador 8, Recibe la solicitud de cheque y soporte de Proyectos "A" documenta!., (Personal T écnico- 15 mini Operativo ).-----i-~-1 - -~~ ;;-:c-:! 9 Elabora relación diaria de gastos del día. 30 mini --+--c'10-:--+-1 Entrega relación de gastos diarios a la Je "'fa-t-u-ra--+-1'-5-m--c'in-. de la Unidad ngresos, para que sea fondeado el gasto a la cuenta de 'c-cc--~-+ -1!_c~h.':e::.:g1.Ou:.o:ecs, correspondiente.!--. Jefe de Unidad 11 Recibie relación de gasto y solicita el fondeo a r ~1-;::5-m-cin. la cuenta correspondiente. ngresos. _ ',.J 97 áe 130 1, (. ",1 i\ / \ \J. ~ ; \

2 DE """""",,, DE A Actor Actividad Tiempo íder coordinadc""0-r--+-1cc2,--j-.1 C=E~la-cb-orar Cheque a nombre del íder 30 min. l' de Proyectos "A" Coordinador de Proyectos, y lo turna a la, (Personal Técnico Subgerencia de Contabilida. d. ~, O erativo._ -~-~~---r- Subgerente de 13 i Recibe el cheque y da aplicación contable.! 15 mino Contabilidad ' 14 Entrega el cheque a la Subgerencia cie-+j-1-5-m-in-. Tesorería para su firma. '1 Subgere-nt-e-d~e Recibe, firma y turna el cheque a la Gerencia de] 15 mino -l Tesoreria! Finanzas e nformática, para su firma.,., Gerente de 161 Recibe, firma y devuelve el chequ-e, a la 15~ Finanzas e i Jefatura de la Unidad departamental de. - nform~ -t-ée",g~r-,e-=s-=0'és,--.--c----~,-----c-c-;---, !1 '] Jefe de unidad 17 j, ibera el cheque en la banca electronlca'_--,-;-_+--_1_5 min~.1 ' Egresos. 18 Entrega cheque al Personal Técnico Operativo, 15-~ _ designado para entregarlo. _ mln~ '] Jefatura de Unidad 19' Entrega cheque al íder Coordinador de 15 m,n. ' Proyecto., Egresos (Personal i T écnico Operativo). íder coordinalor 20 Recibe cheque, firma acuse de recibido y 15 mino, de Proyectos "A" cambia el cheque en el Banco por monedas y. billetes de baja denominación J 21 Resguarda el efectivo del Fondo Fijo en la, 15 mino bóveda ~Eo-n"C"t-rega diariamente al responsable de la caja 10 min.-- uno la cantidad de $1, en moneda ] fraccionaria como dotación inicial, para hacer frente a las necesidades de cambio de las,.c-c-~, cc-----, operaciones.de''cl,=-d:.::ía:.: c----c----c-.-, líder Coordinador 23 Recibe el efectivo en moneda fraccionaria y de Proyectos "A", billetes de baja denominación. (personal Técnico, 1 Operativo ),--f----+ ;::---:;--_-----;_ r 24 Realiza corte de la operación al final del día. 30 mino D8 de

3 cr""'lmc:ll ~~(",>'"""",e"f""'w"."",~ "'~"~m",;clo"m'",~w"4j~ DE PREV SÓ,N DE A ~-""--''''''''''.""""",,-~'''''''''''''''''''O='''-,"''':''''-. i Actor '''-N"-o~. 'T'~~~- AO\;.;d,d n.mpo l j ", 25 Entrega al final de la operación al íder 1 O min, Coordinador de Proyecto la cantidad de! $1,000,00 en monedas y billetes de diferente,, denominación, l DE i íder Coordinador 26 Recibe que el importe este completo 10 min, l ~ Proyecto "A':' l~==~ --+--'-t Existe~:rrores? ---+'-1 27 Resguardar el recurso en la caja fuerte. - -,_"'_J 2 hrs, r=~,=' Conecta -cone ~elproce(j miento r'-' 28 nforma al responsable (Apoyo Técnico 1 15 min, 1 Operativo) a fin de que el faltante sea restituido de manera inmediata y el fondo siempre este, com leto, ' -"'íc"cd-e-r"'cc'o-o-rd"'"i-n-a"cd-o-r +--2"9--+";R:Ce".c"Ji~be' el efectivo en moneda fraccion~ria y 10 min, de Proyectos "A" billetes de baja denominación, ~' (P... ersonal Técnic.o, _m_ Operativo )",_.-' +-::::--;;- ; 30 Realiza el arqueo diarj'ode cómo se encuentra, integ~~~o el Fondo,F'C"_ijo_d-:e_C_a_ja_, 31 Entrega arqueo a la caja uno para que sea considerado en la póliza de movimiento diario, ' -32 Envla el último día hábil del' ejercicio la cantidad [ 1'~eSignada como fondo fijo para que se, depositado por medio de la empresa que otorga el s.ervicio de traslado de valores a la nstitución, 33 nforma a la Jefa de la Unidad Departamental -+ a la cuenta de CAPREPO, ~---i 5 min,! 30 min, h! i de Egresos y entregar comprobante del, Jefe de Unidad 34 ~:~~:~t~~mprobante de depósito --t-s~in f _Dep';;~~~s:~ta~~_e_+---+~-_cc_- --:;:~ -:_+1_, 'r 35 Coordina al encargado (Apoyo Técnico 10 Operativo) para que el depósito relativo al fondo J, min,, u l fijo de caja sea consolidado en el formato de _~_~ / movimiento diario de caja, el último día hábil del.. 99 de 130 [lj

4 DE RE'JSiON DE A "U'lA DE Actor No. Actividad Tiempo f-~ ~:~~~~oMemorándum dirigido al~~ Gerencia de i 3ci-~ ;;~!. Finanzas e nformática, para avisar de la, á ' devolución del fondo fijo de caja, con copia a la Subgerencia de Tesorería, Contabilidad y i ~ 1 1 ; Planeación y Presupuesto. ;, 37,Recaba acuse de recibo de cada área y archiva 1 15 min,. j-i.. '1 en el recopilador correspondiente, ---+!----1 i l Fin del Procedimiento! ~...Tiempo total. de ejecución: 15 ~oras. Aspectos a considerar: 1, Se entiende por Fondo Fijo a la cantidad de dinero en efectivo que se destina para el pago por medio de Recibo C que se realizan de manera habitual conforme a las necesidades de la Entidad, 2, El Fondo Fijo será recibido por el íder Coordinador de Proyecto A, mediante cheque nominativo, que es el encargado del manejo y operación de la Bóveda que se encuentra en la Jefatura de la Unidad Egresos, 3, El Fondo Fijo se podrá constituir con un importe de $10,000,00 (Diez mil pesos 00/100 M,N,) hasta el monto que sea necesario para la operación, 4, El Fondo Fijo de Caja deberá estar contenido en monedas y billetes, 5, El Fondo Fijo deberá ser reintegrado en su totalidad el último día hábil de diciembre del año en curso, mediante depósito bancario a la cuenta de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal, haciendo la afectación correspondiente en el formato de movimiento diario de caja de ese día, 6, El resguardo físico del efectivo que integra el Fondo Fijo, deberá estar siempre resguardado en la caja fuerte, que se encuentra ubicada en la Jefatura de Unidad Egresos, y deberá ser operado por el responsable de la misma (íder Coordinador de Proyecto A), 7, El Fondo Fijo de caja deberá estar siempre completo y podrá ser auditado por las instancias fiscalizadoras y de auditarla a que está sujeta ~a CAPREPO, 100 do 130. J /'" )~ (;;1 J

5 "_._ '",'TJ' Po DE ----"~~~~~~--~~~~---- C.P. José Subgerente de Tesorería 101 de 130 {/ í/ '/