INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA PARA LOS TRABAJADORES. Macro Proceso: Gestión de la Red Interna y Externa

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1 INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA PARA LOS TRABAJADORES Macro Proceso: Gestión de la Red Interna y Externa Proceso: Administración del padrón proveedores Procedimiento: Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Fecha de Publicación: 18 de mayo de 2017 Versión: 002

2 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 2 de 15 Contenido 1. Control de Cambios Definición del Procedimiento Marco Normativo Interno Externo Lineamientos Niveles de Servicio Entradas y Salida del Procedimiento Diagrama de Flujo Narrativa del Procedimiento Glosario de Términos y Acrónimos Anexos Correo (s) de Autorización... 15

3 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 3 de Control de Cambios.Versión** Fecha Descripción del Cambio /10/2015 Creación del documento /11/2016 Cambio de plantilla de acuerdo al marco normativo de Gobierno de Procesos versión 003 Actualización del Marco Normativo /05/2017 Cambio de Responsables y Roles derivado del Cambio de Estructura Organizacional de la Subdirección General de Crédito 2. Definición del Procedimiento Objetivo: Alcance: Establecer los criterios y responsabilidades que permitan realizar la prestación de servicios de verificación en viviendas del programa Hogar a tu Medida. Es de observancia obligatoria en los términos, criterios, políticas establecidas y de aplicación estricta para el personal de las Gerencias de áreas técnicas y Delegaciones Regionales del Infonavit y para las empresas verificadoras de obra que prestan sus servicios al Instituto dentro del territorio Nacional. Comprenden desde la recepción de la información de la vivienda a verificar hasta la confirmación de la información de la vivienda verificada en el sistema correspondiente del Programa Hogar a tu Medida. 3. Marco Normativo 3.1. Interno Externo 1. No aplica.

4 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 4 de Lineamientos 1. El servicio de verificación aplica a viviendas nuevas o usadas. 2. El sistema de Proveedores de Hogar a tu Medida, funciona con un catálogo de verificadores. El dueño del producto debe garantizar que se cuente con la información actualizada de los prestadores del servicio. 3. Las viviendas a asignar, objeto de este servicio de verificación, preferentemente deben estar ubicadas en Planta Baja. 4. El dueño del producto Hogar a tu medida debe garantizar el acceso al sistema de Proveedores de Hogar a tu Medida y que éste cuente con los insumos de información requeridos para la prestación del servicio de verificación; y proporcionar al Gerente Técnico y a los verificadores el Manual de Verificadores. 5. El dueño del producto Hogar a tu medida debe garantizar la previsión y disponibilidad de los recursos para el pago del servicio de verificación. 6. Los reportes de verificación se deben cargar en el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida en formato "pdf" 7. Cualquier situación que modifique la aplicación o actualización del procedimiento debe der comunicada a la Gerencia Sr. de Calidad de la Vivienda. 8. El verificador debe reportar y enviar las evidencias que correspondan al Gerente Técnico de la Delegación Regional, relacionadas con inconsistencias de operación y fallas derivadas de la interacción con el Sistema Proveedores Hogar a tu Medida. 5. Niveles de Servicio Nombre del Producto/Servicio Fecha programada para realizar la visita de verificación Repuesta de la aceptación de la asignación en sistema Repuesta de la aceptación de la asignación Tiempo de Respuesta (Hrs., días, etc.) Menos de 10 días hábiles posteriores a la fecha que el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida solicita la verificación Responsable de Confirmación [Cliente (Puesto/Área)] Medio de Entrega (Electrónico, físico, etc.) Electrónico 2 días posteriores a la asignación Electrónico El mismo día que se realizó la aceptación en sistema Electrónico Formalización de la asignación 2 días posterior a la aceptación Electrónico

5 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 5 de 15 Confirmación de Fecha para verificación por parte del 5 días posteriores a la formalización Contacto Acreditado Reporte de Verificación 2 días posteriores a la verificación Electrónico Registro de Factura en sistema 15 días posteriores al envío del reporte Electrónico 6. Entradas y Salida del Procedimiento Requisitos de Entrada Proveedores de Insumos Características Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible/ Calidad de Vida, Vivienda y Información de la Vivienda Información Crédito HTM Valor Patrimonial/Desarrollo de Información del Acreditado Soluciones/ Canje del vale para la Pago del servicio instalación del paquete Programa Hogar a tu Medida Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Información faltante o rectificaciones Sostenible/ Calidad de Vida, Vivienda y Valor Patrimonial/Desarrollo de Soluciones/ Canje del vale para la instalación del paquete Programa Hogar a tu Medida Indica información faltantes o correcciones Requisitos de Salida Clientes Características Modelo de Operación del Centro de Confirmación de registro en el sistema Investigación para el Desarrollo Registro del resultado de la verificación Sostenible/ Calidad de Vida, Vivienda y Importe de facturación Valor Patrimonial/Desarrollo de Concepto de pago los cuales deben corresponder Soluciones/ Canje del vale para la al servicio prestado instalación del paquete Programa Hogar a tu Medida.

6 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 6 de Diagrama de Flujo Verificación de las ade 8. Narrativa del Procedimiento 1. Recibir información de la vivienda a verificar 1. Recibe a través del sistema de Proveedores de Hogar a tu medida la información de la vivienda que se verificará. 2. Valida, que se cuente con la información siguiente: Ubicación de la vivienda Nombre y datos de contacto del acreditado Especificaciones a verificar de acuerdo a tipo de discapacidad Fecha programada para realizar la visita de verificación Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Información completa? ***Nota: La fecha de visita deberá ser al menos 10 días hábiles posteriores a la fecha que el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida solicita la verificación. (R) (C) Ver Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Sí: Continúa Actividad 3 Seleccionar y registrar propuesta de asignación para la empresa

7 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 7 de Reportar los faltantes o rectificaciones Seleccionar y registrar propuesta de asignación empresa verificadora verificadora No: Continúa Actividad 2 Reportar los faltantes o rectificaciones. 1. Reporta por correo electrónico los faltantes o rectificaciones a la o el Gerente de Productos de Sustentabilidad, del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible como dueño del producto y espera respuesta. Continúa Actividad 1 Recibir información de la vivienda a verificar 1. Selecciona a la empresa verificadora, considerando alguna de las opciones siguientes: a) Por el número de asignaciones previas a la misma empresa, para acumular el total determinado por la Delegación para cada una de ellas. b) Por la consecutividad que corresponda a cada empresa, una vez que a la empresa anterior se le cubrió el número de asignaciones determinado por la Delegación o por que se requiere de otra empresa. c) Que la empresa tenga alguna asignación de obra con periodo de servicios vigente por el esquema de Línea II-RUV en la localidad donde se ubique la vivienda. d) Si hubiere más de una empresa con la condición descrita en el inciso anterior, seleccionar preferentemente a aquella cuya asignación sea de fecha más reciente. 2. Ingresa al sistema de Proveedores de Hogar a tu Medida para que le despliegue las Empresas Verificadoras susceptibles de seleccionar. 3. Marca a la empresa propuesta para la asignación y

8 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 8 de Confirmar el Servicio Acepta el Servicio? 5. Llenar formato de asignación la registra, de acuerdo al MAN-SGS-009 Manual Verificadores ubicado en el Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible en la sección de Manuales. 4. Notifica a la empresa verificadora por correo electrónico que tiene una propuesta de asignación. 1. Ingresa al sistema de Proveedores de Hogar a tu Medida a más tardar al segundo día de la recepción de la notificación para responder a la propuesta de asignación. 2. Registra la aceptación o rechazo del servicio de acuerdo a lo descrito en el MAN-SGS-009 Manual Verificadores ubicado en el Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible en la sección de Manuales. ***Nota: El sistema Proveedores de Hogar a tu medida esta parametrizado para solo permitir al usuario la aceptación o rechazo de la asignación y consulta de los datos de la asignación, no permite descarga de información o navegación en el sistema. (R) (C) Ver Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Sí: Continúa Actividad 5 Llenar formato de asignación No: Continúa Actividad 3 Seleccionar y registrar propuesta de asignación empresa verificadora 1. Llena por duplicado el formato Anexo 4.- FASIG_2 sin modificar su estructura y lo firma el mismo día de la aceptación del servicio. 2. Obtiene del sistema de Proveedores de Hogar a tu medida, la información siguiente: 1) Catálogo de Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Anexo 4.- FASIG_2

9 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 9 de Entregar formatos firmados 7. Validar formatos y anexos de la asignación Formato y anexos correctos? 8. Formalizar la asignación conceptos a verificar de acuerdo al tipo de discapacidad; 2) Fecha en que se debe hacer la visita y 3) Información de datos de contacto del acreditado y ubicación de la vivienda a verificar. Lo rubrica y adjunta al Anexo 4.- FASIG_2 3. Informa el mismo día de la aceptación de la asignación, al Gerente Técnico, por correo electrónico la fecha y hora para entrega de formatos para formalizar la asignación. ***Nota: El correo electrónico estará configurado para notificar la entrega y lectura del mensaje, esta notificación se conservará como acuse de recibo. La fecha para formalizar la asignación, será máximo dentro de los dos días posteriores a la aceptación del servicio. 1. Acude a la oficina de la Gerencia Técnica en la fecha y hora señalada para formalizar la asignación. 2. Presenta su identificación oficial vigente (credencial de elector, pasaporte o cédula profesional). 3. Entrega los dos tantos del formato Anexo 4.- FASIG_2 firmado y las impresiones de las pantallas del sistema de Proveedores de Hogar a tu medida rubricadas. 1. Válida el contenido del formato de asignación y la información entregada. Si: Continúa Actividad 8 Formalizar asignación No: Continúa Actividad 6 Entregar formatos firmados. 1. Firma los dos tantos del formato de asignación y rubrica los anexos.

10 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 10 de Realizar el primer intento de visita de verificación Contactó al acreditado y accedió a la vivienda? Reportar que no accedió a la vivienda 2. Entrega un tanto a la empresa verificadora. 3. Anexa el otro tanto del formato, como parte del Contrato Único de Prestación de servicios profesionales de verificación de vivienda. ***Nota: Cada Delegación designará a los responsables y lugares correspondientes, para la guarda y custodia de los documentos generados por este procedimiento. 1. Contacta al acreditado para confirmar fecha de visita de verificación **Nota: Contactar al acreditado y la confirmación de la fecha de visita, debe realizarse máximo dentro de los 5 días posteriores a la formalización de la asignación. En su caso, el verificador deberá modificar dentro del sistema de Proveedores Hogar a tu Medida la fecha acordada con el acreditado para la visita. 2. Identifica dentro de los anexos de la asignación, los conceptos a verificar de acuerdo al tipo de discapacidad. 3. Acude a la vivienda en la fecha confirmada con el acreditado. ***Nota: El acreditado es el responsable de garantizar el acceso a su vivienda en la fecha acordada. Si: Continúa Actividad 14 Realizar servicio de verificación. No: Continúa Actividad 10 Reportar que no accedió a la vivienda. 1. Reporta por escrito al Gerente Técnico, el sexto día posterior a la formalización; los motivos y contratiempos para contactar al acreditado y/o para acceder a la vivienda.

11 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 11 de Remitir informe preventivo Realizar el segundo intento de visita de verificación Accedió a la vivienda? Realizar el reporte de verificación (Segunda visita) 1. Remite por correo electrónico, a la o el Gerente Sr. de Productos de Sustentabilidad y Gerente de Productos de Inclusión, del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible, como dueño del producto Hogar a tu Medida el reporte del verificador. 1. Contacta al acreditado para confirmar nueva fecha de visita de verificación. **Nota: Contactar al acreditado y la confirmación de la nueva fecha de visita, debe realizarse máximo dentro de los 3 días posteriores a la entrega del reporte de motivos o contratiempos. En su caso, el verificador deberá modificar dentro del sistema de Proveedores Hogar a tu Medida la nueva fecha acordada con el acreditado para la visita. 2. Acude a la vivienda en la fecha confirmada con el acreditado. ***Nota: El acreditado es el responsable de garantizar el acceso a su vivienda en la fecha acordada. Si: Continúa Actividad 14 Realizar el servicio de verificación No: Continúa Actividad 13 Realizar el reporte de verificación (Segunda visita) 1. Llena un tanto del Anexo 5.- Formato de Reporte FR-HM, con el levantamiento fotográfico externo. 2. Registra en el reporte de verificación: incumplimiento a la aplicación de recursos. 3. Elabora oficio describiendo las causas que impidieron realizar la verificación de las obras y ratifica que el incumplimiento deriva de los impedimentos para acceder a la vivienda. Anexa el oficio al reporte de Anexo 5.- Formato de Reporte FR-HM

12 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 12 de Realizar servicio de verificación 15. Registrar reporte de verificación en sistema verificación. 4. Convierte los documentos anteriores a formato pdf. Continúa Actividad 15. Registrar reporte de verificación en sistema. 1. Verifica que los elementos colocados estén de acuerdo al catálogo por tipo de discapacidad. 2. Valida el cumplimiento del número de elementos y que la colocación y especificaciones se apegue a lo establecido en el Código de Edificación de Vivienda de la CONAVI. ***Nota: Disponible para consultarse en el sitio de la Comisión Nacional de Vivienda en su sección de publicaciones, capítulo 9 Accesibilidad de la vivienda 3. Elabora levantamiento fotográfico de la vivienda (interior y exterior), de los conceptos o trabajos descritos de acuerdo al tipo de discapacidad. 4. Convierte el reporte de verificación a formato pdf. (R) Ver Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles 1. Carga en el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida, a más tardar al segundo día hábil posterior a la visita de verificación, el archivo electrónico del reporte de verificación, en formato pdf. 2. Registra en el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida el resultado de la verificación. ***Nota: La carga de reporte y registro de resultados de verificación se realiza de acuerdo a lo descrito en el MAN-SGS-009 Manual Verificadores inserto dentro del Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible. Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles

13 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 13 de Emitir factura por servicios prestados Confirmar la información dentro del sistema (R) Ver Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles 1. Emite la factura a nombre de INFONAVIT por el servicio prestado; debe ser identificable en el concepto de pago: el nombre del acreditado, su NSS y la ubicación de la vivienda verificada. **Nota: La facturación de los servicios y el formato de los archivos correspondientes, cumplirá con las condiciones fiscales aplicables y con los requerimientos del área responsable de la aplicación del pago. 2. Carga en el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida, simultáneo al registro de resultado de verificación, la factura emitida. (Nota 9) 3. Registra la solicitud para trámite de pago en el sistema de Proveedores de Hogar a tu medida. 4. ***Nota: La carga de los archivos y el registro de la solicitud de trámite de pago, se realizará de acuerdo a lo descrito en el MAN-SGS-009 Manual Verificadores inserto dentro del Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible. 5. Informa al Gerente Área Técnico, por correo electrónico, que la prestación del servicio concluyó y está registrada la solicitud del trámite del pago por los servicios prestados. 1. Confirma que se encuentre dentro del sistema de Proveedores de Hogar a tu Medida, la carga del reporte. 2. Valida el registro del resultado, el importe de facturación y el concepto de pago los cuales deben corresponder al servicio prestado. ***Nota: Para ver autorización y evento contable del Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles Anexo 2 Cédula de Indicador de Desempeño

14 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 14 de 15 pago ver el procedimiento de Canje del vale para la instalación del paquete Programa Hogar a tu Medida ubicado en: Modelo de Operación del Centro de Investigación para el Desarrollo Sostenible > Calidad de Vida, Vivienda y Valor Patrimonial/Desarrollo de Soluciones/ Canje del vale para la instalación del paquete Programa Hogar a tu Medida. (C) Ver Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles ( I ) Ver Anexo 2 Cédula de Indicador de Desempeño Termina Procedimiento. 9. Glosario de Términos y Acrónimos Término/Acrónimo Hogar a tu Medida Dueño del Producto Hogar a tu medida Sistema de Proveedores Definición/Descripción Programa a través del cual el INFONAVIT ofrece la posibilidad de recibir un beneficio económico, que le permita al derechohabiente con discapacidad o con un familiar con discapacidad; realizar adecuaciones a su vivienda. Gerente de Hipoteca Verde. Aplicación tecnológica desarrollada para el seguimiento del programa de "Hogar a tu Medida", con las reglas de negocio especificadas por el dueño del producto. 10. Anexos Anexo 1 Anexo Nombre del Anexo Anexo 1 Matriz de Riesgos y Controles.xl Matriz de Riesgos y Controles.

15 Procedimiento de Verificación de las adecuaciones realizadas a la vivienda, programa Hogar a tu Medida Versión 002 Hoja 15 de 15 Anexo 2 Anexo Nombre del Anexo Anexo 3 Anexo 2 Cédula de Indicador de Desempe Cédula de Indicador de Desempeño Anexo 4 Anexo 3 Matriz de Información de Datos. Matriz de Información de Datos FASIG_2 Anexo 4 FASIG_2 Anexo 5 Anexo 5 Formato de Reporte FR-HM.xlsx Formato de Reporte FR-HM 11. Correo (s) de Autorización Autorizó Correo de Autorización Enrique Mondragón Navarrete Gerente de Verificación de Vivienda Autorización de publicación de la solici