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Transcripción

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2 Del proceso: Planificación del Sistema de Gestión de la Código: PRO-PRO-07 Versión: 1 Página 2 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula (Registro de Revisión y Aprobación) 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario 4 D. Descripción de actividades y responsables 4 1. Planificación de la estrategia y cambios del Sistema de Gestión de 5 2. Planificación de los Riesgos y Contingencias 6 E. Monitoreo y Análisis 6 F. Documentos relacionados F.1. Formularios, instructivo o guías. F.2. Otros procedimientos aplicables F.3. Documentos externos B. Propósito y alcance del procedimiento Definir los pasos a seguir para la planificación del Sistema de Gestión de de la CDAG, que comprende Mapa de, Política de, Objetivos de, riesgos, oportunidades, cambios y contingencias, en el cumplimiento de la Norma Internacional ISO 9001.Comprende desde la definición del alcance del Sistema, la elaboración, revisión participativa, aprobación y alineación con los documentos estratégicos del Sistema de Gestión de de CDAG. C. Glosario 1.- Cambio Abrupto 2.- Comité de Son cambios de forma repentina que no se preveen y que pueden afectar la gestión del Sistema de. Grupo de personas líderes y enlaces de los procesos (Gerente, Subgerentes, Directores y Enlaces) responsables de consolidar y velar por el cumplimiento de la Norma Internacional ISO FADN Federación y Asociación Deportiva Nacional. 4.- Manual de 5.- Mapa de Documento que reúne la información general del Sistema de Gestión de y el alcance del mismo. Comprende: Misión, Visión, Mapa de procesos, listado de procesos y procedimientos comprendidos en el Sistema, Política de, Objetivos de y la descripción del cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos en la norma ISO Es una ilustración de los procesos comprendidos en el alcance del Sistema de Gestión de, donde se puede visualizar las entradas y salidas del servicio hacia los clientes, así como la interacción de los procesos.

3 Del proceso: Planificación del Sistema de Gestión de la Código: PRO-PRO-07 Versión: 1 Página Norma ISO 9001 Es una norma internacional que se aplica a los Sistemas de Gestión de y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un Sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. 7.- Objetivos de Son los fines que se desean alcanzar para las funciones, niveles pertinentes y los procesos del Sistema de Gestión de. 8.- Oportunidades Son aquellas cuestiones externas que pueden abordarse para favorecer el logro de objetivos del Sistema de Gestión de. 9.- Plan Estratégico Institucional Documento en el que los responsables de la Institución reflejan las decisiones estratégicas a largo plazo que orientan a cumplir la misión y alcanzar la visión Planificación de los Cambios Consiste en establecer acciones a seguir para abordar los eventos que producen cambios y sus consecuencias potenciales que pueden afectar la integridad del Sistema de Gestión de y sus recursos Planificación de Contingencias Planificación de riesgos Consiste en establecer acciones a seguir para atender los eventos con probabilidad de suceder. Consiste en establecer acciones a seguir para abordar los riesgos que pueden producir efectos no deseados en el Sistema de Gestión de y sus procesos POA Plan Operativo Anual Política de Es la definición del compromiso con la calidad asumido por la institución y sirve como guía para la definición de los objetivos de calidad Sistema de Gestión de la Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias) para lograr la calidad de los servicios que se ofrecen al cliente.

4 Del proceso: Planificación del Sistema de Gestión de la Código: PRO-PRO-07 Versión: 1 Página 4 D. Descripción de actividades y responsables D.1.Planificación de la estrategia y cambios del Sistema de Gestión de Revisa al inicio de cada año las cuestiones que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica del Sistema de Gestión de, en congruencia con los requisitos de la Norma ISO 9001 vigente. Con base en el análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, determinan los cambios que se requieren en el Sistema de Gestión de la y se planifican elaborando un cronograma anual para abordar los mismos y sus consecuencias potenciales. 1. Planificación de cambios en el SGC Comité de Los cambios identificados como relevantes para planificar en el SGC pueden ser internos o externos: 3. Internos: Modificación del alcance de procesos en el SGC Modificación de la filosofía institucional (misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de calidad) Modificación de la estructura organizacional Cambios en puestos directivos o personal involucrado directamente en los procesos Modificación a la estrategia institucional. Otros relevantes que el Comité de identifique al inicio de cada año 4. Externos: Modificaciones en proceso: a Leyes o Normas que afectan el SGC y sus procesos Cambio de versión de norma ISO 9001, nuevas normas o estándares internacionales de cumplimiento obligatorio o que se adopte voluntariamente. Cambios en dirigentes deportivos de FADN Otros relevantes que el Comité de identifique al inicio de cada año La programación del cronograma de cambios contempla la disponibilidad de recursos y la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Ésta se monitorea desde la Dirección de y se presentan avances en la Revisión del SGC, según procedimiento PRO-PRO-06 Revisión del SGC. Nota 1: En el caso que durante el año existan cambios abruptos, se estarán incorporando al cronograma anual de planificación. 2. Determinación del alcance del SGC y modificación de Mapa de y Líderes de Revisan el alcance del SGC y determinan la necesidad de mantenerlo o modificarlo. La determinación del alcance comprende en elaborar la lista de procesos y sus procedimientos, las cuestiones internas y externas que afectan los procesos seleccionados y las partes interesadas de los mismos, así como la identificación de los servicios. Cuando el alcance es modificado proceden a modificar el Mapa de que muestra la relación e interacción de los procesos con las entradas y salidas. 3. Determinación de Política de 4. Definición de Objetivos de y Líderes de y Líderes de Determinan el compromiso de calidad y el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001, asumido en la Política de, de acuerdo al alcance del SGC propuesto. Establecen la necesidad de realizar cambios a la Política de vigente o de mantener la misma en función del propósito y contexto de la organización. Determinan los Objetivos de para el período correspondiente, con base en: 1. Alcance del SGC (Mapa de ) 2. Política de 3. Plan Estratégico Institucional 4. Plan Operativo Anual 5. Cumplimiento de objetivos de calidad del período anterior. 6. Riesgos y oportunidades

5 Del proceso: Planificación del Sistema de Gestión de la Código: PRO-PRO-07 Versión: 1 Página 5 5. Solicitud de aprobación de documentos estratégicos del SGC 6. Aprobación de documentos estratégicos del SGC 7. Divulgación de documentos estratégicos del SGC aprobados 8. Planificación de los Objetivos de 9. Elaboración y actualización de Manual de / Subgerente de Desarrollo Institucional. Gerente / Comité Ejecutivo / Director de Comunicación / Líderes de Líderes de Dirección de Presentan al Gerente el alcance del SGC, Política de y Objetivos de propuestos, para que sean elevados a Comité Ejecutivo, para su aprobación. El Gerente eleva a Comité Ejecutivo, el alcance del SGC, Política de y Objetivos de, quien los conoce y resuelve. De aprobar la propuesta, continúa en actividad 7, de no ser aprobada, requiere los cambios que considere y regresa a la actividad 2, 3 o 4, según corresponda. El Gerente informa al Subgerente de Desarrollo Institucional lo resuelto por Comité Ejecutivo y proporciona constancia del punto de Acta. Divulgan, el alcance del SGC, (Mapa de ), Política de y Objetivos de aprobados, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos PRO-PRO-05 Comunicación Interna y PRO-PRO-08 Comunicación Externa. Elaboran para cada Objetivo de, la planificación correspondiente, utilizando el formulario PRO-FOR-16. Durante la ejecución de las acciones, evalúan el avance y proyección de cumplimiento de los Objetivos Fijados y de ser necesario hacer adecuaciones a los mismos, utilizan el formulario PRO-FOR-17. Envían a la Dirección de la información documentada que muestra el avance o cumplimiento de las acciones. Realiza anualmente las adecuaciones que correspondan en el Manual de, según los cambios en la Estrategia y alcance del SGC, (Mapa de ), Política y Objetivos de, así como en la misión y visión. Utiliza la plantilla del Manual de vigente. El Manual de de la Institución, se documenta según lo establecido en el PRO-PRO- 01 Administración Documental. Sigue a la actividad 13. D.2. Planificación de los Riesgos y Contingencias 10. Identificación y Análisis de Riesgos de Dirección de / Líderes de 11. Planificación de acciones Líderes de para prevenir o reducir riesgos 12. Acciones de contingencias Líderes de Durante la revisión de las metas del Plan Estratégico Institucional, determinan los riesgos y oportunidades que pueden afectar el SGC, de acuerdo a lo establecido en el GES-PRO-01 Elaboración y Actualización de la Estrategia Institucional. De acuerdo al alcance del SGC y los riesgos y oportunidades identificados en la elaboración de la Estrategia Institucional, identifican cada año los riesgos que pueden afectar la operación de los procesos, los analizan y priorizan dejando documentados los mismos en el control digital Riesgos de de acuerdo a lo establecido en el Instructivo PRO-INS- 01. De acuerdo a la priorización de riesgos realizada, determinan las acciones a tomar para su prevención o reducción, utilizando el formulario PRO-FOR-18 Planificación de Riesgos y Contingencias y de acuerdo a lo establecido en el Instructivo PRO-INS-01Identificación y Análisis de Riesgos. Para los riesgos identificados como significativos se definen también acciones de contingencia, a los cuales se aplican cuando el riesgo ocurre. Las acciones de contingencia se definen utilizando el PRO-FOR-19 Acciones de Contingencias y según el Instructivo PRO-INS-01Identificación y Análisis de Riesgos. Cada Líder de es el responsable de conservar la información documentada, relacionada a las acciones enfocadas a los riesgos y contingencias.

6 Del proceso: Planificación del Sistema de Gestión de la Código: PRO-PRO-07 Versión: 1 Página Seguimiento y medición del desempeño del SGC Comité de Realizan el seguimiento y medición del desempeño del SGC, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos: Evaluaciones Internas PRO-PRO-02. Mejora Continua PRO-PRO-03. Revisión de la Alta Dirección PRO-PRO-06. Seguimiento y Medición PRO-PRO-04. E. Monitoreo y Análisis E.1. Verificación de Cumplimiento Evaluador de Verifica en el transcurso de las evaluaciones internas el cumplimiento del procedimiento los documentos y controles internos relacionados, conforme a lo establecido en el PRO-PRO-03 Evaluaciones internas y el seguimiento a los informes que correspondan. F. Documentos relacionados F.1 Formularios, instructivos o guías PRO-FOR-16 Planificación de los Objetivos de la. PRO-FOR-17Actualización de Planificación de los Objetivos de la. PRO-FOR-18 Planificación de Riesgos y Contingencias PRO-FOR-19 Acciones de contingencia PRO-INS-01 Identificación y análisis de riesgos F.2 Otros procedimientos aplicables PRO-PRO-01 Administración Documental PRO-PRO-02 Mejora Continua PRO-PRO-03 Evaluaciones Internas PRO-PRO-06 Revisión del SGC PRO-PRO-05 Comunicación Interna PRO-PRO-08 Comunicación Externa PRO-PRO-04 Seguimiento y medición GES-PRO-01 Elaboración y Actualización de la Estrategia Institucional F.3 Documentos externos Norma ISO 9001:2015