Administración de Proyectos de TI

Transcripción

1 Administración de Proyectos de TI VI Jornadas Universitarias de Sistemas de Información en Salud Lic. Gustavo Sobota Oficina de Proyectos Departamento de Informática en Salud Hospital Italiano de Buenos Aires - Argentina Gustavo.sobota@hospitalitaliano.org.ar Argentina - Octubre 2011

2 AGENDA Contexto del Proyecto Stakeholders Estructura de la Organización Ambiente Multiproyecto

3 Stakeholders 2 5

4 Stakeholders Sponsor del proyecto Líder del proyecto Equipo de Gestión del Proyecto Equipo de Proyecto Clientes, usuarios, proveedores, opositores, PMO, Jefes Funcionales, de Operaciones, etc.

5 Stakeholders de un proyecto Pueden ser individuos u organizaciones Pueden participar activamente o ser afectadas por el proyecto o alguno de sus entregables (x Ej: Pacientes!) Pueden ser afectados positiva o negativamente Pueden ejercer influencia sobre el éxito del proyecto! Son dinámicos (cambian durante el proyecto) El propósito del equipo de proyecto es maximizar el apoyo y minimizar la oposición.

6 Sponsor Aporta los recursos Defiende el proyecto en los niveles directivos Guía el proyecto hasta su aprobación Sirve como vía de escalamiento en asuntos que exceden al Líder de Proyecto Participa de: Evaluaciones Sigue /no sigue Cambios grandes al alcance Tratamiento de Riesgos altos Tratamientos de problemas de alto impacto

7 Líder de proyecto Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los distintos interesados. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo, costos, recursos y riesgos.

8 Equipo de Proyecto Son creados a partir de la tarea (el proyecto), la afinidad personal rara vez es un factor importante. Se integran una vez establecido el objetivo. Con o cual rara vez participan en la definición del mismo (no tiene ese sentido de propiedad) No necesariamente comparten valores ni modelos mentales (reaccionan diferente ante los mismos estímulos) Tienen una existencia efímera (No ayuda al sentido de pertenencia) Están subordinados al objetivo (el logro se impone ante la afinidad o simpatía)

9 Otros Stakeholders Usuarios Clientes Lideres de otros proyectos Lideres de programa Jefes funcionales de los recursos Proveedores Personal de operaciones

10 ORGANIZACIONES

11 Cultura y estilo de la Organización La cultura y Estilo influye en la forma en la que el proyecto es ejecutado Visión, Valores, etc. Políticas, normas, etc. Relaciones de Autoridad Horario de trabajo, etc.

12 Estructura de las organizaciones Las organizaciones basan su actividad en operaciones y en proyectos Basadas en operaciones (Funcionales). Definen actividades repetitivas en el tiempo. No disponen de sistemas de gestión de proyectos. Se basan en funcionales organizacionales Basadas en proyectos. Son aquellas cuyas operaciones se definen como proyectos. Ejecutan proyectos para terceros. (Empresas de arquitectura, ingeniería, consultores, contratistas de construcción) Adoptan la dirección por proyectos. (empresas financieras) 4 0

13 Organización funcional

14 Matricial Débil

15 Matricial Equilibrada

16 Matricial Fuerte

17 Basada en Proyectos

18 Combinada (Funcional y Proyectos)

19 Estructural organizacional y proyectos

20 Activos de los procesos de la Organización Elementos que ayuda al éxito del proyecto Pueden ser formales o informales Procesos y procedimientos Procesos estandarizados (Normas y procedimientos) Ciclos de vida estándares (proyecto y/o producto) Políticas y procedimientos de calidad Plantillas de documentos y presentaciones Normativas de comunicación, control presupuestario y financiero, administración de riesgos y problemas Herramientas colaborativas y de Planificación (MS Project) Otros Bases de datos organizacionales Indicadores y Tableros de comando Archivos de proyectos anteriores Base de lecciones aprendidas Base de problemas Base de datos financiera 5 0

21 AMBIENTES MULTIPROYECTO 80

22 Mas desafios! Mas iniciativas para proyectos que recursos para ejecutarlas Coordinar personas que participan en múltiples equipos Interdependencia entre proyectos

23 Portfolio, programa, proyecto, sub-proyecto Portfolio Es una colección de proyectos y/o programas que son agrupados para facilitar la administración efectiva del trabajo necesario para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio Programa Es un grupo de proyectos relacionados gerenciados de forma coordinada para obtener beneficios y controles no disponibles cuando son gerenciados de forma individual. Pueden incorporar actividades continuas. Proyecto Es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio de resultado único. Sub-proyecto Es una subdivisión dentro de un proyecto amplio y complejo. Frecuentemente se utiliza de este concepto cuando se tercerizan las partes de un proyecto a otra empresa y a otra unidad dentro de la organización.

24 Portfolios y Programas Gerenciamiento de Portafolio Consiste en la gerencia integrada de los diversos programas y proyectos en marcha en una organización. Establece una dirección única para el alcance de los objetivos estratégicos y la garantía de las inversiones. Gerenciamiento de Programas Es la gerencia centralizada y coordinada de un programa para alcanzar sus beneficios y objetivos estratégicos. Mientras la gerencia de proyectos y programas tradicionalmente se preocupa en hacer el trabajo correctamente, la gerencia de portafolio se preocupa en hacer el trabajo correcto

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26 Factores Ambientales Hay diversos elementos que están fuera del control del líder del proyecto (y hasta de la organización) y que influyen en el éxito del mismo (tanto a favor como en contra) Ejemplos Normas de la industria o gubernamentales Infraestructura existente Personal existente Pautas de manejo de personal (premios, etc) Condiciones del mercado Tolerancia a riesgo de los interesados Clima político Bases de datos comerciales (para estimar costo) Sistemas de información disponibles (MS Project)

27 VI Jornadas Universitarias de Sistemas de Información en Salud Lic. Gustavo Sobota Oficina de Proyectos. Departamento de Informática en Salud Hospital Italiano de Buenos Aires - Argentina gustavo.sobota@hospitalitaliano.org.ar Muchas Gracias!!!