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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI MANUAL DE CALIDAD Página 1 de 28 Código: DE-M01 Versión:08 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES Contexto de la Universidad del Magdalena Estructura Orgánica de la Universidad del Magdalena Organigrama de la Universidad del Magdalena PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA Misión de la Universidad del Magdalena Visión de la Universidad del Magdalena Valores Institucionales Principios Institucionales Objetivos de la Universidad GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI Definición Objeto del Manual Alcance Exclusiones Responsable Antecedentes del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI Administración del Riesgo REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Modelo de Procesos Descripción del Modelo de Procesos RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Compromiso de la Dirección Elaboró Revisó Aprobó Pedro Eslava Eljaiek Representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión Integral de la Calidad Vicerrector Académico 05/12/2013 Eira Rosario Madera Reyes Docente Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 09/12/2013 Ruthber Escorcia Caballero Rector Universidad del Magdalena 07/03/2014

2 5.2. Enfoque al Cliente Política de la Calidad Planificación Objetivos de la Calidad Planificación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y autoridad Representante de la Dirección Comunicación interna Revisión por la Dirección GESTIÓN DE LOS RECURSOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Planificación de la Prestación del Servicio Procesos Relacionados con el Usuario Determinación de requisitos relacionados con el servicio Revisión de requisitos relacionados con el servicio Comunicación con el usuario Diseño y Desarrollo Adquisición de Bienes y Servicios Prestación del Servicio Control de la Prestación del Servicio Identificación y Trazabilidad Propiedad del Cliente Preservación del Producto Control de los Equipos de Seguimiento y Medición MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Generalidades Seguimiento y Medición Control del Servicio No Conforme Análisis de Datos Mejora DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTRO DE MODIFICACIONES ANEXOS Código: DE-M01 Versión: 08 Página 2 de 28

3 1. GENERALIDADES A continuación se presentan las condiciones generales en las que se enmarca la implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI de la Universidad del Magdalena Contexto de la Universidad del Magdalena El Estatuto General 1, establece que la Universidad del Magdalena, es un Ente Universitario Autónomo Estatal del orden departamental, con régimen especial, creado mediante Ordenanza Número 005 del 27 de Octubre de 1958, vinculada al Ministerio de Educación Nacional en lo atinente a las políticas y a la planeación del sector educativo y al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología; con personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y capacidad para elaborar, manejar y administrar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le competen. Su objeto social es la prestación del Servicio Público de Educación Superior, en la modalidad de Pregrado y Postgrado Presencial y a Distancia; así como programas técnicos de formación para el trabajo y desarrollo humano; con sede y domicilio principal en la ciudad de Santa Marta Estructura Organizacional de la Universidad del Magdalena La estructura organizacional de la Universidad del Magdalena se establece en el Acuerdo Superior 017 de 2011 y sus órganos de dirección corresponden al Consejo Superior, al Consejo Académico y al Rector. En el Estatuto General de la Universidad, Acuerdo Superior 012 de 2011 se establecen los fines, objetivos, funciones y principios de la Universidad; así como el establecimiento de sus órganos de gobierno, acordes con la naturaleza y campos de acción, además, la estructura interna obedece a los siguientes criterios: Los órganos colegiados de carácter decisorio se denominan consejos, los demás se denominan comités. Las dependencias de primer nivel se denominan Vicerrectorías. Las dependencias de segundo nivel de dirección se denominan Facultades y Direcciones. Las dependencias del proceso misional Gestión académica se denominan Facultad, Escuela, Dirección de programa académico, Departamento, Instituto o Centro. Las dependencias de carácter asesor se denominan oficinas asesoras. Los laboratorios, museos, y demás instancias requeridas para el desarrollo de las actividades misionales son definidas por el Rector y adscritas a las respectivas dependencias de la Universidad. 1 Estatuto General. Art. 3. Acuerdo Superior 012 de Código: DE-M01 Versión: 08 Página 3 de 28

4 1.3. Organigrama de la Universidad del Magdalena Código: DE-M01 Versión: 08 Página 4 de 28

5 Código: DE-M01 Versión: 08 Página 5 de 28

6 2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA 2.1 Misión de la Universidad del Magdalena Formar ciudadanos éticos y humanistas, líderes y emprendedores, de alta calidad profesional, sentido de pertenencia, responsabilidad social y ambiental, capaces de generar desarrollo, en la Región Caribe y el país, traducido en oportunidades de progreso y prosperidad para la sociedad en un ambiente de equidad, paz, convivencia y respeto a los derechos humanos. (Plan de Desarrollo ). 2.2 Visión de la Universidad del Magdalena En el 2019, la Universidad del Magdalena es reconocida a nivel nacional e internacional por su alta calidad, la formación avanzada y el desarrollo humano de sus actores, su organización dinámica, su moderno campus y por su compromiso con la investigación, innovación, la responsabilidad social y ambiental. (Plan de Desarrollo ) Valores Institucionales La Universidad del Magdalena reconoce y promueve entre los miembros de su comunidad los siguientes valores: Responsabilidad, Honestidad, Compromiso, Tolerancia, Solidaridad, Esfuerzo o Tenacidad, Respeto. (PEI 2008) Principios Institucionales La Universidad del Magdalena como Institución Pública, orienta sus esfuerzos hacia la consolidación de su liderazgo con base en los siguientes principios: Autonomía, Calidad, Descentralización, Eficiencia, Equidad, Evaluación, Gestión Administrativa, Libertad de pensamiento y pluralismo ideológico, Libertad de cátedra y de aprendizaje, Participación, Planeación, Regionalización, Asociación. (Estatuto General. Acuerdo Superior 012 de 2011). 2.5 Objetivos de la Universidad 2 Impartir la Educación Superior como medio eficaz para la realización plena del hombre, propiciando todas las formas científicas y de conocimiento para buscar e interpretar la realidad, con miras a configurar una sociedad justa, equilibrada y autónoma. 2 Estatuto General. Art. 7. Acuerdo Superior 012 de Código: DE-M01 Versión: 08 Página 6 de 28

7 Desarrollar procesos de modernización de sus estructuras, con la clara visión de contribuir a la generación de una cultura para la modernidad que cree las condiciones necesarias del cambio a fin de mejorar la posición de la región y del país en el nuevo orden internacional. Investigar, desarrollar adquirir e incorporar las tecnologías que le permitan el cumplimiento de sus funciones de manera eficiente, eficaz y efectiva. Promover la formación y el fortalecimiento científico, académico, artístico y cultural del personal docente e investigativo, a fin de garantizar la calidad de la educación que imparte. Estudiar las necesidades regionales y nacionales para buscar y proponer las soluciones en el ámbito de su competencia. Propiciar la colaboración entre las instituciones de Educación Superior de la Región Caribe y del país con miras a conformar un plan de integración regional, racionalizar recursos y fomentar la investigación. Promover el desarrollo, conservación, preservación e investigación del patrimonio cultural e histórico colombiano y regional y velar por su difusión y conservación. Difundir ampliamente sus avances científicos y logros académicos. Prestar servicio de asesoría, consultoría y asistencia técnica. Fomentar la cooperación con las universidades, centros de investigación, organizaciones especializadas de ciencia, tecnología e investigación y, demás organismos internacionales para el fortalecimiento de los procesos misionales. 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI 3.1. Definición La Universidad del Magdalena, con el fin de contextualizar su Sistema de Gestión Integral de la Calidad a la realidad universitaria lo ha denominado Sistema COGUI que significa Calidad Orientada por la Gestión Universitaria Integral ; el cual se ha establecido como una herramienta de apoyo para conducir hacia Una Gestión Universitaria Integral, que en la búsqueda del cumplimiento de la misión y propósitos institucionales, conduzca a que la labor institucional esté permeada por el espíritu de la calidad. La identificación, definición e interrelación de los procesos se establece con un enfoque unificado de gestión por procesos que permite planearlos, ejecutar sus actividades y controlarlos bajo las perspectivas de eficacia, eficiencia y efectividad con el fin de lograr la mejora continua de la Institución, permitiendo: Que la Universidad esté orientada, bajo la estandarización de los Procesos, asegurando el logro de la misión y visión mediante una unidad de propósito. La coherencia entre los objetivos y las actividades que se realizan. Fortalecer los mecanismos de control sobre las actividades y resultados alcanzados. La flexibilidad para afrontar el cambio. Mantener la memoria Institucional. La sostenibilidad en el tiempo. La generación de confianza en los grupos de interés y/o partes interesadas. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 7 de 28

8 3.2. Objeto del Manual El objeto de este Manual de Calidad es establecer la estructuración e implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI, dando respuesta a los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008 y a la NTCGP 1000:2009, y al elemento Manual de Operación exigido por el MECI 1000:2005. A su vez sirve como instrumento de apoyo para el logro de los lineamientos definidos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA) para la acreditación en alta calidad de programas e institucional Alcance El Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI incluye todos los procesos que se establecen en el Mapa de Procesos, en el cumplimiento de su razón social con la prestación de los Servicios de Docencia, Servicios de Investigación y Servicios de Extensión y Proyección Social Exclusiones No se excluye ningún requisito de las normas NTCGP1000:2009 e ISO9001: Responsable El responsable de la adecuada aplicación de este manual es el Rector y el Representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión Integral de la calidad Antecedentes del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI Enmarcado en su Plan de Desarrollo, la Universidad de manera continua desde el 2005, ha emprendido diversos proyectos con miras a mejorar su desempeño a través de un Sistema de Gestión de la Calidad, logrando la certificación bajo la norma NTC ISO 9001:2000 de algunos de sus procesos administrativos en el año (Ver sitio web: En el Plan de Gobierno , con el propósito de posicionar a la Universidad del Magdalena por su modelo de gestión pública participativa, caracterizado por los procesos de excelencia académica, la transparencia, eficiencia y eficacia de los procesos administrativos, y por su contribución al desarrollo de la ciudad y al Departamento del Magdalena, mediante la generación, difusión y aplicación de conocimiento científico, con un sistema de equidad que garantice a los sectores sociales vulnerables el acceso y la permanencia en el sistema de educación superior; y en la búsqueda de éste propósito, a partir del año 2008 se avanzó hacia el diseño e implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, el cual responde a los requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005. Para la definición del Sistema COGUI se tuvieron en cuenta las directrices del DAFP en el decreto 2913 de 2007, en el cual se expresa la necesidad, de que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad sean considerados como complementarios ya que es objetivo común de ambos sistemas el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones Código: DE-M01 Versión: 08 Página 8 de 28

9 públicas, el mejoramiento organizacional, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y la importancia de los funcionarios en el logro de los objetivos, lo cual hace necesario que tanto el diseño como la implementación de ambos sistemas sea desarrollado de manera armónica, integral y complementaria. Este sistema de Gestión Integral debe además tener como características que sea: intrínseco, confiable, económico, técnico y particular en cada organización, debe contar con la participación de todos los servidores de la entidad, aspectos comunes en ambos sistemas. (Fuente DAFP, Título del documento: Armonización de los Sistemas MECI Y Gestión de la Calidad ). Entre 2010 y 2011, se consolidaron los documentos y se aprueban acuerdos superiores, para la actualización de: Estatuto General, Estatuto de Personal Administrativo, Estructura Interna y Planta de Cargos Administrativos; los cuales generan, para su implementación, cambios en el SGI Administración del Riesgo Cada proceso del Sistema COGUI establece su mapa de riesgos de acuerdo al EI-P06 Procedimiento para la Administración del Riesgo y a la EI-G03 Guía de Administración del Riesgo, en las que se describen las actividades y criterios para aplicar la administración del riesgo en dichos procesos. 4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN En la tabla siguiente se describen los documentos que conforman la estructura del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI de la Universidad del Magdalena. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 9 de 28

10 Documentación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad REQUISITOS NTCISO 9001:2008 y COMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD NTCGP 1000: a) Declaraciones documentadas de una política y objetivos de calidad b) Manual de Calidad c) Procedimientos documentados requeridos por la NTCISO 9001:2008 y NTCGP 1000: d) Documentos que necesita la organización para asegurar la eficaz planeación, operación y control de sus procesos e) Registros requeridos por la NTCISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 La Política de Calidad se adoptó mediante Resolución Rectoral 252 de DE-M01 Manual de Calidad MC-P01 Procedimiento para el Control de Documentos MC-P02 Procedimiento para el Control de los Registros MC-P03 Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad MC-P04 Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme En el MC-F01 Listado Maestro de Documentos se relacionan los documentos que necesita la Universidad del Magdalena para asegurar la eficaz planeación, operación y control de los procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad. Cada procedimiento incluye una tabla donde se especifican los registros generados y su control se establece en el procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de los Registros Código: DE-M01 Versión: 08 Página 10 de 28

11 4.1 Modelo de Procesos En el sitio web: se puede acceder al modelo de procesos de la Universidad y desde allí a toda la documentación del SGI. 4.2 Descripción del Modelo de Procesos En el artículo 2 del Acuerdo Superior 017 de 2011, se definen y agrupan cuatro categorías de procesos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y, Control y Evaluación. Las caracterizaciones de los procesos se referencian en los anexos de este manual. Es importante mencionar que el Modelo Operativo por procesos está cimentado en las responsabilidades en materia de formación, investigación y servicios de extensión que constitucionalmente son responsabilidad del Estado, las funciones asignadas por la Ley a las instituciones de educación superior, el ciclo de formación y las particularidades del ejercicio de docencia, investigación y extensión de la Universidad, teniendo en cuenta el desarrollo del conocimiento y su ámbito de acción. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 11 de 28

12 El siguiente es el ciclo de formación que identifica las interacciones de la gestión del conocimiento y la articulación entre los distintos niveles académicos, mutuamente complementarios, y su articulación para impactar la gestión y resultados en los que está comprometida UNIMAGDALENA. Ilustración 1. Ciclo de Formación, UniMagdalena De acuerdo con lo anterior, la Cadena de valor resultante de la articulación del Modelo Operativo por Procesos y el Ciclo de Formación para la determinación de la estructura, funciones y competencias de las diferentes instancias de la Universidad es la siguiente: Código: DE-M01 Versión: 08 Página 12 de 28

13 Ilustración 2. Cadena de Valor El Modelo de Operaciones por Procesos y la Cadena de Valor en el cumplimiento del Ciclo de Formación, las funciones y objetivos de la Universidad y, la concreción de los resultados se expresan en relación con los aspectos misionales en las siguientes gráficas, las cuales definen los contenidos y productos de cada uno de los procesos: Ilustración 3. Contenidos y productos del proceso de Gestión Académica Código: DE-M01 Versión: 08 Página 13 de 28

14 Ilustración 4. Contenidos y productos del proceso de Gestión de Investigación Código: DE-M01 Versión: 08 Página 14 de 28

15 Ilustración 5. Contenidos y productos del proceso de Gestión de Extensión y Proyección Social. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 15 de 28

16 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Compromiso de la Dirección El compromiso de la Alta Dirección de la Universidad del Magdalena se evidencia a través de las siguientes acciones: Armonización del Sistema de Gestión Integral COGUI con el Sistema Institucional de Autoevaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Universidad del Magdalena (SIACUM) 3 Adopción mediante Resolución 793 de Diciembre 5 de 2008 del Modelo Estándar de Control Interno, MECI1000 articulado al Sistema de Gestión de la Calidad. Establecimiento del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI, mediante Resolución Rectoral 252 de Abril 15 de Rediseño organizacional por medio del cual se adoptó una nueva estructura orgánica 4 y se efectuó el redimensionamiento de la planta de de personal no docente, considerando los aspectos relevantes de la organización, administración y gestión institucional para el cumplimiento de las funciones misionales, como son contar con una estructura adecuada; el sistema de gestión por procesos que dan soporte a los procesos administrativos de apoyo al logro de resultados planificados y coadyuva a la generación de una cultura de gestión de la calidad y toma de decisiones hacia el cumplimiento de los resultados y objetivos institucionales. 3 Artículo Tercero del Acuerdo Superior 015 de Mayo 11 de Acuerdo superior 017 de 2011 Código: DE-M01 Versión: 08 Página 16 de 28

17 5.2. Enfoque al Cliente En el Sistema de Gestión Integral de la Calidad la Institución establece su compromiso con la satisfacción del cliente en la política de calidad, la cual se mide a través del cumplimiento de los objetivos de la calidad. Las necesidades y expectativas de los usuarios de los servicios educativos que ofrece la Universidad del Magdalena y la manera de satisfacerlas, se expresan claramente desde la creación de la oferta académica, la cual se ve reflejada en las fichas técnicas de los servicios y procedimientos documentados para prestarlos. En los numerales y del presente manual de calidad se encuentra un mayor detalle de la materialización de este enfoque. A través de la articulación de las capacidades académicas de investigación y la promoción de alianzas, la Universidad está en capacidad de ofrecer toda una gama de servicios y productos para el sector privado, así como para el sector público. El portafolio de servicios de extensión incluye consultoría, asesoría y asistencia técnica en temas relacionados con tecnología de información y comunicaciones, planeación financiera, gestión documental, marketing y obras civiles entre otros. Simultáneo a las actividades de docencia, investigación y extensión, se presta una serie de servicios complementarios de gran importancia para la formación integral del estudiante tales como servicios asistenciales en salud física y mental, actividades culturales, deportivas, servicios de biblioteca y apoyo tecnológico Política de la Calidad La siguiente es la Política de Calidad de la Universidad del Magdalena establecida para el Sistema de Gestión Integral de la Calidad: La Universidad del Magdalena es una Institución Pública de Educación Superior cuyo propósito es formar ciudadanos integrales a través de la excelencia en la docencia, la proyección social y el quehacer investigativo. Para ello, ha establecido procesos y estructuras académicas y administrativas eficientes, eficaces y efectivas, soportadas por talento humano idóneo en donde prevalece el trabajo en equipo, con el apoyo de tecnologías apropiadas; se compromete con la satisfacción de sus usuarios mediante la mejora continua de los servicios y el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del Estado. (Resolución Rectoral 252 de 2009) 5.4. Planificación Objetivos de la Calidad Para dar cumplimiento a la política de calidad se establecen los siguientes objetivos de la calidad: Garantizar que los procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad sean eficientes, eficaces y efectivos. Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano. Lograr la satisfacción de los usuarios en los servicios prestados. Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 17 de 28

18 Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado. La siguiente tabla presenta la coherencia de los objetivos institucionales de calidad con la política de calidad Directrices de la Política de la Calidad Procesos y estructuras académicas y administrativas eficientes, eficaces y efectivas. Talento Humano idóneo donde prevalece el trabajo en equipo Lograr la satisfacción de sus usuarios Mejora continua Cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado Objetivo de la Calidad Garantizar que los procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad sean eficientes, eficaces y efectivos Asegurar la disponibilidad y competencia del talento humano Lograr la satisfacción de los usuarios en los servicios prestados Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado Planificación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad Se presentan los mecanismos a través de los cuales se planifica el Sistema de Gestión Integral de la Calidad para dar cumplimiento a los requisitos generales exigidos por NTCISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. Planificación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad REQUISITO GENERAL 4.1.a) Determinar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a través de la organización. 4.1.b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. 4.1.c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. 4.1.d) Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. COMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD El Modelo de Procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad (capítulo 4.1 de este manual) presenta la secuencia de estos procesos. En las Fichas de Caracterización de Procesos (Anexos 01 al 21) se identifican las interacciones entre los procesos. En las fichas de Caracterización de Procesos (Anexos 01 al 21), se han identificado los documentos, procedimientos e indicadores que establecen los criterios y métodos para la operación y el control de los procesos. El Proceso de Dirección y Planeación (Anexo 01) asegura la asignación de disponibilidad de recursos y el Proceso Gestión Financiera (GF) (Anexo 12) describe la manera como se gestionan los recursos para el Sistema de Gestión Integral de la Calidad. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 18 de 28

19 REQUISITO GENERAL COMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD 4.1.e) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos. 4.1.f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. El Proceso de Gestión de la Calidad (MC) (Anexo 03), describe las estrategias utilizadas por la Universidad del Magdalena para realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos. Mediante la implementación de las disposiciones establecidas en el presente Manual de Calidad y en los procedimientos referenciados en el mismo, se asegura el logro de los resultados planificados para los diferentes procesos, así como su mejora continua. Planificación para el logro de los Objetivos de Calidad La planificación para el logro de los objetivos de calidad, se establece en la Matriz de despliegue de objetivos de calidad (Anexo 24); donde se identifica para cada uno de ellos los indicadores de gestión de los procesos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales de calidad. Planificación cuando se presenten cambios Cuando se presenten cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, el Representante de la Dirección debe realizar el análisis de la situación con el apoyo del Grupo de Gestión de la Calidad y se presenta a la Alta Dirección la propuesta de las acciones a seguir. De considerarlo necesario, la Alta Dirección mediantes actos administrativos formula las directrices para realizar las acciones que se requieren en el Sistema. Las siguientes situaciones podrían afectar la integridad del Sistema: Cambios en la legislación aplicable a la Universidad. Cambios en la norma NTCISO 9001:2008 Cambios en la norma NTCGP 1000:2009 Cambios en el MECI 1000:2005 Cambios en la estructura académico-administrativa y en la planta de personal de la Universidad. Incorporación de nuevas tecnologías informáticas para el desarrollo de las actividades del Sistema. Cambios en el alcance del Sistema. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 19 de 28

20 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y autoridad La Dirección del Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI está conformada por el Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector de Investigación, Vicerrector de Extensión y Proyección Social, Vicerrector Administrativo y Representante de la Dirección. La estructura organizacional del Sistema de Gestión Integral de la Calidad se adopta mediante la Resolución Rectoral 252 de En el Anexo 22 Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades, se describen las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión Integral de la Calidad de la Universidad del Magdalena Representante de la Dirección En la Resolución Rectoral 252 de 2009 se designa como Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral COGUI al Vicerrector Académico Comunicación interna La Universidad del Magdalena cuenta con diferentes canales de comunicación que le permiten mantener el contacto con los usuarios, como son: Portal Institucional: Central telefónica: PBX (57) (5) Buzón de PQR: Boletines internos Boletines externos Emisora Cultural: UNIMAGALENA RADIO, sintonizada en 91.9 F.M. Dirección de correspondencia: Carrera 32 No Santa Marta En el Anexo 23 Matriz de Comunicaciones, se describen los flujos de comunicaciones relativos a los procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, y a través de la Página web se dispone de la Documentación de los mismos, lo cual asegura la comunicación del Sistema Revisión por la Dirección Ver Procedimiento para la Revisión por la Dirección, DE-P01 Procedimiento para la Revisión por la Alta Dirección. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS Los recursos necesarios para el Sistema de Gestión Integral de la Calidad, se aseguran de acuerdo con lo establecido en los Procesos: Dirección y Planeación (Anexo 01), que asegura la asignación de disponibilidad presupuestal para la gestión de los recursos, el proceso Gestión Financiera (Anexo 12) que asegura la asignación y provisión de recursos financieros; el proceso de Gestión Código: DE-M01 Versión: 08 Página 20 de 28

21 Administrativa (Anexo 16) que provee los recursos de infraestructura y el Proceso de Gestión del Talento Humano (Anexo17), que provee los recursos de personal. Además, a través de diferentes eventos de sensibilización y divulgación (reuniones, publicaciones, página Web, correos electrónicos), el Representante de la Dirección, Responsables de Procesos y Jefes de dependencias u oficinas, propenden por la concientización de los funcionarios que intervienen en el Sistema de Gestión Integral de la Calidad, respecto a los siguientes temas: La aplicación de la Política de Calidad en cada uno de los cargos y puestos de trabajo. La importancia de lograr los objetivos de calidad. La responsabilidad de cada funcionario en la aplicación de los procedimientos. La importancia de satisfacer las necesidades de los usuarios y de los requisitos legales y reglamentarios. 7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1 Planificación de la Prestación del Servicio La planificación de los servicios del Sistema de Gestión Integral de la Calidad -COGUI- se establece en las fichas técnicas de caracterización de cada uno de los procesos misionales (Anexos 06 al 08); los requisitos de conformidad asociados a los servicios se determinan y establecen en la matriz de servicios del Sistema de Gestión Integral de la Calidad (Anexo 25), así como también, los objetivos específicos de calidad e indicadores de cada uno de ellos. Así mismo en las caracterizaciones de los procesos de apoyo que prestan servicios directamente a los usuarios, Gestión de Biblioteca (Anexo 18), Gestión de Admisiones y Registro (Anexo 19), Gestión de Recursos Educativos (Anexo 13) y Gestión de Bienestar Universitario (Anexo 14), se establece la documentación requerida para la prestación y control de los servicios que ofrece cada uno de dichos procesos. En el Acuerdo Superior 015 de mayo 11 de 2009 se adopta la Política Institucional de Autoevaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad como pilares estratégicos para garantizar el óptimo cumplimiento de la misión de la Universidad. 7.2 Procesos Relacionados con el Usuario En cada uno de los procesos que prestan servicios, se describen las etapas mediante las cuales se identifican las necesidades de los usuarios y se traducen en criterios y metodologías documentadas para la prestación de los mismos. La Universidad adopta un Proyecto Educativo Institucional (PEI) en el cual se establecen entre otras, las políticas y lineamientos para los diseños pedagógicos y curriculares; para la formación integral, y para la educación en ambientes virtuales. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 21 de 28

22 El Acuerdo Superior No. 008 de marzo 19 de 2003 adoptó el Reglamento Estudiantil y Normas Académicas de la Universidad del Magdalena y demás reglamentación específica existente para la prestación de los servicios, permiten la adopción de mecanismos de participación de los usuarios y están orientados a lograr un clima donde impere la razón, el mutuo respeto por la función humana y social, así como una actitud de sana crítica que estimule la búsqueda permanente de la ciencia, la cultura y el arte Determinación de requisitos relacionados con el servicio Fundamentalmente la prestación de servicios de docencia, investigación y extensión que ofrece la Universidad del Magdalena, se rigen por las condiciones fijadas en la Ley 30 de 1992 para la Instituciones de Educación Superior. Los requisitos más relevantes de los servicios, se determinan y comunican mediante la publicación de los portafolios de servicios, las Fichas Técnicas Producto / Servicio, la oferta académica y los plegables emitidos por los diferentes programas académicos. Así mismo las orientaciones dadas por los reglamentos universitarios permiten cumplir las normas legales y constitucionales aplicables a la prestación de los servicios universitarios Revisión de requisitos relacionados con el servicio La Universidad promueve constantemente la actualización de los programas académicos, la vigilancia de los sistemas de evaluación y los planes de perfeccionamiento docente, con miras a ofrecer una formación acorde con criterios de excelencia académica. (Artículo 5. Reglamento estudiantil) Cuando en la Universidad del Magdalena se realiza alguna modificación al plan de estudios y esto obligue a la implementación de un plan de transición para los estudiantes matriculados en el programa, este definirá la obligatoriedad o no de los cambios y de las respectivas equivalencias entre las nuevas asignaturas y las del plan de estudios anterior, y bajo ninguna circunstancia debe presentar, para el estudiante, mayor tiempo para la culminación normal de sus estudios. (Artículo 102. Reglamento estudiantil.) Todo estudiante readmitido debe someterse al cumplimiento del plan de estudios, estatutos, acuerdos y reglamentos vigentes en la fecha de readmisión. Corresponde al Consejo de Programa, cuando se presenten diferencias entre el plan de estudios que regía en el momento del retiro y el plan de estudios vigente, establecer las equivalencias a que hubiera lugar. (Artículo 33. Reglamento estudiantil) En el caso de extensión, se incluye en el EX-P20 Procedimiento para gestionar proyectos de extensión en el cual describe la manera como se realiza esta revisión. En el caso de investigación se han definido etapas de verificación y revisión para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la normatividad de la Universidad y al de las convocatorias de semilleros y proyectos de investigación que se establezcan de acuerdo a la disponibilidad de recursos. Estas actividades de revisión y verificación se encuentran documentadas en los siguientes procedimientos del proceso: Código: DE-M01 Versión: 08 Página 22 de 28

23 - IN-P01 Procedimiento para la conformación y apoyo de los semilleros de investigación - IN-P04 Procedimiento para avalar la creación de grupos de investigación - IN-P08 Procedimiento para financiación de proyectos de investigación FONCIENCIAS. - IN-P09 Procedimiento de cofinanciación para proyectos de investigación - IN-P12 Procedimiento para publicación de obras Comunicación con el usuario En el proceso Comunicaciones (Anexo 04) se describen los medios y mecanismos que la Universidad del Magdalena ha establecido para desarrollar la comunicación con los usuarios y con la comunidad académica. 7.3 Diseño y Desarrollo En cada uno de los procesos misionales, se define la metodología que se sigue para el diseño y desarrollo, explicitando la aplicación y cumplimiento de requisitos del numeral 7.3 de las normas, así: Proceso Gestión Académica: Para el diseño de nuevos programas académicos se ha establecido el DO-P01 Procedimiento para la Formulación y Creación de Programas Académicos. Proceso Gestión de Investigación: Para que los grupos de investigación desarrollen sus proyectos de investigación, se ha establecido el IN-P08 Procedimiento para financiación de proyectos de investigación. Proceso Gestión de Extensión y Proyección Social: Para asegurar la realización del Diseño y Desarrollo de Proyectos de Extensión a través de actividades apropiadas para la elaboración, revisión, verificación y validación; así como del seguimiento y control a la ejecución de los proyectos se ha establecido el EX-P20 Procedimiento para gestionar proyectos de extensión. 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios En el proceso Gestión de Contratación (Anexo 11) se establece la manera como la Universidad del Magdalena realiza los diferentes tipos de contratación para la adquisición de bienes y servicios requeridos en los procesos del SGI, el cual se realiza bajo lo establecido en el estatuto de Contratación de la Universidad del Magdalena y demás reglamentación interna vigente. 7.5 Prestación del Servicio Control de la Prestación del Servicio En la caracterización de cada uno de los procesos se indica los documentos asociados al proceso (interno y externo) y el seguimiento y medición por medio de indicadores y controles. A su vez los procedimientos documentados definen los responsables y criterios para realizar las actividades de los procesos. En el capítulo seis de éstos se identifican el marco legal aplicable, en el capítulo 7 los documentos de referencia (internos o externos) asociados al procedimiento y en el capítulo 8 los registros que se generan por su implementación. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 23 de 28

24 En las fichas técnicas de producto/servicio se indican los puntos de control y los criterios de aceptación de los servicios que ofrece la Universidad del Magdalena Identificación y Trazabilidad Cuando ingresa un nuevo estudiante se le asigna un código que permite identificar el año, el período académico y el programa académico al que ingresó. En el proceso Gestión de Admisiones y Registro (Anexo 19) se centraliza toda la información de la historia académica de los estudiantes de la Universidad del Magdalena, tal como lo establece el Título IV del Reglamento Estudiantil. Para la investigación y la extensión la identificación y trazabilidad se realiza mediante los registros (actas, informes, publicaciones, etc.) que se requieren en los diferentes procedimientos documentados para ambos procesos (Anexo 07) y (Anexo 08) Propiedad del Cliente En el proceso Gestión de Admisiones y Registro (Anexo 19) se describen los criterios para el manejo de la información de la hoja de vida académica (información académica, información disciplinaria, información extracurricular y la información de estímulos y otros) de los estudiantes de la Universidad del Magdalena, tal como lo establece el Título IV del Reglamento Estudiantil. En el proceso Gestión de investigación (Anexo 07) se describen los criterios para el manejo del contenido de publicaciones y derechos de autor, para dar cumplimiento a los lineamientos de propiedad intelectual de acuerdo a la normatividad Preservación del Producto Teniendo en cuenta que la oferta de la Universidad es de servicios (docencia, investigación y extensión), se considera como componente tangible de los mismos la información que permite realizar su identificación y trazabilidad. En el proceso Gestión Documental (Anexo 15) se describen los criterios y condiciones para la preservación y protección de la documentación que soporta las actividades de los procesos de la Universidad del Magdalena. En el proceso Apoyo Tecnológico TIC (Anexo 09) se describen los criterios y condiciones para la preservación y protección de la información en medio digital que soporta las actividades de los procesos de la Universidad del Magdalena. 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y Medición Los laboratorios de la Universidad que utilizan instrumentos de medición, lo hacen como parte del trabajo de formación y es condición que dichos equipos cumplan con parámetros de aseguramiento metrológico para lograr el propósito de enseñanza aprendizaje. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 24 de 28

25 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA La medición, análisis y mejora del Sistema de Gestión Integral de la Calidad se realiza a través del Proceso Gestión de la Calidad (Anexo 03) bajo las directrices del proceso de Dirección y Planeación (Anexo 01) Generalidades La Universidad del Magdalena por medio de su Proceso de Acreditación (Anexo 02) evidencia su interés por el mejoramiento continuo. En él se pretende de manera voluntaria lograr la acreditación en alta calidad de los programas, como parte del propósito de la acreditación en alta calidad institucional Seguimiento y Medición En el proceso Evaluación de la Gestión y Rendición de Cuentas (Anexo 20) se describen los criterios y condiciones para realizar el seguimiento y medición de procesos, servicios y planes de la Universidad del Magdalena Control del Servicio No Conforme En la MC-P05 Procedimiento para el control del servicio no conforme se establecen los controles y actividades a seguir para el tratamiento del servicio no conforme que se presente en el Sistema COGUI Análisis de Datos En la EG-P01 Procedimiento para la gestión de indicadores de proceso se describe el enfoque de recopilación y análisis de los indicadores para la gestión de los procesos que aplica la Universidad del Magdalena en el Sistema COGUI Mejora En el Proceso de Gestión de la Calidad (Anexo 03) se describen los criterios y condiciones para realizar el mejoramiento del SGI. El cual incluye entre otros: MC-P04 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. MC-G02 Guía para el análisis de causas para la toma de acciones correctivas o preventivas MC-G03 Guía de gestión de la mejora 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. MECI 1000:2005 Modelo Estándar de Control Interno. Lineamientos CNA. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 25 de 28

26 10. REGISTRO DE MODIFICACIONES Versión Fecha Ítem modificado Descripción 03 19/06/2007 ANEXOS Se modifica la fórmula de cálculo y frecuencia de análisis en los indicadores del proceso Servicios de Biblioteca, asi como también se eleva la meta a alcanzar en cada uno de ellos 7. Prestación del servicio. ANEXOS -Matriz de Servicios -Ficha Técnica de indicadores de GF 05 19/05/2008 Todos 06 28/08/ Generalidades 2. Plataforma estratégica 3. Generalidades del Sistema de Gestión Integral de la Calidad - COGUI 4. Requisitos de la documentación 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de los recursos. 7. Prestación del servicio. Se modifica en la tabla de prestación del servicio el nombre del servicio Créditos Educativos del proceso de Gestión Financiera por Otorgamiento de Créditos Educativos. En la matriz de servicios, se modifica el nombre del servicio Créditos Educativos del proceso de gestión financiera, por el de Otorgamiento de Créditos Educativos. De igual forma se modifica el nombre de su indicador Nivel de recuperación de la cartera de créditos educativos cambiándolo por Nivel de satisfacción de los usuarios del servicio de otorgamiento de créditos educativos En cada uno de los ítems se realizó el ajuste para dar cumplimiento a los requerimientos de ampliación del alcance y de los modelos MECI 1000:2005, NTCISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004 y su articulación con el Sistema de Gestión Integral de la Calidad COGUI Se adiciona, la prestación del servicio de programas técnicos de formación para el trabajo y desarrollo humano. 1.2 Estructura de gobierno, se actualiza de acuerdo con los acuerdos superiores 012 y 017 de Igual para los ítems 1.3 y Principios, se actualiza de acuerdo con los acuerdos superiores 012 de Objetivos, se actualiza de acuerdo con los acuerdos superiores 012 de Objeto del manual; se actualiza el año de la versión de la NTCGP1000: Exclusiones, se incluye el cumplimiento del numeral Antecedentes, se actualiza a Modelo de procesos, actualizado. 4.2 Descripción del modelo de procesos, actualización por Acuerdo superior 017 de Compromiso de la dirección; se incluye el proyecto de rediseño administrativo de Planificación del SGI, se actualiza en la tabla los nombres de procesos y el número de los anexos Responsabilidad y autoridad en el SGI, se actualiza la nominación de los cargos de los responsables de la dirección del SGI Comunicación interna, se actualiza la nominación de boletines. Se actualizan los nombres de los procesos que participan Revisión de requisitos relacionados con el servicio, se actualiza la metodología para los servicios de extensión Comunicación con el usuario, se actualiza el nombre del proceso. 7.3 Diseño y desarrollo, se actualiza el nombre de los procesos misionales y se incluye la aplicación en el proceso de Gestión de extensión y proyección social. 7.4 Adquisición de bienes y servicios, la normatividad aplicada por el proceso de Gestión de Contratación se relaciona en la documentación del mismo Propiedad del cliente, se actualiza el nombre de los procesos Preservación del producto, se actualiza el nombre de los procesos. 8 Mejora Continua En cada uno de los ítems, se actualiza la nominación de los procesos. Anexos Se actualiza el número y/o nombre de los anexos. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 26 de 28

27 Versión Fecha Ítem modificado Descripción 1. Generalidades 1.1. Contexto de la Universidad del Magdalena, se actualiza con base en el Estatuto General (Art. 3. Acuerdo Superior 012 de 2011). 2.1 Misión de la Universidad del Magdalena, se actualiza con base al Plan de Desarrollo Visión de la Universidad del Magdalena, se actualiza con base al 2. Plataforma Plan de Desarrollo /04/2012 estratégica 2.5 Objetivos de la Universidad del Magdalena, se incluye la descripción de cada uno de los objetivos del Estatuto General (Art. 7. Acuerdo Superior 012 de 2011) 4.2 Descripción del Modelo de procesos Se incluye en la descripción la Cadena de valor resultante de la articulación del Modelo Operativo por Procesos y el Ciclo de Formación. Código: DE-M01 Versión: 08 Página 27 de 28

28 ANEXOS Anexo 01 Caracterización Proceso Dirección y Planeación Anexo 02 Caracterización Proceso Acreditación Anexo 03 Caracterización Proceso Gestión de la Calidad Anexo 04 Caracterización Proceso Comunicaciones Anexo 05 Caracterización Proceso Relaciones Interinstitucionales Anexo 06 Caracterización Proceso Gestión Académica Anexo 07 Caracterización Proceso Gestión de Investigación Anexo 08 Caracterización Proceso Gestión de Extensión y Proyección Social Anexo 09 Caracterización Proceso Apoyo Tecnológico TIC Anexo 10 Caracterización Proceso Gestión Jurídica Anexo 11 Caracterización Proceso Gestión de Contratación Anexo 12 Caracterización Proceso Gestión Financiera Anexo 13 Caracterización Proceso Gestión de Recursos Educativos Anexo 14 Caracterización Proceso Gestión de Bienestar Universitario Anexo 15 Caracterización Proceso Gestión Documental Anexo 16 Caracterización Proceso Gestión Administrativa Anexo 17 Caracterización Proceso Gestión del Talento Humano Anexo 18 Caracterización Proceso Gestión de Biblioteca Anexo 19 Caracterización Proceso Gestión de Admisiones y Registro Anexo 20 Caracterización Proceso Evaluación de la Gestión y Rendición de cuentas Anexo 21 Caracterización Proceso Independiente Anexo 22 Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades Anexo 23 Matriz de Comunicaciones Anexo 24 Matriz de Despliegue de objetivos de calidad Anexo 25 Matriz de Servicios del Sistema de Gestión Integral de la Calidad Anexo 26 Ficha Técnica de productos/servicios Código: DE-M01 Versión: 08 Página 28 de 28