Instituto de Educación de Aguascalientes Finanzas y Administración. Generación y Procesamiento de Nómina

Transcripción

1 Página: 1 / 6 Fecha Elaborado por: DMA 01/06/10 Revisado por: Autorizado por: Subjefe(a) de Producción Director(a) de Finanzas y Admón. I.- DATOS GENERALES Nombre del puesto: Subjefe(a) de Producción Categoría: Subjefe(a) Secretaría: Instituto de Educación de Aguascalientes Dirección: Finanzas y Administración Subdirección: Capital Humano Departamento: Generación y Procesamiento de Nómina Jornada laboral: 8:00 a 16:00 Hrs. Reporta a: Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina Objetivo general del puesto: Implementar procesos de producción que coadyuven en la emisión de cheques y nóminas para el pago del personal docente y de apoyo de los diversos niveles y modalidades educativas, así como el pago a los becarios que reciben un estímulo económico para la consecución de sus estudios. Relaciones laborales permanentes internas: 1.- Con el o la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina para: -Asuntos diversos inherentes al puesto (acuerdos, informes, actividades encomendadas, etc.). 2.- Con los diferentes departamentos de la Subdirección de Recursos Financieros para: -Informar costos de las diferentes nóminas, enviar disco con archivos y reportes con las diferentes nóminas, entregar conceptos de METLIFE, ISSSTE y FOVISSSTE de cada una de las nóminas emitidas, etc.

2 3.- Con el o la Subjefe(a) de Captura para: AP SJP 8/43 -Realizar programas de cómputo para una adecuada captura de información en la nómina. 4.- Con la Subdirección de Recursos Financieros para: -Explotación de información financiera (Impuestos, declaraciones anuales, etc.). Relaciones laborales permanentes Externas: 1.- Con METLIFE México para: -Enviar relación de descuentos de los(as) trabajadores(as) docentes y administrativos del sistema educativo; se envía por correo electrónico a la Ciudad de México y Aguascalientes. II.- DESCRIPCIÓN GENÉRICA Funcionario(a) de confianza dependiente del o de la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina, encargado(a) de organizar, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de producción de la subjefatura a su cargo. III.- DESCRIPCIÓN ANALÍTICA 1.- Actividades cotidianas: Realizar la cancelación oportuna de los cheques que no procede su pago y hacerlo del conocimiento del o de la jefe(a) del departamento para lo conducente. Realizar el cierre quincenalmente y mensualmente de cada nómina para el pago al ISSSTE, METLIFE, etc. a través de la Subdirección de Recursos Financieros. Verificar que la impresión de las nóminas y cheques se realice acatando las disposiciones, normas y lineamientos que se dicten al respecto. Supervisar el cumplimiento de los estándares y normas de producción que permitan un mejor aprovechamiento de los recursos de cómputo. Aplicar las disposiciones que en materia de producción dicte el o la jefe(a) del departamento.

3 Coordinar sus actividades con las demás áreas del departamento, a fin de agilizar y enriquecer las funciones de la subjefatura. Enviar a los terceros institucionales la información y los productos relativos a los conceptos por los cuales se generan descuentos en el pago de los(as) trabajadores(as) de la educación en el Estado, conforme a los lineamientos, normas, calendario y periodicidad establecida. Analizar y revisar periódicamente la información que se genera en la subjefatura antes de enviarla a terceros institucionales, e informar al o a la jefe(a) del departamento de los errores que se detecten para su atención. Capturar, verificar y grabar en dispositivos magnéticos la información generada en la subjefatura. Apoyar y controlar el corte y organización de los productos de los procesos realizados, así como su distribución a cada uno de los Centros de Desarrollo en el Estado. Ejecutar los trabajos encomendados de acuerdo con las especificaciones de los instructivos y con apego a los requerimientos del área. Asignar prioridad a los trabajos solicitados de acuerdo con los compromisos establecidos. Supervisar que los equipos de trabajo se mantengan en óptimas condiciones de operación y elaborar estadísticas y reportes del aprovechamiento o limitación de los mismos. Mantener actualizada la documentación referente a los sistemas de producción de la subjefatura a su cargo. Supervisar la operación correcta del equipo de cómputo para el procesamiento de la información. Elaborar los informes periódicos y extraordinarios sobre los resultados de las acciones encomendadas a la subjefatura y hacerlos del conocimiento del o de la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina para la conducente. Proponer al o a la jefe(a) del departamento con base en las necesidades y peculiaridades de la subjefatura, las medidas correctivas que procedan cuando se presenten errores en la elaboración e impresión de cheques y nóminas. Proponer al o a la jefe(a) del departamento acciones de coordinación con las demás áreas para el mejor desarrollo de las actividades.

4 Verificar que se respete el calendario establecido para los procesos de emisión de productos a cargo de la subjefatura, de acuerdo a la normatividad establecida al respecto. Apoyar al o a la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina en la atención de los asuntos que expresamente le solicite y asesorarlo en aquellos que competen a la subjefatura. Participar en los cursos de capacitación y/o actualización conforme a los programas específicos de informática y a las instrucciones del o de la jefe(a) del departamento. Realizar programas de cómputo para la optimización de los procesos de la nómina. Informa al o a la jefe(a) del departamento de los avances de la programación de sistemas de cómputo. Generar reportes de acuerdo a lo que le solicite su jefe(a) inmediato(a). Investigar en Internet y otros medios las nuevas tecnologías para aplicarlas en la medida de lo posible en el trabajo diario. Analizar regularmente los acuerdos en materia de conceptos locales para realizar actualizaciones en los programas que los involucren. Apoyar respetando las cargas de trabajo, a otras áreas del Instituto de Educación de Aguascalientes con respecto de solicitudes de información en relación a la nómina. Apoyar en el mejoramiento del código de los cálculos de la nómina, con el fin de minimizar o eliminar los errores en la generación de los pagos. Participar con el Departamento de Modernización Administrativa en la elaboración y actualización de documentos rectores tales como: Manuales de Organización y Procedimientos del Instituto de Educación de Aguascalientes. Realizar todas aquellas funciones afines a las señaladas y las que expresamente le sean encomendadas por el o la Jefe(a) del Departamento de Generación y Procesamiento de Nómina, conforme a los lineamientos y normatividad respectiva. 2.- Actividades periódicas: Realizar los procesos a que haya lugar para la obtención de las nóminas ordinarias que integran la base de datos del Instituto de Educación de Aguascalientes. Generar los procesos correspondientes para la obtención de las nóminas que emanen para el pago del personal docente, de apoyo y pensionados de los distintos niveles educativos, de acuerdo a la normatividad vigente.

5 Hacer el respaldo de los archivos generados por nómina, procesos y módulos que se utilicen en el Sistema de Administración y Apoyo para la Secretaría de Educación Pública (SIAPSEP) Sistema Integral de Administración de Personal de la Secretaría de Educación Pública. Realizar la impresión de nómina y cheques por cada emisión de éstos atendiendo las normas de calidad establecidas. Estar al tanto de que se actualicen las bases de datos de la nómina para que los productos de la misma estén al día. IV.- ESPECIFICACIÓN O REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 1.- Conocimientos. El o la ocupante del puesto requiere estudios terminados a nivel Ingeniería en Sistemas Computacionales y tener conocimientos en administración. En caso de no cubrir el perfil académico, el Consejo Interior tiene la autoridad para decidir quien cubre el puesto ya sea por preparación académica o experiencia laboral. 2.- Experiencia. El o la ocupante del puesto requiere experiencia mínima de dos años en puesto similar. 3.- Criterio. Cotidianamente debe tomar decisiones importantes. Planea una secuencia de operaciones y selecciona procedimientos de trabajo de cierta importancia. 4.- Complejidad de los trabajos. Las tareas a realizar son repetitivas y otras variadas. 5.- Esfuerzo. Para la realización de ciertas actividades, requiere de gran concentración.

6 6.- Responsabilidad. AP SJP 8/43 Será responsable por: Dar cumplimiento y seguimiento a todas las actividades encomendadas e inherentes al puesto.