INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS PENALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TERCERA ACTUALIZACIÓN (DIRECCIÓN DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS E INFORMÁTICOS)

Transcripción

1 TERCERA ACTUALIZACIÓN (DIRECCIÓN DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS E INFORMÁTICOS) 1

2 DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB OBJETIVO Contar con un sitio electrónico que contenga la información institucional necesaria que permita al INACIPE difundir y promover sus actividades. FRECUENCIA: Diaria. POLÍTICAS Las solicitudes de las áreas del INACIPE para la inclusión de información en la página web, deberá ser registrado en el formato de control de actualizaciones de página web. La página web del INACIPE será actualizada permanentemente de acuerdo a los eventos y publicación de información que se generen. La información que las áreas del INACIPE entreguen a la Dirección de Servicios Bibliográficos e Informáticos, deberá ser proporcionada en medios magnéticos, debidamente capturada y formateada. 2

3 PROCEDIMIENTO DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS INFORMÁTICOS 1 Recibe la información y solicitud de actualización o diseño de página. 2 Analiza la información de los documentos y medios magnéticos para determinar qué información se recibe y como hay que procesarla. Qué tipo de información se recibe? 3 Si son gráficos o fotografías. Continua en la actividad 5 4 En caso de recibir texto. Continua en la actividad 9 5 Revisa la información de los documentos y medios magnéticos para seleccionar el software en el que se procesarán los gráficos o fotografías. 6 Digitaliza y guarda los gráficos o fotografías en el formato correspondiente. 7 Asigna los gráficos o fotografías el formato en que se darán a conocer en la página web. 3

4 PROCEDIMIENTO DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS INFORMÁTICOS 8 Accesa al programa correspondiente, se insertan los gráficos o fotografías procesados. 9 Analiza la información de los documentos y medios magnéticos para determinar cómo hay que procesarla de acuerdo a su volumen. 10 Procesa la información y se elige el software que se utilizará para su publicación y bajarlos al servidor de la red. 11 Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en el software correspondiente. 12 Actualiza link s o vínculos que tengan relación a la información que se esta subiendo. 13 Sube la actualización o diseño de la información a un servidor de pruebas para su validación y autorización antes de que sea publicada en Internet. Es correcta la información que será publicada en Internet? No 14 Realiza los ajustes a la información que será publicada de a cuerdo con la solicitud del área responsable. Continua con la actividad 12 Sí 4

5 PROCEDIMIENTO DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 15 EdIta la página en el software correspondiente y se realizan las actualizaciones en los link s o vínculos relacionados que permitan a los usuarios consultar la información en la página del instituto. FIN DEL PROCEDIMIENTO 5

6 FLUJOGRAMA DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB INICIO AREA DE SERVICIOS BI INFORMATICOS BLIOGRÁFI Recibe la información y solicitud de actual ización o diseño de pági na 1 Actualiza la información de los documentos y medios Magnéticos para determinar quéi nformación se recibe y cómo hay que procesarla 2 Digitaliza y guarda los gráficos o fotografías en el formato respectivo. Asignan los gráficos o fotografías el formato en que se darán a conocer en la página web. Accesaal programa correspondiente y se insertan los gráficos o fotografías procesados Quétipo de i nformación recibe? 4 Gráficos o Fotografías Continúa en la actividad 5 Analiza la información de los documentos y medios magnéticos para determinar cómo hay que procesarla de acuerdo a su volumen. 9 Texto. Continua en la actividad 9 10 Revisa la información de los Documentos y medios magnéticos para seleccionar el software en el que se procesarán los gráficos o fotografías 5 Procesa la i nformación y el ige el softaweque se utilizará para su publicación y baj arlos al servidor de la red. A 6

7 FLUJOGRAMA DISEÑO, ACTUALIZACIONES Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB A 11 Realiza el diseño dela informaciónprocesada y de la página weben el software respectivo 12 Edita la pági na en el software respectivo y se realizan las actualizaciones en los link ś o vínculos relacionados que permitan a los usuarios consultar la información en la páginadel Instituto 15 Actualiza l ink ś o vínculos que tenganrelación a la informaciónque se está subiendo FIN DE PROCEDIMIENTO 13 Sube laactualización o diseño de la informacióna un servidor de pruebas para su validación y autorización antes de que sea publicada en Internet Es correcta la información que será publicada en Internet.? NO Realizanlos ajustes a la información que será publicada deacuerdo con la solicitud del árearesponsable Continua actividad

8 SOPORTE TÉCNICO OBJETIVO: Solucionar los problemas en cuanto a soporte técnico del equipo de cómputo de las diferentes áreas del INACIPE. FRECUENCIA: Diaria.. POLÍTICAS Las áreas del INACIPE deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo vía telefónica o personalmente al personal encargado de soporte técnico y atención a usuarios. El servicio de asesoría de soporte técnico se registrará en el formato de control de soporte técnico de documentos de Google en el área de sistemas. El área de sistemas tendrá la obligación de brindar asesoría técnica, ya sea por vía telefónica o personalmente si así se requiere. En caso de necesitar pase de salida para reparar equipo, se le otorgarán los datos del equipo a la Dirección de Administración y ésta a su vez, realizará el pase, que el área de sistemas debe firmar para su conocimiento y control. 8

9 PROCEDIMIENTO SOPORTE TÉCNICO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS INFORMÁTICOS 1 Recibe vía telefónica la solicitud de asesoría técnica para la operación de sistema o del equipo de cómputo. 2 Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y se evalúa el grado de complejidad del problema. ES NECESARIO REVISAR FISICAMENTE EL EQUIPO? 3 4 NO Explica al usuario vía telefónica los pasos detallados que debe seguir para corregir la falla o problema en el sistema o equipo de cómputo. Comprueba con el usuario vía telefónica el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. SI 5 Acude al área que reportó y se verifica y analiza el equipo para determinar su traslado. Requiere traslado físico el equipo de cómputo? NO 6 Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. 9

10 PROCEDIMIENTO SOPORTE TÉCNICO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS 7 Comprueba con el usuario el INFORMÁTICOS funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. FIN DEL PROCEDIMIENTO SÍ 8 Verifica si el equipo aún tiene garantía y se habla a la empresa correspondiente para generar solicitud de servicio. 9 Si ya no tiene garantía se elabora una requisición de servicio de reparación a Administración. 10 Para que la empresa se lleve el equipo a reparar, se elabora un pase de salida original y 2 copias para conocimiento de las áreas involucradas. 11 El equipo a reparar debe tardar aproximadamente una semana FIN DEL PROCEDIMIENTO 10

11 DIAGRAMA DE FLUJO SOPORTE TÉCNICO INICIO A SI 5 SERVICIOS AREA DE SERVI GENERALES CIOS Y BIBLIOGRÁFICOS MANTENIMIENTO INFORMATI Recibe vía telefónica la solicit ud de asesoríatécnica para la operación de sistema o del equipo decómputo 1 2 Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado decomplejidad del problema. Acude al área quereportó y se verifica y analiza el equipo para determinar t rasl ado NO Requiere trasl ado físico el equipo de cómputo? 6 Explicaal usuariolos pasos detallados aseguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. NO Es necesario revisar físicamente el equipo? 3 Explica al usuari o vía telefónica los pasos detallados que debe seguir paracorregir la falla o problema en el sistema o equipo de cómputo 4 Compruebacon el usuario vía telefónica el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómput o 5 7 Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistemadecómputo FIN DE PROCEDIMIENTO SI 8 Verifica si el equipo aún tiene garantía y se habla a la empresarespectiva para generar solicitud del servicio 9 Si ya no tiene garantíase elabora una requisición de servicio de reparación a Administ ración FINDE PROCEDIMIENTO A 11

12 DIAGRAMA DE FLUJO SOPORTE TÉCNICO A 10 Para que la empresa se lleve el equipo a reparar, elabora un pase de salida original y dos copias para conocimiento de las áreas involucradas. 11 El equipo a reparar debe tardar aproximadamente una semana FINDE PROCEDIMIENTO 12

13 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO OBJETIVO Que el equipo de cómputo con que cuenta el INACIPE se encuentre en un nivel funcional óptimo a fin de que las áreas puedan procesar con oportunidad la información que manejan. FRECUENCIA: Semestral POLÍTICAS El programa actual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo se elaborará en base al inventario de equipo de cómputo con el que cuente el INACIPE. El mantenimiento de equipo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para hacer el servicio. Se elaborará un pase de salida para registra el equipo al que se dará mantenimiento. 13

14 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS Qué tipo de mantenimiento es? INFORMÁTICOS 1 Preventivo. Continúa en la actividad 3. 2 Correctivo. Continúa en la actividad 8 3 Envía una solicitud de servicio a la empresa que proporciona el mantenimiento. 4 Elabora un plan de mantenimiento de equipo, avisando a las áreas correspondientes que se va a llevar a cabo dicho mantenimiento el cual dura aproximadamente 1 mes. 5 La empresa y el área de sistemas programará la fecha en que se llevará a cabo el mantenimiento. 6 La empresa contratada envía al INACIPE personal capacitado para empezar con el programa trazado de mantenimiento. 7 La empresa entrega un reporte del servicio que se les dio a los equipos. FIN DEL PROCEDIMIENTO 14

15 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS INFORMÁTICOS 8 Envía una solicitud de servicio de reparación de equipo a la empresa contratada. 9 Elabora un listado del equipo de cómputo que se encuentra dañado. 10 La empresa y el área de sistemas programará la fecha en que se llevará a cabo la reparación del equipo. 11 La empresa contratada envía al INACIPE personal capacitado para reparar el equipo ó para su traslado en caso necesario. 12 Si es necesario su traslado, se elabora un pase de salida con copia a Administración para su conocimiento. 13 La empresa entrega el equipo reparado en un lapso de una semana con el reporte de servicio, donde especifica que tipo de reparación y si se necesitó cambiar piezas al equipo de cómputo FIN DEL PROCEDIMIENTO 15

16 DIGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO INICIO AREA DE SERVICIOS BI INFORMATICOS BLIOGRÁFICOS Quétipo de mantenimiento es? Preventivo. Cont inua en la Actividad La empresa ent rega un report e del servicioque se l es dio a l os equipos. FINDE PROCEDIMIENTO Correctivo. Continua en la acti vidad 8 Se envía una solicitud de servicioa la empresaque proporciona el mantenimiento 4 Se elabora un plan de mantenimientode equipo, avisando a las áreas respectivas que sevaa llevar a cabo dicho mantenimiento e cual duraráaproximadamente un mes La empresa y el área de sist emas programarál a fecha en que se llevará a caboel mantenimiento. 6 La empresa contratada envía al INACIPE personal capacitado para empezar con el programa trazado de mantenimiento. Envía una solicitud de servicio de equipo a la empresa contratada Elabora un listado del equi po de cómputo que se encuentradañado. La empresa y el área de sist emas programará la f echa 6 enque sellevaráa cabo la reparación del equipo A La empresa contratada envía al INACIPE personal capacit ado para reparar el equipo o para su traslado en caso necesario 16

17 DIGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO A 12 Si es necesario su traslado, se elabor a un pase de salida con c opi a a Adminis tración para su conocimient o 13 La empr es a ent rega el equipo repar ado en un lapso de una semana con el reporte de servicio, donde especifica que tipo de reparación y si se necesitó c ambiar piez as al equipo de cómputo FIN DE PROCEDIMIENTO 17

18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE SERVIDORES OBJETIVO Que los servidores con los que cuenta el INACIPE se encuentre en un nivel funcional óptimo a fin de que los sistemas y software que se aloje en ellos funcionen correctamente. FRECUENCIA: Eventual. POLÍTICAS El servicio se programará de acuerdo a las indicaciones de mantenimiento de los servidores. 18

19 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE SERVIDORES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS Es vigente la garantía de los INFORMÁTICOS servidores? Sí 1 Verifica con la empresa original de compra, si la garantía está vigente. 2 Habla a la empresa correspondiente para solicitar el servicio de mantenimiento. 3 La empresa en coordinación con el área de sistemas, programan fecha de inicio y término del mantenimiento. 4 La empresa contratada envía al INACIPE personal capacitado para comenzar con el mantenimiento programado. 5 La empresa entrega un reporte del mantenimiento que se les hizo a los servidores. FIN DEL PROCEDIMIENTO 19

20 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE SERVIDORES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS No INFORMÁTICOS 6 El área de sistemas elabora una requisición de servicio de mantenimiento a servidores. 7 Enviá a la Dirección de Administración para ellos a su vez, contraten a la empresa correspondiente para realizar el servicio. 8 La Dirección de Administración nos informará de la fecha en que se le dará el mantenimiento y fecha de entrega de los servidores. FIN DEL PROCEDIMIENTO 20

21 DIGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE SERVIDORES INICIO AREA DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS INFORMATICOS FIN DE PROCEDIMI ENTO SI ES VIGENTE LA GARANTÍA? Verifica con la empresa original de compra, si la garantía está vi gent e Si está vigente l a garantía, se habla a la empresa respectiva para solicitar el servicio de mant enimient o La empresa en coordinación con el área de sistemas, programan fecha de inicio y término del mantenimiento 4 NO 6 El área de sistemas elabora una requisici ón de servicio de mantenimiento a servidores. 7 Envía a la Direc ción de Administración para ellos a su vez, contraten a la empresa respectiva para realizar el servicio 8 La Dirección de Administración nos informará de la fecha en que se le dará el mantenimiento y f echa de entrega de los servidores. FIN DE PROCEDIMI ENTO La empresa contratada envía al INACIPE personal capacitado para comenzar el mantenimiento programado 5 La empresa entrega un reporte del mantenimiento que se les hizo a los servidores 21

22 EVALUACIÓN DE PROFESORES OBJETIVO. Que el alumno evalúe de manera objetiva y específica las deficiencias, necesidades y conocimientos de los profesores. FRECUENCIA: Periódica. POLÍTICAS. Que la solicitud de procesar las evaluaciones de los profesores, se haga con 3 días de anticipación con el oficio correspondiente. 22

23 PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE PROFESORES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS 1 La Dirección de Capacitación o INFORMÁTICOS Dirección de Posgrado, solicita por medio de un oficio la evaluación de profesores anexando caja ó paquete según el volumen de las evaluaciones de los alumnos. 2 El área de sistemas procesa las evaluaciones de los profesores en el sistema correspondiente. 3 Elabora el reporte de resultados. 4 Entrega a la Dirección de Capacitación ó Dirección de Posgrado un paquete con los exámenes evaluados, el reporte generado y oficio correspondiente al área solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO 23

24 DIAGRAMA DE FLUJO EVALUACIÓN DE PROFESORES INI CIO A AREA DE SERVI CIOS INFORMATICOS La Dirección de Capacitación o Dirección de Posgrado solicita por medio de un ofici o la evaluación de pr of esores anexando caja o 2 paquet es según el volumen de las evaluac iones de los alumnos. 1 2 El ár ea de s istemas pr oc esa las evaluaciones de los profesores en el sistema respectivo. 3 Elabora el respote de resultados. Entrega a la Dirección de Capacitación o Dirección de Posgrado un paquete con los exámenes evaluados, el report e gener ado y ofici o respectivo del área FIN DE PROCEDI MIENTO 4 FIN DE PROCEDI MIENTO 24

25 CALIFICACIÓN DE EXÁMENES OBJETIVO. Que se lleve a cabo de forma confidencial y segura la calificación de exámenes de aspirantes a especialidades, maestrías, doctorados y peritos profesionales. FRECUENCIA: Periódica. POLÍTICAS. Que la solicitud de calificar exámenes se haga con 3 días de anticipación con el oficio correspondiente. Especificar la cantidad de hojas electrónicas que serán utilizadas para calificar exámenes. Entregar en tiempo y forma el oficio correspondiente. 25

26 PROCEDIMIENTO CALIFICACIÓN DE EXÁMENES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS AREA DE SERVICIOS 1 La Dirección de Capacitación o INFORMÁTICOS Dirección de Posgrado, solicita por medio de un oficio la calificación de exámenes. 2 El área de sistemas califica los exámenes en el sistema correspondiente ante la presencia de personal del Órgano Interno de Control para su conocimiento. 3 Se elabora el reporte de resultados y la hoja IAVE. 4 Se entrega a la Dirección de Capacitación ó Dirección de Posgrado un sobre cerrado y sellado con los resultados de los exámenes calificados, el reporte generado, hoja IAVE y oficio correspondiente al área solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO 26

27 PROCEDIMIENTO CALIFICACIÓN DE EXÁMENES INI CIO A AREA DE SERVI CIOS INFORMATICOS La Dirección de capacitación o Dir ecci ón de Posgr ado, solicita por medi o de oficio la calificaci ón de exámenes 2 El área de sistemas califica l os exámenes en el sist ema corr es pondiente ante la pr es encia de per sonal de OIC para su conocimiento. Elabor a report e de resultados y la hoja IAVE 1 3 Entrega a la Dirección de Capacitación o Dirección de Posgrado un sobre cerrado y sellado con los res ultados de los ex ámenes calificados, el reporte generado, hoja IAVE y oficio correspondiente del área solicitante. 4 FIN DE PROCEDI MIENTO 27