Principios Básicos de Contabilidad Capítulo 1 Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11 Si entiendes los principios básicos de contabilidad, será capaz de hacer el mejor uso de su nuevo software. Por esto, si necesita alguna información general acerca de los principios de contabilidad y como éstos pueden ser aplicados en un negocio, este capítulo es para usted. Después de completar este capítulo, podrá ser capaz de: Identificar los cinco tipos de cuentas. Entender la Ecuación Contable. Saber la diferencia entre un débito y un crédito. Hacer una entrada contable. 1-1
Términos importantes PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Aprender la terminología contable es el primer paso para entender lo básico de contabilidad. Los siguientes términos son usados en todo este libro de trabajo. Tome unos minutos para revisar las siguientes definiciones antes de empezar. Catálogo de cuentas -Una lista de los nombres y números de las cuentas en el mayor. El catálogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable, ingresos, costos y gastos. Libro Mayor (Mayor General) -Está conformado por las cuentas que se detallan en el Catálogo de Cuentas. El Mayor General recibe los valores digitados en las cuentas detalles cuando asentamos los módulos. Cuenta Control -Es la cuenta general que resume el total de las subcuentas que la componen. Una cuenta control tiene cuentas de detalle mientras que una cuenta de detalle no puede tener ninguna subcuenta. Cuenta de Detalle -Es la cuenta donde se registran todas las transacciones. En esta cuenta se agrupa el detalle de la cuenta madre o cuenta control. Diarios -Se refiere a reportes individuales que contienen todos los registros de las operaciones de la empresa y donde podemos validar que las transacciones se hayan digitado correctamente. Código de Diario -Un código usado para agrupar transacciones especificas. Débito -El lado izquierdo de una cuenta de mayor. Una entrada de débito aumenta las cuentas de activos y gastos. Una entrada de débito disminuye las cuentas de pasivos, capital e ingresos. Crédito -El lado derecho de una cuenta de mayor. Una entrada de crédito disminuye las cuentas de activos y gastos. Una entrada de crédito aumenta las cuentas de pasivos, capital e ingresos. 1-2
Año Fiscal -Un periodo de doce meses contables. El año fiscal puede coincidir con un año de calendario o puede empezar en algún otro mes que no sea enero. Estados Financieros -Reportes en el cual se incluyen el balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo. Estos reportes son las salidas principales. Tipos de cuentas -Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes: Activos -Estos son los bienes que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos: estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios, etc. Pasivos -Estos representan las obligaciones que tiene la empresa. Ejemplos: cuentas por pagar, impuestos por pagar, documento por pagar. Capital -Este representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y usados para pagar todo lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compañía, este valor neto es conocido como capital. Ingresos -Representan el concepto por el cual entra el dinero a la compañía. Normalmente resultan de las ventas de bienes o servicios que brinda la empresa. Gastos -Son los desembolsos que realiza la empresa para producir los ingresos. Ejemplos: sueldos, electricidad, impuestos, etc. 1-3
PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Aprendiendo acerca de los Principios Básicos de Contabilidad Contabilidad de partida doble. La contabilidad de partida doble es la base del programa DacEasy Contabilidad. El principio fundamental de una entrada de partida doble es simple: Por cada débito hay un crédito. En otras palabras, cada vez que debite una cuenta (por ejemplo, una cuenta de activo), debe también acreditar por lo menos otra cuenta (por ejemplo, una cuenta de pasivo). Numerosos ejemplos de transacciones que apliquen este principio pueden ser encontrados luego en este capitulo. La contabilidad de partida doble usa la siguiente ecuación contable: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL Esta ecuación es la base para el método de contabilidad de partida doble de entrada en DacEasy, la cual usa débitos y créditos para reflejar los cambios en el balance de las cuentas. Para un completo entendimiento del significado de débitos y créditos, necesita examinar el sistema manual de contabilidad usado en el pasado. Cuentas usadas en hojas del mayor para mantener el balance en las cuentas. Una página de mayor incluye el nombre de la cuenta y dos columnas. La columna de la izquierda esta conocida como la columna de débito y la columna de la derecha está conocida como la columna crédito. Piense en la ecuación contable como una hoja del mayor. El signo de igual (=) divide la ecuación entre las columnas de la izquierda y de la derecha. 1-4
Activos = Pasivos + Capital Activos son entrados en el lado izquierdo del signo de igual. Para incrementar una cuenta de Activos, use una entrada de débito (una entrada en el lado izquierdo de la hoja de mayor). Para disminuir una cuenta de Activos, use una entrada de crédito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor). El pasivo y el capital son entrados en el lado derecho del signo de igual. Para incrementar una cuenta de pasivo o de capital use una entrada de crédito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor). Una entrada de débito (una entrada en el lado izquierdo) disminuye las cuentas de pasivos y capital. También, los ingresos y los gastos deben tener lugar dentro de la ecuación. Los ingresos incrementan el capital de la compañía y, por eso, procede sólo como una cuenta de capital. Use una entrada de crédito para incrementar una cuenta de ingreso y una entrada de débito para disminuirla. Los Gastos reducen el capital de la compañía. Por eso, producen lo opuesto de una cuenta de Capital. Use una entrada de débito para incrementarlos y una entrada de crédito para disminuir una cuenta de gastos. 1-5
Año Fiscal y Ciclo Contable PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Ciclo contable. Las entradas de transacción y de ajustes hechas a su catálogo de cuentas se realizan dentro de lo que es conocido como el ciclo contable. DacEasy divide su ciclo contable dentro de periodos. Muchos periodos contables son configurados sobre una base mensual, cuatrimestral o anual, pero puede ser por cualquier periodo de tiempo, basado en la estructura de sus periodos en el año fiscal de la compañía. Año fiscal. El año fiscal es un año regular de calendario o cualquier combinación de 12 meses. DacEasy usa estos periodos cuando se entre y asiente las transacciones en un módulo (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras). Ejemplos de Transacciones Las siguientes transacciones muestran las bases de contabilidad y como trabaja todo conjuntamente. Nuevo capital Débito Crédito 11021 Banco 100,000 3101 Acciones comunes 100,000 En la transacción de arriba, se vendieron acciones y se depositaron dentro de la cuenta de banco de la compañía. Este dinero no es ganancia, sino fondos que invirtió dentro de la compañía. Cuando asiente, esta transacción incrementará el total de activos (banco) e incrementará su total de capital (acciones). Ingresos ganados Débito Crédito 11021 Banco 500.00 4101 Ingresos por Ventas 500.00 1-6
Cuando asiente, esta transacción incrementará el balance de sus activos (banco) e ingresos. Este ejemplo representa una venta por caja. Si al cliente se le extendió un crédito (en lugar de pagar con efectivo en el momento de la compra), debería usar la cuenta Cuentas por Cobrar en lugar de la cuenta de Bancos. Transacciones de cuentas por pagar Débito Crédito 5211 Gastos de Material Oficina 250.00 2101 Cuentas por pagar 250.00 Use esta transacción para comprar materiales de oficinas a crédito. Este tipo de transacción es usada por diferentes tipos de situaciones, incluyendo renta y utilidades. Si el articulo comprado es una inversión como un automóvil, sustituya la cuenta de gasto por la de activo y, posiblemente, la cuenta Cuentas por Pagar por documentos por pagar. Cuando asiente, esta transacción incrementa el total de activo y pasivo. Pagos de cuentas por pagar Débito Crédito 2101 Cuentas por Pagar 250.00 11021 Banco 250.00 Cuando asiente esta transacción disminuye los pasivos de la compañía (Cuentas por Pagar) y disminuye el total de activos (Banco). La entrada de cuentas por pagar hecha anteriormente tiene ya registrado el gasto. Esta transacción no afecta el total de gastos. Esto registra el pago de un pasivo. Compra de activos Débito Crédito 12011 Auto/Camión 12500.00 2102 Documentos por pagar 12500.00 Cuando asiente, la transacción incrementa el total de activos de la compañía e incrementa el total de pasivos (Documentos por pagar). 1-7
PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Depreciación de activos Débito Crédito 52031 Gastos de Depreciación 200.00 (Autos/Camión) 12012 Depreciación Acumulada 200.00 (Autos/Camión) Cuando asiente, la transacción de arriba incrementa los gastos de la compañía y reduce el total de activos. La cuenta Depreciación Acumulada normalmente guarda un balance crédito, el cual es el balance opuesto de una típica cuenta de activo. Use la cuenta Depreciación Acumulada, una contracuenta de activo, para reducir el valor total de activos. Transacción de nómina Débito Crédito 520111 Salarios 1000.00 210411 Impuestos sobre la Renta 200.00 11022 Banco 800.00 520131 Seguro Médico 76.50 210413 Seguro Médico 76.50 520132 Gastos IDSS 20.00 210414 IDSS por Pagar 20.00 520133 Gastos Plan Pensión 10.00 210415 Plan Pensión por Pagar 10.00 1-8
Esta transacción varía de empleado a empleado, pero representa la configuración básica para una transacción de cuentas comunes. Gastos y pasivos son incrementados y el activo (Banco) es disminuido. Haga esta entrada si la Nómina no está en interfaz con DacEasy Contabilidad. Si DacEasy Nómina está en interfaz con DacEasy Contabilidad, esta entrada es creada automáticamente en el Libro Mayor de DacEasy Contabilidad. Estados Financieros El propósito de un sistema contable es proveer información financiera a los propietarios del negocio, gerentes y otras personas que puedan encontrarlos útiles. La información respecto a la posición financiera del negocio se presenta en tres reportes principales: Balance General (una lista de activos, pasivos y capital) Estado de Resultados (una lista de ingresos y gastos) Estado de Flujo de Efectivo (una lista de las fuentes y usos del efectivo). 1-9
PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Como DacEasy Usa sus entradas DacEasy cuenta con diferentes módulos como Banco y Facturación. Entre día a día las transacciones en estos módulos. Cuando asiente los módulos, DacEasy crea y asienta una transacción resumida en el Libro Mayor. Imprimiendo el reporte de Actividad del Libro Mayor le permitirá ver la transferencia de los módulos dentro del Libro Mayor. Antes de poder asentar un módulo, DacEasy requiere que imprima un Diario a menos que, de otra manera, lo especifique en la pantalla de Preferencias del Sistema. Un diario es una lista impresa de las transacciones registradas. Imprimiendo el diario le permitirá verificar que las transacciones están correctas antes de asentarlas. El proceso de asentar transfiere los totales desde los módulos al Libro Mayor. También, el proceso de asentar es responsable de transferir los balances de la cuenta al catálogo de cuentas. Desde que los estados financieros antes mencionados arrastren los balances asentados y no asentados del catálogo de cuentas, no tiene que asentar para ver la exactitud, hasta el minuto de la información financiera. Puede asentar en cualquier momento durante el periodo. Dependiendo del volumen de transacciones que su negocio requiera, necesita decidir con que frecuencia querrá imprimir y revisar los reportes financieros. La rutina de Fin de Periodo del Libro Mayor termina el periodo contable para poner el período como cerrado. Una vez el período del Libro Mayor esté cerrado, no puede entrar más transacciones contables para ese periodo. Antes de correr el Fin de Periodo del Libro Mayor, debe siempre hacer un respaldo y asegurarse de que todas las transacciones estén asentadas. Debe de imprimir el Balance de Comprobación (una lista del balance de las cuentas) antes del fin de periodo. Imprimiendo este reporte, le permitirá determinar si los ajustes de fin del periodo son necesarios y entrarlos antes de hacer el cierre del periodo. DacEasy no requiere que cierre sus periodos al final de cada mes. En realidad, le recomendamos que no cierre ningún periodo hasta el fin de año, así puede hacer entradas de ajustes en todos los periodos a lo largo del año. El proceso de Fin de Año marca el fin del año fiscal de su negocio. Debe asegurarse que todas sus cifras sean correctas antes de correr el procedimiento de Fin de Año. Después de correr el proceso de Fin de Año, no puede entrar más datos dentro de ese año. 1-10
Notas 1-11