ACTIVOS FIJOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO: Agilizar las actividades que interviene en el proceso de la toma física de inventarios de Bienes Muebles en la Sede de la Cámara de Comercio de Girardot y la oficina delegada de la Mesa, mediante la actualización de la base de datos contable y administrativa con información veraz y confiable. 2. ALCANCE: El presente manual aplica a todas las dependencias de la Cámara de Comercio de Girardot y la Oficina delegada de la Mesa. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES: Toma Física: verificar la existencia real y material del bien Activos Fijos: todos los bienes muebles e inmuebles que sean adquiridos o donados a la Cámara de Comercio, para hacer uso de ellos, sin pretender venderlos o donarlo a otra entidad. Mesa De Control: Es el ente organizacional que se encarga que el manual de inventarios se ejecute a cabalidad Notificación: Es la circulación personalizada a cada departamento con el fin de acordar fecha y personal encargado para la ejecución de las tomas físicas Placa o plaqueta Adhesivas: Es reconocer mediante un distintivo único con número consecutivo, código de barras o señalización que identifique únicamente el bien. Stickers Adhesivos: Distintivo que permite identificar que al bien se le realizó su conteo, con el fin de evitar su omisión y/o doble conteo debe de contener Inventario de Activos Fijos, el mes y año de realización de la toma física Obsoletos: Son bienes que por su utilización, uso, actualización o defecto no deben hacer parte de la propiedad planta y equipo motivo por el cual deben ser depurados. Depuraciones: confrontar la situación actual del bien frente al módulo de activos y así reclasificar los ajustes contables a los que sean pertinentes después de su análisis Actos Administrativos: es la autorización reglamentaria que se debe obtener para realizar los ajustes contables una vez realizada la depuración, o asignación de responsabilidades o investigaciones de acuerdo a la situación presentada en la depuración (hurto, perdida, avería, obsolescencia o extravió) 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR La Dirección Administrativa realizará un cronograma de toma físicas de inventarios cada año. 1. Elaboración del cronograma La toma física de los inventarios se realizará en dos conteos; (en periodos acordados con anterioridad mediante circularización a las dependencias de la entidad): Director Administrativo PRESENTADO POR: ANGEL MAURICIO GOMEZ FIGUEREDO APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FECHA: Agosto 14 de 2013 FECHA: Septiembre 13 de 2013
Página 2 de 9 2. Conformación del Equipo de Conteo. 3. Notificación 4.Corte de Documentos 5. Levantamiento del inventario y aplicación de Placas y Sticker Adhesivos. a) El primer conteo será efectuado por el personal delegado para tal fin, junto con el funcionario responsable de la dependencia de acuerdo a la fecha acordada previamente para la gestión en mención. b) El segundo conteo se efectuara; por parejas diferentes a las responsables de custodia de los bienes asignados a contar. Los equipos de conteo deben quedar integrados por parejas las cuales se asignaran por unidades funcionales conformadas por dos (2) personas diferentes a las responsables del área a contar. Se informará por escrito con una antelación de 7 Días calendario a los encargados del conteo y a las dependencias, sobre el proceso a realizar, la relación de activos a su cargo, la fecha, la importancia, la metodología aplicada, programación de los recorridos y cronograma de ejecución, solicitando la activa colaboración de los funcionarios y la necesidad de tener los bienes organizados. El departamento de contabilidad, el día anterior a la toma física, hará el corte de documentos. Los elementos adquiridos en el transcurso del inventario serán incorporados en el aplicativo una vez culminado el inventario Los responsables de la Toma Física efectuarán la verificación elemento a elemento determinando su estado (Bueno, Malo, regular, obsoleto etc.) teniendo en cuenta los bienes inservibles u obsoletos o susceptibles de reparación, y que esté debidamente plaqueteados. Cada vez que se verifique un elemento deberá ser marcado colocando un Director Administrativo Director Administrativo Asistente de Contabilidad Auxiliar de conteo
Página 3 de 9 sticker adhesivo, por el encargado de levantar el inventario junto con el responsable del área (primer conteo), que permita identificar que se realizó su conteo, con el fin de evitar su omisión y/o doble conteo. Para el segundo conteo la pareja encargada colocará una marca al sticker que permitirá identificar que se efectuó el segundo conteo, si algún elemento no aparece en la planilla de recolección de información será registrado al final de esta. Una vez establecida la realidad de los bienes contados, si alguno no tiene placa o no es visible, se le reasignará la plaqueta que le corresponda. Planilla Inventario de Activos Fijo CI-FRT- 011 El resultado del primero y segundo conteo, se registrara en las planilla de recolección de información CI-FRT- 011, por cada uno de los funcionarios encargados del inventario físico, entregándolas debidamente firmadas a la mesa de control. Recibidas las planillas de los dos (2) conteos, la mesa de control verificara que el resultado de estos sea igual. De ser así colocará el visto bueno, firmará y entregará a Control Interno para las verificaciones del caso. 6. Confrontación de Conteos Cuando existan diferencias entre las dos (2) planillas de los dos (2) conteos, la mesa de control procederá a efectuar un tercer conteo en compañía de los responsables del primero y segundo conteo, el que debe ser igual a uno de los dos (2) conteos anteriores; si este conteo no es igual a uno (1) de los dos (2) anteriores, se hará un cuarto (4) conteo por parte de los mismos funcionarios, pero en presencia de Control Interno, siendo éste el conteo definitivo. Cuando se presenten diferencias en áreas donde no estén los funcionarios anteriores por razones de ubicación de los elementos, el reconteo se hará por parte de los responsables Mesa de Control Planilla Inventario de Activos Fijo CI-FRT- 011
Página 4 de 9 7. Acta finalización de la toma física del Inventario. 8. Informa a la Presidencia Ejecutiva. 9. Acta de baja de Bienes Muebles deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos 10. Ajustes Contables. 11. Suministrar listado de activos a sus respectivos responsables. del área y Control Interno. Inmediatamente después de confrontados los dos conteos y revisadas las diferencias, Control Interno procede a levantar un acta sobre la finalización del inventario firmada por los funcionarios responsables de los conteos y la mesa de control Finalizado el Inventario Control Interno realizará el Informe, con el resultado del inventario físico (Depuración De Las Propiedades Planta Y Equipo), determinando las diferencias por faltantes y sobrantes y produciendo las recomendaciones pertinentes a la Presidencia Ejecutiva para que este autorice su incorporación en la Contabilidad. El informe debe contener la información especificada en condiciones generales del punto 5.2. Con base en la autorización de la presidencia ejecutiva y previos conceptos técnicos sobre el estado de los Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos, en Comité Ejecutivo se aprobará la baja y el destino final que se le darán a estos Bienes, para lo cual se dejara constancia en el acta respectiva de la reunión. A este comité deberá invitarse al Revisor Fiscal para que él haga las verificaciones pertinentes. Con la autorización de la Presidencia Ejecutiva, el departamento de Contabilidad actualizará la información de los Activos, reportando al sistema todas las novedades recibidas en el informe final y en las actas de baja. Una vez realizados los ajustes contables el departamento de contabilidad suministrara a cada responsable el listado de sus elementos que están a su cargo. Coordinación de control interno y Calidad Coordinación de control interno y Calidad Comité Ejecutivo Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad
Página 5 de 9 5. CONDICIONES GENERALES: 5.1. CONFORMACION DE LA MESA DE CONTROL La Mesa de Control estará conformada por el Director Administrativo, el contador de la entidad, el coordinador de Control Interno y Calidad y un delegado de la Revisoría Fiscal si este lo considera necesario. 5.2. INFORME A LA PRESIDENCIA El Informe debe ser por escrito y debe contener una síntesis del procedimiento que se realizó, Objetivos de la toma física el resultado con los siguientes listados 1. Planillas de Recolección de la Información del Primero y segundo conteo con sus respectivas revisiones por parte de la mesa de Control. 2. Listado de Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos para dar de baja, completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 3. Listado de Bienes Muebles que por su estado regular son susceptibles de ser reparados o arreglados, completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 4. Listado de Bienes Muebles para cambio de responsables, completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 5. Listado de Bienes Muebles totalmente depreciados para pasar a Cuentas de orden, completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 6. Listado de Bienes Muebles no registrados en el modulo contable de Activos Fijos (sobrantes), completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 7. Listado de Bienes Muebles registrados en las Planillas de Recolección de la Información y no encontrados en el conteo físico (Faltantes), completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno 8. Listado de Bienes Muebles que se les debe corregir su descripción, serie, etc., completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno. 5.3. EXPEDICION DE CONCEPTOS TECNICOS ACTA DE BAJA Los conceptos técnicos sobre el estado de los Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos, deberán expedirlos las dependencias indicadas a continuación: El Coordinador de sistemas o quien haga sus veces, emitirá el concepto para todos los equipos de cómputo y sus accesorios y/o periféricos (reguladores, redes, computadores, monitores, teclados, etc.), de todas las dependencias de la Cámara de Comercio. El Director Administrativo o quien haga sus veces, para muebles y equipos de oficina y demás bienes cuyo mantenimiento y reparación estén a su cargo.
Página 6 de 9 5.4. ACTOS ADMINISTRATIVOS POR APERTURA DE INVESTIGACIONES. Los listados de los incisos 2 y 7 del numeral 5.2, servirán de base para que la Presidencia Ejecutiva determine si amerita o no la apertura de investigaciones por presuntas responsabilidades, ocasionadas por faltantes y/o deterioro, de los bienes muebles. 5.4.1. OPCION MONETARIA DE RESARCIR En el caso de establecerse administrativamente responsabilidades por, faltantes, o cualquier otro concepto, y el funcionario las acepte, deberá resarcir el daño causado cancelando el valor monetario que resulte legalmente a su cargo, sin perjuicio de las acciones jurídicas pertinentes. 5.4.2. CAUSALES DE DIFERENCIAS EN INVENTARIOS. La Dirección Administrativa deberá adelantar las revisiones a que haya lugar con los responsables del área, y establecer las causales que ocasionan las diferencias de inventarios, determinando aquellas que no tengan justificación, de lo cual informará a la Presidencia Ejecutiva y Control Interno, para los efectos a que haya lugar. 5.5. FUNCIONES DE QUIENES INTERVIENEEN EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS DE BIENES Y MUEBLES. 5.5.1. FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE CONTEO a) Inspeccionar cada uno de los activos del área que se está inventariando. b) Verificar que las identificaciones y características del activo sean las mismas que están registradas en la planilla de recolección de inventarios de activos fijos. c) Registrar en las planillas de recolección de inventarios de activos fijos CI-FRT-011, los bienes muebles (muebles, equipos, etc.) contados, diligenciarlas con esfero no borrable, registrando la hora en que se hizo el conteo, d) Entregar las planillas de recolección de inventarios de activos fijos CI-FRT-011 debidamente diligenciadas a la mesa de control. e) Volver a recontar cuando se lo solicite la mesa de control. f) Firmar las planillas de recolección de inventarios de activos fijos CI-FRT-011. 5.5.2. FUNCIONES DE LA MESA DE CONTROL a) Verificar antes del inventario que el responsable del área este presente para el conteo de los activos. b) Verificar que se haya efectuado el corte de documentos, y la transcripción de las existencias por responsable según el módulo de activos fijos del aplicativo contable en las Planillas de recolección de información CI-FRT-011, y que todos los documentos estén firmados por los funcionarios que intervienen, c) Recibir las planillas de los dos (2) conteos y confrontarlas que sean iguales, d) De ser iguales los dos (2) conteos de los activos fijos, firmar y entregar a Control Interno para la elaboración del informe final. e) Cuando los dos (2) conteos de los activos fijos no sean iguales, con los Auxiliares de los Conteos deben efectuar un tercer (3) conteo. f) Asistir a los auxiliares de conteo para resolver cualquier problema, inconveniente, dificultad que se le presente.
Página 7 de 9 g) Supervisar que los conteos se realicen técnica y ordenadamente para que su resultado final sea confiable. 5.5.3. FUNCIONES DE CONTROL INTERNO DURANTE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO a) Vigilar que se efectúe doble conteo para todos los Activos Fijos, b) Servir de Verificador y auxiliar de conteo en los casos previstos, c) Realizar conteos al azar según su criterio, d) Participar del Corte de documentos, e) Verificar las diferencias de faltantes y sobrantes, f) Confirmar el estado de los activos objetos de ser dados de baja por inservibles, obsoletos o aptos de reparación, g) Presentar las observaciones que considere convenientes cuando los procesos de la toma física no se estén realizando en debida forma, h) Revisar todos los informes que genere la toma física del inventario i) Elaborar el informe final que se presentan a la Presidencia de acuerdo al numeral 5.2, firmándolo en constancia de esta función. 5.5.4. FUNCIONES DEL CONTADOR EN EL PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS a) Reunir previo a la toma, a los funcionarios que intervendrán en el proceso, a efecto de divulgar la metodología concebida en el Instructivo, el plan de trabajo, capacitar y aclarar dudas, b) Participar del corte de documentos, c) Participar de los terceros y cuartos conteos cuando haya lugar a ello, d) Verificar que se impriman los cortes de documentos y las existencias según el sistema de información de los activos después del corte, firmándolos con los demás funcionarios a quienes les compete, e) Avalar con su firma los documentos soporte de la toma del inventario físico, como el listado de faltantes y sobrantes y la baja de Activos Fijos, f) Efectuar los ajustes contables autorizados por la Presidencia o aquellos que sean de su competencia.
Página 8 de 9 6. DIAGRAMA DE FLUJO Director(a) Administrativo Contabilidad Auxiliar de conteo Mesa de Control Coordinador(a) de control Interno Comité Ejecutivo INICIO Elaboración del Cronograma Conformar Equipo de conteo Hacer Notificación Realizar Corte de documentos Levantamiento del inventario y aplicación de Placas y Sticker Adhesivos. CI-FRT-011 Planilla inventario de activos fijos Confrontación de conteos No Concuerdan los conteos Si Realizar acta de finalización de la toma física del inventario Ajustes Contables Efectuar Reconteo Informe sobre los resultados del inventario a la Presidencia ejecutiva Realizar Acta de Baja Suministrar listado de activos a cada responsable FIN
Página 9 de 9 7. REFERENCIAS Norma NTC-ISO-9000:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario. Norma NTC-ISO-9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos. 8. ANEXOS Anexo 1. Planilla Inventario de Activos fijos CI-FRT-011 9. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 13/09/2013