UNA TAREA PENDIENTE Gestión de Proyectos SANTIAGO, OCTUBRE 2015 PREPARADA POR: Jaime Orellana Atenos Consulting & Services jorellana@atenos.com
2 GESTIÓN DE PROYECTOS? Qué significa un proyecto exitoso? Factores críticos de éxito
Terminaste más tarde tu proyecto? Gastaste más de lo presupuestado? No cumpliste todo el alcance? Quedó un cliente insatisfecho?
4 Y qué se observa en la realidad? CHAOS. Estudio de Standish Group
5 Y qué se observa en la realidad? CHAOS. Estudio de Standish Group
Presupuesto Opera House - Sydney Presupuesto inicial = US$7 millones Costo final = US$107 millones
Presupuesto y Cronograma Eurotunel - Canal de la Mancha Plan = US$ 7.500 millones y entrega en 1992 Real = US$ 17.500 millones y entrega en 1994
Presupuesto, Plazo, Alcance Independiente Avellaneda - Argentina Plan = US$ 10 millones y entrega en marzo 2008 Realidad = US$ 40 millones abrió 20 meses más tarde sólo realizó un 60% del alcance original
Pero Por qué los proyectos fracasan?
11 Y qué se observa en la realidad? CHAOS. Estudio de Standish Group
Estudio de PMI (Project Management Institute) 12
13 Cómo mejorar el desempeño de los proyectos? Si bien no existe una receta secreta, es posible aumentar las chances de éxito de los proyectos a través de una estrategia integral que incluya las Personas, los Procesos y las Herramientas
14 La Guía del PMBOK ( El Estándar ) Contiene los fundamentos de la Dirección de Proyectos reconocidos como buenas prácticas La Guía del PMBOK Cuarta Edición, publicada en 2008 por PMI, es la última versión vigente Provee y promociona un vocabulario común Es una referencia fundacional para programas de desarrollo y certificaciones (por ejemplo, PMP) Es una guía más que una metodología
15 El PMBOK como Pilar de los 3 Ejes Personas Es la base para las competencias del jefe de proyecto. Se complementa con el modelo de competencias del PMI Procesos Contiene 42 Procesos de Dirección de Proyectos, descritos extensamente y con enfoque práctico Herramientas Inspira a muchas herramientas de apoyo a la Dirección de Proyectos
16 Estructura del PMBOK 5 Grupos de Procesos 47 Procesos de Dirección de Proyectos 9 Áreas de Conocimiento Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Interesados
UNA TAREA PENDIENTE Gestión de Proyectos SANTIAGO, OCTUBRE 2015 PREPARADA POR: Jaime Orellana Atenos Consulting & Services jorellana@atenos.com
18 PROJECT MANAGEMENT OFFICE - PMO Definiciones y Conceptos. Estrategia de PMO. Alcances del Servicio PMO. Descripción detallada.
Para Atenos, la PMO es una plataforma para la Dirección Profesional de Proyectos, creada con el fin de generar más proyectos exitosos
Proyectos y Planificación Estratégica Plan Estratégico de la Organización Resultados y Rendimiento Visión, Misión y Metas Gestión de Portafolio Gestión de Programa Or Dirección de Proyecto PMO Gestión de Proyectos Organizacional 20
21 PORTFOLIO DE PROYECTOS Portfolio Manager Project Manager Project Manager Project Manager Proyectos Recursos Humanos y No Humanos, Internos y Externos
Dirección de Proyectos PMO 22
25 OBJETIVOS DE UNA PMO Incorporar buenas prácticas de dirección de proyectos Mejorar el desempeño de proyectos en cuanto a cumplimiento de alcance, tiempo y costo Potenciar las habilidades de gestión de proyectos en los líderes
PMO 26 ESTRATEGIA DE TRABAJO Metodología formal de dirección de portafolio Incorporación de buenas prácticas Nivel Portafolio Directrices y objetivos Información de desempeño (KPIs) Nivel Proyecto Metodología formal de dirección de programa y proyectos Potenciar las bases
27 LAS 5 FUERZAS CLAVES DE UNA PMO Impulsar Facilitar Controlar Escuchar Mejorar Impulsar el cambio en la organización, romper la inercia, ser proactiva, inyectar energía a la organización Facilitar el proceso de cambio a todo nivel dentro de la organización, trabajando estrechamente con las personas para mitigar la resistencia al cambio Controlar el desempeño de los proyectos y recursos asociados, e informar a los stakeholders relevantes Escuchar a la gente y a los procesos, es decir, mantener actitud receptiva y escucha activa para recoger sugerencias de mejora Mejorar continuamente los procesos de la organización y de su propia área
28 ALCANCES DEL SERVICIO PMO Procesos y Metodología Operación PMO Capital Humano Herramienta Diagnóstico y Evaluación de Madurez Ciclo de Vida de Proyectos Metodología de Gestión de Proyectos Catálogo de Servicios Servicios PMO de Apoyo Cursos y Talleres Oficiales PMI Talleres de Habilidades Coaching Individual Soluciones Oracle Primavera P6
29 COMPONENTES DEL SERVICIO PMO Procesos y Metodología Operación PMO Capital Humano Herramienta
30 ALCANCE 1. PROCESOS Y METODOLOGÍA Medición del Nivel de Madurez basado en modelo tipo OPM3 La Medición del Nivel de Madurez de Gestión de Proyectos nos permite medir cuantitativamente la adherencia a buenas prácticas de la organización.
31 ALCANCE 1. PROCESOS Y METODOLOGÍA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EJEMPLO
32 ALCANCE 1. PROCESOS Y METODOLOGÍA ENTREGABLES DE PROYECTOS EJEMPLOS Acta de constitución de proyecto Control presupuestario EDT y Carta Gantt Matriz de registro de riesgos Informes de avance Plan de adquisiciones Minutas de reunión Formulario de Controles de cambio Matriz de registro de problemas Contratos de proveedores Acta de Cierre
33 ALCANCE 2. OPERACIÓN PMO SERVICIOS PMO EJEMPLOS Generar tablero de control (Dashboard) Generar y distribuir informes de avance Controlar inicio y cierre de proyectos Monitorear y controlar estado de avance Efectuar evaluaciones de adherencia Definir procesos y metodologías de dirección de proyectos Efectuar capacitaciones, coaching y mentoring Evaluar y seleccionar proveedores y sus contratos Administrar líneas base y controles de cambio asociados Gestionar la malla de asignación de recursos Escalar decisiones Facilitar la institucionalización de buenas prácticas Apoyar en la resolución de problemas Gestionar riesgos globales
4 Perspectivas del BSC 34 ALCANCE 2. OPERACIÓN PMO Finanzas Ejemplo de Objetivos Estratégicos Ejemplo de KPIs Clientes Procesos Internos Aprendizaje y Crecimiento Uso de KPIs permite determinar el valor de la consultoría y PMO Aprendizaje y Crecimiento: Mejorar las competencias personales de los profesionales clave en un 20% Medición KPIs a través del tiempo para medir la evolución Aprendizaje y Crecimiento: Personal con competencias de negociación igual o por sobre lo esperado: xx% N Conflictos de jefes de proyecto con clientes escalados a gerentes: xx Mejora de evaluaciones de desempeño: xx%
Perspectiva Financiera Perspectiva Cliente Perspectiva Procesos Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento 35 ALCANCE 2. OPERACIÓN PMO INDICADORES CLAVE (KPI) EJEMPLOS Indicador de desempeño de costos (CPI) Variación de costos (CV) % de proyectos en costo ROI de portafolios / proyectos Satisfacción de clientes % Cumplimiento de requisitos Desviación de cronograma (SV) Desviación de horas planificadas de trabajo Índice de desempeño de cronograma (SPI) % de proyectos en plazo % de cumplimiento de hitos Nivel de conocimientos formales de PM Indicadores de clima laboral Nivel de competencia liderazgo Nivel de competencia comunicación efectiva
36 ALCANCE 3. CAPITAL HUMANO Gestión del Cambio Coaching ontológico para líderes de proyecto Cursos y Talleres Coaching Ontológico Talleres de habilidades blandas Talleres de gestión del cambio Estrategias de comunicación y difusión a nivel organización
37 ALCANCE 3. CAPITAL HUMANO SEMINARIO DIRECCIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS Duración: 24 Horas Orientación: Teórico Práctico Modalidad: Presencial Curso Cerrado Reconocido Oficialmente por PMI
Áreas de un Proyecto 38 ALCANCE 3. CAPITAL HUMANO TALLERES PRÁCTICOS DE ACOMPAÑAMIENTO Alcance Costo Riesgos Tiempo Calidad Comunicaciones OBJETIVOS: Aplicar de manera práctica los conceptos al entorno real de cada proyecto de la organización. Adquisiciones y Proveedores
40 ALCANCE 3. CAPITAL HUMANO BOLETÍN DE DIFUSIÓN EJEMPLO
ALCANCE 4. HERRAMIENTAS 41
42
UNA TAREA PENDIENTE Gestión de Proyectos SANTIAGO, OCTUBRE 2015 PREPARADA POR: Jaime Orellana Atenos Consulting & Services jorellana@atenos.com