Cncurs de Ideas PAS 2008 Mi AulaVirtual Albert Camps Can Jsé Antni Martínez Cabrera Unidad de Aula Virtual ICE albert.camps@uah.es jsea.martinez@uah.es 1 Intrducción En ls últims añs estams bservand cm cada vez más empresas y rganisms están aunand esfuerzs pr mejrar su cmunicación cn el cliente. Sin duda, una de las mayres incmdidades que tenems que asumir para realizar cualquier tip de cnsulta gestión de cara a una empresa, sn ls minuts que hems de esperar hasta que el perari ns atiende al tr lad del teléfn, las largas clas que tenems que sufrir hasta llegar a la ventanilla de atención al cliente. Sin embarg, gracias al auge de la tecnlgía e Internet, estams viend cm surgen cntinuamente nuevas aplicacines telemáticas que palian minimizan el prblema. Ls ejempls de implantación hy en día sn innumerables: desde cmprar entradas de cine pr Internet, hacer la declaración de la renta mediante un servici telemátic, tds ests servicis tienen cm element central una atención in -situ. En dichs cass, el cliente ya n tiene prque esperar cla para cmprar su entrada de cine para ser atendid pr el funcinari de Hacienda. Td puede hacerl cómdamente desde su rdenadr, en su casa. Bien sea vist desde el punt de vista cmercial, cn la intención de agradar al cliente, bien sea cm factr de mejra intern, la mayría de cmpañías se están vlcand en este prces, ya que ls beneficis sn evidentes. El cliente se mstrará satisfech pr haber realizad su peración en pc tiemp, y el perari verá aliviada su carga de trabaj, al cmprbar que algunas de sus tareas se han realizad autmáticamente La Universidad de Alcalá n queda al margen de esta tendencia, y en la cntinua mejra de sus servicis, ha incrprad recientemente diversas aplicacines telemáticas cn la finalidad de facilitar la gestión de tareas cmunes. Una de estas aplicacines es Mi Prtal accesible a través de la web. La aplicación frece varias herramientas y servicis a la cmunidad universitaria, de carácter administrativ, infrmativ y de gestión. Dependiend del tip de usuari que acceda a la aplicación, (PAS, PDI Alumn), se frecen una serie de servicis persnalizads: Pr ejempl un
prfesr PAS pdría ver su nómina del mes u hja de servicis, mientras que un alumn pdría ver las ntas btenidas en el últim cuatrimestre. Pr tra parte, la Universidad frece a la cmunidad universitaria la platafrma de e-learning (aprendizaje virtual) WebCT. Básicamente una platafrma e-learning frece ls siguientes servicis a alumns y prfesres: El alumn puede acceder a ls cntenids de sus asignaturas, realizar exámenes, cuestinaris y utilizar las herramientas de cmunicación que se facilitan, cm ls frs, crres y chats. Pr tra parte, el prfesr puede gestinar las ntas de sus alumns, crregir exámenes y realizar las tareas de tutr de la asignatura en ls frs. También existe el usuari administradr, que sería el encargad de gestinar y mantener la platafrma en cndicines óptimas de funcinamient. Entre sus funcines principales están la carga de usuaris (alumns y prfesres), enví de dats de acces a sus respectivs crres, gestinar las asignaturas (alta, baja, renvación) y slucinar cualquier tip de incidencia técnica en el acces. Es en este apartad dnde se enmarca el presente pryect, al haber detectad ciertas carencias en las funcines antes descritas. Actualmente, el prces de alta de usuaris y asignaturas n es autmátic. Pngams de ejempl el alta de una nueva asignatura en WebCT: Dicha tarea requiere que el prfesr se pnga en cntact cn la Unidad encargada de la platafrma, vía telefónica pr e-mail, debe rellenar un frmulari cn una serie de dats (nmbre, códig de asignatura etc) pr cada una de las asignaturas a virtualizar, y finalmente debe esperar varis días hasta que su asignatura sea dada de alta en la platafrma. Desde el punt de vista del prfesr, puede parecerle una tarea alg repetitiva, sbre td si quiere virtualizar varias asignaturas renvarlas añ tras añ. Per desde el punt de vista del administradr, la gestión resulta bastante farragsa, debid a que pueden llegar a sumarse cients de asignaturas a dar de alta en un breve períd de tiemp, junt cn el rest de tareas que cnlleva (preparar lista de matriculads, cargar ls alumns etc.). Obviamente este prces es muy mejrable, pr tant se prpne en el presente pryect, crear una aplicación telemática de us cmpartid pr alumns prfesres y administradres, que facilite la realización de sus gestines cn la platafrma. 2 Objetivs El bjetiv principal del trabaj cnsiste en el desarrll de un sistema de infrmación n-line que garantice el acces a ls servicis de Aula Virtual a ls usuaris invlucrads (estudiantes y prfesres) Ls bjetivs específics planteads sn ls siguientes: 1. Recger y dcumentar requisits iniciales del sistema. 2. Análisis de viabilidad del sistema cmplet. 3. Diseñ del sistema en base a la metdlgía a emplear. 2
4. Desarrll de ls móduls funcinales del sistema: Bases de dats, parte servidra, parte cliente. 5. Pruebas especificas de cada un de ls móduls cnstituyentes 6. Pruebas glbales de funcinamient 7. Dcumentación final del sistema cmplet incluyend descripción funcinal. 3 Resultads Pr una parte, tda la infrmación dcumental será recgida en un infrme memria final destacand ls siguientes aspects: - Una descripción de requisits funcinales del sistema. - Diseñ de una Base de Dats Relacinal que sprte el sistema prpuest. - Diseñ de una Infraestructura Tecnlógica en que se basará el sistema. - Descripción funcinal del sistema cmplet. - Manuales de utilización El resultad principal, será el sistema sftware final, que debe satisfacer tds ls requisits requerids, dcumentándse, además del códig fuente, el rest de actividades de ingeniería del sftware que se hayan realizad durante el prces de análisis y diseñ. 4 Metdlgía En la elabración del pryect se aplicará la metdlgía Métrica 3 (Metdlgía de Planificación, Desarrll y Mantenimient de sistemas de infrmación), cn el fin de asegurar ls bjetivs en términs de calidad y plazs. Se realizarán las actividades más significativas entre las prpuestas pr Métrica 3, siguiend un desarrll rientad a bjets, cn ntación UML (Unified Mdeling Language ). La memria del trabaj cntará al mens cn ls diagramas de fluj de dats (DFD), dnde se represente el mdel lógic del sistema, y un diagrama de cass de us que muestre las accines practicables en el sistema y la respuesta que frece al usuari final. Se añadirá también cualquier tr diagrama, general específic, susceptible de aprtar infrmación relevante, que ayude a una mejr cmprensión del sistema. 3
5 Recurss Para la realización del pryect se necesita el siguiente equipamient infrmátic - PC cn cnexión a Internet - Sistema Gestr de Base de Dats - Entrn de desarrll de prgramación (tecnlgía pr determinar) 6 Planificación La duración estimada del pryect es de uns 6 meses. En el siguiente diagrama de Gantt pdems destacar las primeras fases de recpilación de infrmación e investigación, una etapa intermedia de cdificación (que lleva la mayr parte del pryect), y una tercera etapa de integración en el sistema y pruebas. La redacción de la memria se realizará simultáneamente cn el desarrll del pryect. Beneficis del nuev servici miaulavirtual: Ls beneficis que puede btener el usuari mediante este servici sn, a grss md, simplificar tdas las gestines que el prfesr puede realizar en Aula Virtual, y reducir muy significativamente el tiemp de respuesta en sus peticines, que actualmente pr la vía tradicinal cnllevan un tiemp cnsiderable. 4
Asimism, autmatizand las peticines de nuestrs prfesres, la unidad de AulaVirtual pdría liberarse de tareas repetitivas para centrarse en la investigación, la mejra cntinua de la platafrma y la búsqueda practiva de nuevas prcess, metdlgías y recurss que ayuden a ls prfesres a mejrar su dcencia. A cntinuación detallams cncretamente ls beneficis que puede btener el usuari mediante este servici: El usuari, previa autenticación cnfrme a ls misms dats de acces que les prprcine la Universidad, será identificad en base a un perfil (prfesr, administradr secretari), según el cual tendrá distintas pcines de perabilidad cntra la aplicación. Desde el punt de vista del prfesr, pdems desglsar las peticines en ds ramas, las relacinadas cn la platafrma WebCT, y las relacinadas cn trs servicis desarrllads pr la unidad (Curss de Frmación a PDI y Pryects de Integración de las TIC s). Cnfrme a las slicitudes relacinadas cn WebCT, el prfesr puede realizar las siguientes tareas: Slicitud de alta de asignatura. La aplicación frecerá un sistema de búsqueda de asignaturas rganizadas pr departaments, mediante listas desplegables u tr métd intuitiv. El prfesr debe elegir su asignatura, sin necesidad de que cncer el códig. En cas de que existan varias asignaturas cn el mism nmbre, el sistema advertirá de este hech al prfesr para que seleccine la crrecta. Renvación de asignatura. El sistema frecerá un listad de asignaturas en las que el usuari cnste cm perfil de prfesr en WebCT. El usuari seleccinará de una lista aquella/s asignaturas para su renvación en la platafrma, de cara al siguiente curs académic. Gestión de Participantes. En cualquier mment del curs, el prfesr respnsable de una asignatura pdrá cnceder denegar el acces a sus cmpañers dcentes e inscribirls en su asignatura. En cuant al acces de alumns, el prfesr debe cncretar una fecha, y el grup que desea dar de alta en la platafrma (mañana, tarde, ambs). Baja de asignatura. El prfesr respnsable de una asignatura, pdrá slicitar su baja en la platafrma para así liberar espaci en el servidr. En esta pción, el prfesr únicamente debe seleccinar la asignatura/s a eliminar. Una vez ejecutada la tarea, el sistema ntificará al prfesr que su asignatura ha sid eliminada de WebCT, previa realización de una cpia de seguridad que estará a dispsición del prfesr en un futur para su reutilización. Adicinalmente, el prfesr tiene la psibilidad de slicitar la preinscripción en curss de frmación y la inscripción en Pryects para la Integración de las TIC s. Para estas peracines, también se requerirá autenticación. 5
Preinscripción en curss de frmación. El prfesr debe rellenar un frmulari dnde cnste su preferencia de turn (mañana tarde). Antes de prceder cn el enví de slicitud, el sistema avisará al prfesr si ya ha realizad el mism curs cn anteriridad. Para tales cass, y previend psibles cambis en la plítica de acces a ls curss, el sistema será l suficientemente escalable cm para denegar la inscripción a dichs prfesres, en favr de aquells que tdavía n l hayan realizad. Es imprtante tener en cuenta la fecha de inscripción, en base a la cual tendrían preferencia para pder asistir a ls curss. Inscripción en Pryects de Integración de las TIC s. Análgamente al cas de Gestión de participantes, el prfesr debe indicar ls nmbres de sus cmpañers de pryects. Además se requerirán ls camps Títul de Pryect, y en cas de que se requiera virtualizar una varias asignaturas, el prfesr debe indicar sus nmbres y su grad de virtualización. Al igual que el cas Slicitud de alta de asignatura, se evitará en la medida de l psible que el prfesr tenga que intrducir el códig de la asignatura. El sistema tendrá en cuenta las restriccines de acces vigentes en las cnvcatrias de pryects, y pueden ser susceptibles de mdificación. Actualmente se cuentan cn ls siguientes criteris: Ls slicitantes del pryect deberán ser prfesres de la Universidad de Alcalá cn una experiencia dcente de al mens tres añs. N se pdrá participar en más de un pryect pr cnvcatria. Si se dieran tales cass, el sistema avisará al prfesr mediante un mensaje en pantalla y le impedirá tramitar la slicitud. Infrmes. El prfesr pdrá cnsultar un resumen de sus actividades en AulaVirtual. En este apartad se le mstrarán ls curss realizads, y un histrial de pryects y asignaturas en ls que ha participad. También pdrá cncer la cantidad de imprte restante, de la inicialmente asignada a un pryect de integración. La respuesta que frecerá el sistema ante estas pcines n es autmática (a excepción de ls infrmes), sin que quedará almacenada a expensas de su ejecución pr parte del persnal administradr. A cntinuación se detallan las tareas que puede realizar el usuari administradr: Cnsulta de tareas pendientes. El administradr pdrá cnsultar una lista de tareas rdenadas según la fecha de slicitud. También pdrá realizar búsquedas de tareas pasadas. En el listad, se mstrará en una única línea a md de resumen, un encabezad que frezca infrmación relevante sbre el tip de tarea en cuestión y el estad de la slicitud (pendiente, en ejecución realizada). De este md pueden darse ls siguientes encabezads: 6
Alta Nmbre de asignatura Alta de alumns Cambi participantes Baja Nmbre de asignatura Una vez que el administradr haya realizad la peración, pdrá enviar un crre predefinid al prfesr slicitante, dnde se le ntifique que su petición ya ha sid realizada. Este prces será l más sencill psible de cara al administradr, evitand la redacción del mensaje y la búsqueda del crre electrónic del prfesr. Apertura de nueva cnvcatria. El administradr cntará a su dispsición de un frmulari dnde pueda registrar una nueva cnvcatria de ls curss presenciales rganizads pr AulaVirtual. Pdrá especificarse un períd de dispnibilidad, durante el cual ls prfesres verán activs en su panel de la aplicación, un nuev enlace a md de nvedad que les llevará al apartad Preinscripción en curss de frmación. Igualmente este prces será valid para anunciar una nueva cnvcatria de pryects, en cuy cas se remitiría al prfesr al apartad Inscripción en Pryects de Integración de las TIC s. El tercer perfil cn acces a la aplicación es el de Secretari. Básicamente su cmetid es cnsultar el estad de ls curss, pryects y dats de ls prfesres. Sus pcines de peratividad sn las siguientes: Cnsulta de dats de prfesres. Pdrá btenerse el nmbre, apellids, categría y departament de un prfesr cncret. También se frecerá un listad cn ls curss y pryects en ls que haya participad, indicand si ha aprbad n. Cnsulta de curss. El secretari pdrá visualizar un listad de ls curss rganizads pr AulaVirtual según el añ académic. Y para cada un de ells, se pdrá extraer una relación de sus participantes, pudiéndls filtrar de acuerd a ls criteris: Grups Mañana Tarde Sól ls cnfirmads Sól ls aprbads Pr rden de preinscripción Asimism el secretari pdrá mdificar el estad de un prfesr en un curs (cnfirmad y aprbad) Cnsulta de pryects. Desde esta sección será psible btener una relación de tds ls pryects pasads en prducción. De frma similar a la Cnsulta de tareas pendientes sól se mstrará un encabezad que indique el 7
códig del pryect y el títul. Accediend al pryect seleccinad, se pdrá btener más infrmación, cm ls nmbres de prfesres invlucrads, la cuantía asignada inicialmente, y el imprte que les queda pr gastar. El secretari también pdrá cargar las facturas que prcedan en cada pryect, identificándlas según el tip (material fungible, persnal clabradr, material infrmátic y trs cargs) y en su cas, el sistema generará un avis cuand se intente cargar una factura que supere el imprte del sald dispnible para gasts. 8