HOJA 1 DE 5 0000-002 ACTAS 0000-002-006 Acta Consejo de Facultad 2 años 3 años X 0000-012-001 CIRCULARES Se eliminan en gestión por carecer de Circulares Informativas 2 años X de valores para su conservación. 0000-012-002 Circulares Normativas 2 años 3 años X 000-018 CONTRATOS 3 años 17 años X Se seleccionará el 5% de aquellos que tengan relevancia para el archivo 0000-018-002 Contrato de Arrendamiento histórico de la Universidad. 0000-018-006 Contrato de Comodato 0000-018-007 Contrato de Compra Venta 0000-018-017 Contrato de Orden Contractual 0000-018-018 Contrato de Prestación de Servicios 0000-018-021 Contrato de Suministro Etapa Precontractual - Convocatorias públicas o privadas Comunicaciones Términos de referencia Ofertas Resolución de apertura Acta apertura de urna Estudio jurídico y técnico Cuadro comparativo Etapa Contractual - Solicitud de contratación - Términos de referencia _ 1
HOJA 2 DE 5 CONTRATOS (Continuación) - Oficio invitando a contratar - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Registro de Disponibilidad Presupuestal - Cotización Proponente adjudicado - Cuadro comparativo - Estudio jurídico-técnico - Minuta de contratos - Resoluciones - Pólizas - Acta de Aprobación de Pólizas - Comunicaciones - Documentos Requisitos de Contratación Personas naturales o Jurídicas - Acta de Inicio - Actas entregas parciales - Informes de supervisión - Facturas o cuenta de cobro - Informe de cumplido o de recepción - Informe de Cumplido o Acta de Liquidación Los tipos documentales deben responder a la forma y al valor de la contratacion como lo establece la Ley 80 de Contratación _ 2
HOJA 3 DE 5 0000-033 INFORMES 0000-033-009 Informe de Caja Menor 1 año 9 años X - Comprobante de egreso - Conciliaciones - Facturas - Solicitud de gasto y pago - Recibos 0000-033-019 Informe de Gestión Anual 3 años X 0000-033-041 Informe Fondo Renovable 1 año 9 años X - Comprobantes de egreso - Conciliaciones - Cumplidos - Extractos bancarios - Facturas - Informes a División Financiera - Solicitud de gasto y pago - Recibos - Resoluciones - Solicitud de reembolso probatorio reposan en el División Financiera Se elimina en Gestión porque los documentos con valor probatorio reposan en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. probatorio reposan en el División Financiera _ 3
HOJA 4 DE 5 0000-043 PLANES 0000-043-005 Plan de Acción 3 años X Se elimina en Gestión porque el documento con valor probatorio reposa en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 0000-043-008 Plan de Desarrollo Académico y Financiero de Facultad 2 años 3 años X 0000-043-019 Plan de Mejoramiento 2 años 3 años X probatorio reposan en la Oficina de Control Interno 0000-043-022 Plan Operativo Anual 2 años X Se elimina en Gestión porque el documento con valor probatorio reposa en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 0000-050 PROGRAMAS Programa Promoción por Facultad, Escuela, Departamento 0000-050-019 2 años 3 años X e Instituto - Cronograma - Registro de actividades Se eliminan por carecer de valores para su _ 4
HOJA 5 DE 5 0000-057 RESOLUCIONES Resoluciones de Facultad 2 años 3 años X 0000-059-002 SISTEMA DE S Administración del Archivo de Gestión 2 años 3 años X - Programa de Gestión Documental - Tabla de Retención Documental TRD por Unidad Administrativa - Comunicaciones - Formato de Inventario para eliminación primaria - Actas de eliminación primaria - Formato de solicitud o préstamo de documentos - Formato Único de Inventario Documental - Informes de organización documental Se seleccionará el 5% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de la Universidad. _ 5