PÁGINA: 1 DE 11 REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE CONTADURÍA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
PÁGINA: 2 DE 11 1. OBJETIVO Conciliar las cuentas bancarias con el fin de determinar las diferencias entre los movimientos registrados en los extractos bancarios con los presentados en los libros de banco. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el momento en que se realiza la consulta virtual o la llegada del extracto bancario y documentación necesaria para la ejecución de la conciliación, y finaliza con el archivo de la conciliación con sus respectivos soportes. Este procedimiento aplica para el Proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES CONCILIACIÓN: Proceso mediante el cual se comparan cuentas o documentos con el fin de establecer diferencias. NOTA DEBITO: Soporte contable que se utiliza para registrar movimientos de salida de dinero de una cuenta. NOTA CREDITO: Soporte contable que se utiliza para registrar movimientos de entrada de dinero a una cuenta. UNIDAD EJECUTORA: Son las unidades que componen la administración departamental y están encargadas de ejecutar un presupuesto. TIPO DE INGRESO: Son todos aquellos conceptos por los que se reciben o captan ingresos por parte del departamento, de acuerdo a la clasificación adoptada en el presupuesto de la vigencia. 4. RESPONSABLE Gerente de s de la
PÁGINA: 3 DE 11 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Los primeros días de cada mes se debe consultar la sucursal virtual de cada una de las entidades y bajar los movimientos correspondientes al mes inmediatamente anterior con el fin de conciliar ese periodo. En caso de que la entidad bancaria no cuente con este servicio se deben esperar o solicitar los extractos impresos dentro de los primeros diez días de cada mes. Obtener extractos bancarios 2 Se revisan los extractos soporte contra el listado de cuentas bancarias por cada banco. Revisar extractos con listado de cuentas bancarias Extractos y listados de cuentas bancarias N.A. Llegaron Todos Los Extractos? SI NO 5 3 Cuando hacen falta extractos bancarios se oficia a los bancos solicitándolos. Oficiar a los bancos, si faltan extractos Conciliación bancaria con sus soportes
PÁGINA: 4 DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 4 Se procede a unificar las diferentes cuentas paralelas (ahorros y corriente). Unificar las cuentas paralelas 5 Se compara la información de los extractos contra la existente en el módulo de conciliaciones. Comparar información de los extractos Módulo de conciliaciones y extractos bancarios SI N.A. La información coincide? 10 NO 6 No: Solicitar a los bancos y dependencias implicadas los soportes para identificar las diferencias. Si no hay respuesta de los implicados continua la partida pendiente por identificar. Solicitar a bancos y dependencias soportes 7 N.A. Continua pendiente por identificar? Si: Informar al Secretario de Hacienda al final de cada vigencia, para que autorice por acto administrativo, el cual puede afectar el presupuesto de ingresos o de gastos. SI Informar al Secretario de Hacienda NO 10
PÁGINA: 5 DE 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 8 Revisar en el sistema si el tipo de ingreso está parametrizado Revisar en el sistema si el ingreso está parametrización Está parametrizado? NO SI 10 9 No: Avisar al Gerente de para la parametrización del mismo. Consultar el P-GF-25 Procedimiento de Parametrización. Informar al Gerente para la parametrización 10 Si: Registrar en el sistema a través de una nota débito o crédito. Registrar nota débito o crédito Software PCT 11 Imprimir conciliación bancaria mensualmente y archivar con sus respectivos soportes. Imprimir conciliación bancaria y archivar Conciliación bancaria con sus soportes FIN
PÁGINA: 6 DE 11 6. REGISTROS Registro Conciliación Bancaria con sus respectivos soportes Responsable responsable de la Como conservarlo Medio físico en carpetas Donde conservarlo Puesto de trabajo de la persona responsable Tiempo de conservación Según Tablas de Retención Documental (Dos años) Disposición Final Según Tablas de Retención Documental Extractos y listados de cuentas bancarias responsable de la Medio físico en carpetas Puesto de trabajo de la persona responsable Según Tablas de Retención Documental (Dos años) Según Tablas de Retención Documental 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 15/04/2010 04 23/10/2012 05 16/08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la Acción Correctiva No. 0001 del 15 febrero de 2010. A partir de los ajustes que surgen de la normatividad de la General de la Nación se ajustan las actividades desempeñadas orientado en la reingeniería de procesos Se realizan ajustes a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, según el decreto 0460 de 2012. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
PÁGINA: 7 DE 11 GENERALIDADES Después de cerrado el mes de conciliación por la Tesorería quedan partidas por identificar, cuando la consignación llega dentro del mismo mes se hace un ingreso por recibo de caja, y cuando llegan fuera del mes se hace un ingreso por nota crédito de esta forma queda acreditado las partidas pendientes de conciliar; cuando no es posible identificar un partida de la conciliación, al final de la vigencia se debe informar al Secretario de Hacienda para que él por acto administrativo autorice el ingreso de estas partidas. 1. RECIBIR Y REVISAR EXTRACTOS BANCARIOS Los primeros días de cada mes se debe consultar la sucursal virtual de cada una de las entidades y bajar los movimientos correspondientes al mes inmediatamente anterior con el fin de conciliar ese periodo. En caso de que la entidad bancaria no cuente con este servicio se deben esperar o solicitar los extractos bancarios impresos dentro de los primeros diez días de cada mes. 2. UNIFICAR CUENTAS Y CRUZAR INFORMACIÓN Para consultar la información del movimiento de las cuentas se ingresa a la aplicación PCT Módulo Conciliación Cuentas Bancarias y se llevan a cabo las siguientes acciones: Abrir nuevo comprobante. Seleccionar mes. Seleccionar cuenta bancaria. Dar clic en la opción Buscar.
PÁGINA: 8 DE 11 En este momento se despliega la siguiente pantalla: Las cuentas corrientes existentes en los bancos que poseen una cuenta de ahorro paralela, que tienen como finalidad generar rendimientos financieros; se deben unificar los saldos existentes en éstas y proceder a conciliar como si fuera una sola cuenta. Para realizar la acción anteriormente descrita se debe, en la pantalla desplegada, llenar el campo saldo bancos con la sumatoria de los saldos en extractos de las cuentas de ahorros y corrientes. En caso de que los saldos coincidan se procede a grabar e imprimir. Cuando los saldos no coinciden se inicia el paso de comparar los movimientos (débitos y créditos) que se encuentran registrados en el extracto bancario contra los movimientos registrados en el libro de bancos, durante el desarrollo de ésta actividad se pueden presentar las siguientes situaciones: Que el saldo inicial del extracto no coincida con el saldo inicial del libro. Acción a realizar: Revisar conciliaciones anteriores. Que el movimiento entre el extracto y el libro de bancos coincida. Acción a realizar: Conciliar movimiento y grabar. Esta acción se realiza marcando el movimiento en la columna conciliación.
PÁGINA: 9 DE 11 Que el movimiento entre el extracto y el libro de bancos no coincida Acción a realizar: Identificar si es una diferencia o ausencia de un movimiento en el extracto o en el libro de bancos. En caso de ser una diferencia se debe establecer el origen, si la diferencia es por error en el ingreso de la información se lleva a cabo la corrección por medio de nota de ajuste (débito o crédito) y si la diferencia es por error de la entidad bancaria se debe dejar pendiente en la conciliación, y adicionalmente enviar oficio a la entidad correspondiente solicitando se realice la corrección. En este caso se debe estar pendiente para que la diferencia sea corregida en el mes inmediatamente siguiente. En caso de una ausencia en el libro de bancos se procede a indagar en el arqueo de caja del día correspondiente para identificar la diferencia y tomar la decisión de ajuste. 3. ELABORAR NOTAS DEBITO Y CREDITO. Para elaborar una Nota de Ajuste sea Debito o Crédito se debe tener una justificación, puesto que estas afectan los saldos existentes a la fecha de conciliación. Los ajustes que se ingresen producto de la conciliación se deben realizar antes del día dado para el cierre de conciliación. La información necesaria a subir después de la fecha se sube con fecha del mes siguiente. 4.1. NOTAS CREDITO Una nota crédito se realiza cuando existen valores crédito relacionados en los extractos que no fueron registrados en los libros de bancos. Los conceptos por los que se debe elaborar una nota crédito son entre otros: consignaciones, notas crédito de traslado, reintegros, rendimientos financieros y devoluciones de cheques propios. Siempre se debe identificar terceros y el concepto Para llevar a cabo esta actividad se debe ingresar al aplicativo PCTG Modulo Ingresos Nota Crédito:
PÁGINA: 10 DE 11 Se deben llenar los campos correspondientes a: Unidad ejecutora Tipo de ingreso Cédula o NIT Nombre del tercero Cuenta bancaria Concepto Valor Fecha Grabar Nota: Cada movimiento genera su propia nota de ajuste. No se deben globalizar valores; se deben discriminar uno a uno para una mayor claridad y facilidad en la conciliación. 4.2. NOTA DEBITO Una nota debito se realiza cuando en el extracto existen valores debito que no han sido registrados en el libro de bancos, y los conceptos más comunes son los siguientes: Comisiones, IVA, Gravamen financiero, Retención en la fuente, Etc.
PÁGINA: 11 DE 11 Para llevar a cabo esta actividad se debe ingresar al aplicativo PCTG Modulo de Egresos Nota Debito: Se deben diligenciar todos los campos requeridos por el sistema Unidad Ejecutora Nit Beneficiario Valor Concepto Fecha Grabar Nota 1: Cada movimiento genera su propia nota de ajuste. No se deben globalizar valores; se deben discriminar uno a uno para una mayor claridad y facilidad en la conciliación. Nota 2: Cuando la entidad bancaria efectúe descuentos a la gobernación por concepto del gravamen financiero (4x1000), se debe enviar al banco oficio para que efectúe el reembolso del descuento practicado con copia a tesorería para que ellos estén pendientes de este proceso. Nota 3: cuando en la conciliación bancaria existen cheques pendientes de cobro y estos han superado seis meses se le escribe una carta al funcionario responsable de tesorería notificándole que dicho cheque no ha sido cobrado y debe constituirse como un acreedor.