COMUNICACION INTERNA Medellín, 13/10/2015 *201501006103* PARA: LUZ MARINA PALACIO RESTREPO DE: JORGE IVÁN HINCAPIÉ GÓMEZ DEPENDENCIA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEPENDENCIA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Asunto: INFORME AUDITORIA OPERACIÓN PUNTOS DE VENTA DE LICOR AEROPUERTOS OLAYA HERRERA Y JOSÉ MARÍA CÓRDOVA A SEPTIEMBRE 30 DE 2015. 1. OBJETIVOS: Revisar la aplicación de los controles establecidos en la operación de los puntos de venta. Verificar los inventarios reales según los registros del sistema, Contabilidad y los conteos físicos. Comparar los registros de ventas, recaudos y consignaciones, con la finalidad de constatar que lo vendido sea facturado, lo facturado sea recaudado y lo recaudado sea consignado en las cuentas de la entidad. 2. ALCANCE DEL TRABAJO: Operaciones del mes de septiembre, partiendo del inventario físico del 31de agosto de 2015 practicados por Gustavo Adolfo López B, profesional asignado por Indeportes Antioquia, con el acompañamiento de la oficina de Control Interno, para el control de la operación de los puntos de venta de licor.
3. DESARROLLO DEL TRABAJO: 3.1 INVENTARIO PUNTOS DE VENTA Cruce de información de inventarios. Al 31 de agosto de 2015, según datos verificados, el resultado fue el siguiente: Olaya Herrera: 1.016 unidades. Saldo según reporte Inventario a la fecha al 31 de agosto de 2015 fue de 1.016 unidades por un costo total de $13.716.258 José María Córdoba: 6.126 unidades. Saldo según reporte Inventario a la fecha al 31 de agosto de 2015 fue de 6.126 unidades por un costo total de $85.886.166 El 30 de septiembre con el acompañamiento de la oficina Control Interno se practicó inventario físico en el punto de venta del aeropuerto Enrique Olaya Herrera y el punto de Venta del Aeropuerto José María Córdova y el resultado fue el siguiente: Olaya Herrera: 4.078 unidades. Según el inventario físico realizado se evidenciaron 4.078 unidades. Saldo según reporte Inventario a la fecha al 30 de septiembre de 2015 fue de 4.078 unidades por un costo total de $53.018.317. José María Córdoba 8.780 unidades. Según el inventario físico realizado se evidenciaron 8.780 unidades. Saldo según reporte Inventario a la fecha al 30 de septiembre de 2015 fue de 8.780 unidades por un costo total de $130.282.180. Se analizó la información de inventarios, ventas, compras y traslados, consignaciones y registro contable.
A partir del inventario físico realizado el 31 de agosto de 2015, se suman las entradas de septiembre, se restan las salidas de Septiembre y a este resultado teórico de existencias se compara con el saldo del inventario físico realizado el 30 de septiembre de 2015. Situación evidenciada: PUNTO DE VENTA OLAYA HERRERA UNDS Inventario físico real 31 de agosto de 2015 1.016 Más entradas (compras y traslados) de septiembre 7.027 Menos salidas (Resumen de ventas de septiembre) 4.078 Saldo de existencias al 30 de septiembre de 2015 3.965 Saldo de Inventario físico real practicado el 30 de septiembre de 2015 3.965 Diferencia 0 Las entradas corresponden a dos traslados: el primero de 468 unidades realizado el 04 de septiembre y el segundo de 50 unidades realizado el 18 de septiembre desde el punto de venta del Aeropuerto Enrique Olaya Herrera. Y una compra de 6.509 unidades el 7 de septiembre. PUNTO DE VENTA JOSÉ MARÍA CÓRDOVA UNDS Inventario físico real 31 de agosto de 2015 6.126 Más entradas (compras y traslados) de septiembre 8.598 Menos salidas (Resumen de ventas de septiembre) 5.944 Saldo de existencias al 30 de septiembre de 2015 8.780 Saldo de Inventario físico real practicado el 30 de septiembre de 2015 8.780 Diferencia 0 Las entradas corresponden a una compra de 8598 unidades el 9 de septiembre. Cruce de información de ventas. Para las ventas entre el 01 y 30 de septiembre de 2015, se revisó el control consecutivo y control cronológico de las facturas expedidas en el punto de venta, cuyos valores se cruzan con las consignaciones registradas en la cuenta de Indeportes Antioquia.
CONSECUTIVO FACTURAS DE HASTA Consecutivo de facturas 01 al 30 de septiembre de 2015 -E.O.H- 3519 4014 Consecutivo de facturas 01 al 30 de septiembre de 2015 -J.M.C- 5940 6786 El orden cronológico y el consecutivo de las facturas físicas que arroja el sistema operativo del punto de venta concuerdan con el resumen de venta por consecutivo diario. VENTAS DE UNIDADES VALOR OLAYA HERRERA 4.078 unidades $53.018.317 JOSE MARIA CORDOVA 5.944 unidades $86.354.714 No se pudo comparar valores de ventas ni recaudos con contabilidad a septiembre 30, ya que solo se dispone de información contable al 31 de agosto de 2015, cuya información, fue cotejada con el Informe de inventarios a Agosto 31 de 2015 y se encontró que la información es consistente. La información de Septiembre no se encuentra disponible ya que a la fecha no se ha realizado el cierre contable del mes; se tienen los documentos generados en los puntos de venta que soportan los movimientos de inventarios, ventas y recaudos, los cuales reposan en la tesorería y en contabilidad pero esta información no se ha podido actualizar en el sistema pues se encuentran haciendo las verificaciones pertinentes. 4. CONCLUSIÓNES: Hace falta surtir el punto de venta del Aeropuerto Enrique Olaya Herrera ya a la fecha del inventario varias referencias se encontraron en cero. Se ejerce un adecuado control de la operación de los puntos de venta por parte del profesional Gustavo Adolfo López Betancur. Para el cierre a septiembre 30 de 2015, no se pudo establecer comparativos de información con Contabilidad y Tesorería; por lo ya expresado en el acápite anterior.
5. RECOMEDACIONES: Realizar pedido o en su defecto efectuar traslado de mercancía para el punto de venta del Aeropuerto Enrique Olaya Herrera a la mayor brevedad. Continuar con el adecuado control que se ejerce a los puntos de venta por parte del profesional Gustavo López B. Atentamente, Jorge Iván Hincapié Gómez JEFE DE OFICINA JHINCAPIE COPIA: MAURICIO ALBERTO MOSQUERA RESTREPO - GERENTE