DETALLE DE SISTEMA KAVALA Qué Es KAVALA Gestión Hotelera? KAVALA es un sistema totalmente integrado, sumamente sencillo de operar, y esta concebido y diseñado para facilitar la gestión total de su Hotel. El sistema le ofrece a través de diferentes herramientas una forma nueva de trabajar donde se destaca su rapidez, simplicidad y exactitud. Este producto está dirigido a todo tipo de Hotel que quiera un perfeccionamiento de su gestión de una forma rápida y segura. KAVALA es un software de gestión de última generación donde su modernísima interfase se encuentra distribuida a lo largo de ocho módulos los cuales pueden ser utilizados en forma independiente o grupal. Ha sido desarrollado en su totalidad en GeneXus lo cual le brinda no solo un respaldo y confianza sino que además una gran adaptación al crecimiento. El objetivo fundamental es brindar a la Gerencia de su empresa una herramienta que proporcione información actualizada y confiable para la toma de decisiones, obtener mejores resultados con menos recursos, y lo más importante tener un control global sobre todas las operaciones. KAVALA nació de la experiencia de nuestra empresa aplicada a desarrollo de programas orientados a las áreas de hotelería, telefonía y de administración de nuestro mercado y de empresarios como usted, que nos aportaron sus ideas y necesidades. Un grupo multidisciplinario de profesionales y expertos como informáticos, administradores, contadores, abogados y escribanos, trabajan de puertas abiertas para usted, para concebir, diseñar y perfeccionar nuestro sistema. Estos elementos fueron fundamentales para llegar al único resultado posible, un producto de excelencia y de utilidad inmediata. 1
A Quien Esta Orientado? KAVALA está dirigido a todo tipo de hotel que quiera un perfeccionamiento de su gestión. Para cubrir las necesidades de los distintos tamaños de los hoteles, el sistema se presenta en dos versiones una monousuario y otra multiusuario; lo cual permite que se utilice en un único equipo o en una potente red, compuesta por varias estaciones de trabajo interconectadas entre si, permitiendo realizar múltiples tareas simultáneamente. Qué Conocimientos Previos Debe Tener? KAVALA fue desarrollado con las últimas y más avanzadas herramientas de programación, con el objetivo de lograr un sistema sencillo de usar para el usuario, donde el mismo no necesita ningún tipo de conocimiento previo en computación; a lo que nos referimos es que personas que nunca se enfrentaron a una computadora podrán operar cómodamente el programa como expertos. La razón de esta facilidad es su interfase Windows que permite trabajar en un ambiente visual e intuitivo con múltiples ventanas tanto con el ratón o con el teclado. Todos Para Uno y Uno Para Todos KAVALA establece un concepto de integridad y coherencia, ya que fue diseñado desde su inicio como un todo, en un ambiente único, inteligente y de fácil manejo. El sistema no está compuesto por diferentes sistemas que se interconectan; es un único sistema integral, que garantiza así la completa interacción entre sus diferentes procesos. La derivación directa es que no necesitará ir de un programa a otro, para obtener la información que este buscando. Por ejemplo puede estar emitiendo una factura y viendo el saldo de un cliente; y/o quiere ver el stock de determinado artículo y el movimiento de sus ventas en un determinado periodo. KAVALA le permite abrir tantas ventanas como la capacidad de su equipo le acepte. De manera que podrá consultar en forma simultanea distintos informes, mientras ingresa información de cualquier comprobante o actualiza los datos de cualquier tabla del sistema. 2
Ingreso De Información En KAVALA, el ingreso de la información se realiza una única vez. El programa dibuja en la ventana del sistema los distintos comprobantes en pantalla, los cuales son ingresados y almacenados en la base de datos por el usuario, tal como si lo hicieran con lápiz y papel. Al ingresar cada comprobante al sistema, éste afecta automáticamente los distintos informes. Por ejemplo al ingresar una factura se actualiza en forma automática el saldo del cliente y el stock de cada artículo comprado por el mismo; las estadísticas de venta, calcula el IVA a pagar, etc. Aunque el sistema le da a usted múltiples prestaciones, la simplicidad es clave, otorgándole un trabajo sin esfuerzo y con la menor probabilidad de error por parte del usuario. Consulta Rápida KAVALA para optimizar la simplicidad del producto, incorpora la ventana de consulta rápida, que permiten conocer en forma sencilla e instantánea, cualquier informe del pasajero, artículo, vendedor, etc. De esta forma puede visualizar en pantalla la ficha de un pasajero y ver su saldo, créditos pendientes de pago, etc. Utilizando el sistema de multiventana, puede recorrer el estado de cuenta de un pasajero y con solo hacer un clic del ratón en las líneas presentadas en el monitor ver los detalles de cada factura visualizando los artículos comprados. Destierre La Tarea De Recordar Los Código Con KAVALA desaparecen las preocupaciones de recordar los códigos que ha olvidado. Las avanzadas opciones de consulta o búsqueda le permiten individualizar rápidamente un ítem con solo escribir el nombre o parte del mismo y luego tomarlo de una lista presentada en pantalla. Herramientas Contables Las herramienta contables incorporadas en todos lo módulos de KAVALA, le permiten conocer el saldo de las cuentas bancarias, realizar conciliaciones, arqueos de caja, calcular los impuestos de IVA a pagar, etc. 3
Qué Ventajas Le Ofrece KAVALA? Adaptable a su empresa KAVALA es totalmente parametrizable, permitiéndole definir exactamente las características de su hotel, antes de comentar con su explotación. De esta manera es posible ajustar los distintos tipos de comprobantes que maneja el sistema. Interconexión con otros sistemas KAVALA le permite intercambiar información con otros sistemas como Excel, KAVALA Gestión Supermercados, etc. donde podrá anexarlo con los mismos y desarrollar otras necesidades especificas de su empresa a efectuarse en forma independientes. Confidencialidad y seguridad Una característica importantísima del sistema es que KAVALA protege la confidencialidad y seguridad de sus datos. El sistema tiene presente un potente dispositivo de seguridad, que restringe el acceso de usuarios no autorizados a tareas no definan. Apoyo y capacitación. Con el objetivo de confirmar la puesta en marcha del sistema, PVS S.A. le brinda al usuario cursos de capacitación a los usuarios y manuales de operación. PVS S.A. le brindará al cliente todo el apoyo que necesita, contando para ello con técnicos que tienen entre sus objetivos la supervisación de la correcta puesta en marcha del sistema en la empresa. En busca de una calidad total de nuestros servicios PVS S.A. le brinda apoyo las 24 horas del día a nuestros clientes, a través de nuestra línea de atención telefónica y radio llamada. Por medio de una simple llamada su empresa será atendida por un técnico experto en la operación del sistema, quien evacuará sus consultas en forma clara y puntual. 4
AMBIENTE DE TRABAJO Y REQUERIMIENTOS DE PLATAFORMA: Para cubrir las necesidades de los distintos tamaños de las empresas, el sistema se presenta en dos versiones una monousuario y otra multiusuario; lo cual permite que se utilice en un único equipo o en una potente red, compuesta por varias estaciones de trabajo interconectadas entre si, permitiendo realizar múltiples tareas simultáneamente. KAVALA se encuentra disponible para trabajar en plataformas con Windows 9x, Windows NT, Windows 2000 Server y Windows XP, utilizando bases de datos como ser Access y Sql Server. PUNTOS FUNCIONALES (MODULOS DEL SISTEMA): Los módulos componentes del sistema son: Reserva y Ocupación Facturación Puntos de Venta (Módulo de Restoranes) Central Telefónica Control de Caja Sistema de Gestión Bancaria Deudores Existencias (Proveedores e inventario) 5
RESERVA Y OCUPACIÓN: Módulo que constituye el corazón del sistema en donde se procede a gestionar la información referente a la reserva y a la ocupación, así como todo el mantenimiento y seguimiento de pasajeros. Puntos Funcionales Relevantes: Ingreso y Modificación de Reservas (por habitación o por categoría y tipo). Cancelación. Consulta. Listado De Reservas Por Fecha. Listado De Reservas Canceladas. Listado De Reservas Previstas. Gestión De Ocupación. Modificaciones En Ocupación. Cancelación De Una Ocupación. Planilla De Habitaciones. Planilla Del Planning Del Hotel. Listados De Entradas Por Fecha. Listados De Pasajeros Por Nombre. Población Flotante de Entradas y Salidas. Historia de una habitación. Cumpleaños por Fecha. Estadísticas. o Cantidad De Pasajeros Por Fecha. o Ocupación Actual Por Nacionalidad. o Cantidad De Pasajeros Por Nacionalidad En Un Período. 6
o Porcentaje De Ocupación Por Tipo De Cliente. o Porcentaje De Ocupación Por Día De La Semana. o Porcentaje De Ocupación Por Mes. TELÉFONO: Captura de llamadas, valorización de las mismas, carga a la cuenta corriente del pasajero, mantenimiento de tarifas, estadísticas para el control y baja de costos para llamadas internas del hotel. Es importante destacar que este módulo es totalmente diseñado por nuestra empresa, no nos manejamos con empresas externas. FACTURACIÓN: Módulo que permite realizar en forma eficiente y confiable la facturación de los gastos de los pasajeros eliminando todos los problemas que acarrea la realización de la misma. Por medio de este modulo es posible realizar todas las tareas correspondientes a la carga de gastos a la cuenta corriente de los pasajeros así como la facturación de los mismos Puntos Funcionales Relevantes: Los puntos más importantes son los siguientes: Ingreso Gastos En Forma Manual. Trabajar Con Gastos De Pasajeros. Consulta y Listado Del Detalle De Gastos Por Pasajero y Hab. Facturación. Detalle Del Cobro de Facturas. Diario De Facturas. Cierre De Caja. Conexión Con Módulo De Deudores. 7
PUNTO DE VENTAS: Permite cualquier venta del hotel que no sean los hospedajes y servicios, no hay limite de puntos de ventas, y el manejo es por ingreso tipo restaurante con administración de mesas (permite mover una mesa entera o sillas), consumiciones mínimas y cubierto. Permite firma o facturación de distintas personas de una mesa. Manejo de comandas (solo en impresoras de ticket, no hay limite de comandas por ejemplo, cocina, confitería, heladería, etc.) Facturación puede facturar por tiqueadoras o papel fanfold. Firma De Ticket solo en impresoras de ticket. Posee un modulo de venta rápida, que no maneja la mesa. Estadísticas de ventas, manejo de Recetas, permite facturación por turnos, cálculo de comisiones a vendedores, Reserva de mesas por turnos. Puntos Funcionales Relevantes: Reservación De Mesas A Clientes. Manejo De Varias Barras o Puntos De Ventas y Ubicaciones. Generación De Comandas Para La o Las Cocinas Con Comentario De Cómo Quieren Las Comidas Los Clientes. Ventas Por Cierre De Mesa. Ventas Rápidas Tipo Cajas Registradoras Un ticket Por Venta y Cierra En El Momento. Traslado De Sillas y Mesas a Otras Mesas. División Artículos Por Mesa Para Cobro De Consumos Individuales De Una Mesa. Manejo De Imágenes. Ventas por Listas De Precios Hasta 999. Posibilidad De Cobro De Consumiciones Mínimas. Posibilidad De Cobro De Cubiertos. Formula o Recetas De Artículos. Liquidación De Comisiones a Meseros. Diario De Ventas. Informes y Estadísticas De Ventas. 8
DEUDORES: Mantiene las deudas pendiente de los clientes que gastan a crédito, también, mantiene los pagos a cuentas y señas. Puntos Funcionales Relevantes: Cobro De Cuentas Por Cobrar. Ingreso De Débitos. Pagos A Cuenta. Deudas Por Clientes. Vencimiento De Cuentas Por Cobrar. Cuentas Morosas. Saldos Por Clientes. Calculo De Mora. EXISTENCIAS: Este módulo administra las deudas de la empresa con sus proveedores y se compone de los siguientes puntos: Ingreso y Seguimiento de Ordenes de Compra por Proveedor, Ingreso de Facturas Crédito o Contado, Notas de Crédito y Notas de Devolución Contado, Ingreso de Recibos, Diario de Compras, Saldos por Proveedor, Estado de Cuenta Contable, Informe de Compras por Artículo, Informe de Costos y Descuentos en Compra por Artículos, Informe Valorado de Compras, Informe Valorado de Compras y Stock, etc., etc. Es importante referirse en este punto al Stock ya que sus movimientos son realizados en forma automática, al ingresar los documentos compra y los documentos venta, pero además fue incluido un submódulo con el cual es posible realizar movimientos manuales al Stock. BANCOS: Administración y control de los movimientos de las cuentas bancarias y cheques de terceros, así como el control de las tarjetas de crédito. Puntos Funcionales Relevantes: Emisión De Cheques. 9
Ingreso De Depósitos. Otros Ingresos y Egresos. Informe De Movimientos. Informe De Vencimiento De Cheques Resumido y Detallado. Transferencias Entre Cuentas. Mantenimiento De Cheques En Cartera. Devolución De Cheques En Cartera. Traspaso De Cheques En Cartera. Informe De Vencimientos De Cheques En Cartera. Informe De Cheques Entregados a Un Proveedor. Informe De Cheques Recibidos De Un Cliente. CAJA: Módulo por el cual se realizan los controles de ingresos a las cajas, ya sea por efectivo, cheques o tarjetas de créditos. Puntos Funcionales Relevantes: Apertura De Fondo De Caja. Pagos. Entregas A Cuenta. Control De Ticket Cobrados. Cierre. Informes De Cierres. Control de Cajas por Punto de Venta 10
REQUERIMIENTOS FISICOS MINIMOS Para el normal funcionamiento del sistema es recomendado la utilización del un PC que se encuentre en el entorno de las siguientes características: MICROPROCESADOR INTEL PENTIUM III 800 MHZ O SUPERIOR 128 MB O SUPERIOR DISCO DURO DE 10 GB O SUPERIOR DISQUETERA 3 ½ 1.44 MB CD TARJETA DE RED CONEXIÓN A INTERNET (esto es para la solución de problemas en forma rápida, actualización de nuevas versiones y capacitación remota) Sistema Operativo Windows 95, 98, Me, NT, 2000 o XP. Base De Datos Sql Server o Access. 11
EJEMPLO DE PANTALLAS Menú Principal: 12
Ejemplo De Menú De Ingreso A Cada Punto Del Sistema: 13
Mantenimiento De Reservas: 14
Mantenimiento De Ocupación: 15
Panel de Ventas Del Restaurante: 16
Ventana De Ventas: 17
Facturación De Habitaciones: 18
Ingreso De Gastos Manuales: 19
Diario De Ventas: 20
Tráfico De Llamadas Telefónicas: 21
Ingreso De Cobranza De Facturas A Crédito: 22
Mantenimiento De Facturas De Proveedores E Inventario: 23