Manual de Adminsitración Faranox Version WNS Versiones WNS-MultiBuss Datatecno.com es una empresa dedicada a la entrega de servicios informáticos integrales. Nuestro enfoque es el constante desarrollo de nuevas técnicas y uso de tecnologías modernas con el objetivo de transferir directamente a nuestros clientes los beneficios que el desarrollo de la informática genera. Grupo de Empresas Datatecno
MANUAL DE ADMINISTRACION FARANOX WNS-MultiBuss MANUAL : 28022015-02/2015 EMPRESA : CLIENTES CRM WNS UNIDAD TECNICA : SOPORTE FECHA DE DOCUMENTO : 28 FEBRERO DE 2015 1. RESUMEN EJECUTIVO El siguiente manual contiene los pasos para Administrar el software de Faranox en la Versión Web WNS-MultiBuss. Para efectos generales se debe considerar que el usuario debe estar en conocimiento de su cuenta de de acceso y de su password para poder realizar las operaciones descritas en este documento. Faranox Faranox es una aplicación web basada en Plataforma Cliente-Servidor que permite un control integrado de las cuentas de Clientes, de los servicios y de la información relevante para el cumplimiento de las metas de Calidad de empresas de alta valoración
2. INTRODUCCION Aspectos Generales El Sistema de Gestión de Clientes y Servicio (Faranox) es una aplicación web basada en Plataforma Cliente-Servidor que permite un control integrado de las cuentas de Clientes, de los servicios y de la información relevante para el cumplimiento de las metas de Calidad de empresas de alta valoración. Este sistema presenta entre sus múltiples prestaciones, una innovadora forma de gestionar la información, contando para ello con herramientas de codificación, catalogación, gestión de servicio, gestión de archivos, y administración de clientes y usuarios. El trabajo colaborativo es una de sus principales funciones, ya que permite enfrentar las labores comunes de una manera ágil y eficiente, manteniendo siempre la información en línea respecto de las solicitudes, estados de servicio, tiempos de respuesta y un resumen detallado de todas las acciones efectuadas. Gracias a la seguridad integrada en la aplicación y en la solución de implementación, el sistema puede operar remotamente desde Internet, a través de distintos dispositivos móviles. Esto genera ventajas comparativas respecto de otras aplicaciones, debido a que no se necesitan licencias especiales de acceso ni limitaciones físicas para controlar la información y realizar las acciones y gestión de los procesos. El sistema trabaja en forma modular, permitiendo una mayor escalabilidad y flexibilidad hacia otras aplicaciones futuras que el cliente requiera.
3. PANEL ACCESO El acceso al Sistema Faranox se realiza desde cualquier dispositivo conectado a Internet y que posea un Browser de navegación compatible con html. Para el acceso el usuario debe contar con credenciales activas y con la información del código de Unidad correspondiente. Panel de Acceso http://crm.faranox.com
Datos Requeridos Acceso Operador Código: Corresponde al código asignado a la Unidad de Negocios o Compañía. Es un código único. Login: Corresponde al nombre de Usuario asignado por el Administrador Password: Corresponde a la contraseña Vigente asignada por el Administrador
Datos Requeridos Acceso Cliente Código: Corresponde al código asignado a la Unidad de Negocios o Compañía. Es un código único. Login: Corresponde al nombre de Usuario Cliente asignado por el Administrador Password: Corresponde a la contraseña Vigente asignada por el Administrador En caso de error en las credenciales el sistema devuelve al panel inicial. Se been completar todos los datos requeridos.
4. PANEL CENTRAL OPERADOR El Panel Central del Operador es la interfaz que el usuario utilizará para realizar las operaciones del sistema. A este panel Central acceden todos los usuarios con su perfil correspondiente. Para efectos de administración es posible configurar tres tipos de perfiles para los usuarios. Administrador, Supervisor y Operador. Las descripciones de los perfiles serán desarrolladas en un capitulo diferente. Vista del Panel Operador 1 4 2 3 Secciones del Panel 1 - Encabezado Identifica CRM Empresa, Usuario, Sucursal. Permite Cambio de Color Superior y Cierre de Sesión. Otras funciones pueden activarse. 2 - Menú Izquierda Contienen los Módulos Inicio, Servicios, Clientes, Ventas, Notas, Mensajería y Administrador para los usuario con este perfil 3 - Caja Maestros y Operaciones Contiene la información relacionada a cada módulo activo. Tablas de Maestros, procesos, Etc. El módulo inicio muestra el Maestro de Clientes. 4 - Menú Derecha Funcionalidad extras para operaciones generales.
5. MODULOS La operación del Sistema se realiza en base a módulos. Cada módulo realiza tareas relacionadas con el registro, administración y gestión de la información que contenga. Los principales módulos del Sistema son los siguientes: Servicios, Clientes, Ventas, Notas, Mensajería y Administrador 5.1.1 Módulo Servicios El módulo Servicios administra todas las actividades de servicio al Cliente que se registren en el Sistema. Para que las acciones de servicio puedan ser realizadas, el operador debe seleccionar al cliente correspondiente. En general este proceso tiene as siguientes Etapas Solicitud de Servicio o Registro de Requerimiento Registro de Acciones, Informes, reportes Técnicos y Documentación Relacionada procesode Cierre Informe de Servicio Proceso de Cierre
5.1.2 Vista Módulo Servicios Para ingresar una solicitud de Servicio selecciones el Botón Ingreso del Menú del Módulo Al seleccionar el botón indicado anteriormente aparecerá el listado de clientes registrados. El operador debe seleccionar el cliente correspondiente e ingresar los datos requeridos por el sistema. Las operaciones de este módulo son del tipo Gestión de Servicio y Post Venta por lo que los alcances y metodologías serán definidos por la Gerencia de Servicio al Cliente.
5.1.3 Ingreso de Solicitud Complete la mayor cantidad de Información Posible para poder ealizar un seguimiento adecuado. Campos del Registro Asunto: Referencia de la Solicitud. Indica el motivo del requerimiento Cliente: Los datos del Cliente que corresponde esta solicitud Solicitante: Nombre de la Persona que solicita el servicio. Teléfonos: Números Telefónicos para futuros contacto o consultas al solicitante Email: Email del solicitante para envío de comunicación. Prioridad: Tipo de Prioridad asiganda Unidad de Atención: Departamento al que será derivada esta Solicitud.
5.1.4 Ficha Servicio Esta ficha incluye toda la información relacionada con las acciones realizadas para el cumplimiento de la solicitud. Las acciones corresponden a las distintas actividades realizadas en esta operación. El operador puede registrar los procedimientos realizados durante la atención. Ejemplo. Envío de información, Revisión del caso, adjuntar archivos relacionados. Etc. Con la función visualizar Informe se abre una ventana con el Informe público que puede ser enviado al cliente para revisión.
5.1.5 Informe de la Solicitud Este informe puede ser impreso o guardado como PDF para adjuntar en el envío de emails directos.
5.2.1 Módulo Clientes Este módulo permite el registro en el sistema de Clientes y toda la información relacionada. Algunas operaciones se cruzan con el módulo servicio, permitiendo observar las actividades realizadas en el ciclo de suministro de servicio de cada cliente. Las operaciones de Registro o Ingreso de Clientes nuevos se realiza desde el Botón Ingresar del menú del módulo (Barra Horizontal).
5.2.2 Ingreso de Cliente Los campos con * son obligatorios.
5.2.3 Ficha del Cliente Esta ficha centraliza la Información del Cliente. Permite la mayoría de las operaciones relacionadas.
5.3.1 Módulo Ventas El acceso a este módulo sólo esta autorizado a operadores específicos. La asignación del Permiso la realiza el administrador al Cread o Editar un operador desde el Módulo Setup. Para Crear una Ventas selecciones la Opción Ingresar Venta bajo el Menú Horizontal del Módulo
5.3.2 Creando Nota de Venta Al ingresar una nueva Nota de Venta el Sistema consultará el tipo de Venta (Boleta o Factura). En caso de seleccionar Boleta automáticamente se creara el registro y su edición posterior. Selección de Servicios y Productos. En caso de seleccionar Factura seleccionar el Cliente Correspondiente. Si el cliente no existe debe ser creado en el sistema. Antes de seleccionar el tipo de documento el Operador puede realizar consultas de productos y servicios en el Maestro de Productos. Esta operación permite realizar la atención de consulta antes de crear la Nota de Venta.
5.3.3 Edición Nota de venta Al crear una nota de venta se activa la función edición la que permite agregar Productos y Servicios desde el Maestro de Producto o Líneas independientes de libre criterio sin relación con el Inventario.
5.3.4 Ingreso de Productos y Servicios de Inventario a la Nota de Venta Al agregar Productos y Servicios del Maestro de Productos las cantidades se procesan dinámicamente generando y actualizando información de movimientos de Inventario. De esta manera el Sistema puede entregar un estado de inventario de cada sucursal de la empresa.
5.3.5 Nota de Venta Una vez generada la nota de Venta el Sistema entregará un comprobante que puede ser Impreso o enviado al Cliente como Link o documento. Todas las operaciones de este Módulo tienen la misma metodología. La operatividad es similar para Cotizaciones. El menú horizontal del Módulo posee una serie de opciones que permiten realizar consultas de ventas y productos.
5.4.1 Módulo Notas El Módulo Notas es una función que permite el registro de Información relevante para el Usuario como para el Grupo de la Empresa. Permite registrar información o contenido, direcciones, instructivos, protocolos, claves, nombres de contactos. El operador tiene la posibilidad de indexarlas como Públicas o Privadas, además de la prioridad.
5.5.1 Módulo Mensajería Interna este módulo permite enviar mensaje internos entre operadores. La Información enviada será visualizada en el Panel del Operador destinatario. Envío de Mensaje
5.6.1 Módulo Administrador Las operaciones del Administrador son procesadas por este Módulo. Sólo tendrán acceso los usuarios que cuenten con este Perfil. Toda la funcionalidad y explotación de este módulo requiere de capacitación Presencial o Remota. Por favor contacte a su Ejecutivo para solicitar la capacitación Correspondiente.
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