Departamento Administrativo Nacional Estadística Gestión Recursos Físicos () Caracterización Proceso Junio 2014
Caracterización Proceso Gestión Recursos Físicos PÁGINA: 1 OBJETIVO DEL Y/O INVESTIGACION Gestionar y optimizar bienes y servicios con calidad y oportunidad, necesarios para el funcionamiento los procesos estratégicos, misionales y soporte l Departamento Administrativo Nacional Estadística -DANE- y el Fondo Rotatorio l DANE - FONDANE-.. PLANEAR ALCANCE Aplica para actividas y trámites orn administrativo y legal relacionados entre si a nivel Central y Territorial. RESPONSABLE DEL Coordinador Administrativa. Área OBJETIVOS ESTRATEGICOS A LOS QUE APORTA COMO LE APORTA EL A LA POLITICA Aumentar la productividad y articulación l talento humano para que responda a las necesidas l DANE. Adoptar tecnologías información y comunicaciones, que respondan a las necesidas la entidad y l Sistema Estadístico Nacional RECURSOS HUMANOS (Responsable: Cargo y/o Grupo responsable / Depenncia.) Coordinador Área Administrativa. Coordinador Grupo Almacén e Inventarios Coordinador Grupo Servicios Generales Arquitecto Profesional especializado secretaria Grupos trabajo Potenciar la cultura l mejoramiento continuo en el quehacer la entidad orientado hacia la satisfacción los clientes/ciudadanos, las personas que trabajan con el DANE y la comunidad en general, y establecer indicadores eficacia, eficiencia y efectividad. RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA Puestos Trabajo. Equipos Computo. Sistema Administración y Gestión Consumo SAE. Sistema Administración y Gestión Bienes Devolutivos SAI. Sofware para la Admistración Salas. Elementos Consumo. Espacios Físicos. Servicios aseo y vigilancia, acarreo y transporte urbano, consumo diario y sucesivo combustible para el parque automotor l Dane Central, mantenimiento vehiculos para el parque automotor l Dane Central, mantenimiento sistema tección incendios, mantenimiento planta REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma Proceso Soporte Legal SOL
Caracterización Proceso Gestión Recursos Físicos PÁGINA: 2 telefónica, revisión, matenimiento y recarga extintores l Dane Central y Dirección Territorial Central Bogotá, fotocopiado, recepción y atención telefónica, Mantenimiento preventivo y correctivo permanente a las instalaciones locativas HACER (INTERACCIONES DEL ) ENTRADAS ACTIVIDADES (SUB) RESULTADOS Programación necesidas para el Plan Anual Adquisiciones. Programación mantenimiento y sostenibilidad Programación para la adquisición elementos consumo y volutivos y baja elementos PROSCESOS DE 1. Planeación para la gestión recursos físicos Programar las actividas requeridas con el fin dar cumplimiento a las metas establecidas en el proceso racionalización y optimización los recursos asignados al DANE y FONDANE necesarios para el buen funcionamiento las mismas. Ver procedimientos Planeación para la Gestión Recursos Fisicos. Procedimiento Plan Compras o Plan Adquisiciones Plan Anual Adquisiciones Programa mantenimiento y sostenibilidad física Cronograma transferencia archivos PROSCESOS DE
Caracterización Proceso Gestión Recursos Físicos PÁGINA: 3 HACER (INTERACCIONES DEL ) ENTRADAS ACTIVIDADES (SUB) RESULTADOS Comprobante Ingreso Almacén Devolutivos Bienes adquiridos PROVEEDORES 2. Gestión bienes Comprobante Ingreso Almacén Consumo Orn compra, contrato o convenio Documentos soportes para ingreso Solicitud bienes DE Gestionar y controlar los bienes en su ingreso, almacenamiento, aseguramiento, distribucion y disposicion final y mas novedas que se presenten para la acuada administracion los bienes consumo y volutivos DANE y FONDANE. Ver procedimiento: Gestión Bienes DANE-FONDANE Comprobante Egreso Almacén Devolutivos Comprobante Egreso Almacén Consumo Acta Recibo Satisfacción DE PROVEEDORES INTERVENTOR Certificado Cumplimiento Solicitus servicio Portafolio servicios 3. Gestión servicios Mantener en óptimas condiciones los bienes muebles e inmuebles la Entidad y prestar los servicios que sean Bienes asegurados Acta entrega y recibido a satisfacción Planilla control
Caracterización Proceso Gestión Recursos Físicos PÁGINA: 4 HACER (INTERACCIONES DEL ) ENTRADAS ACTIVIDADES (SUB) RESULTADOS Sistemas información Cronograma Mantenimiento y Sostenibilidad CMAS DE necesarios para el cumplimiento las labores misionales la Entidad. Ver procedimiento: Gestión Servicios. Constitución y funcionamiento Caja Menor Gastos Generales DANE-FONDANE recorrido vehiculos Hoja vida vehiculos Solicitud codigos llamadas a larga distancia y celular. DE INDICADORES DE GESTION VER Sistema Medicion (SIME) VERIFICAR RIESGOS VER Sistema Medicion (SIME) ACTUAR De acuerdo con los resultados la verificación (Indicadores gestión y administración l riesgo), se toman acciones mejora (acciones correctivas y acciones preventivas), para lograr el mejoramiento continuo l mismo.