Indice CLIENTES.-...2 BUSQUEDA DE CLIENTES.-...3 EDICIÓN POR LOTE.-...4 SERVICIOS.-...5 OPERACIONES CON CLIENTES.-...6 COTIZACIONES....6 VENTAS.-...7 NOTAS DE CRÉDITO.-...8 REPORTES.-...9 Ver Datos en Data Grid...9 Vista Previa... 10 Exportación... 10 1 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
CLIENTES.- En esta ventana se registran todos los datos del cliente, para poder realizar cualquier operación es indispensable que el cliente este registrado. Sin embargo, se pueden registrar desde la ventana de cotizaciones o ventas. Los datos mínimos para poder registrar a un cliente son la Clave del Cliente, Razón Social, RFC y País. Sin Embargo estos datos pueden variar dependiendo del esquema de facturación. La clave del cliente maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como, /, como parte de la clave. En caso de que su cliente no cuente con un RFC se debe ingresar el RFC genérico, para clientes nacionales es XAXX010101000 y para clientes del extranjero es XEXX010101000. Dentro de un cliente podemos manejar varios contactos dentro de los cuales podemos encontrar a los responsables de las áreas de compras, tesorería, etc. El sistema le permite registrar un número ilimitado de contactos, dentro de la información que puede registrar encontramos nombres, teléfonos, correo electrónico. La ventana está dividida en TABULADORES que opcionalmente pueden ser capturadas con fines de controlar a más detalle la empresa. 2 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
Se puede especificar los días de plazo que tendrá el cliente para pagar y se puede especificar el día de revisión y el día de pago. Algunas empresas manejan estos datos y con ellos se calculan los vencimientos o día de pago de las facturas o remisiones. Ejemplo: Fecha de Venta: martes 01/01/2013 Días de Plazo 7 Día de Revisión: lunes Día de Pago: jueves El programa calcula que el lunes 7 de enero de 2013 se entrega la factura a revisión, e inician los 7 días de plazo para pagar, es decir el lunes 14 de enero de 2013, pero los pagos se realizan los jueves, entonces la fecha de cobro es jueves 10 de enero de 2013. En caso de que se manejen facturas electrónicas se pueden establecer la forma de pago y el número de cuenta con los que paga el cliente, estos datos se heredaran al momento de realizar la venta. En el tabulador OTROS DATOS se puede categorizar al cliente con la finalidad de emitir reportes estadísticos por la clasificación que se desee. BUSQUEDA DE CLIENTES.- Esta ventana mostrara a todos los clientes que se tienen registrados en la base de datos y aparecerán ordenados en base a la clave del cliente y de forma ascendente. Podrá acceder a esta ventana desde las ventanas de operaciones (cotizaciones o ventas). En la parte superior cuenta con filtros definidos donde al escribir un fragmento de palabra los ira filtrando en ese instante reduciendo así el número de registros en los cuales se tiene que hacer la búsqueda, además cuenta con un campo comodín con el que se puede filtrar por los campos más importantes del catálogo, se debe seleccionar el campo por el que se desea filtra y a continuación el fragmento de palabra a buscar. Los filtros se concatenan es decir que se pueden utilizar más de uno a la vez. 3 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
EDICIÓN POR LOTE.- Tiene como finalidad mostrar los datos más importantes del catálogo pudiendo modificarlos directamente dentro de esta ventana sin la necesidad de abrir cada uno de los clientes. 4 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
SERVICIOS.- Esta es la ventana más importante del programa, la creación correcta de los servicios puede llevarnos al éxito o fracaso en el uso del programa. Los datos obligatorios para crear un servicio son la Clave del Servicio y su Descripción, sin embargo, si se ingresan solo estos datos, el programa agregará datos básicos como son el costo, el precio y las unidades de medida. La clave del Servicio maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: GUARDAR el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como, /, como parte de la clave. En el tabulador CATEGORIAS se puede categorizar al Servicio para emitir reportes estadísticos por clasificaciones. Se deben asignar las UNIDADES DE MEDIDA, las unidades de medida son todas las formas en que puede facturar el Servicio, se pueden escribir hasta 15 caracteres, por ejemplo: HR, MIN, SER, o NO APLICA. Un Servicio puede manejar varias unidades de medida, se deben ingresar, posteriormente se debe verificar cual es la unidad de medida más pequeña, de la unidad más pequeña no se podrán manejar decimales, para manejar decimales de una unidad de medida es necesario tener una unidad inferior Adicionalmente se puede especificar los impuestos que se adicionaran al precio del Servicio así como también podrá especificar si al servicio se le aplica alguna retención. 5 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
OPERACIONES CON CLIENTES.- COTIZACIONES. Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente asignada, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del Servicio escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE SERVICIO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de Servicio. Aparecerá la unidad de medida base del Servicio. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del Servicio puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del Servicio se abre una ventana para agregar comentarios del Servicio, estos Servicios pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú de la ventana de cotizaciones puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. 6 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
Una vez guardada la cotización, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. Desde el menú también puede generar la VENTA con un solo clic, se hereda toda la operación a excepción de la Fecha. La cotización no afecta cuentas por cobrar ni inventarios. VENTAS.- Para la Venta se puede manejar cualquier tipo los esquemas de facturación, factura pre impreso (válido hasta Diciembre de 2012), Remisión, Factura con código bidimensional, Factura electrónica CFD y CFDI. Existen varios conceptos para realizar la venta: R = Remisión F= Factura FE = Factura Electrónica RSD = Remisión sin desglose de impuestos Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del Servicio escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE SERVICIO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de Servicio. Aparecerá la unidad de medida base del Servicio. 7 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del Servicio puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del Servicio se abre una ventana para agregar comentarios del Servicio, estos Servicio pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú de la ventana de ventas puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. Una vez guardada la venta, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. La Venta es la única operación que es indispensable que se imprima, si no se imprime no se concreta la operación, al imprimir, se afecta cuentas por cobrar. NOTAS DE CRÉDITO.- Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del Servicio escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE SERVICIO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de Servicio. Aparecerá la unidad de medida base del Servicio. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del Servicio puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del Servicio se abre una ventana para agregar comentarios del Servicio, estos Servicio pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú de la ventana de notas de crédito puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. 8 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
Una vez guardada la nota de crédito, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. REPORTES.- El programa cuenta con 16 reportes predefinidos de lo que se considera como los reportes básicos para la mayoría de las empresas, dentro de lo que se encuentran reportes de cuentas por cobrar, resúmenes de ventas, cotizaciones, entre otros. Los reportes aparecen agrupados en carpetas por tema, se debe hacer clic en el símbolo + para llegar al tema y reporte a seleccionar. Hacer doble clic para cargar el reporte. Se pueden observar los reportes en pantalla, vista previa, se puede exportar a PDF, Excel con formato, Excel sin formato, tabla dinámica y archivo ligado de Excel. Además de que se pueden crear nuevos reportes e incluso personalizar la plantilla de como saldrá el reporte impreso. Ver Datos en Data Grid Esta es la forma rápida de ver los reportes en pantalla. Se pueden modificar el orden de las columnas al arrastrarlas a la posición deseada, o arrastrar los nombres de las columnas hacia el encabezado para que se modifique el reporte y se muestren agrupados por el campo. 9 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.
Vista Previa Esta es la forma en que se ha creado el reporte y es el paso previo a imprimir el reporte, esta es la misma forma en que también saldrá el archivo PDF Exportación Existen además 4 tipos de archivos de Excel a lo que se puede exportar la información: Excel con formato, es un archivo de Excel y se respetan anchos de columnas, tipos de datos, líneas, logotipos. Excel sin formato, es un archivo de Excel sin ningún tipo de formato, útil para la empresa que desea personalizar o manipular completamente desde Excel. Tabla dinámica, archivo de Excel que combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y columnas creando diferentes formas de ver el reporte. Contando con la posibilidad de agregar los datos que se desean visualizar y obteniendo grafica de los datos de forma simultánea. Este tipo de archivo queda permanentemente conectado a la base de datos, de forma que se puede guardar y al oprimir el botón de ACTUALIZAR en el menú de Excel se obtienen los últimos cambios. En caso de que no tenga conexión al servidor no actualizará la información. Archivo Ligado de Excel, una de las formas más potentes y sencillas de explotar su información, al exportar a este tipo de archivos no requiere de ajustes del usuario y queda permanente conectada a la base de datos, de forma que se puede guardar y al oprimir el botón de ACTUALIZAR en el menú de Excel se obtienen los últimos cambios. En caso de que no tenga conexión al servidor no actualizará la información. 10 2012 - Todos los derechos reservados Advisionario, S.A. de C.V.