NORMAS INTERNACIONALES CONTABLES NIIF Versión 2015.1 Fecha 2015-03-12 1
TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO 2 Parametrización 3 1.1 Modo de contabilización 3 1.2 Parametrización de cuentas 6 1.3 Parametrización Activos fijos 8 1.4 Proceso apertura 12 1.5 Inventarios 14 1.6 Instrumentos Financieros 16 1.7 Parametrización informe con Notas y cuentas NIIF 17 1.8 Generación de Informes con Notas 18 2
NORMAS INTERNACIONALES CONTABLES PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera Parametrización 1.1 Modo de contabilización Se ingresa por -Herramientas -Administración Parámetros en la pestaña General está el modo que es la forma como se va a trabajar en el sistema HGInet. Fig. 1-1 Solo PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se configura con este modo cuando la empresa va a seguir con el modelo actual o cuando la empresa no va a cambiar todavía al modelo NIIF Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden registrados solo con el modelo contable NIIF. Mixto: permite la contabilización tanto PCGA como NIIF para la generación de información contable en los dos modos. 3
Para el manejo de las NIIF el sistema queda con dos Planes de cuentas uno PCGA y Otro NIIF donde se deben crear las cuentas que se van a manejar, de acuerdo al modo que este seleccionado. En el modo NIIF las cuentas contables se parametrizan a decisión de la empresa. Selección de modo. PCGA: Si se trabaja en modo PCGA: no hay que realizar ningún cambio. NIFF: Si se va a trabajar solo en modo NIIF los asientos contables quedaran registrados en el plan de cuentas NIIF creado por el usuario. Para este caso es necesario parametrizar a contabilidad las cuentas a cada una de las transacciones. MIXTO: Si se va a trabajar con el modo Mixto, se realiza el cambio de modo a trabajar desde la opción de cambio de periodo. 4
Fig. 1-2 Después de estar debidamente parametrizado de acuerdo al modo seleccionado los documentos, pagos y causaciones, pasan a contabilidad a las cuentas parametrizadas Fig. 1-3 La generación de los informes muestra las cuentas de acuerdo al modo en el que este el sistema. 5
1.2 Parametrización de cuentas Se deben crear las cuentas contables en el modo NIIF y asociarlas a la cuenta PCGA o viceversa, de acuerdo en el modo que se esté trabajando Fig. 1-4 Se debe parametrizar las cuentas NIIF en: Bancos, conceptos, y en la Parametrización a contabilidad. Se parametriza en el maestro de bancos la cuenta NIIF equivalente a la cuenta PCGA. Fig. 1-5 6
Se parametriza la cuenta NIIF equivalente en los conceptos de pago. Fig. 1-6 Se parametriza las cuentas NIIF por cada transacción y por cada ítem que estaba parametrizado paraqué pase a contabilidad Fig. 1-6 Las cuentas NIFF no necesariamente deben ser iguales a las cuentas contables PCGA las cuentas NIIF son al libre criterio de cada empresa. 7
1.3 Parametrización Activos fijos Para realizar el proceso de depreciación a los activos fijos existentes o nuevos se parametrizan las cuentas para el modo PCGA como para el modo NIIF. Por Archivos Activos Fijos se crean los nuevos activos o se modifican los activos existentes para implementar el proceso de depreciación. Adquisición. Se deben ingresar los datos de adquisición Tercero al que se le compra, fecha de adquisición, serial, valor de adquisición, el activo principal y observaciones. Ubicación. Fig. 1-7 En la pestaña de ubicación se identifica a que grupo, sucursal, centro de costos y sub centro de costos pertenece el activo fijo. 8
Fig. 1-8 Dep. PCGA (depreciación PCGA ): En la pestaña Dep. PCGA. Se parametrizan las cuentas, la vida útil, el valor del activo y el valor de la depreciación en el modo PCGA. Fig. 1-9 9
Dep. NIFF(Depreciación NIIF): En la pestaña Dep NIIF se parametrizan los activos fijos para realizar el proceso de depreciación en modo NIIF. En cuentas se parametrizan las cuentas del activo, la depreciación y el gasto. Métodos: Lineal: Consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. Se debe determinar la vida útil de los activos. Basado en Uso: Se divide el valor del activo por el número de unidades que puede fabricar durante su vida útil. Decreciente: El desgaste de los activos fijos debe ser mayor en los primeros años. Indicador: Código del indicador. Vida útil: Se ingresa en meses o si es basado en uso la cantidad. Vr. Activo: Valor del activo fijo Depreciación: Este valor es el que tiene depreciado el activo. Vr. residual: Es el valor del activo después de su uso; es con el que quedara después de terminar su método de depreciación. Desmantelamiento: Se activa si al momento de desmontar el activo se tiene que incurrir en un gasto. o Valor: se ingresa el valor del desmantelamiento. o Cuenta, gasto: En este campo se ingresa las cuentas a afectar por este desmantelamiento. 10
Fig. 1-10 Otros Datos. Se ingresan la información correspondiente a las garantías y a las pignoraciones. Fig. 1-11 11
1.4 Proceso apertura Fig. 1-12 Este proceso permite realizar los primeros ajustes para el balance de apertura bajo NIIF; se debe hacer después de haber realizado el proceso de cierre anual. Brinda herramientas que nos permiten duplicar el plan contable, eliminar el movimiento de pruebas que se hayan realizado bajo NIIF y crear un comprobante pasando los saldos del balance PCGA a NIFF según las equivalencias que se hayan definido en el plan de cuentas. Fig. 1-13 Genera Plan Contable: Este proceso crea el plan contable NIIF igual al plan contable que se esté manejando en el PCGA. Cargar Tabla: Este proceso actualiza la tabla de traslado según las equivalencias del plan contable PCGA; para llevar el saldo de las cuentas PCGA a las cuentas NIIF. 12
Fig. 1-14 Eliminar Mvto NIFF (Elimina Movimiento NIIF): Este proceso elimina solo los registros generados en la contabilidad NIIF si en algún momento se realizaron pruebas o movimientos bajo este modo. El paso siguiente después de haber cargado tabla es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Comprobante: Se elige el comprobante de ajuste o saldos NIFF. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha final del periodo en el cual este realizando el proceso.. Detalle: permite copiar un texto que lo lleva como detalle al comprobante generado. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimientodocumentos. Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento; Después de esto 13
se podrán realizar los diferentes ajustes que según las políticas de la empresa se tengan estipulados por ejemplo valoración de activos fijos. 1.5 Inventarios Valor Neto Realizable Mediante este proceso usted podrá realizar el ajuste al inventario en cuanto a su costo, se realiza desde HGINet Administrativo, el sistema realizara las los movimientos de entrada y salida para recostear el producto y quede con el nuevo costo. Se debe tener encuentra que el Nit de la empresa debe estar creado como tercero y el sistema realiza el ajuste a la fecha final del periodo en que se realice. Modo de inicio Haga clic en el menú Movimientos, Valor Neto Realizable Fig. 1-15 Haga clic sobre el campo Bodega y digite el código de la bodega en la que va a hacer la corrección de los costos (o use F4 para seleccionar de una lista). Fig. 1-16 14
Se puede digitar cada uno de los productos, cargar todos los productos mediante el botón cargar o importar mediante una estructura de Excel los productos con su respectivo costo. Después de esto se seleccionan las transacciones de ajuste salida y entrada y se da Clic en el botón Generar Deterioro se genera un mensaje que el proceso se ha realizado. Fig. 1-17 Después de este proceso se puede consultar por el maestro de productos o generar un informe de saldos y constatar el ajuste realizado. Fig. 1-18 15
1.6 Instrumentos Financieros Fig. 1.19 Este proceso permite parametrizar los ajustes o registros contables a las CxC o CxP que son propias del proceso de instrumentos financieros. Para realizar este proceso nos pide los siguientes datos; Cuenta de origen, Tiempo (en meses), Tasa, Cuenta Debito, Cuenta Crédito, Detalle y Aplica, esta última columna para indicarle al sistema si realiza el proceso.. Fig. 1.20 El paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle. 16
Comprobante: Se elige el comprobante de ajuste. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha final del periodo en el cual este realizando el proceso. Detalle: permite copiar un texto que lo lleva como detalle al comprobante generado. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimientodocumentos. Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, validar la información generada en este proceso. 1.7 Parametrización informe con Notas y cuentas NIIF En herramientas Generador de reportes se selecciona el informe que se va a configurar, se parametrizan tanto las cuentas NIIF como las cuentas PCGA. Además se seleccionan las notas que se quieren visualizar. Fig. 1-21 17
Las notas se parametrizan seleccionando en la parte superior notas. Se asignan un código el título y la descripción de la nota. Fig. 1-22 1.8 Generación de Informes con Notas Se ingresa por informes Generador de reportes se selecciona el informe al que se le agregaron las notas. Se activa la casilla muestra notas, con este se visualiza el código de la nota en la línea aplicada. Incluye notas muestra la descripción de la nota en la parte inferior del informe. En el campo fuente se selecciona el modo en que el que se quiere visualizar el informe ya sea en modo NIIF o en modo PCGA. Fig. 1-23 18
No es necesario el manejo de otra empresa, se realizara un solo movimiento administrativo y el sistema generara los dos asientos contable para el modo NIIF y el modo PCGA. Fig. 1-24 19