1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACION PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM-20-2013 6 de diciembre de 2013 1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA, es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas. En cabeza del Director General está dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales, dirigir y ejecutar los planes, programas y los proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo del COPNIA en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. En cumplimiento del plan anual de bienestar social, el cual tiene como objetivo desarrollar actividades orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los funcionarios y como política que surge a partir de la importancia que representa el talento humano para la Entidad y su reconocimiento como factor fundamental para el cumplimiento de la misión y visión institucional. El artículo 69 del Decreto Ley 1227 de 2005, establece que las entidades deberán organizar programas de estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de sus funcionarios. Los estímulos se implementarán a través de programas de bienestar social, señalando entre otros los recreativos. Es importante señalar que en aras de fortalecer y mejorar el clima laboral, se tienen planteadas diversas actividades de bienestar de personal, entre las que se encuentran: celebración de la navidad, entrega de obsequios y un ponqué de cumpleaños. Visto lo anterior, y teniendo en cuenta que la mayoría de estas actividades se encuentran dirigidas a los grupos ya sea familiares o institucionales, se considera de gran importancia motivar a los funcionarios, a través de la celebración en el día de cumpleaños y resaltando su labor fundamental en el cumplimiento de las metas institucionales. En su compromiso como entidad pública y por el mejoramiento de su clima laboral, el Copnia, busca actividades que estén alineadas con el compromiso y proporcionen el mejoramiento de la calidad de vida de sus funcionarios y el de su grupo familiar, por tal razón requiere organizar un evento con motivo de la navidad donde los hijos de los funcionarios puedan disfrutar de un ambiente agradable y de integración, razón por la cual se consideró pertinente la adquisición de bonos 2D redimibles por entradas a cine con su 1

respectivo refrigerio, para los hijos de los funcionarios con edades que oscilan entre los 0 y 12 años. Así las cosas y teniendo en cuenta que la necesidad objeto de este documento hace parte del Plan de bienestar y Contratación de la Entidad para la vigencia 2013 y dada la función que tiene el área de Gestión de Talento Humano, se considera oportuno y conveniente dar trámite a los requerimientos efectuados mediante los memorandos NAL-CI-2013-04810 del 8 de octubre de 2013 y el NAL-CI-2013-04541 del 24 de septiembre de 2013. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: Adquisición de juguetes y bonos redimibles para entradas a cine para los hijos de los funcionarios y ponqués individuales para la celebración de los cumpleaños de los funcionarios del Consejo Profesional de Ingeniería Copnia. 2.1 CONDICIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA se compromete a realizar las actividades de acuerdo con las siguientes especificaciones: 2.1.1 CINE 2 Item Opciones lugar evento CONDICIONES 1 BONO CINE 2 D 1 GASEOSA 1 CRISPETAS 1 CHOCOLATINA Cada bono debe constar de una (1) entrada a cine 2D acompañada de una gaseosa, unas crispetas y una chocolatina pequeña. La vigencia de los bonos no puede ser inferior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de entrega, durante el mencionado lapso de tiempo, el contratista no podrá cobrar cargos adicionales, so pretexto de incrementos no contemplados. Poner a disposición del Copnia, mínimo tres (3) salas de cine ubicadas en la ciudad de Bogotá y una (1) en las ciudades de Cali, Cartagena, Medellín y Barranquilla.

3 2.1.2 REGALOS PARA NIÑOS/NIÑAS Rango (años) Cant SEXO JUGUETE 0-1 2 U SILLA MECEDORA VIBRAICÓN RELAJANTE ANTIREFLUJO FISHER PRICE 1-2 3 U CAMINADOR MUSICAL LEON FISHER PRICE BEBE 2-4 4 M PATINETA KIXI RAZOR 2-4 5 F COCINA JUGUETE PROTATIL MUJER ACCESORIOS LUZ SONIDO 4-6 4 M PISTA HOT WEELS TURBO LANZADOR 4-6 10 F TOCADOR DISNEY PRICNESAS 6-8 4 M PISTOLA DARDOS NERF 5-7 7 F PATINES 2 EN 1 SEMIPROFESIONALES CASCO Y RODILELRAS 8-10 4 M CONSOLA VIBRA VITA 2014 10-12 11 M MP3 SONY 2 GB 8-12 8 F RELOJ CASIO POPTONE JUSTIFICION DE LAS REFERENCIAS: Las especificaciones de los regalos se requieren con las referencias consignadas, por cuanto se debe garantizar la calidad de los mismos, dado que quienes los van a manipular son niños y niñas de 0 meses hasta los 12 años, y se busca evitar cualquier tipo de riesgo contra la integridad física de los menores. El contratista debe asegurarse del stock suficiente del regalo para evitar cambios en los productos escogidos. Suministrar papel regalo suficiente para que la entidad pueda envolver los juguetes. 2.1.3 PONQUES CUMPLEAÑOS CANT 113 DESCRIPCION PONQUÉ O TORTA de 350 gramos de masa con empaque individual en tarro metálico, envase hojalata impreso en policromía en el lateral y en la tapa, decorado con moño y tarjeta individual, que tenga el logo del COPNIA impreso en el lateral o en la tapa y su vencimiento debe ser mínimo de 30 días a partir de la elaboración. Realizar una (1) sola entrega en la ciudad de Bogotá. Los ponqués se empacarán de manera individual. Mantener los precios ofertados durante la ejecución del contrato. Excelente estado tanto del ponqué, como de la lata, en el momento de la entrega.

4 3 CONDICIONES DEL CONTRATO A EJECUTAR: 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Vigencia del Contrato 4. Lugar de Ejecución 5. Forma de pago Adquisición de juguetes y bonos redimibles para entradas a cine para los hijos de los funcionarios y ponqués individuales para la celebración de los cumpleaños de los funcionarios del Consejo Profesional de Ingeniería Copnia. Cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de la comunicación de aceptación de la oferta por parte del COPNIA. A partir del perfeccionamiento, durante el plazo de ejecución y un (1) mes más. COPNIA NACIONAL: Calle 78 Nº 9-57 Piso 13. Edificio Interamericana de Seguros BOGOTÁ. El COPNIA realizará el pago del objeto contratado una vez se reciba a satisfacción los elementos, dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro; el diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor, como constancia de recibo a satisfacción y la acreditación del pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. 6. Requisitos para el perfeccionamient o y la ejecución del contrato 7. Interventor y/o Supervisor El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. Para el perfeccionamiento del Contrato se requiere de la publicación de la comunicación de aceptación de la oferta, y para su ejecución la expedición del registro presupuestal, la acreditación de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. 4 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a un servicio que el presupuesto considerado para esta contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima

Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 3.5.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012; para ello, la Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección. Acorde con lo dispuesto en la Resolución No. 1525 de fecha 14 de agosto de 2013, Por la cual el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA se acoge al período de transición otorgado por el Decreto 1510 de 2013 5 ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Teniendo en cuenta que a la fecha la Entidad no cuenta con un comparativo histórico que soporte el análisis económico del valor estimado del contrato, se considerará como sustento las cotizaciones que se relacionan en el estudio de mercado. 5.1 PRECIOS DEL MERCADO 5.1.1 CINE 2D Para definir los costos de los bonos se realizó un estudio de mercado, consistente en la comparación de precios de las cotizaciones recibidas de las firmas CINE COLOMBIA y CINEMARK. 5 Cant. Bonos CINE COLOMBIA CINEMARK Descripción del servicio Valor unitario Valor unitario Valor unitario Valor total Valor total 63 1 GASEOSA 1 CRISPETAS 1CHOCOLATINA BONO CINE 2 D $19.547 $1.231.461 1 GASEOSA 1 CRISPETAS 1CHOCOLATINA BONO CINE 2 D $27.300 $1.719.900 $1.231.461 TOTAL $1.719.900 Se realizó el comparativo de mercado con las dos cotizaciones allegadas a la entidad, para lo cual se tuvo en cuenta el promedio, por lo anterior el presupuesto para este ítem es de UN MILLÓN DOSCIENTOS TREINTA Y DOS MIL PESOS M/CTE ($1.475.680) incluido IVA. 5.1.2 REGALOS PARA NIÑOS/NIÑAS En la determinación del presupuesto oficial estimado para el proceso de contratación, se tuvieron en cuenta los catálogos de almacenes de cadena tales como: PEPE GANGA, CARREFOUR, BABY GANGA, ÉXITO, LA CATORCE, ALAMAULA Y COLSUBSIDIO.

Para realizar el análisis técnico y económico del proceso, se tiene en cuenta los precios de los catálogos así: 6 N DESCRIPCION UNID MED CAN MERCADOLIBRE TOTAL ALAMAULA TOTAL SILLA MECEDORA 1,1 VIBRAICÓN RELAJANTE Unid 2 $ 119.900,00 $ 119.900,00 $ 239.800,00 $ 119.900,00 ANTIREFLUJO 1,2 CAMINADOR MUSICAL LEON BEBE Unid 3 $ 125.000,00 $ 125.000,00 $ 375.000,00 $ 125.000,00 1,3 PATINETA Unid 4 $ 120.000,00 $ 120.000,00 $ 480.000,00 $ 120.000,00 COCINA JUGUETE PROTATIL 1,4 MUJER ACCESORIOS LUZ Unid 5 $ 119.990,00 $ 119.990,00 $ 599.950,00 $ 119.990,00 SONIDO 1,5 PISTA TURBO LANZADOR Unid 4 $ 119.900,00 $ 119.900,00 $ 479.600,00 $ 119.900,00 1,6 TOCADOR PRICNESAS Unid 10 $ 139.900,00 $ 139.900,00 $ 1.399.000,00 $ 139.900,00 1,7 PISTOLA DARDOS Unid 4 $ 94.990,00 $ 94.990,00 $ 379.960,00 $ 94.990,00 PATINES 2 EN 1 1,8 SEMIPROFESIONALES Unid 7 $ 89.900,00 $ 89.900,00 $ 629.300,00 $ 89.900,00 CASCO Y RODILELRAS 1,9 CONSOLA 2014 Unid 4 $ 115.000,00 $ 115.000,00 $ 460.000,00 $ 115.000,00 1,1 MP3 2 GB Unid 11 $ 139.000,00 $ 139.000,00 $ 1.529.000,00 $ 139.000,00 1,1 RELOJ MUJER Unid 8 $ 78.000,00 $ 78.000,00 $ 624.000,00 $ 78.000,00 TOTAL $7.195.610 $ 7.195.610 Acorde con lo anterior, se establece como presupuesto para esta ítem, la suma de SIETE MILLONES CIENTO NOVENTA Y CINCO MIL SEISCIENTOS DIEZ PESOS M/CTE ($7.195.000,oo) INCLUIDO IVA. 5.1.3 PONQUES CUMPLEAÑOS Cant 113 DESCRIPCION PONQUÉ O TORTA de 350 gramos de masa con empaques individuales en tarro metálico, envase hojalata impreso en policromía en el lateral y en la tapa, decorado con moño y tarjeta individual, que tenga el logo del COPNIA impreso en el lateral o en la tapa y su vencimiento debe ser mínimo de 30 días a partir de la elaboración. DON JACOBO CASCABEL COLSUBSIDIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO UNITARIO TOTAL $13.000 $1.469.000 $16.000 $1.808.000 $48.000 $ 3.955.000 PROMEDIO $2.410.666 *La propuesta de Colsubsidio ofrece ponqué masa 480 gramos. Acorde con lo anterior, se establece como presupuesto para esta ítem, la suma de DOS MILLONES CUATROCIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE ($2.410.000,oo) INCLUIDO IVA.

Teniendo en cuenta la información y el análisis de precios efectuados en el presente estudio, se determina que el valor estimado de la contratación, se proyecta tomando como referencia el promedio de las cotizaciones. El valor del presupuesto oficial es la suma de ONCE MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($11.300.000) incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 914 del 06 de diciembre de 2013, expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA. El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establecen en forma detallada las características y especificaciones técnicas. 6 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones exigidas y requisitos habilitantes, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. 7 SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS. ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES TIPIFICACION DE RIESGOS Variación en la fecha inicialmente acordada. ASIGNACION DEL RIESGO ENTIDAD 7 CONTRATISTA X Variación en los precios inicialmente contratados. X Variación en la cantidad de juguetes y/o bonos X Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en un 100% de acuerdo con la asignación, de igual forma la cuantificación de estos, se realizará en el momento que se presenten. 8 ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR. De acuerdo a lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de una contratación cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía del COPNIA, no se considera necesaria la exigencia de garantías.

9 INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN UNILATERALES. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. 10 CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato. 8 NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. LIDA MIREYA ORTIZ CORTES Profesional de Gestión de Talento Humano Rodríguez