CIUDAD Y FECHA: Bogotá, Enero de 2010. OBJETIVO: CONTENIDO: Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades necesarias para manejar el plan corporativo de líneas celulares. 1. Alcance 2. Definiciones 3. Política 4. Procedimiento
1. ALCANCE Este procedimiento aplica por el área de TI, para realizar manejo de planes de líneas celulares (adquisición de líneas, cambio de planes, renovación de equipos). 2. DEFINICIONES Actualmente la firma cuenta con un plan corporativo de servicio celular con MOVISTAR. Se cuenta con los siguientes servicios: Celufijos Celulares Plan de datos. El jefe del departamento de informática y telecomunicaciones esta autorizado para garantizar el cumplimiento del procedimiento actual. 3. POLITICA Las comunicaciones son base importante para la toma de información y eficiencia en los procedimientos de toda organización, por tal motivo la firma decidió asignar la solución de telefonía móvil de la siguiente manera. Planta fija Permite realizar llamadas a cualquier operador móvil desde cualquier teléfono fijo en la firma, estas llamadas deberán siempre utilizar el código de asunto para autorizar la llamada y así poder asignar el correspondiente centro de costo. El plan seleccionado maneja un plan de 1000 minutos por planta, para evitar el uso de líneas de otro proveedor se debe contar con tres plantas fijas. Celulares Los celulares facilitaran las comunicaciones entre empleados y clientes de la firma, de igual manera se deberá garantizar la comunicación entre en grupo interno y celufijos.
La asignación de celulares se realiza de la siguiente forma: Socios de la firma y Gerente de Oficina. Los socios de la firma contaran con una línea de celular con los servicios de voz y datos. Se asignara como máximo el 20 % del SMVA en minutos de los planes establecidos por el operador móvil. Sistema de datos ilimitado recepción de mails de la firma y navegación en Internet. El equipo móvil es seleccionado por el socio, la firma subsidiara el 20% de SMVA para la compra del equipo el valor restante será asumido por la persona quien será la dueña del equipo móvil. La firma selecciona la plataforma Black-Berry para poder utilizar datos y comunicación unificada. Jefes de departamento jurídicos y Coordinadores Se asignara el 10% del SMVA en minutos de los planes establecidos por el operador móvil. El equipo móvil es seleccionado por el jefe de departamento o coordinador, la firma subsidiara el 20% de SMVA para la compra del equipo el valor restante será asumido por la persona quien será la dueña del equipo móvil. Sistema de datos ilimitado para jefes de departamentos jurídicos y tecnología que permita la recepción de mails de la firma y navegación en Internet. La firma selecciona la plataforma Black-Berry para poder utilizar datos y comunicación unificada. Para obtener el beneficio de servicio celular el departamento deberá estar compuesto mínimo por tres empleados.
Empleados La firma asignara líneas y equipos celulares a empleados que constantemente estén en circulación externa o que requieran dar soporte en diferentes áreas de la organización. Los siguientes son los cargos que son seleccionados para dicha asignación. Dependientes jurídicos Operador de sistemas Otros asignados por la directiva Se asignara entre el 10% del SMVA en minutos de los planes establecidos por el operador móvil, la ampliación del plan deberá ser autorizada por la dirección de la organización. Especificaciones generales Las siguientes especificaciones aplican a todas las líneas de celular de la firma. Todos los planes deberán tener minutos ilimitados de grupo de trabajo de la firma, es decir los minutos tendrán valor $0 Los equipos tendrán reposición anual, estos equipos no podrán superar el 20% del SMVA el valor adicional será asumido por el empleado. Cuando el 100 % del valor del equipo lo asume la firma este debe ser entregado con sus correspondientes accesorios al momento de renovación del equipo o retiro definitivo de la firma. Los incrementos en los topes estipulados deberán ser autorizados por la directiva de la firma. 4. PROCEDIMIENTO De acuerdo con la política establecida en este documento se deberá realizar el siguiente procedimiento para la asignación y cambios en los planes celulares.
Al momento de ingreso a la firma se realizara la solicitud de la línea de celular correspondiente, esta deberá iniciar con el mínimo entre los rangos establecido y será incrementada de acuerdo con el comportamiento del consumo y política de la firma. La perdida o robo de la línea y/o equipo celular deberá ser informada de inmediato al departamento de informática y telecomunicaciones, el valor de la reposición de equipo deberá ser asumido por el empleado. Se deberá presentar la copia de la denuncia correspondiente al departamento de recursos humanos. La cancelación de la línea se debe realizar cuando el empleado se retire de la organización y para que tenga efecto en el periodo deberá realizarse con 10 días de anticipación al corte de facturación, la cual esta establecida los días 5 de cada mes. Atentamente, CAVELIER ABOGADOS Informática y telecomunicaciones