MANUAL DE USUARIO SISTEMA FACTO Versión 1.0 11/08/2015 Proyecto apoyado por
Índice Introducción... 4 Inicio de sesión en web... 4 Apoyo MIPYME... 5 Menú principal de FACTO... 6 Menú superior... 7 Conceptos clave... 9 Confirmar Datos de Empresa... 10 Clientes / Proveedores... 13 Como ingresar un cliente o proveedor al sistema... 13 Buscar un proveedor o cliente... 15 Como modificar o Eliminar un cliente o proveedor... 16 Buscar un Contacto... 19 Facturación... 20 Como emitir un documento... 20 Como recibir un documento emitido por un proveedor... 28 Buscar un documento... 32 Como ver y descargar Libro Auxiliar Compras y Ventas... 36 Cotizaciones... 37 Crear Cotizaciones... 37 Buscar una cotización... 44 Modificar Documento... 45 Borrar documentos... 48 Cobranza... 49 2
Buscar un documento impago... 49 Buscar Cobros... 51 Como se maneja caja... 52 Apertura o cierre de caja... 53 Aprobación de aperturas / cierres de caja... 54 Bodega... 55 Agregar Mercadería... 55 Crear Categoría... 57 Agregar Servicios... 60 Administración... 62 Crear usuarios... 62 Crear Y borrar cajas... 63 Como cargar folios CAF... 65 Obtención de un certificado digital... 66 Cargar el certificado digital en facto... 68 3
Introducción Bienvenido a FACTO, el primer sistema 100% gratuito de Administración y Facturación Electrónica para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa en Chile. En este manual conocerás las principales funciones de FACTO, sus conceptos clave y la forma de realizar las acciones más comunes dentro del sistema. Te invitamos a ser parte de esta revolución y hacer crecer tu empresa. Inicio de sesión en web Para Ingresar al sistema facto se debe ingresar a la siguiente dirección Web: https:/// Ingresa tus datos en el cuadro Ingresar del sitio web. Completa el campo RUT Empresa con el RUT de la empresa con la que quieras ingresar (Debes estar previamente registrado). Completa el campo Usuario con el email que usaste al registrarte o el de la cuenta de usuario que el administrador de tu empresa creó para ti. Completa el campo Clave con la contraseña que recibiste por email al registrarte, o la que creó el administrador de tu empresa para ti. 4
Apoyo MIPYME El menú de Apoyo MIPYME es una completa herramienta de apoyo a la micro, pequeña y mediana empresa a cubrir sus necesidades de compra de productos y servicios. Incluye información de capacitación, transporte, servicios financieros, publicidad, vestuario y más. Con ofertas especialmente enfocadas al segmento MIPYME. Además de estar accesible en todo momento, recibirás notificaciones especiales cuando existan ofertas que pueden ser de tu interés, o fechas claves para la gestión de tu empresa. El menú de Apoyo MIPYME es una de los ejes fundamentales que permiten financiar nuestro servicio gratuito, si te gustaría que tu empresa aparezca en este listado, y llegar a miles de empresas en todo Chile, ponte en contacto con nosotros. 5
Menú principal de FACTO El menú principal de FACTO está compuesto por las siguientes opciones, cada una de las cuales tiene a su vez un submenú: Cliente/Proveedores: Aquí podrá buscar sus clientes y proveedores, ver su información de facturación, documentos tributarios asociados y contactos. Facturación: Aquí podrá emitir documentos tributarios a sus clientes o recibir documentos de sus proveedores, registrar los pagos recibidos y emitidos, y controlar su libro auxiliar de compra y venta. Cobranza: Aquí podrá buscar los documentos impagos, revisar los cobros pendientes y realizar el manejo de caja. Cotizaciones: Aquí podrá crear y editar cotizaciones para sus clientes. Bodega: Aquí podrá revisar la mercadería e inventario disponible, ponerlo a la venta, y realizar operaciones avanzadas como control de quiebres de stock, retenciones, ubicación y promociones. Reportes: Aquí podrá encontrar reportes de las compras y ventas de su empresa, junto a los productos más consultados y vendidos. Administración: Aquí podrá crear y editar los usuarios y sus permisos, crear cajas y asignar permisos, cargar la información de timbrajes electrónicos, certificados digitales y datos de la empresa. Ayuda: Presionando ayuda podrá ingresar al sistema de ayuda en línea de Facto y buscar preguntas y respuestas, o descargar el manual actualizado. 6
Menú superior El menú de opciones rápidas está compuesto por los siguientes elementos: Apoyo MIPYME: En esta opción encontrarás servicios y productos especialmente pensados para la pequeña empresa, que cubrirán de manera fácil y rápida tus necesidades del día a día. Opciones rápidas: Este menú muestra las opciones más utilizadas de FACTO para su acceso más cómodo. Buscador rápido de clientes y proveedores: Esta campo permite buscar empresas por su nombre de fantasía o razón social de manera rápida, ingresando un texto y presionando ENTER. Si se encuentra un único resultado, se mostrarán los documentos asociados a dicho cliente o proveedor. Si se encuentran varias empresas, se mostrará el listado para seleccionar. Nombre de empresa: Este es el nombre de la empresa a la que pertenece esta instalación de FACTO. Esta información resulta muy útil cuando se trabaja simultáneamente en FACTO de varias organizaciones. Notificaciones: Las notificaciones muestran datos de gran importancia para el usuario, información de actualizaciones, ayuda y ofertas de productos y servicios. Menú mi cuenta: Al presionar en tu nombre de usuario puedes modificar datos básicos de tu cuenta, ver tus ventas asociadas y cerrar sesión para salir del sistema. Certificación S.I.I. para emisores de documentos tributarios electrónicos La certificación S.I.I. es el proceso en el que el Servicio de Impuestos Internos autoriza a una empresa para operar con un sistema de mercado de Facturación Electrónica. Este proceso involucra 2 partes, la revisión de la factibilidad tributaria de la empresa que va a certificarse, y luego la validación técnica del cumplimiento de los requisitos técnicos que impone el S.I.I. para el uso de facturación electrónica. NO es obligación certificarse Puedes operar con FACTO sin necesidad de realizar esta certificación, pudiendo llevar la administración, ventas y compras de tu empresa, y la totalidad de la funcionalidad. Sin embargo no podrás emitir facturas electrónicas, notas de crédito electrónicas y otros documentos electrónicos directamente en FACTO si no cuentas con esta certificación. 7
Requisitos para la certificación S.I.I. Para realizar la certificación debe cumplir los siguientes requisitos: - Tener una empresa con RUT vigente (si es persona natural, es su propio RUT) - Contar con inicio de actividades - Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art.20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Esto puede consultarse en la opción Mi SII del sitio web www.sii.cl. - Que ni la empresa ni el representante legal tengan situaciones pendientes con el SII. Esto puede consultarse en la opción Mi situación tributaria del sitio web www.sii.cl - Tener un certificado digital asociado al RUT del representante legal (o si se trata de persona natural, a la misma persona) Cómo me certifico Ingresa en el menú principal a Administración, opción Datos de la empresa y selecciona si prefieres tú mismo certificarse, que un ejecutivo FACTO te ayude a certificarte, o si ya estás certificado y quieres inmediatamente comenzar a operar. 8
Conceptos clave Para utilizar Facto de la mejor manera, es importante que usted conozca algunos conceptos: Cliente: Empresa (o persona natural) a quien tu empresa le cotizas o vendes productos o servicios. Proveedor: Empresa (o persona natural) a quien tu empresa le compra productos o servicios. Contacto: Persona asociada a un cliente o proveedor, con la cual es posible contactarse por temas de facturación, despacho, soporte, etc. En el caso de clientes o proveedores que son personas naturales, puede agregarse a la misma persona como contacto. Documento Tributario: Corresponde a un documento que sirve para respaldar una operación de compra o venta, puede ser electrónico o en papel. Algunos ejemplos son factura, nota de crédito, factura electrónica, etc. DTE: Acrónimo para Documento Tributario Electrónico. Corresponde a un documento tributario que se genera de manera computacional, y que debe cumplir con la normativa del S.I.I. para documentos electrónicos. Caja: Una caja en FACTO es un registro determinado de ingresos y egresos de la empresa. La cuenta bancaria es una caja, al igual que la caja chica. Cada usuario tiene permisos específicos sobre las cajas. Mercadería: Se llama Mercadería a aquellos productos físicos que tenemos como parte del activo de nuestra empresa. La mercadería en FACTO es identificada tanto con un código de barras que identifica un cierto tipo de producto como también con un identificador único que permite realizar trazabilidad de un producto en particular en las diferentes bodegas o despachos. La mercadería puede o no estar a la venta. Venta directa: Se refiere a aquella mercadería que está a la venta Artículo en venta: Los artículos en venta es todo aquello que ponemos a la venta, ya sea mercadería o servicios (los cuales no aparecen en la pantalla de mercadería). Los artículos en venta tienen un precio asociado y pueden ser agregados a cotizaciones, y luego a boletas y facturas. Timbraje CAF: Acrónimo de Código de Autorización de Folios. Corresponde a una autorización dada por el S.I.I. a un contribuyente para emitir una cierto tipo de documentos en una cantidad y folios determinada. Los archivos CAF se solicitan y generan en el sitio web del S.I.I. y deben cargarse en la opción de Administración de FACTO, para ser utilizados. Certificado digital: Corresponde a un equivalente electrónico del carnet de identidad, y permiten realizar operaciones frente al S.I.I. como el envío de documentos tributarios y libros auxiliares. Los certificados digitales deben adquirirse en las empresas autorizadas por el S.I.I. que aparecen aquí: http://www.sii.cl/factura_electronica/certificado_digital.htm 9
Confirmar Datos de Empresa La primera vez que se ingrese a facto, debes confirmar y completar los datos de tu empresa. Para esto te debe dirigir a Administración Datos de la empresa Es necesario llenar todos los datos marcados con asterisco (*). 10
Para conocer el código de Actividad, debemos hacer click en el enlace subrayado y buscar nuestro código. Lo siguiente es seleccionar la oficina del S.I.I. de nuestra comuna. Si no sabemos esta información podremos hacer click en el enlace sitio web del S.I.I. donde podremos ver la oficina correspondiente al domicilio de la casa matriz. A continuación podemos subir el logo que se mostrara en las facturas que se emitan, se recomienda un logo de 400 pixeles de ancho x 150 Pixeles de alto. Se debe presionar en examinar y buscar la ubicación de nuestro logo en nuestro computador. Para subir el logo tendremos que presionar el botón guardar al final de la página. Opciones Avanzadas Las opciones avanzadas solo se utilizan para la facturación electrónica y deben ser llenadas solo si se inició el proceso de certificacion o si ya es un emisor de facturación electrónica autorizado por el S.I.I. 11
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Clientes / Proveedores Como ingresar un cliente o proveedor al sistema Debemos ir a la opción Clientes/proveedores Crear Cliente o Proveedor Ingrese un nombre de fantasía para identificar al cliente o proveedor. Seleccionamos si es cliente y/o proveedor y llenamos los datos de facturación para poder recibir o emitir documentos más adelante. 13
Al marcar Crear contacto primario nos da la opción de agregar los datos de quien es nuestro principal contacto dentro de esta empresa. 14
Buscar un proveedor o cliente Para Buscar clientes o proveedores, nos dirigimos a la opción Clientes/Proveedores Buscar Clientes/Proveedores Se debe buscar al menos por una de las opciones, por ejemplo Nombre de fantasía, y presionar en el botón Buscar para ver el resultado. 15
Como modificar o Eliminar un cliente o proveedor Para Buscar clientes o proveedores, usamos la opción Clientes/Proveedores Buscar Cliente o Proveedor Se debe buscar al menos por una de las opciones, por ejemplo RUT, y presionar el botón Buscar Nos mostrara el resultado como se muestra en la siguiente imagen 16
Si necesitamos modificar algún dato o eliminar, presionamos en Modificar, donde nos aparecerán los datos del cliente o proveedor. Para editar los datos generales del cliente o proveedor como su nombre de fantasía o usuario encargado, podemos editar en esta misma pantalla y presionar Guardar. Para editar los datos de facturación, presionamos el botón Editar y editamos los datos correspondientes. Una vez terminado presionamos el botón Guardar y volveremos a la pantalla con los datos modificados. Presionando el botón Eliminar, nos aparecerá una ventana de confirmación de eliminación, en el caso de aceptar, el cliente o proveedor será eliminado del sistema, pero los documentos y cotizaciones permanecerán disponibles. Si crea un nuevo cliente o proveedor con el mismo nombre o RUT, los documentos anteriores no se agregaran al nuevo cliente o proveedor. 17
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Buscar un Contacto En el caso de querer Buscar un Contacto del algún cliente o proveedor, debemos usar la opción Clientes/Proveedores Buscar Contacto Debemos llenar al menos uno de los filtros y presionar en Buscar y aparecerán el o los resultados. Otra alternativa es buscarlo desde el buscador de proveedor o cliente y hacer click en la opción contacto 19
Y podrá encontrar los contactos asociados a este cliente o proveedor. Facturación Como emitir un documento Para emitir un documento nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Emitir Documento Tributario 20
Seleccionamos el tipo de documento a emitir El número de folio por defecto está en automático, pero al quitar el check del cuadro podremos escribir el número (el siguiente documento utilizara el folio automático a base del último número de folio escrito de forma manual) Revisamos la fecha de emisión, el centro de costo y las condiciones de pago del documento en caso de ser necesario. 21
Si tenemos al receptor ingresado en el sistema, solo debemos ingresar el Rut y los demás campos se llenaran automáticamente En caso no tener el receptor ingresado deberemos colocar todos los datos necesarios (Rut, razón social, dirección, comuna, ciudad, giro y teléfono) y el sistema guardará al nuevo cliente. A continuación presionamos el botón Crear documento y continuar >> 22
Se creará el documento como borrador y entraremos a la pantalla de detalle del documento. En la parte inferior de esta pantalla encontraremos el cuadro detalle donde colocaremos cada una de las líneas de la factura presionando en el botón Agregar Nos aparecerá una ventana llamada Agregar detalle 23
En esta ventana podemos indicar si el ítem esta afecto a IVA (por defecto esta la opción sí) Debemos colocar una cantidad del producto En el caso de que el producto este en bodega debemos presionar la opción buscar, en donde deberemos buscar y seleccionar el producto. En este caso se llenara automático el concepto y los campos de precio. Si esta línea del detalle no corresponde a una mercadería, tendremos que rellenar el concepto y el precio unitario. Podremos además colocar un descuento o un recargo a los ítems que seleccionemos desde esta ventana. Para finalizar presionamos Agregar Volveremos a la sección detalle. Para agregar más ítem repetimos los pasos anteriores Después de ingresar todo el detalle, podemos agregar un descuento o recarga global Y finalmente, cuando ya hemos terminado el ingreso, presionamos en Emitir Documento. El documento pasará del estado borrador, a estar emitido. 24
Nos aparecerá una ventana en la cual nos indicara que el documento se generara y no se podrá volver a modificar, si estamos seguros presionamos en Generar, de lo contrario en Volver, para modificar el documento. En caso de que sea un documento tributario electrónico, como una factura electrónica nos preguntará que certificado digital utilizaremos para enviarlo al S.I.I. Aparecerá un aviso el cual indica que el documento se está generando y enviando al S.I.I. 25
En caso de que el envió sea correcto el documento quedará cerrado y ya no podrá editarse. Si existe algún problema en el envío, se le informará del problema, de manera que pueda corregirlo y volver a enviarlo. Tabla con los posibles problemas de envío al S.I.I. Problema El RUT asociado al certificado no tiene permiso para enviar documentos Archivo no aceptado por el S.I.I. - No cumple tamaño mínimo o máximo Archivo no aceptado por S.I.I. - Archivo enviado incompleto Archivo no aceptado por S.I.I. - Autentificación rechazada por el S.I.I. Revise RUT de su certificado digital Archivo no aceptado por S.I.I. - Empresa no autorizada a enviar archivos Archivo no aceptado por S.I.I. - Schema XML inválido Archivo no aceptado por S.I.I. - Firma de documento inválida Archivo no aceptado por S.I.I. - Sistema del S.I.I. bloqueado Solución Debe ingresar al sitio web www.sii.cl y en el menú de facturación electrónica, en la opción de "solución de facturación electrónica de mercado", asegúrese de dar los permisos al RUT que está asociado al certificado digital. El documento electrónico tiene muy poca o demasiada información Error en el envío, favor vuelva a intentarlo El RUT identificado en su certificado digital no es correcto, su certificado está vencido, o su clave es incorrecta. Su empresa no está autorizada para realizar envíos. Asegúrese que su empresa ha recibido la autorización para emitir documentos tributarios electrónicos. Compruebe que el RUT de su empresa ha sido correctamente ingresado en la opción "Administración" >> "Datos de empresa" de FACTO. Error en la generación del documento tributario. Revise que no haya usado caracteres especiales no admitidos como <, >, &, #, etc dentro de su documento Error en la generación del documento tributario. Revise que no haya usado caracteres especiales no admitidos como <, >, &, #, etc dentro de su documento Error en servidor del S.I.I. Por favor reintente en un momento o comuníquese con la mesa de ayuda del S.I.I. 26
Archivo no aceptado por S.I.I. - Error interno de procesamiento del S.I.I. Error en servidor del S.I.I. Por favor reintente en un momento o comuníquese con la mesa de ayuda del S.I.I. 27
Como recibir un documento emitido por un proveedor Para recibir un documento nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Recibir Documento Tributario Debemos seleccionar el tipo de documento a recibir e ingresar el número de folio (o sea, el número de documento) Ingresamos el RUT, en caso de que el proveedor ya esté registrado, los demás campos se llenarán automáticamente. De lo contrario se deben llenar los campos y estos datos se guardarán como un nuevo proveedor en el sistema. Seleccionamos la fecha de emisión, centro de costo y las condiciones de pago. Después de tener todos estos datos completados, presionamos en el botón Crear documento y continuar >> 28
En la siguiente pantalla podremos agregar el detalle del documento. Presionamos en el botón Agregar que se encuentra en la parte detalle, aparecerá una ventana llamada agregar detalle 29
En esta ventana podemos indicar si el ítem esta afecto a IVA (por defecto esta la opción sí) Debemos colocar una cantidad del producto En el caso de que el producto se agregará a nuestra mercadería en bodega, debemos presionar la opción buscar, en donde deberemos buscar y seleccionar el producto. En este caso se llenara automático el concepto y los campos de precio, o podremos crear un nuevo producto en mercadería. Si esta línea del detalle no corresponde a una mercadería, tendremos que rellenar el concepto y el precio unitario. Podremos además colocar un descuento o un recargo a los ítems que seleccionemos desde esta ventana. Para finalizar presionamos Agregar Para finalizar el ingreso debemos presionar el botón que se encuentra al final llamado Recepcionar documento >>. El documento se dará por cerrado y ya no podrá modificarse. 30
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Buscar un documento Cuando es necesario Buscar un documento, ya sea emitido o recibido, en el menú principal vamos a la opción Facturación Buscar documentos tributarios Aparecerán los filtros básicos, de los cuales debemos seleccionar al menos uno. Por defecto el sistema busca tanto los documentos recibidos como emitidos, para buscar solo por una de estas opciones desmarcamos la casilla correspondiente. Y presionamos Buscar 32
Si es necesario buscar algún tipo de documento en específico, por ejemplo solo factura, presionamos en filtro avanzado, nos aparecen nuevos filtros y además los documentos que se pueden buscar, por defectos están marcados todos, pero podemos buscar uno específico desmarcando los que no se buscaran y presionamos Buscar Y se mostrara los resultados 33
Cargar DTE en el Sistema (recibir DTE) Para generar un acuse de recibo o una respuesta comercial a un DTE (en formato XML), que recibamos, nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Recibir DTE Para cargar el DTE, presionamos en Examinar y buscamos la ubicación del archivo en nuestro computador. Seleccionamos luego el tipo de operación: - Acuse recibo, para informar que recibimos la factura - Respuesta Comercial cuando estamos dando una aprobación electrónico al contenido del documento tributario. Se aprobara el documento siempre y cuando los datos de emisión sean los correctos, y el sistema generara una respuesta electrónica en cada caso. El archivo se descargará a nuestro computador y debemos enviarlo por correo electrónico a quien nos emitió el documento. 34
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Como ver y descargar Libro Auxiliar Compras y Ventas Para generar los libros auxiliares de compra y venta nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Libros de Compras / Ventas Nos mostrará 3 campos los cuales tiene por defecto el mes actual y todos los centros de costo, en caso de requerirlo estos datos pueden cambiarse, y se debe presionar en Buscar para ver el resultado. 36
Se pueden descargar los libros presionando las opciones Descargar Libro de Compras o Descargar Libro de Ventas, estos serán descargados en formato XML. Los libros auxiliares de compra y venta deben ser enviados mensualmente al S.I.I. ingresando a la opción Factura electrónica del sitio web del S.I.I. Cotizaciones Crear Cotizaciones Para crear una cotización nos dirigirnos desde el menú principal a la opción Cotizaciones Crear Cotización 37
Lo primero que debemos llenar es el dato de cliente registrado (si está en sistema) o nombre cliente, se puede agregar también el teléfono, el email y el responsable (por defecto aparecerá tu usuario como responsable) Ahora debemos Colocar el detalle de la cotización, para eso existen 3 botones los cuales son los siguientes: 1) Agregar Producto desde sistema Este botón se utiliza si tenemos el producto en artículos en venta, al presionarlo se abrirá una ventana en la cual buscamos el producto. Todos los términos que coincidan con la búsqueda se mostraran listados hacia abajo 38
Ingresamos la cantidad que necesitamos de él o los productos y presionamos Agregar seleccionados, lo cual agregará los productos a la cotización. 2) Agregar venta sin bodega Utilizado cuando se agrega un servicio, el cual no es parte de nuestros artículos en venta, si es presionado se abrirá una nueva ventana, en la cual tenemos que llenar los campos marcados y hacemos click en Agregar 39
3) Agregar Precio referencial Se utiliza esta opción solo cuando se trata de un producto a pedido, y lo queremos agregar a la cotización, incluyendo nuestro costo de compra o producción. Al presionarlo se abrirá una nueva ventana en la cual tenemos que llenar el nombre, la cantidad, el precio de compra y el de venta. Una cotización que tiene productos referenciales. 40
En la parte inferior de la cotización existe una sección llamado comentarios, aquí se mostrara los comentarios que realicemos para uso interno y además los mensajes que se le ha enviado al cliente mediante el sistema. La opción "Enviar notificación a" nos permitirá agregar a otros usuarios del sistema para que vean los comentarios. 41
Una vez que la cotización ya está lista con los datos del cliente y el detalle, podemos enviarla por email, al presionar el botón Enviar por email se abrirá una nueva ventana en la cual podemos seleccionar la plantilla, ingresamos el email del cliente, y podemos escribir un mensaje. Finalmente presionamos Enviar. También podemos imprimir la cotización, para lo cual presionamos el botón Imprimir, elegimos la plantilla y presionamos Aceptar. Se descargara un archivo PDF el cual debemos abrir e imprimir. 42
Si queremos facturar el documento se utiliza el botón Aprobar, el cual abre una ventana que nos da la opción de generar documento tributario ahora (el cual nos lleva a la pantalla de facturación),o Guardar como cotización aprobada. En este caso se guardará en el listado de cotizaciones aprobadas, y la persona encargada de generar los documentos (un cajero por ejemplo), pueda buscarla y emitir el documento tributario. 43
Buscar una cotización Para poder buscar una cotización usamos la opción del menú principal Cotizaciones Buscar Cotizaciones nos encontraremos con diferentes campos de búsqueda de los cuales debemos seleccionar al menos uno y presionamos en Buscar, mostrándonos el resultado. 44
Modificar Documento NOTA: Recuerde que NO debe modificar o borrar documentos que ya han sido declarados o enviados al S.I.I. Para modificar o anular estos documentos genere una nota de crédito o débito según corresponda. Usando el buscador de documentos en el menú Facturación, buscamos el documento a modificar Una vez que ingresamos al documento, en el costado derecho arriba del encabezado se pueden ver una serie de iconos. Para modificar, presionamos el botón Se entra a una nueva pantalla en la cual se nos mostrara la información del documento y los campos que podemos modificar. 45
Luego de arreglar los datos necesarios presionamos el botón Modificar y volveremos al detalle del documento ya modificado. Si necesitamos modificar un documento ya cerrado, nos dirigimos al encabezado del documento y presionamos en el icono del candado, en la cual nos saldrá un aviso para abrir el documento. Luego de abrir el documento, este pasará a estado borrador. 46
Modificamos el detalle del documento y finalizamos presionando el botón Cerrar Documento y terminar para dar nuevamente por cerrado el documento. 47
Borrar documentos NOTA: Recuerde que NO debe modificar o borrar documentos que ya han sido declarados o enviados al S.I.I. Para modificar o anular estos documentos genere una nota de crédito o débito según corresponda. Usando el buscador de documentos en el menú facturación, buscamos el documento a borrar. Una vez que ingresamos al documento, en el costado derecho arriba del encabezado se pueden ver una serie de iconos dentro de los cuales para modificar presionamos el Boton con la X. Al presionar el botón, nos aparecerá un mensaje para confirmar Una vez eliminado, se desplegará la pantalla de documentos del cliente o proveedor al cual pertenecía el documento borrado. 48
Cobranza Buscar un documento impago Para buscar un documento impago, nos dirigimos al menú principal, en la opción Cobranza Documentos impagos Aquí podemos filtrar por fecha de emisión, y seleccionar si queremos buscar documentos emitidos y/o recibidos y presionamos en Buscar 49
Si es necesario buscar un tipo de documento en particular presionamos en Filtros avanzados y desmarcamos los documentos que no necesitamos buscar y finalmente presionamos en Buscar 50
Buscar Cobros Los cobros corresponden a las fechas en que debemos nosotros pagar total o parcialmente un documento a nuestros proveedores o viceversa. Esto es muy útil cuando un documento se paga en varias cuotas o a plazo, por lo que la fecha de emisión del documento no corresponderá a la fecha de cobro. Para esto nos dirigimos a Cobranza Buscar Cobros Seleccionamos los filtros necesarios, por defecto están marcados los cobros impagos, tanto en documentos emitidos y recibidos. Presionamos en Buscar para ver los resultados. 51
En el caso de buscar un tipo de documento en específico, presionamos en Filtro avanzado y desmarcamos los documentos que no queremos buscar. Como se maneja caja El manejo de caja nos permite conocer el dinero que tenemos disponible, los cheques que hemos recibido y los que hemos emitidos junto a su calendario de cheques. Esto lo encontraremos en la opción Cobranza >> Manejo caja 52
Apertura o cierre de caja Presionamos en Realizar apertura/cierre, se nos abrirá una nueva ventana en la cual tenemos que ingresar la cantidad de efectivo, seleccionar el certificador y presionar abrir/cerrar caja. 53
El usuario certificador es la persona que comprueba que efectivamente tenemos el dinero que decimos tener. En el caso de un cajero puede ser el jefe de caja, o en el caso de que no exista dicho supervisor, podemos elegir ser nosotros mismos el certificador, con lo que el cierre inmediatamente será aprobado. Aprobación de aperturas / cierres de caja En nuestro manejo de cajas nos aparecerá en amarillo los cierres que estén sin aprobar aun, mientras que al usuario certificador le aparecerá la opción de aprobar o rechazar el cierre. 54
Bodega Agregar Mercadería Para agregar productos al sistema nos dirigimos a Bodega Mercadería Hacemos click en el botón agregar mercadería, se abre una ventana donde se debe llenar los datos marcados con asterisco (*), en categoría de mercadería aparecerán todas las que tenemos creadas. 55
Presionamos Agregar y el producto será creado en el sistema. 56
Si es necesario borrar un producto debemos presionar en el icono (basurero) y se nos preguntara si estamos seguros de borrar esta mercadería, presionamos en aceptar y el producto es eliminado. Para colocar el producto a la venta, hacemos click en el icono del carro y colocamos el precio del producto, seleccionamos también la categoría en la que estará de la sección artículos en venta. No debemos confundir las categorías de mercadería (internas de nuestra empresa) y las categorías de venta (externas para nuestros clientes, las cuales se completan en la opción Artículos en venta), las cuales pueden ser diferentes. Crear Categoría Nos dirigimos desde el menú principal a Bodega Mercadería y en la sección Listado Categorías presionamos en Agregar Categoría. 57
Colocamos el nombre de la categoría y presionamos en Agregar. En el caso de querer crear una subcategoría hacemos click para ingresar a la categoría y presionamos el botón Agregar Subcategoría. Para eliminar una categoría o subcategoría presionamos Borrar en la categoría o subcategoría correspondiente y confirmamos la eliminación. 58
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Agregar Servicios Si necesitamos colocar un servicio a la venta nos vamos desde el menú principal a Bodega Artículos en venta. Presionamos en el botón Agregar servicio para venta, se abrirá una venta en la cual tenemos que llenar los campos señalados con asterisco (*) y seleccionamos Agregar. 60
Si necesitamos modificar el servicio presionamos en el botón Modificar, realizamos los cambios y se presiona en Modificar. Borrar el servicio solo es necesario presionar el botón Borrar en el servicio correspondiente y es borrado del sistema. 61
Administración Crear usuarios Ingresamos en el menú principal, en la opción Administración Usuarios Presionamos en Agregar Usuario, nos aparecerá una ventana en la cual tendremos que llenar los datos marcados con asterisco (*) y presionamos agregar. Y nos mostrara la lista de todos los usuarios existentes. 62
Crear Y borrar cajas En el menú principal presionamos en Administración Cajas y permisos Presionamos en el Botón Agregar Caja, se abrirá una ventana en la cual tenemos que colocar el nombre de la caja y presionar en agregar. Para borrar caja presionamos en el listado de cajas el botón borrar en la caja respectiva, nos aparecerá una ventana de confirmación y presionamos en aceptar y la caja es borrada. 63
Para darle a un usuario permisos de caja presionamos el botón Modificar / Permisos en la caja correspondiente. Permisos de caja En la nueva pantalla nos aparece el nombre de la caja y los permisos a los diferentes usuarios del sistema. Permiso Ver saldo Significado Permite ver la cantidad de dinero total disponible en una caja 64
Pagar Borrar pago Transferir Abrir/cerrar caja Permite marcar pagos en documentos tanto emitidos como recibidos asociados a esta caja Permite borrar un pago en un documento emitido o recibido, asociado a esta caja Permite mover dinero o cheques desde esta caja a otra caja Permite crear aperturas o cierres de esta caja Se marcan los cuadros con los permisos que les queremos dar al o los usuarios dentro de las respectivas filas. Finalizamos presionando en Modificar. Como cargar folios CAF Para esto ingresamos a la opción del menú principal administración timbraje CAF Presionamos en el botón Agregar Folios CAF, se abrirá una ventana. Tenemos que subir el xml de folio seleccionando examinar, buscamos la ubicación del archivo y luego 65
presionamos en subir. NOTA: los folios cargados en el sistema no se pueden descargar, se recomienda no borrar el archivo que se cargó. Si se cargó exitosamente nos mostrará el listado de todos los folios CAF cargados. NOTA: Los folios CAF se obtienen en el sitio web del S.I.I. en la opción Factura Electrónica. Obtención de un certificado digital Los certificados digitales son nuestro documento de identificación para realizar todo tipo de trámites que requieren identificación, como es el envío al S.I.I. de documentos. En la siguiente dirección se encuentran los proveedores autorizados de certificados digitales http://www.sii.cl/factura_electronica/certificado_digital.htm 66
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Cargar el certificado digital en facto En el menú principal, seleccionamos la opción Administración Certificados Digitales Presionamos en Agregar Certificado, lo cual abrirá una ventana En la cual debemos llenar los datos con asterisco (*), para subir el certificado, presionar en Examinar y buscarlo en el equipo, para subir el certificado, presionamos en Subir Si es cargado exitosamente nos debería aparecer el certificado en el listado de Certificados Digitales. 68
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